วิธีการจัดงานเสมือน

แม้ว่างานเสมือนจะไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่แน่นอนว่าพวกเขาได้มีช่วงเวลาที่น่าสนใจที่นี่ในปี 2020 ต้องเผชิญกับภัยคุกคามของการยกเลิก งานกิจกรรมทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กได้เปลี่ยนผ่านทางออนไลน์ ส่งผลให้เกิดการปะทุของความคิดสร้างสรรค์ในอุตสาหกรรมต่างๆ

ที่ SimpleTexting เรารู้สึกทึ่งกับวิธีการสร้างสรรค์ที่ลูกค้าของเราใช้การส่งข้อความเพื่อมีส่วนร่วมและเชื่อมต่อกับผู้เข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริง

มากจนเราได้รับแรงบันดาลใจในการสร้างคู่มือที่ดีที่สุดในการจัดงานเสมือนจริงสำหรับทุกคนที่สนใจจำลองแบบจำลองที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด

ตั้งแต่การจัดเวิร์กช็อปหัวข้อของคุณไปจนถึงการส่งคำขอคำติชมหลังงาน เรามีทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้สำหรับแต่ละขั้นตอนไปพร้อมกัน

เหตุการณ์เสมือนคืออะไร?

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ กิจกรรมเสมือนจริงไม่มีอะไรใหม่ การสัมมนาผ่านเว็บ ชั้นเรียนออกกำลังกายออนไลน์ และการประชุมทางวิดีโอมีมาเกือบสองทศวรรษแล้ว! ทั้งหมดนี้คือตัวอย่างเหตุการณ์เสมือนจริง หรือที่รู้จักกันว่าเป็นโอกาสที่องค์ประกอบทั้งหมดของประสบการณ์ บทเรียน หรือการสาธิตจะได้รับทางออนไลน์เทียบกับแบบตัวต่อตัว

นอกจากคุณสมบัติที่จะจัดอีเวนต์เสมือนจริงบนอินเทอร์เน็ตแล้ว ก็ไม่มีคำจำกัดความหรือข้อจำกัดที่แท้จริงว่าอาจหมายถึงอะไร ทุกวันนี้ ปีการศึกษาทั้งหมดถือเป็นกิจกรรมเสมือนจริง โดยมีคอนเสิร์ตและการประชุมต่างๆ ตามมาด้วย

ประเภทของกิจกรรมเสมือนจริง

กิจกรรมเสมือนจริงมักจัดอยู่ในหมวดหมู่ที่แตกต่างกันสองสามหมวดหมู่ เหตุใดการจำแนกประเภทจึงมีความสำคัญ

การรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทกิจกรรมของคุณสามารถช่วยประเมินการเข้าร่วม งบประมาณ ความมุ่งมั่นด้านเวลา ฯลฯ

กิจกรรมเสมือนจริงมีสามประเภทหลักที่องค์กรอาจพบว่าตนเองเป็นเจ้าภาพ

การประชุมเสมือนจริง

การประชุมเสมือนจริงที่ใหญ่ที่สุดในบรรดาสามประเภทนั้นโดยทั่วไปมีผู้เข้าร่วมประชุมไม่กี่ร้อยถึงหนึ่งพันคนขึ้นไป 65% ของนักการตลาดต้องใช้เวลามากกว่าหกสัปดาห์ในการโปรโมตการประชุมเสมือนจริงขนาดใหญ่ หากพวกเขาต้องการเพิ่มจำนวนการลงทะเบียนที่ต้องการ นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อผู้เข้าร่วมประชุมสำหรับการประชุมเสมือนขนาดใหญ่อยู่ที่ประมาณ 1,000 ถึง 1,500 ดอลลาร์ คุณเกือบจะรับประกันได้ว่าต้องการความช่วยเหลือจากซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือนเพื่อช่วยในเหตุการณ์ขนาดนี้ คุณสมบัติของซอฟต์แวร์ประเภทนี้ ได้แก่ :

• ห้องสนทนาสาธารณะและส่วนตัวสำหรับผู้เข้าร่วมเพื่อพูดคุยและถามคำถาม
• ทัวร์เสมือนจริงของงาน "อวกาศ"
• สิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับผู้พูดและผู้ชมแบบโต้ตอบ
• ล็อบบี้เสมือน
• ความสามารถในการจัดการเลือกตั้ง
• พื้นที่สปอนเซอร์ที่กำหนดไว้สำหรับโฆษณา
• การรายงานตัวชี้วัดการมีส่วนร่วมของผู้ใช้
• ความสามารถในการส่งข้อความกับผู้เข้าร่วมก่อน ระหว่าง และหลังงาน
• และอื่น ๆ!

เครดิตภาพ: Kelvin Man

การประชุมเสมือนจริง

ในระดับที่เล็กกว่ามาก การประชุมเสมือนจริงคือกิจกรรมโต๊ะกลมหรือการสัมมนาผ่านเว็บ 60-90 นาที ซึ่งโดยทั่วไปจะครอบคลุมหัวข้อเดียวในหมู่ผู้เข้าร่วมประชุม 5-50 คน ในกรณีของการสัมมนาผ่านเว็บ คนส่วนใหญ่ต้องใช้เวลา 3-6 สัปดาห์ในการโปรโมตงานให้สำเร็จ

การประชุมเสมือนจริงจะเป็นกิจกรรมแบบเรียลไทม์ที่มีการโต้ตอบทั้งหมดหรือบางส่วน ด้วยเหตุนี้ ซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนจริงที่ไม่ค่อยมีส่วนร่วมจึงมีประโยชน์ในการเป็นเจ้าภาพจัดการประชุม ที่นิยมมากที่สุด ได้แก่ :

• ซูม
• Skype
• GoToMeeting/GoToWebinar
• ประชุมฟรี
• ClickMeeting
• Google Meet

เครดิตภาพ: NBC Los Angeles

ประสิทธิภาพเสมือน

การประชุมเสมือนจริงประเภทสุดท้ายเป็นบุหงาเล็กน้อย เช่นเดียวกับการประชุมเสมือนจริง การแสดงเสมือนจริงมักจะถ่ายทอดสดผ่านแพลตฟอร์มเช่น Zoom หรือโซเชียลมีเดียที่มีผู้ชมเพียงสองคนหรือใหญ่ถึงสองล้านคน! คุณลักษณะหลักของประสิทธิภาพเสมือนคือลักษณะการสาธิตที่เกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันน้อยกว่าการประชุมหรือการประชุม ตัวอย่างของการแสดงเสมือนจริง ได้แก่:

• บทเรียนหรือการบรรยาย
• การฝึกอบรม HR หรือการสาธิต
• เบื้องหลังการทัวร์
• สัมภาษณ์
• คอนเสิร์ต
• คลาสออกกำลังกาย

เครดิตภาพ: นิตยสารไทม์

แม้ว่าทุกคนจะสามารถจัดกิจกรรมเสมือนจริงได้ แต่ก็มีบางสิ่งที่จำเป็นต้องเกิดขึ้นเพื่อจัดกิจกรรมเสมือนจริง ที่ดี

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของเหตุการณ์เสมือน

ไม่ว่ากิจกรรมเสมือนจริงของคุณจะมีขนาดและขนาดเท่าใด มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อที่นำไปใช้ทั่วทั้งกระดาน

• ส่งเสริมโซเชียลเน็ตเวิร์ก เช่น ทวีตสดและโพสต์ระหว่างงาน! การมีส่วนร่วมของผู้ชมเป็นความท้าทายที่สำคัญที่สุดเมื่อพูดถึงกิจกรรมเสมือนจริง โซเชียลมีเดียเป็นวิธีที่ง่ายในการสนับสนุนและติดตาม
• ให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีที่จะถามและตอบคำถาม การสื่อสารสองทางเป็นส่วนประกอบสำคัญอีกอย่างหนึ่งในการดึงดูดผู้ชม วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการติดต่อกับผู้คนอย่างรวดเร็วระหว่างงานคือผ่าน SMS! ส่งข้อความจำนวนมากถึงผู้เข้าร่วมทั้งหมดพร้อมประกาศและอัปเดต และรับการแจ้งเตือนหรือคำถามโดยตรงจากผู้เข้าร่วม ทั้งหมดนี้มาจากแพลตฟอร์มเดียวกัน!
• ปิดเสียงผู้เข้าร่วมในการสัมมนาผ่านเว็บ เป็นเรื่องธรรมดาเกินไปที่จะจับไอสุ่มหรือสับเปลี่ยนผู้เข้าร่วมระหว่างการสัมมนาทางเว็บ ทางที่ดีควรปิดเสียงผู้เข้าร่วมทั้งหมดเมื่อเข้ามาโดยค่าเริ่มต้น
• พิจารณาเขตเวลาเมื่อจัดกำหนดการ ด้วยกิจกรรมเสมือนจริง คุณสามารถเชื่อมต่อกับผู้คนทั่วโลก พิจารณาการจัดกำหนดการในหน้าต่างที่คำนึงถึงเวลาซึ่งรองรับโซนเวลาได้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้
• ทดสอบอินเทอร์เน็ตของคุณและมีแผนสำรอง ตามที่พูดไป อะไรจะผิดพลาดได้…จะ และองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดสำหรับกิจกรรมเสมือนของคุณคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร ดังนั้น อย่าลืมทดสอบสองสามครั้งก่อนเริ่มกิจกรรมและมีแผนสำรอง เช่น ฮอตสปอตแบบพกพา ให้พร้อมในกรณีฉุกเฉิน
• ส่งการแจ้งเตือน มากมาย แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือส่งการแจ้งเตือนอย่างน้อยสามครั้งก่อนกิจกรรม หนึ่งสัปดาห์ก่อนหน้า 24 ชั่วโมงก่อนหน้าและวันของเหตุการณ์

วิธีการจัดงานเสมือน

คุณยังคงรู้สึกท่วมท้นเล็กน้อยกับโอกาสในการจัดงานเสมือนจริงหรือไม่? เรารู้ถึงความรู้สึก

บางครั้งการเขียนทั้งหมดทีละขั้นตอนอาจเป็นประโยชน์ นั่นคือสิ่งที่เราจะทำต่อไป!

กำหนดกลุ่มเป้าหมายและสถานที่ของคุณ

เมื่อคุณมีความคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับประเภทของกิจกรรมเสมือนจริงที่คุณเป็นเจ้าภาพ (การประชุม การประชุม การแสดง) คุณสามารถสะกดว่าผู้ชมของคุณจะเป็นอย่างไร คุณกำลังส่งคำเชิญเป็นรายบุคคล หรืองานของคุณเปิดให้บุคคลทั่วไปเข้าชมหรือไม่

ข้อมูลนี้จะช่วยคุณตัดสินใจ "สถานที่" สำหรับกิจกรรมเสมือนจริงของคุณ ตัวอย่างเช่น หากแบรนด์ของคุณเป็นเจ้าภาพในการสาธิตหรือเปิดตัวผลิตภัณฑ์ คุณจะต้องการดูลูกค้าให้มากที่สุด Ergo คุณอาจเลือกที่จะสตรีมประกาศของคุณแบบสดบนโซเชียลมีเดียเพื่อดึงดูดสายตาผู้คนให้มากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้! ในทางกลับกัน หากคุณต้องการจัดงานพิเศษยิ่งขึ้นด้วยการลงทะเบียน คุณสามารถเลือกการประชุม Zoom ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านได้

เลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้อง

สิ่งต่อไปที่คุณต้องการทำก่อนกิจกรรมของคุณคือการจำกัดหัวข้อที่คุณต้องการครอบคลุมให้แคบลง ประเด็นนี้เกิดขึ้นหลังจากการกำหนดผู้ชมของคุณ เพราะคนที่คุณต้องการกำหนดเป้าหมายจะส่งผลต่อสิ่งที่คุณจะพูดถึง คุณต้องการให้แน่ใจว่าหัวข้อของคุณมีคุณค่าและเป็นที่สนใจของผู้ชมเป้าหมาย คุณสามารถทำได้โดยถามคำถามเช่น:

• สาขาวิชาใดในอุตสาหกรรมของคุณที่เกี่ยวข้องกับความต้องการมากที่สุด
• มีบริการหรือคุณสมบัติใด ๆ ที่คุณนำเสนอที่เป็นประโยชน์ต่อพวกเขาหรือไม่?
• คำถามที่พบบ่อยของคุณมีอะไรบ้าง?
• ข้อเสนอประเภทใดที่พวกเขาตอบสนองได้ดีที่สุด (เช่น คูปอง การแข่งขัน)

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เน้นหัวข้อของคุณมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ผู้ชมได้รับความคาดหวังตามความเป็นจริงว่างานของคุณจะนำเสนออย่างไร

ค้นหาวิทยากรของคุณและสรุปพวกเขา

ถัดมาเป็นเนื้อแท้ของงานคุณพรีเซ็นเตอร์ อาจเป็นบุคคลจากองค์กรของคุณหรือบุคคลที่สาม แต่สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมที่น่าเชื่อถือเพื่อพูดในงานเสมือนจริงของคุณ

คุณจะต้องสรุปผู้บรรยายในหัวข้ออย่างละเอียดถี่ถ้วนและตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน สำนวนนี้มักใช้วลีว่า “ในตอนท้ายของการนำเสนอ ผู้ฟังควรสามารถ _____ ได้”

คุณจะต้องแจ้งให้พวกเขาทราบถึงการจำกัดเวลาและลำดับเหตุการณ์ทั่วไป เตรียมคำถามสำหรับพวกเขาไว้ล่วงหน้าในกรณีที่มีการถาม & ตอบช้า และสุดท้าย แบ่งปันเล็กน้อยเกี่ยวกับผู้ชมของคุณกับพวกเขา เพื่อให้พวกเขาสามารถปรับแต่งเนื้อหาของพวกเขาได้อย่างเหมาะสม

ตั้งค่าโสตทัศนูปกรณ์

90% ของผู้คนเชื่อว่าการบรรยายที่ชัดเจนในการนำเสนอเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการมีส่วนร่วม เครื่องมือสำคัญสำหรับการเล่าเรื่องคืออุปกรณ์ช่วยในการมองเห็นของคุณ เป็นที่ทราบกันดีว่าการนำเสนอด้วยภาพช่วยโน้มน้าวใจมากกว่าการนำเสนอแบบเดียวกันที่ไม่มีภาพถึง 43% มีเครื่องมือฟรีที่ยอดเยี่ยมบางอย่างที่สามารถช่วยคุณตั้งค่าภาพแบบไดนามิกได้ เช่น:

• Google สไลด์
• Prezi
• Canva
• Unsplash
• ตลาดสร้างสรรค์
• สไลด์แชร์
• Piktochart
• Giphy

ส่งคำเชิญและจัดกิจกรรมของคุณ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งคำเชิญและการเตือนความจำอย่างน้อยสามครั้งก่อนงานจริงของคุณ อย่าลืมบันทึกข้อมูลติดต่อของผู้เข้าร่วมและเก็บไว้ที่ใดที่หนึ่งที่อ้างอิงถึงการเข้าร่วมในกิจกรรมของคุณ เพื่อให้คุณมีจุดสนทนาสำหรับการมีส่วนร่วมในอนาคต ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะมีรายการตรวจสอบของกิจกรรมในแต่ละวัน เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณ ผู้บรรยาย และซอฟต์แวร์ของคุณได้รับการตั้งค่าและทำงานอย่างถูกต้อง

ส่งเอกสารติดตามผล

หลังจากทุกกิจกรรม คุณต้องการรวมโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมแบ่งปันความคิดเห็นกับคุณเสมอ นี่เป็นแบบฝึกหัดที่มีคุณค่าสำหรับทั้งคุณและคุณ เมื่อเขียนแบบสำรวจความคิดเห็นหลังจบกิจกรรม อย่าลืม:

• รวมคำถามปรนัยและคำถามปลายเปิดผสมกันเพื่อรับบันทึกทั่วไปและเฉพาะเจาะจง
• ส่งแบบสำรวจของคุณโดยเร็วที่สุดหลังจากกิจกรรมเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะในขณะที่ยังสดใหม่อยู่
• ใช้ระบบการให้คะแนน Likert Scale อย่างง่าย (ตั้งแต่ 1-5) เพื่อคำนวณคะแนนเฉลี่ยสำหรับแต่ละรายการและรับส่วนสำคัญโดยรวมสำหรับแต่ละคำถาม
• ใช้โอกาสนี้เพื่อวัดความสนใจในเหตุการณ์ในอนาคตด้วย
• พยายามจำกัดการสำรวจของคุณให้เหลือประมาณ 5-10 คำถาม

เครดิตภาพ: Eventbrite

COVID ได้สร้างตัวอย่างนวัตกรรมมากมายของกิจกรรมที่คุณไม่เคยคิดว่าจะเป็นเสมือนจริง ด้วยการมุ่งเน้นที่ประสบการณ์ของผู้ชมควบคู่ไปกับเครื่องมือที่เหมาะสม คุณจึงมั่นใจได้ว่างานเสมือนจริงครั้งต่อไปของคุณจะหมดไปจากสวนสนุก!