โครงการคืออะไร?

โครงการคือความพยายามชั่วคราวในการสร้างมูลค่าผ่านการสร้างผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่ไม่ซ้ำใคร

มีตัวอย่างโครงการอะไรบ้าง?

• การก่อสร้างอนุสาวรีย์
• การจัดงานวันเกิดเซอร์ไพรส์
• การพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อกระบวนการทางธุรกิจที่ดีขึ้น
• การบรรเทาทุกข์หลังภัยธรรมชาติ
• การขยายการขายสู่ตลาดใหม่ตามภูมิศาสตร์

คุณสมบัติที่กำหนดของโครงการคืออะไร?

แม้ว่าโครงการจะมีขนาด วัตถุประสงค์ และผลลัพธ์ที่แตกต่างกันอย่างมหาศาล แต่ก็มีลักษณะเฉพาะบางประการเหมือนกัน

ทุกโครงการมี:

• จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด

โครงการแตกต่างจากการดำเนินงานตามปกติ—กิจกรรมต่อเนื่องตามปกติของบริษัท บุคคลหรือองค์กร—เพราะพวกเขาไม่ได้ดำเนินการต่อไปอย่างไม่มีกำหนด

แม้ว่าการทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จอาจใช้เวลาเป็นวัน เดือน หรือหลายปี แต่โปรเจ็กต์ทั้งหมดมีการเริ่มต้นและสิ้นสุดที่แน่นอน ข้อสรุปของโครงการเกิดขึ้นเมื่อบรรลุวัตถุประสงค์หรือเมื่อเงินทุนสำหรับโครงการหมดลง

• จุดประสงค์

ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มบ่อปลาในสวนหลังบ้านของคุณหรือการสร้างสะพานที่ยาว 100 ไมล์ ทุกโครงการล้วนมีจุดประสงค์

ไม่มีโครงการสองโครงการที่เหมือนกัน ดังนั้นแต่ละโครงการจึงสร้างผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่แปลกใหม่ไม่ซ้ำใคร ซึ่งสามารถทำได้โดยการปรับเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่มีอยู่ หรือโดยการสร้างบางสิ่งตั้งแต่เริ่มต้น

• วงจรชีวิต

โดยทั่วไปโครงการจะแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ เช่น 'การออกแบบ' 'การสร้าง' และ 'การทดสอบ' ทำให้ง่ายต่อการวางแผนงานที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จและติดตามความคืบหน้า

ขั้นตอนของโครงการขึ้นอยู่กับสิ่งที่ส่งมอบ ขั้นตอนต่างๆ ประกอบกันเป็นวงจรชีวิตของโครงการ

• ทรัพยากร

ทรัพยากรของโครงการคือคน ทุน และ/หรือสินค้าและอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับโครงการที่จะดำเนินโครงการให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

โดยปกติจำเป็นต้องมีกลุ่มบุคคลที่มีทักษะเฉพาะเพื่อทำโครงงานให้สำเร็จ ทรัพยากรบุคคลนี้เรียกว่าทีมโครงการ สมาชิกในทีมสามารถตั้งอยู่ในสำนักงานแห่งเดียวหรือกระจายอยู่ทั่วโลก โดยทำงานในโซนเวลาต่างๆ

• ความต้องการ

ทุกโครงการมีชุดของความคาดหวังที่ทีมงานโครงการต้องปฏิบัติตาม โครงการไม่สามารถสร้างผลลัพธ์หรือผลประโยชน์ที่ต้องการได้เว้นแต่จะส่งมอบความสามารถเหล่านี้

ความต้องการอาจเป็นแบบใช้การได้และไม่ได้ผล ความต้องการใช้งานคือสิ่งที่ผลิตภัณฑ์ของโครงการต้องทำเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของผู้ใช้ ข้อกำหนดที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดคือคุณสมบัติที่ผลิตภัณฑ์ต้องมี เช่น ความปลอดภัยและการใช้งาน

•     กำหนดการและงบประมาณ

กำหนดการโครงการกำหนดงานที่ต้องทำให้เสร็จเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น โดยจะบันทึกทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการแต่ละงานให้เสร็จสิ้นพร้อมกับประมาณการว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานแค่ไหน

เมื่อกำหนดทรัพยากรและกำหนดการของโครงการแล้ว ต้นทุนสามารถประมาณการได้ และจัดทำงบประมาณ

•     เสี่ยง

แม้แต่โครงการที่วางแผนอย่างเข้มงวดและจัดการอย่างเชี่ยวชาญที่สุดก็อาจได้รับผลกระทบจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน

แม้ว่าจะสามารถดำเนินการเพื่อลดความเสี่ยง และสามารถจัดทำแผนฉุกเฉินเพื่อลดผลกระทบได้ แต่ไม่มีโครงการใดรอดพ้นจากความเสี่ยงบางประการ ซึ่งรวมถึงเหตุการณ์สภาพอากาศสุดขั้ว ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ หรือการออกจากงานอย่างกะทันหันของสมาชิกในทีมคนสำคัญที่ลาออกจากงานหลังจากถูกรางวัลลอตเตอรี

โครงการเสร็จสิ้นอย่างไร?

ขึ้นอยู่กับขนาด ธรรมชาติ และความซับซ้อนของโครงการ! คุณอาจไม่ต้องการความช่วยเหลือหรือวางแผนมากในการทำโครงการง่ายๆ เช่น การสร้างบ้านนกสำหรับสวนของคุณ อย่างไรก็ตาม บริษัทและองค์กรที่มีโปรเจ็กต์ที่ซับซ้อนและซับซ้อนที่ต้องทำให้เสร็จ โดยปกติแล้วจะมอบหมายงานให้ผู้เชี่ยวชาญด้านโครงการ—ขอให้บุคคลที่ตั้งใจหรือโดยพฤติการณ์ทำให้แน่ใจว่าทีมโครงการบรรลุเป้าหมาย

ผู้เชี่ยวชาญด้านโครงการใช้การจัดการโครงการ (การประยุกต์ใช้กระบวนการ วิธีการ ทักษะ ความรู้ และประสบการณ์ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะของโครงการตามเกณฑ์ที่ตกลงกันและภายในพารามิเตอร์ที่ตกลงกันไว้) เพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการ

แม้ว่าจะมีรูปแบบการจัดการโครงการที่แตกต่างกันมากมาย แต่ทั้งหมดนั้นเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบงานที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์และนำบุคคลที่มีทักษะที่จำเป็นสำหรับงานเฉพาะเหล่านั้นมารวมกัน

มีโครงการประเภทใดบ้าง?

โครงการสามารถจำแนกได้ตามปัจจัยต่างๆ รวมถึงความซับซ้อน เนื้อหา วัตถุประสงค์ แหล่งที่มาของเงินทุน และผู้ที่เกี่ยวข้อง

ในการจัดการโครงการ โปรเจ็กต์ดั้งเดิมจะดำเนินการในเฟสเชิงเส้นที่ต้องทำให้เสร็จตามลำดับ ขั้นตอนเหล่านี้มักรวมถึงการเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการและการติดตามตรวจสอบ และการตรวจสอบ

ในทางตรงกันข้าม โปรเจ็กต์ที่คล่องตัวจะเป็นการทำซ้ำ ปรับให้เข้ากับคำติชมของลูกค้า และโดยทั่วไปจะมีเวลาตอบสนองที่สั้นกว่า

  โครงการเสมือน/โครงการระยะไกลเป็นโครงการที่สมาชิกในทีมกระจัดกระจายไปตามภูมิศาสตร์แต่กำลังทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุภารกิจเฉพาะภายใต้ข้อจำกัดด้านเวลาและทรัพยากร

เหตุใดโครงการจึงมีประโยชน์

โครงการเสนอวิธีการให้บุคคลและองค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและที่ไม่ใช่ทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

พวกเขาต้องการงานที่จะวางแผน ดำเนินการ และติดตามตามวิธีการมาตรฐาน ซึ่งช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเสร็จสมบูรณ์ในลักษณะที่เป็นระเบียบและรอบคอบ

การวางแผนงานก่อนเริ่มงานจะระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและลดความน่าจะเป็นของความล้มเหลว

การทำงานภายในโครงสร้างโครงการช่วยให้มองเห็นได้ชัดเจนผ่านการรายงาน และช่วยจัดการความเสี่ยง ต้นทุน คุณภาพ และคำขอเปลี่ยนแปลง

สำหรับบริษัทและเอเจนซีที่สร้างสรรค์ การมีแผนงานที่ชัดเจนและเป็นระเบียบว่าต้องทำอะไรและใครบ้างที่ต้องทำ ช่วยลดความสับสนและปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

ผู้จัดการโครงการสร้างสรรค์ที่ได้รับมอบหมายให้สื่อสารกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดการทีมสร้างสรรค์ในขณะที่ดำเนินโครงการไปสู่ความสำเร็จ อาจพบว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเป็นเครื่องมือที่ทรงคุณค่า

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยในการวางแผนโครงการ การมอบหมายงาน การพัฒนาสินทรัพย์เชิงสร้างสรรค์ การอัปเดตสถานะปัจจุบัน การจัดการคำขอเปลี่ยนแปลง การตรวจสอบ และอื่นๆ