Как провести виртуальное мероприятие

Хотя в виртуальных мероприятиях нет ничего нового, в 2020 году они, безусловно, были в центре внимания. Столкнувшись с угрозой отмены, большие и малые мероприятия перешли в онлайн, что привело к вспышкам творчества в разных отраслях.

В SimpleTexting мы были поражены некоторыми творческими способами, которыми наши клиенты использовали текстовые сообщения для взаимодействия и связи с участниками виртуальных мероприятий.

Настолько, что мы были вдохновлены на создание этого окончательного руководства по проведению виртуального мероприятия для всех, кто заинтересован в воспроизведении наиболее успешных моделей.

У нас есть все, что вам нужно знать для каждого шага на этом пути, от семинара по вашей теме до отправки запросов на обратную связь после мероприятия.

Что такое виртуальное мероприятие?

Как мы упоминали ранее, в виртуальных мероприятиях нет ничего нового. Вебинары, онлайн-тренировки и видеоконференции существуют уже почти два десятилетия! Все это примеры виртуального мероприятия, также известного как событие, когда все элементы опыта, урока или демонстрации передаются онлайн, а не лично.

Кроме квалификации того, что виртуальное событие происходит через Интернет, нет реального определения или ограничения того, что это может означать. В наши дни целые школьные годы технически считаются виртуальными событиями, за которыми следуют концерты и конференции.

Типы виртуальных мероприятий

Виртуальные мероприятия обычно подпадают под несколько разных категорий. Почему важна их классификация?

Зная больше о типе вашего мероприятия, вы сможете оценить посещаемость, бюджет, временные затраты и т. д.

Существует три основных категории виртуальных мероприятий, которые может проводить организация.

Виртуальная конференция

Виртуальная конференция, самая крупная из трех типов, обычно собирает от нескольких сотен до тысячи и более участников. 65% маркетологов требуется более шести недель для продвижения крупной виртуальной конференции, если они хотят привлечь желаемое количество регистраций. Кроме того, средняя стоимость крупной виртуальной конференции на одного участника составляет от 1000 до 1500 долларов. Вам почти наверняка понадобится помощь программного обеспечения для виртуальных мероприятий, чтобы помочь организовать мероприятие такого масштаба. Особенности этого типа программного обеспечения включают в себя:

• Публичные и приватные чаты, где участники могут общаться и задавать вопросы
• Виртуальные туры по событию «Космос»
• Помещения для спикера и интерактивной аудитории
• Виртуальные лобби
• Возможность проводить опросы
• Спонсорские зоны, предназначенные для рекламы
• Отчетность по показателям вовлеченности пользователей
• Возможность переписываться с участниками до, во время и после мероприятия
• И более!

Кредит Фотографии: Кельвин Человек

Виртуальные встречи

В гораздо меньшем масштабе виртуальные встречи представляют собой 60-90-минутные круглые столы или вебинары, которые обычно охватывают одну тему среди 5-50 участников. В случае вебинаров большинству людей требуется от 3 до 6 недель, чтобы успешно продвигать мероприятие.

Виртуальные встречи всегда будут полностью или частично интерактивными событиями в реальном времени. В результате менее сложное программное обеспечение для виртуальных совещаний часто полезно иметь под рукой для проведения сеансов. Некоторые из самых популярных включают в себя:

• Увеличить
• Скайп
• GoToMeeting/GoToWebinar
• Бесплатная конференция
• ClickMeeting
• Гугл встречи

Кредит Фотографии: NBC Лос-Анджелес

Виртуальная производительность

Последний тип виртуальной встречи — это что-то вроде попурри. Подобно виртуальным встречам, виртуальные выступления, как правило, представляют собой прямые трансляции, транслируемые через такие платформы, как Zoom или социальные сети, с аудиторией от двух до двух миллионов человек! Ключевой особенностью виртуального спектакля является демонстрационный аспект, который предполагает меньше совместной работы, чем встреча или конференция. Примеры виртуальных выступлений включают:

• Уроки или лекции
• Обучение персонала или демонстрации
• Экскурсии за кулисами
• Интервью
• Концерты
• Классы тренировок

Фото предоставлено журналом Time.

Хотя любой может провести виртуальное мероприятие, есть несколько вещей, которые должны произойти, чтобы провести хорошее виртуальное мероприятие.

Лучшие практики виртуальных мероприятий

Независимо от размера и масштаба вашего виртуального мероприятия, есть несколько рекомендаций, которые применимы ко всем направлениям.

• Поощряйте общение в социальных сетях. Например, живые твиты и публикации во время мероприятия! Вовлечение аудитории является самой серьезной проблемой, когда речь идет о виртуальных мероприятиях. Социальные сети — это простой способ поощрения и мониторинга.
• Убедитесь, что у вас есть возможность задавать вопросы и отвечать на них. Двусторонняя коммуникация — еще один важный компонент взаимодействия с аудиторией. Один из лучших способов быстро связаться с людьми во время вашего мероприятия — это SMS! Отправляйте массовые сообщения всем участникам с объявлениями и обновлениями и получайте уведомления или вопросы непосредственно от участников, и все это с одной платформы!
• Отключить звук участников вебинаров. Во время вебинара слишком часто случается случайный кашель или шарканье участников. Лучше всего отключить звук всех участников при входе по умолчанию.
• При планировании учитывайте часовые пояса. Благодаря виртуальным мероприятиям вы можете общаться с людьми по всему миру. Рассмотрите возможность планирования в чувствительных ко времени окнах, которые охватывают как можно больше часовых поясов.
• Проверьте свой интернет и приготовьте запасной план. Как говорится, что может пойти не так… то и случится. И наиболее важным элементом вашего виртуального мероприятия является стабильное подключение к Интернету. Поэтому обязательно протестируйте его несколько раз перед мероприятием и подготовьте запасной план, например переносную точку доступа, на всякий случай.
• Отправьте много напоминаний . Перед мероприятием рекомендуется отправить не менее трех напоминаний. За неделю до, за 24 часа и в день мероприятия.

Как провести виртуальное мероприятие

Вы все еще чувствуете себя немного ошеломленным перспективой проведения виртуального мероприятия? Мы знаем это чувство.

Иногда бывает полезно записать все шаг за шагом. Так что это именно то, что мы будем делать дальше!

Определите свою аудиторию и место проведения

Когда у вас будет лучшее представление о том, какое виртуальное мероприятие вы проводите (конференция, встреча, выступление), вы сможете описать, как будет выглядеть ваша аудитория. Вы рассылаете индивидуальные приглашения или ваше мероприятие открыто для публики?

Эта информация поможет вам выбрать «место» для вашего виртуального мероприятия. Например, если ваш бренд проводит демонстрацию или запуск продукта, вам нужно, чтобы как можно больше клиентов посмотрели его. Следовательно, вы можете транслировать свое объявление в прямом эфире в социальных сетях, чтобы привлечь как можно больше прохожих! Напротив, если вы хотите провести более эксклюзивное мероприятие с регистрацией, вы можете выбрать конференцию Zoom, защищенную паролем.

Выберите соответствующую тему

Следующее, что вам нужно сделать перед мероприятием, — это сузить тему (темы), которые вы хотите осветить. Этот момент наступает после определения вашей аудитории, потому что то, на кого вы хотите ориентироваться, влияет на то, что вы будете освещать. Вы хотите быть уверены, что ваша тема ценна и представляет интерес для вашей целевой аудитории. Вы можете сделать это, задавая такие вопросы, как:

• Какие предметные области в вашей отрасли наиболее близки к их потребностям?
• Есть ли какие-либо услуги или функции, которые вы предлагаете, которые были бы им полезны?
• Каковы некоторые из ваших наиболее часто задаваемых вопросов?
• На какие предложения они лучше всего реагируют (например, купоны, конкурсы)?

Убедитесь, что ваша тема (темы) максимально сфокусирована, чтобы дать зрителям реалистичное представление о том, что предложит ваше мероприятие.

Найдите спикеров и проинформируйте их

Далее идет настоящее мясо вашего мероприятия, ведущие. Это может быть кто-то из вашей организации или третья сторона, но очень важно найти надежного отраслевого эксперта, который выступит на вашем виртуальном мероприятии.

Вы должны быть уверены, что подробно проинформируете своих спикеров по теме и поставите перед ними четкую цель. Это часто формулируется как «в конце этой презентации наша аудитория должна быть в состоянии _____».

Вы также захотите сообщить им о любых временных ограничениях и общем порядке событий. Заранее подготовьте для них несколько вопросов на случай медленных вопросов и ответов и, наконец, расскажите им немного о своей аудитории, чтобы они могли соответствующим образом адаптировать свой материал.

Настройка наглядных пособий

90% людей считают, что сильное повествование в презентации имеет решающее значение для взаимодействия. Важным инструментом для рассказывания историй являются ваши наглядные пособия. Известно, что презентации с наглядными пособиями на 43% более убедительны, чем те же презентации без визуальных средств. Есть несколько замечательных бесплатных инструментов, которые могут помочь вам настроить динамические визуальные эффекты, в том числе:

• Google Презентации
• Prezi
• Канва
• Скрыть
• Креативный рынок
• Слайдшер
• Пиктодиаграмма
• Гифи

Отправьте приглашения и проведите свое мероприятие

Как мы упоминали ранее, рекомендуется отправить приглашение и по крайней мере три напоминания до вашего фактического мероприятия. Обязательно сохраните контактную информацию участника и храните ее где-нибудь, ссылаясь на его присутствие на вашем мероприятии, чтобы у вас была тема для обсуждения в будущем. Также неплохо иметь контрольный список дня мероприятия, чтобы вы могли убедиться, что вы, ваши динамики и ваше программное обеспечение настроены и работают правильно.

Отправить дополнительные материалы

После каждого мероприятия вы всегда хотите предоставить участникам возможность поделиться с вами своими отзывами. Это ценное упражнение и для них, и для вас. При написании опроса обратной связи после мероприятия обязательно:

• Включите сочетание вопросов с несколькими вариантами ответов и открытых вопросов, чтобы получить сочетание общих и конкретных заметок.
• Отправьте свой опрос как можно скорее после мероприятия, чтобы собрать отзывы, пока он еще актуален.
• Используйте простую систему оценки по шкале Лайкерта (от 1 до 5), чтобы легко вычислить средний балл по каждому пункту и получить общую суть каждого вопроса.
• Используйте эту возможность, чтобы оценить интерес к будущим событиям.
• Постарайтесь, чтобы ваш опрос ограничивался примерно 5-10 вопросами.

Кредит Фотографии: Eventbrite

COVID создал множество инновационных примеров событий, о которых вы никогда не думали, что они могут стать виртуальными. Сосредоточившись на опыте аудитории в сочетании с правильными инструментами, вы обязательно выбьете свое следующее виртуальное мероприятие из парка!