Ce este un proiect?

Un proiect este un efort temporar de a genera valoare prin crearea unui produs, serviciu sau rezultat unic.

Care sunt câteva exemple de proiecte?

• Construcția unui monument
• Organizarea unei sărbători surpriză de naștere
• Dezvoltarea de software pentru un proces de afaceri îmbunătățit
• Efortul de ajutor după un dezastru natural
• Extinderea vânzărilor pe o nouă piață geografică

Care sunt calitățile definitorii ale unui proiect?

Deși proiectele pot varia foarte mult ca dimensiune, scop și rezultat, toate au anumite caracteristici.

Fiecare proiect are:

• Un început și un sfârșit

Proiectele diferă de operațiunile de rutină — activitățile obișnuite în desfășurare ale unei companii, persoane sau organizații — pentru că nu continuă la infinit.

Deși finalizarea unui proiect poate dura zile, luni sau chiar ani, toate proiectele au un început și un sfârșit sigur. Încheierea unui proiect are loc fie atunci când acesta și-a atins scopul, fie la epuizarea finanțării pentru proiect.

• Un scop

Fie că este vorba despre adăugarea unui iaz cu pești în curtea dvs. sau construirea unui pod de 160 de mile lungime, fiecare proiect are un scop.

Nu există două proiecte identice, astfel încât fiecare produce un produs, serviciu sau rezultat nou și unic. Acest lucru poate fi realizat fie prin modificarea unui produs, serviciu sau rezultat existent, fie prin crearea a ceva de la zero.

• Un ciclu de viață

Proiectele sunt de obicei împărțite în faze distincte, cum ar fi „proiectare”, „construire” și „testare”. Acest lucru facilitează planificarea sarcinilor necesare pentru finalizarea proiectului și monitorizarea progresului acestora.

Fazele pe care le are un proiect depind de rezultatele sale. Împreună, fazele alcătuiesc ciclul de viață al proiectului.

• Resurse

Resursele unui proiect sunt oamenii, capitalul și/sau bunurile materiale și echipamentele necesare pentru ca proiectul să fie executat și finalizat cu succes.

De obicei, este nevoie de un grup de indivizi cu abilități specifice pentru a finaliza proiectul. Această resursă umană este cunoscută ca echipa de proiect. Membrii echipei pot fi localizați într-un singur birou sau împrăștiați pe tot globul, lucrând în mai multe fusuri orare.

• Cerințe

Fiecare proiect are un set de așteptări pe care echipa de proiect trebuie să le îndeplinească. Proiectul nu poate produce rezultatul sau beneficiul dorit decât dacă aceste capabilități sunt furnizate.

Cerințele pot fi funcționale sau nefuncționale. O cerință funcțională este ceva ce trebuie să facă produsul proiectului pentru a satisface nevoile specifice ale utilizatorilor săi. Cerințele nefuncționale sunt calități pe care trebuie să le aibă produsul, precum securitatea și capacitatea de utilizare.

•     Un program și un buget

Programul de proiect definește sarcinile care trebuie îndeplinite pentru ca proiectul să fie finalizat. Acesta înregistrează resursele necesare pentru a finaliza fiecare sarcină împreună cu o estimare a cât timp va dura fiecare sarcină.

Odată ce resursele și calendarul proiectului au fost determinate, costurile pot fi estimate și întocmit un buget.

•     Risc

Chiar și cel mai riguros proiect planificat și gestionat cu experiență poate fi afectat de o circumstanță neprevăzută.

Deși pot fi întreprinse acțiuni pentru a minimiza riscul și pot fi făcute planuri de urgență pentru a reduce impactul acestuia, niciun proiect nu este imun la anumite riscuri. Acestea includ evenimente meteorologice extreme, o creștere a costurilor care nu a putut fi prevăzută sau ieșirea bruscă a unui membru cheie al echipei care a renunțat la locul de muncă după ce a câștigat la loterie.

Cum sunt finalizate proiectele?

Depinde de dimensiunea, natura și complexitatea proiectului! Este posibil să nu aveți nevoie de ajutor sau de multă planificare pentru a finaliza un proiect simplu, cum ar fi construirea unei căsuțe pentru păsări pentru grădina dvs. Cu toate acestea, companiile și organizațiile cu proiecte complexe și sofisticate de finalizat, de obicei, încredințează munca unor profesioniști în proiect - oameni cărora li se cere, fie intenționat, fie prin circumstanțe, să se asigure că o echipă de proiect își atinge obiectivele.

Profesioniștii de proiect folosesc managementul de proiect (aplicarea de procese, metode, abilități, cunoștințe și experiență pentru a atinge obiectivele specifice ale proiectului conform criteriilor convenite și în parametrii conveniți) pentru a satisface nevoile unui proiect.

Deși există multe stiluri diferite de management de proiect, toate implică organizarea sarcinilor necesare pentru a finaliza proiectul și reunirea persoanelor cu abilitățile necesare pentru acele sarcini specifice.

Ce tipuri diferite de proiecte există?

Proiectele pot fi clasificate pe baza unei varietăți de factori, inclusiv complexitate, conținut, scop, sursa de capital și cine este implicat.

În managementul proiectelor, un proiect tradițional este derulat în faze liniare care trebuie finalizate în succesiune. Aceste faze includ de obicei inițierea, planificarea, execuția și monitorizarea și verificarea.

În schimb, un proiect agil este iterativ, adaptabil la feedback-ul clienților și are, de obicei, un timp de realizare mai scurt.

  Un proiect virtual/la distanță este unul în care membrii echipei sunt dispersați geografic, dar lucrează împreună pentru a îndeplini o anumită sarcină în condiții de timp și resurse.

De ce sunt utile proiectele?

Proiectele oferă indivizilor și organizațiilor o modalitate de a-și atinge obiectivele de afaceri și non-business mai eficient.

Ele necesită ca munca să fie planificată, executată și monitorizată conform unei metodologii standard, ajutând ca schimbările să fie finalizate într-o manieră organizată și atentă.

Planificarea sarcinilor înainte de începerea lucrului identifică probleme potențiale și reduce probabilitatea de eșec.

Lucrul în cadrul unei structuri de proiect asigură vizibilitatea prin raportare și ajută la gestionarea riscurilor, costurilor, calității și solicitărilor de modificare.

Pentru companii și agenții creative, un plan clar și organizat cu privire la ceea ce trebuie făcut și cine trebuie să facă acest lucru reduce confuzia și îmbunătățește colaborarea.

Managerii de proiect creativi, însărcinați să comunice cu clienții și părțile interesate și să gestioneze echipele creative în timp ce se deplasează proiectele către finalizare, pot considera că software-ul de management de proiect este un instrument de neprețuit.

Software-ul de management al proiectelor poate ajuta la planificarea proiectelor, delegarea sarcinilor, dezvoltarea activelor creative, actualizările live de stare, gestionarea cererilor de modificare, monitorizare și multe altele.