如何举办虚拟活动

虽然虚拟活动并不是什么新鲜事，但它们肯定会在 2020 年成为人们关注的焦点。面对取消的威胁，大大小小的活动都转移到了线上，导致各行各业的创造力爆发。

在 SimpleTexting，我们对客户使用短信与虚拟活动参与者进行互动和联系的一些创造性方式感到惊讶。

如此之多，以至于我们受到启发，为任何有兴趣复制最成功模型的人创建了举办虚拟活动的终极指南。

从讨论您的主题到提供活动后的反馈请求，我们为您提供了每个步骤所需的所有信息。

什么是虚拟活动？

正如我们之前提到的，虚拟事件并不是什么新鲜事。 网络研讨会、在线健身课程和视频会议已经存在了近二十年！ 这些都是虚拟事件的例子——也称为体验、课程或演示的所有元素都是在线接收而不是亲自接收的场合。

除了通过互联网发生虚拟事件的资格之外，这可能意味着什么没有真正的定义或限制。 如今，从技术上讲，整个学年都被视为虚拟活动，音乐会和会议也纷纷效仿。

虚拟事件的类型

虚拟事件通常属于几个不同的类别。 为什么他们的分类很重要？

好吧，更多地了解您的活动类型可以帮助您估算出勤率、预算、时间承诺等。

组织可能会发现自己托管的虚拟活动主要分为三类。

虚拟会议

三种类型中最大的一种，虚拟会议通常有几百到一千或更多的与会者。 65% 的营销人员需要六周以上的时间来推广大型虚拟会议，如果他们想推动所需的注册量。 此外，大型虚拟会议的每位与会者平均成本约为 1,000 至 1,500 美元。 您几乎可以肯定需要虚拟活动软件的帮助来帮助举办如此规模的活动。 此类软件的功能包括：

• 供与会者交流和提问的公共和私人聊天室
• 活动“空间”的虚拟之旅
• 演讲者和互动观众的设施
• 虚拟大厅
• 主持民意调查的能力
• 指定用于广告的赞助商区域
• 报告用户参与度指标
• 在活动之前、期间和之后与与会者发短信的能力
• 和更多！

图片来源：Kelvin Man

虚拟会议

在更小的规模上，虚拟会议是 60-90 分钟的圆桌会议或网络研讨会，通常涵盖 5-50 名与会者中的一个主题。 在网络研讨会的情况下，大多数人需要 3-6 周的时间来成功推广活动。

虚拟会议将始终是完全或部分交互的实时事件。 因此，较少参与的虚拟会议软件通常有助于在手头主持会议。 一些最受欢迎的包括：

• 飞涨
• Skype
• GoToMeeting/GoToWebinar
• 免费电话会议
• 点击会议
• 谷歌见面会

图片来源：NBC洛杉矶

虚拟性能

最后一种类型的虚拟会议有点花香。 与虚拟会议类似，虚拟表演通常是通过 Zoom 或社交媒体等平台流式传输的现场活动，观众少至 2 至 200 万！ 虚拟表演的主要特点是演示方面，与会议或会议相比，它涉及的协作更少。 虚拟表演的例子包括：

• 课程或讲座
• 人力资源培训或演示
• 幕后之旅
• 采访
• 音乐会
• 锻炼课程

图片来源：时代杂志

虽然任何人都可以举办虚拟活动，但要举办一个好的虚拟活动，需要做一些事情。

虚拟活动最佳实践

无论您的虚拟活动的规模和规模如何，都有一些全面适用的最佳实践。

• 鼓励社交网络。 例如，活动期间的实时推特和发帖！ 就虚拟活动而言，观众参与度是最大的挑战。 社交媒体是一种鼓励和监控它的简单方法。
• 确保您有办法提出和回答问题。 双向沟通是观众参与的另一个重要组成部分。 在活动期间快速与人联系的最佳方式之一是通过短信！ 向所有与会者发送带有公告和更新的群发消息，并直接从与会者那里接收通知或问题，所有这些都来自同一个平台！
• 将网络研讨会的参与者静音。 在网络研讨会期间发现参与者随机咳嗽或四处走动是很常见的。 默认情况下，最好在进入时将所有参与者静音。
• 安排时考虑时区。 通过虚拟活动，您可以与世界各地的人们联系。 考虑在时间敏感的窗口中安排尽可能多的时区。
• 测试您的互联网并制定备份计划。 俗话说，会出什么问题……会。 您的虚拟活动最关键的元素是稳定的互联网连接。 因此，请务必在活动开始前对其进行几次测试，并制定备用计划，例如便携式热点，以防万一。
• 发送大量提醒。 最佳做法是在活动开始前至少发送三个提醒。 一周前、24 小时前和活动当天。

如何举办虚拟活动

您是否仍然对举办虚拟活动的前景感到有些不知所措？ 我们知道这种感觉。

有时，将所有内容逐步写出来会很有帮助。 所以这正是我们接下来要做的！

确定您的受众和地点

一旦您更好地了解您要举办的虚拟活动类型（会议、会议、表演），您就可以说明您的观众会是什么样子。 您是发送个人邀请，还是您的活动向公众开放？

这些信息将帮助您决定虚拟活动的“地点”。 例如，如果您的品牌正在举办演示或产品发布会，您将希望尽可能多的客户观看。 因此，您可以选择在社交媒体上直播您的公告，以尽可能多地捕捉路过的目光！ 相反，如果您想举办更独特的活动并完成注册，您可以选择受密码保护的 Zoom 会议。

选择相关主题

在您的活动之前，您要做的下一件事是缩小您希望涵盖的主题。 这一点是在您确定受众之后发生的，因为您想要定位的对象会影响您将涵盖的内容。 您希望确保您的主题对目标受众既有价值又感兴趣。 您可以通过提出以下问题来做到这一点：

• 您所在行业的哪些学科领域最符合他们的需求？
• 您是否提供任何对他们有用的服务或功能？
• 你最常被问到的问题是什么？
• 他们对哪些类型的提议反应最好（例如，优惠券、竞赛）？

确保您的主题尽可能集中，让观众对您的活动将提供什么有一个现实的期望。

找到您的演讲者并简要介绍他们

接下来是您的活动的真正内容，即主持人。 它可能是您组织中的某个人或第三方，但必须找到一位可靠的行业专家在您的虚拟活动中发言。

你一定要彻底地向你的演讲者简要介绍这个话题，并给他们一个明确的目标。 这通常被表述为“在演讲结束时，我们的观众应该能够_____”。

您还需要让他们了解任何时间限制和事件的一般顺序。 提前为他们准备一些问题，以防问答缓慢，最后，与他们分享一些关于你的听众的信息，以便他们可以相应地调整他们的材料。

设置视觉教具

90% 的人认为，演讲中强有力的叙述对于参与度至关重要。 讲故事的一个重要工具是你的视觉辅助工具。 已知有视觉辅助的演示文稿比没有视觉效果的相同演示文稿更有说服力 43%。 有一些很棒的免费工具可以帮助您设置动态视觉效果，包括：

• 谷歌幻灯片
• 普雷齐
• 帆布
• 不飞溅
• 创意市场
• 幻灯片共享
• 象形图
• 吉菲

发送您的邀请并举办您的活动

正如我们之前提到的，最佳做法是在您的实际活动之前发送邀请和至少三个提醒。 请务必保存与会者的联系信息并将其存储在某个地方，以参考他们在您的活动中的出席情况，这样您就有了一个对话点，以备将来参与。 制定一天的活动清单也是一个好主意，这样您就可以确保您、您的演讲者和您的软件都已设置好并正常工作。

发送跟进材料

在每次活动之后，您总是希望让与会者有机会与您分享他们的反馈。 这对他们和你来说都是一个有价值的练习。 在撰写活动后反馈调查时，请务必：

• 包括多项选择和开放式问题的组合，以获得一般和特定笔记的组合
• 活动结束后尽快发送您的调查，以便在它还新鲜的时候收集反馈
• 利用简单的李克特量表评分系统（从 1 到 5 分）轻松计算出每个项目的平均分数并获得每个问题的总体要点
• 利用这个机会来衡量对未来事件的兴趣
• 尽量将您的调查限制在大约 5-10 个问题

图片来源：Eventbrite

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