Czym jest projekt?

Projekt to tymczasowy wysiłek w celu wygenerowania wartości poprzez stworzenie unikalnego produktu, usługi lub wyniku.

Jakie są przykłady projektów?

• Budowa pomnika
• Organizacja niespodzianki urodzinowej
• Rozwój oprogramowania usprawniającego proces biznesowy
• Pomoc humanitarna po klęsce żywiołowej
• Ekspansja sprzedaży na nowy rynek geograficzny

Jakie są cechy definiujące projekt?

Chociaż projekty mogą się znacznie różnić pod względem wielkości, celu i wyniku, wszystkie mają pewne cechy.

Każdy projekt posiada:

• Początek i koniec

Projekty różnią się od rutynowych operacji — zwykłych bieżących działań firmy, osoby fizycznej lub organizacji — ponieważ nie trwają w nieskończoność.

Chociaż ukończenie projektu może zająć dni, miesiące, a nawet lata, wszystkie projekty mają określony początek i koniec. Zakończenie projektu następuje z chwilą osiągnięcia przez niego celu lub z chwilą wyczerpania się finansowania projektu.

• Cel

Niezależnie od tego, czy chodzi o dodanie stawu rybnego do swojego podwórka, czy budowę mostu o długości 100 mil, każdy projekt ma swój cel.

Nie ma dwóch takich samych projektów, więc każdy z nich tworzy nowy i niepowtarzalny produkt, usługę lub rezultat. Można to osiągnąć albo modyfikując istniejący produkt, usługę lub wynik, albo tworząc coś od podstaw.

• Cykl życia

Projekty są zazwyczaj podzielone na odrębne fazy, takie jak „projektowanie”, „budowa” i „testowanie”. Ułatwia to planowanie zadań potrzebnych do realizacji projektu i monitorowanie ich postępów.

To, jakie fazy ma projekt, zależy od jego rezultatów. Fazy ​​razem składają się na cykl życia projektu.

• Zasoby

Zasoby projektu to ludzie, kapitał i/lub dobra materialne i wyposażenie wymagane do pomyślnego wykonania i zakończenia projektu.

Zazwyczaj do realizacji projektu potrzebna jest grupa osób o określonych umiejętnościach. Ten zasób ludzki jest znany jako zespół projektowy. Członkowie zespołu mogą znajdować się w jednym biurze lub rozproszeni po całym świecie, pracując w wielu strefach czasowych.

• Wymagania

Każdy projekt ma zestaw oczekiwań, które zespół projektowy musi spełnić. Projekt nie może przynieść pożądanych rezultatów ani korzyści, dopóki te zdolności nie zostaną dostarczone.

Wymagania mogą być funkcjonalne lub niefunkcjonalne. Wymóg funkcjonalny to coś, co produkt projektu musi wykonać, aby zaspokoić określone potrzeby jego użytkowników. Wymagania niefunkcjonalne to cechy, które produkt musi posiadać, takie jak bezpieczeństwo i użyteczność.

•     Harmonogram i budżet

Harmonogram projektu definiuje zadania, które muszą zostać wykonane, aby projekt został zakończony. Rejestruje zasoby niezbędne do wykonania każdego zadania wraz z szacunkowym czasem trwania każdego zadania.

Po określeniu zasobów i harmonogramu projektu można oszacować koszty i sporządzić budżet.

•     Ryzyko

Nawet najbardziej rygorystycznie zaplanowany i profesjonalnie zarządzany projekt może zostać dotknięty nieprzewidzianą okolicznością.

Chociaż można podjąć działania w celu zminimalizowania ryzyka i opracować plany awaryjne w celu zmniejszenia jego wpływu, żaden projekt nie jest odporny na pewne zagrożenia. Należą do nich ekstremalne zjawiska pogodowe, niemożliwy do przewidzenia wzrost kosztów lub nagłe odejście kluczowego członka zespołu, który zrezygnował z pracy po wygranej na loterii.

Jak realizowane są projekty?

To zależy od wielkości, charakteru i złożoności projektu! Możesz nie potrzebować żadnej pomocy ani dużo planowania, aby ukończyć prosty projekt, taki jak budowa domku dla ptaków w swoim ogrodzie. Jednak firmy i organizacje, które mają do ukończenia złożone i wyrafinowane projekty, zazwyczaj powierzają pracę specjalistom ds. projektów — osobom, które celowo lub przypadkowo są proszone o zapewnienie, że zespół projektowy osiągnie swoje cele.

Specjaliści projektowi wykorzystują zarządzanie projektami (zastosowanie procesów, metod, umiejętności, wiedzy i doświadczenia do osiągnięcia określonych celów projektu zgodnie z ustalonymi kryteriami i uzgodnionymi parametrami) w celu zaspokojenia potrzeb projektu.

Chociaż istnieje wiele różnych stylów zarządzania projektami, wszystkie one obejmują organizowanie zadań potrzebnych do ukończenia projektu i łączenie osób posiadających umiejętności potrzebne do wykonania tych konkretnych zadań.

Jakie są rodzaje projektów?

Projekty można klasyfikować na podstawie różnych czynników, w tym złożoności, treści, celu, źródła kapitału i zaangażowanego podmiotu.

W zarządzaniu projektami tradycyjny projekt jest prowadzony w fazach liniowych, które muszą być zakończone po kolei. Fazy ​​te zazwyczaj obejmują inicjację, planowanie, wykonanie i monitorowanie oraz weryfikację.

Z kolei projekt zwinny jest iteracyjny, dostosowuje się do opinii klientów i zazwyczaj ma krótszy czas realizacji.

  Projekt wirtualny/zdalny to taki, w którym członkowie zespołu są rozproszeni geograficznie, ale pracują razem, aby wykonać określone zadanie w ramach ograniczeń czasowych i zasobów.

Dlaczego projekty są przydatne?

Projekty oferują osobom i organizacjom sposób na skuteczniejsze osiąganie celów biznesowych i pozabiznesowych.

Wymagają zaplanowania, wykonania i monitorowania pracy zgodnie ze standardową metodologią, co pomaga w przeprowadzaniu zmian w zorganizowany i przemyślany sposób.

Planowanie zadań przed rozpoczęciem pracy identyfikuje potencjalne problemy i zmniejsza prawdopodobieństwo niepowodzenia.

Praca w ramach struktury projektu zapewnia widoczność poprzez raportowanie i pomaga zarządzać ryzykiem, kosztami, jakością i żądaniami zmian.

Dla firm i agencji kreatywnych posiadanie jasnego i zorganizowanego planu tego, co należy zrobić i kto ma to zrobić, zmniejsza zamieszanie i poprawia współpracę.

Kreatywni kierownicy projektów, których zadaniem jest komunikowanie się z klientami i interesariuszami oraz zarządzanie kreatywnymi zespołami podczas zbliżania projektów do zakończenia, mogą uznać oprogramowanie do zarządzania projektami za nieocenione narzędzie.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w planowaniu projektów, delegowaniu zadań, opracowywaniu kreatywnych zasobów, aktualizowaniu stanu na żywo, zarządzaniu żądaniami zmian, monitorowaniu i nie tylko.