Che cos'è un progetto?

Un progetto è uno sforzo temporaneo per generare valore attraverso la creazione di un prodotto, servizio o risultato unico.

Quali sono alcuni esempi di progetti?

• La costruzione di un monumento
• L'organizzazione di una festa di compleanno a sorpresa
• Lo sviluppo di software per un processo aziendale migliorato
• I soccorsi dopo un disastro naturale
• L'espansione delle vendite in un nuovo mercato geografico

Quali sono le qualità che definiscono un progetto?

Sebbene i progetti possano variare enormemente in termini di dimensioni, scopo e risultato, condividono tutti determinate caratteristiche.

Ogni progetto ha:

• Un inizio e una fine

I progetti differiscono dalle operazioni di routine, le normali attività in corso di un'azienda, un individuo o un'organizzazione, perché non continuano indefinitamente.

Sebbene il completamento di un progetto possa richiedere giorni, mesi o addirittura anni, tutti i progetti hanno un inizio e una fine definiti. La conclusione di un progetto avviene quando ha raggiunto il suo scopo o quando i finanziamenti per il progetto si esauriscono.

• Uno scopo

Che si tratti di aggiungere una peschiera al tuo giardino o di costruire un ponte lungo 100 miglia, ogni progetto ha uno scopo.

Non esistono due progetti uguali, quindi ognuno produce un prodotto, un servizio o un risultato nuovo e unico. Ciò può essere ottenuto modificando un prodotto, servizio o risultato esistente o creando qualcosa da zero.

• Un ciclo di vita

I progetti sono in genere suddivisi in fasi distinte come "progettazione", "costruzione" e "test". Ciò semplifica la pianificazione delle attività necessarie per completare il progetto e monitorarne l'avanzamento.

Quali fasi ha un progetto dipende dai suoi risultati. Insieme, le fasi costituiscono il ciclo di vita del progetto.

• Risorse

Le risorse di un progetto sono le persone, i capitali e/o i beni materiali e le attrezzature necessari affinché il progetto venga eseguito e completato con successo.

Solitamente per portare a termine il progetto è necessario un gruppo di persone con competenze specifiche. Questa risorsa umana è conosciuta come il team di progetto. I membri del team possono trovarsi all'interno di un ufficio o sparsi in tutto il mondo, lavorando in più fusi orari.

• Requisiti

Ogni progetto ha una serie di aspettative che il team di progetto deve soddisfare. Il progetto non può produrre il risultato o il beneficio desiderato a meno che queste capacità non vengano fornite.

I requisiti possono essere funzionali o non funzionali. Un requisito funzionale è qualcosa che il prodotto del progetto deve fare per soddisfare le esigenze specifiche dei suoi utenti. I requisiti non funzionali sono qualità che il prodotto deve possedere, come sicurezza e usabilità.

•     Un programma e un budget

La schedulazione del progetto definisce le attività che devono essere completate per il completamento del progetto. Registra le risorse necessarie per completare ogni attività insieme a una stima di quanto tempo impiegherà ciascuna attività.

Una volta determinate le risorse e la tempistica del progetto, è possibile stimare i costi e stilare un budget.

•     Rischio

Anche il progetto più rigorosamente pianificato e gestito con competenza può essere influenzato da una circostanza imprevista.

Sebbene sia possibile intraprendere azioni per ridurre al minimo i rischi e pianificare piani di emergenza per ridurne l'impatto, nessun progetto è immune da determinati rischi. Questi includono eventi meteorologici estremi, un aumento dei costi che non poteva essere previsto o l'uscita improvvisa di un membro chiave del team che ha lasciato il lavoro dopo aver vinto alla lotteria.

Come vengono completati i progetti?

Dipende dalle dimensioni, dalla natura e dalla complessità del progetto! Potrebbe non essere necessario alcun aiuto o molta pianificazione per completare un semplice progetto come la costruzione di una casetta per gli uccelli per il tuo giardino. Tuttavia, le aziende e le organizzazioni con progetti complessi e sofisticati da completare in genere affidano il lavoro a professionisti del progetto, persone a cui viene chiesto, intenzionalmente o per circostanze, di garantire che un team di progetto raggiunga i propri obiettivi.

I professionisti del progetto utilizzano la gestione del progetto (l'applicazione di processi, metodi, abilità, conoscenze ed esperienze per raggiungere obiettivi specifici del progetto secondo criteri concordati ed entro parametri concordati) per soddisfare le esigenze di un progetto.

Sebbene esistano molti stili diversi di gestione del progetto, tutti implicano l'organizzazione dei compiti necessari per completare il progetto e il riunire persone con le competenze necessarie per quei compiti specifici.

Quali diversi tipi di progetti esistono?

I progetti possono essere classificati in base a una varietà di fattori tra cui complessità, contenuto, scopo, fonte di capitale e chi è coinvolto.

Nella gestione dei progetti, un progetto tradizionale viene eseguito in fasi lineari che devono essere completate in sequenza. Queste fasi in genere includono l'avvio, la pianificazione, l'esecuzione, il monitoraggio e la verifica.

Al contrario, un progetto agile è iterativo, adattivo al feedback dei clienti e in genere ha un tempo di risposta più breve.

  Un progetto virtuale/remoto è quello in cui i membri del team sono dispersi geograficamente ma stanno lavorando insieme per svolgere un'attività specifica con vincoli di tempo e risorse.

Perché i progetti sono utili?

I progetti offrono a individui e organizzazioni un modo per raggiungere i propri obiettivi aziendali e non aziendali in modo più efficiente.

Richiedono che il lavoro sia pianificato, eseguito e monitorato secondo una metodologia standard, aiutando a completare i cambiamenti in modo organizzato e ponderato.

La pianificazione delle attività prima di iniziare il lavoro identifica potenziali problemi e riduce la probabilità di fallimento.

Lavorare all'interno di una struttura di progetto garantisce visibilità attraverso il reporting e aiuta a gestire i rischi, i costi, la qualità e le richieste di modifica.

Per le aziende e le agenzie creative, avere un piano chiaro e organizzato di ciò che deve essere fatto e di chi deve farlo riduce la confusione e migliora la collaborazione.

I project manager creativi, incaricati di comunicare con i clienti e le parti interessate e di gestire i team creativi mentre portano i progetti verso il completamento, possono trovare il software di gestione dei progetti uno strumento prezioso.

Il software di gestione dei progetti può aiutare con la pianificazione del progetto, la delega di incarichi, lo sviluppo di risorse creative, gli aggiornamenti in tempo reale dello stato, la gestione delle richieste di modifica, il monitoraggio e altro ancora.