كيفية استضافة حدث افتراضي

على الرغم من أن الأحداث الافتراضية ليست جديدة ، فقد حظيت بالتأكيد بلحظة تسليط الضوء عليها هنا في عام 2020. وفي مواجهة خطر الإلغاء ، انتقلت الأحداث الكبيرة والصغيرة عبر الإنترنت ، مما أدى إلى اندفاعات إبداعية عبر الصناعات.

في SimpleTexting ، أذهلنا بعض الطرق الإبداعية التي استخدمها عملاؤنا في الرسائل النصية للتفاعل والتواصل مع الحاضرين في الحدث الافتراضي.

لقد تم إلهامنا كثيرًا لإنشاء هذا الدليل النهائي لاستضافة حدث افتراضي لأي شخص مهتم بتكرار أكثر النماذج نجاحًا.

بدءًا من تنظيم موضوعك وحتى تقديم طلبات التعليقات بعد الحدث ، لدينا كل ما تحتاج إلى معرفته في كل خطوة على طول الطريق.

ما هو الحدث الافتراضي؟

كما ذكرنا من قبل ، الأحداث الافتراضية ليست بالشيء الجديد. ندوات عبر الإنترنت ، وفصول تدريب عبر الإنترنت ، ومؤتمرات فيديو موجودة منذ ما يقرب من عقدين من الزمن! هذه كلها أمثلة لحدث افتراضي - تُعرف أيضًا باسم مناسبة يتم فيها تلقي جميع عناصر التجربة أو الدرس أو العرض التوضيحي عبر الإنترنت مقابل شخصيًا.

بخلاف التأهيل الذي يقضي بأن حدثًا افتراضيًا يتم عبر الإنترنت ، لا يوجد تعريف حقيقي أو حد لما يمكن أن يعنيه ذلك. في هذه الأيام ، تعتبر سنوات الدراسة بأكملها من الناحية الفنية أحداثًا افتراضية ، حيث تحذو حذوها الحفلات الموسيقية والمؤتمرات على حد سواء.

أنواع الأحداث الافتراضية

تقع الأحداث الافتراضية عادةً ضمن فئات قليلة مختلفة. لماذا تصنيفهم مهم؟

حسنًا ، يمكن أن تساعدك معرفة المزيد عن نوع الحدث الخاص بك في تقدير الحضور والميزانية والالتزام بالوقت وما إلى ذلك.

هناك ثلاث فئات رئيسية من الأحداث الافتراضية التي قد تجد المنظمة نفسها تستضيفها.

المؤتمر الافتراضي

المؤتمر الافتراضي هو الأكبر من بين الأنواع الثلاثة ، وعادة ما يكون لديه بضع مئات إلى ألف أو أكثر من الحاضرين. يحتاج 65٪ من المسوقين إلى أكثر من ستة أسابيع للترويج لمؤتمر افتراضي كبير إذا كانوا يريدون زيادة التسجيلات المطلوبة. بالإضافة إلى ذلك ، يبلغ متوسط ​​تكلفة الحاضرين في مؤتمر افتراضي كبير حوالي 1000 دولار إلى 1500 دولار. يكاد يكون من المؤكد أنك بحاجة إلى مساعدة من برنامج الأحداث الافتراضية للمساعدة في إقامة حدث بهذا الحجم. تتضمن ميزات هذا النوع من البرامج ما يلي:

• غرف الدردشة العامة والخاصة للحاضرين للاختلاط وطرح الأسئلة
• جولات افتراضية في "مساحة" الحدث
• مرافق للمتحدث والجمهور التفاعلي
• ردهات افتراضية
• القدرة على استضافة صناديق الاقتراع
• مناطق الراعي المخصصة للإعلانات
• الإبلاغ عن مقاييس تفاعل المستخدم
• القدرة على إرسال الرسائل النصية مع الحاضرين قبل الحدث وأثناءه وبعده
• و اكثر!

مصدر الصورة: كيلفن مان

اجتماعات افتراضية

على نطاق أصغر بكثير ، تكون الاجتماعات الافتراضية عبارة عن أحداث مائدة مستديرة لمدة 60-90 دقيقة أو ندوات عبر الإنترنت تغطي عادةً موضوعًا واحدًا بين 5-50 شخصًا. في حالة الندوات عبر الإنترنت ، يحتاج معظم الأشخاص ما بين 3 إلى 6 أسابيع للترويج للحدث بنجاح.

ستكون الاجتماعات الافتراضية دائمًا أحداثًا في الوقت الفعلي تكون تفاعلية كليًا أو جزئيًا. نتيجة لذلك ، غالبًا ما يكون من المفيد وجود برامج اجتماعات افتراضية أقل مشاركة لاستضافة الجلسات. تشمل بعض أشهرها ما يلي:

• تكبير
• سكايب
• GoToMeeting / GoToWebinar
• مكالمة مجانية
• انقر فوق الاجتماع
• جوجل ميت

مصدر الصورة: NBC Los Angeles

الأداء الافتراضي

النوع الأخير من الاجتماع الافتراضي هو نوع من الزهور. على غرار الاجتماعات الافتراضية ، عادةً ما تكون العروض الافتراضية عبارة عن أحداث مباشرة يتم بثها عبر منصة مثل Zoom أو وسائل التواصل الاجتماعي مع جمهور صغير يصل إلى اثنين أو أكبر من مليونين! الميزة الرئيسية للأداء الافتراضي هي جانب العرض الذي يتضمن تعاونًا أقل من الاجتماع أو المؤتمر. تشمل أمثلة العروض الافتراضية ما يلي:

• دروس أو محاضرات
• تدريب الموارد البشرية أو العروض التوضيحية
• جولات وراء الكواليس
• المقابلات
• حفلات
• فصول تجريب

مصدر الصورة: مجلة تايم

على الرغم من أن أي شخص قد يكون قادرًا على استضافة حدث افتراضي ، إلا أن هناك بعض الأشياء التي يجب أن تحدث لاستضافة حدث افتراضي جيد .

أفضل ممارسات الحدث الظاهري

بغض النظر عن حجم الحدث الافتراضي وحجمه ، هناك عدد قليل من أفضل الممارسات التي يتم تطبيقها في جميع المجالات.

• شجع التواصل الاجتماعي. على سبيل المثال ، التغريد المباشر والنشر أثناء الحدث! يعد إشراك الجمهور هو التحدي الأكبر عندما يتعلق الأمر بالأحداث الافتراضية. وسائل التواصل الاجتماعي طريقة سهلة لتشجيعها ومراقبتها.
• تأكد من أن لديك طريقة لطرح الأسئلة والإجابة عليها. الاتصالات ثنائية الاتجاه هي عنصر أساسي آخر لمشاركة الجمهور. واحدة من أفضل الطرق للتواصل مع الناس بسرعة أثناء الحدث الخاص بك هي من خلال الرسائل القصيرة! أرسل رسائل جماعية لجميع الحاضرين بالإعلانات والتحديثات واستقبل الإخطارات أو الأسئلة مباشرة من الحاضرين ، كل ذلك من نفس النظام الأساسي!
• كتم صوت المشاركين في الندوات عبر الإنترنت. من الشائع جدًا أن تصاب بسعال عشوائي أو خلط بين المشاركين خلال ندوة عبر الإنترنت. من الأفضل كتم صوت جميع المشاركين عند الدخول افتراضيًا.
• ضع في اعتبارك المناطق الزمنية عند الجدولة. باستخدام الأحداث الافتراضية ، يمكنك التواصل مع أشخاص من جميع أنحاء العالم. ضع في اعتبارك الجدولة في نوافذ حساسة للوقت والتي تستوعب أكبر عدد ممكن من المناطق الزمنية.
• اختبر الإنترنت لديك ولديك خطة احتياطية. كما يقول المثل ، ما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ… سوف. والعنصر الأكثر أهمية في حدثك الافتراضي هو اتصال إنترنت مستقر. لذا تأكد من اختباره عدة مرات قبل الحدث الخاص بك ولديك خطة نسخ احتياطي ، مثل نقطة اتصال محمولة ، جاهزة في حالة حدوث ذلك.
• إرسال الكثير من التذكيرات . من الأفضل إرسال ثلاثة تذكيرات على الأقل قبل الحدث. قبل أسبوع ، قبل 24 ساعة ، ويوم الحدث.

كيفية استضافة حدث افتراضي

هل ما زلت تشعر بالإرهاق قليلاً من احتمال استضافة حدث افتراضي؟ نحن نعرف الشعور.

قد يكون من المفيد أحيانًا كتابة كل شيء خطوة بخطوة. هذا هو بالضبط ما سنفعله بعد ذلك!

حدد جمهورك ومكان عملك

بمجرد أن تكون لديك فكرة أفضل عن نوع الحدث الافتراضي الذي تستضيفه (مؤتمر ، اجتماع ، أداء) ، يمكنك توضيح الشكل الذي سيبدو عليه جمهورك. هل ترسل دعوات فردية أم أن الحدث الخاص بك مفتوح للجمهور؟

ستساعدك هذه المعلومات في تحديد "مكان" الحدث الافتراضي الخاص بك. على سبيل المثال ، إذا كانت علامتك التجارية تستضيف عرضًا توضيحيًا أو إطلاق منتج ، فستحتاج إلى عرض أكبر عدد ممكن من العملاء. Ergo ، يمكنك اختيار البث المباشر لإعلانك على وسائل التواصل الاجتماعي لالتقاط أكبر عدد ممكن من العيون! على العكس من ذلك ، إذا كنت ترغب في استضافة حدث أكثر حصرية مع استكمال التسجيل ، فيمكنك اختيار اجتماع Zoom المحمي بكلمة مرور.

اختر موضوعًا ذا صلة

الشيء التالي الذي تريد القيام به قبل الحدث الخاص بك هو تضييق نطاق الموضوع (الموضوعات) التي ترغب في تغطيتها. تأتي هذه النقطة بعد تحديد جمهورك لأن من تريد استهدافه يؤثر على ما ستغطيه. تريد أن تتأكد من أن موضوعك قيم ومثير للاهتمام لجمهورك المستهدف. يمكنك القيام بذلك عن طريق طرح أسئلة مثل:

• ما المجالات الموضوعية في صناعتك المتعلقة الأقرب لاحتياجاتهم؟
• هل هناك أي خدمات أو ميزات تقدمها قد تكون مفيدة لهم؟
• ما هي بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا؟
• ما أنواع العروض التي يستجيبون لها بشكل أفضل (مثل القسائم والمسابقات)؟

تأكد من إبقاء موضوعك (مواضيعك) مركزة قدر الإمكان لمنح أعضاء الجمهور توقعًا واقعيًا لما سيقدمه الحدث الخاص بك.

ابحث عن المتحدثين وقم بإيجازهم

التالي هو اللحم الحقيقي لحدثك ، المقدمون. قد يكون شخصًا من مؤسستك أو طرف ثالث ، ولكن من الضروري العثور على خبير صناعة موثوق به للتحدث في الحدث الافتراضي الخاص بك.

سترغب في التأكد من إطلاع المتحدثين على الموضوع بدقة ومنحهم هدفًا واضحًا. غالبًا ما تتم صياغة هذا على أنه "في نهاية هذا العرض التقديمي ، يجب أن يكون جمهورنا قادرًا على _____".

ستحتاج أيضًا إلى جعلهم على دراية بأي قيود زمنية والترتيب العام للأحداث. قم بإعداد بعض الأسئلة لهم مسبقًا في حالة وجود أسئلة وأجوبة بطيئة ، وأخيراً ، شارك معهم قليلاً عن جمهورك حتى يتمكنوا من تصميم موادهم وفقًا لذلك.

إعداد المساعدات البصرية

يعتقد 90٪ من الناس أن السرد القوي في العرض هو أمر بالغ الأهمية للمشاركة. من الأدوات الحاسمة لرواية القصص هي معيناتك المرئية. من المعروف أن العروض التقديمية التي تحتوي على مساعدات بصرية أكثر إقناعًا بنسبة 43٪ من العروض التقديمية التي لا تحتوي على عناصر مرئية. هناك بعض الأدوات المجانية الرائعة التي يمكن أن تساعدك في إعداد المرئيات الديناميكية بما في ذلك:

• العروض التقديمية من Google
• بريزي
• كانفا
• Unsplash
• سوق إبداعي
• مشاركة الشرائح
• بيكتوتشارت
• جيفي

أرسل دعواتك واستضف الحدث الخاص بك

كما ذكرنا سابقًا ، من الأفضل إرسال دعوة وثلاثة تذكيرات على الأقل قبل الحدث الفعلي. تأكد من حفظ معلومات الاتصال الخاصة بالحضور وتخزينها في مكان ما للإشارة إلى حضورهم في الحدث الخاص بك حتى يكون لديك نقطة محادثة أسفل السطر للمشاركة المستقبلية. إنها لفكرة جيدة أيضًا أن يكون لديك قائمة مرجعية للحدث ليوم واحد حتى تتمكن من التأكد من إعدادك وعمل مكبرات الصوت والبرامج الخاصة بك بشكل صحيح.

إرسال مواد للمتابعة

بعد كل حدث ، تريد دائمًا تضمين فرصة للحضور لمشاركة ملاحظاتهم معك. هذا تمرين قيم لك ولهم. عند كتابة استطلاع رأي بعد الحدث ، تأكد من:

• قم بتضمين مزيج من أسئلة الاختيار من متعدد والأسئلة المفتوحة للحصول على مزيج من الملاحظات العامة والمحددة
• أرسل الاستبيان الخاص بك في أقرب وقت ممكن بعد الحدث لجمع التعليقات بينما لا يزال حديثًا
• استخدم نظام تصنيف مقياس ليكرت البسيط (من 1 إلى 5) لتتمكن بسهولة من حساب متوسط ​​الدرجات لكل عنصر والحصول على فكرة عامة عن كل سؤال
• اغتنم هذه الفرصة لقياس الاهتمام بالأحداث المستقبلية أيضًا
• حاول أن تجعل استطلاعك مقيدًا بحوالي 5-10 أسئلة

مصدر الصورة: Eventbrite

ابتكر COVID الكثير من الأمثلة المبتكرة للأحداث التي لم تعتقد أبدًا أنها يمكن أن تتحول إلى افتراضية. من خلال التركيز القوي على تجربة الجمهور المقترنة بالأدوات المناسبة ، من المؤكد أنك ستخرج الحدث الافتراضي التالي من المتنزه!