เคล็ดลับ & วิธีตั้งค่าระบบการสื่อสารแบบครบวงจรสำหรับธุรกิจ

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา การสื่อสารในธุรกิจมีการพัฒนา มันได้รับการพัฒนาเพื่อรองรับคุณสมบัติที่มากขึ้นและมอบโซลูชั่นการสื่อสารที่คุ้มค่ามากขึ้น ธุรกิจเลิกใช้โทรศัพท์พื้นฐาน พวกเขาใช้โทรศัพท์ที่ใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและส่งผ่าน VoIP

การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในธุรกิจคือการใช้ระบบการสื่อสารแบบครบวงจร ระบบการสื่อสารแบบครบวงจรเป็นแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมทั้งหมด ใช้สำหรับการทำงานร่วมกันและการสื่อสารในธุรกิจ พวกเขาบรรลุสิ่งเหล่านี้ผ่านการโทรด้วยเสียง การส่งข้อความ และการโทรผ่านวิดีโอ

การนำระบบการสื่อสารแบบรวมศูนย์มาใช้ไม่เป็นที่นิยมก่อนปี 2020 อย่างไรก็ตาม ด้วยการระบาดของโควิด-19 ธุรกิจจำนวนมากจึงนำระบบการสื่อสารแบบรวมไปใช้เพื่อส่งเสริมรูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา ระบบการสื่อสารแบบครบวงจรได้กลายเป็นทรัพย์สินทั่วไปในธุรกิจจำนวนมาก

แบรนด์ต่างๆ ที่ต้องการติดตั้งระบบการสื่อสารแบบครบวงจรไม่ควรกลัว เนื่องจากขั้นตอนการตั้งค่านั้นไม่ซับซ้อน บทความนี้กล่าวถึงขั้นตอนการตั้งค่าระบบการสื่อสารแบบครบวงจรสำหรับธุรกิจ

1. ความเข้าใจความต้องการ

เช่นเดียวกับระบบอื่นๆ ที่ใช้ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ต้องมีการกำหนดข้อกำหนดให้ชัดเจน คำจำกัดความความต้องการที่ชัดเจนช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบที่นำมาใช้มีผลกระทบต่อธุรกิจและช่วยให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

ธุรกิจที่ต้องการใช้ระบบการสื่อสารแบบครบวงจรควรร่างข้อกำหนดก่อนที่จะเริ่มดำเนินการเลือกผู้ให้บริการ UC ของตน ขั้นตอนแรกในการกำหนดข้อกำหนดคือการเข้าหาผู้ใช้เป้าหมายของระบบและถามเกี่ยวกับฟังก์ชันที่พวกเขาต้องการให้ระบบนำเสนอ

การสื่อสารกับผู้ใช้เป้าหมายหรือพนักงานธุรกิจช่วยให้มั่นใจว่าระบบจะได้รับคะแนนการยอมรับจากผู้ใช้สูง นอกจากนี้ คุณควรวิเคราะห์ระบบปัจจุบันที่มีอยู่เพื่อระบุช่องโหว่หรือคุณลักษณะใดๆ ที่คุณเลือกที่จะคงไว้และคุณลักษณะที่ควรทิ้งไป การวิเคราะห์ระบบที่มีอยู่และการกำหนดข้อกำหนดยังช่วยให้ธุรกิจทราบว่าสามารถพัฒนาระบบการสื่อสารแบบครบวงจรภายในองค์กรหรือขอรับจากผู้ให้บริการ

สิ่งสำคัญคือต้องหารือเกี่ยวกับคุณลักษณะการจัดการอื่นๆ ของระบบการสื่อสารแบบครบวงจรที่จำเป็น ความสามารถทั่วไปอย่างหนึ่งที่ธุรกิจส่วนใหญ่ต้องการคือการจัดสรรผู้ใช้ การจัดสรรผู้ใช้เกี่ยวข้องกับการจัดการบัญชีผู้ใช้ ฟังก์ชันต่างๆ เช่น การลบบัญชี การสร้าง และการแก้ไขอยู่ภายใต้การจัดสรรผู้ใช้ การจัดสรรผู้ใช้ขั้นสูงยังช่วยให้ธุรกิจสามารถกำหนดขีดจำกัดการเข้าถึงของผู้ใช้ตามสิทธิ์ของระบบที่จัดสรร

2. อุปกรณ์ระบบ

ในธุรกิจใด ๆ ระบบการสื่อสารแบบครบวงจรได้รับการพัฒนาให้ทำงานบนอุปกรณ์ต่าง ๆ สำหรับผู้ใช้ ระบบทำงานบนอุปกรณ์ทั่วไปเพื่อให้สามารถตอบสนองต่อการสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว และหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกสบายของผู้ใช้โดยกำหนดให้ต้องซื้ออุปกรณ์ใหม่

อุปกรณ์ที่จะรวมอยู่ในการสื่อสารแบบรวมศูนย์สามารถแบ่งออกเป็นสองประเภททั้งนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจ สองประเภทคืออุปกรณ์ส่วนบุคคลและอุปกรณ์ของบริษัท บางบริษัทเลือกที่จะจัดหาอุปกรณ์สำหรับทำงานให้กับพนักงาน เช่น สมาร์ทโฟนและแล็ปท็อป ในทางกลับกัน ธุรกิจอื่นๆ บางแห่งต้องการให้พนักงานใช้อุปกรณ์ของตนเองเพื่อดำเนินงานประจำวันและบรรลุวัตถุประสงค์

ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของคุณ การนำระบบการสื่อสารแบบรวมไปใช้จะแตกต่างกันไป ในธุรกิจที่ให้อุปกรณ์แก่พนักงาน อุปกรณ์ต่างๆ มักจะเชื่อมโยงกับธุรกิจและมีความปลอดภัยสูง ในกรณีดังกล่าว ธุรกิจไม่กังวลเกี่ยวกับการเพิ่มอุปกรณ์ในระบบการสื่อสารแบบรวมเป็นหนึ่ง เนื่องจากมีความปลอดภัยและจะไม่สร้างช่องโหว่ด้านความปลอดภัย

เมื่อต้องรับมือกับธุรกิจที่พนักงานใช้อุปกรณ์ของตนเอง ความปลอดภัยของระบบอาจถูกบุกรุกได้ เนื่องจากอุปกรณ์ส่วนตัวส่วนใหญ่ที่พนักงานใช้ไม่มีข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่เพียงพอ

ในกรณีดังกล่าว การจำกัดงานและข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์เหล่านี้มีความปลอดภัย ข้อมูลจะถูกจำกัดตามความสำคัญและข้อกำหนดการรักษาความลับ การอนุญาตให้อุปกรณ์ของพนักงานมีความสามารถไม่จำกัดซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบการสื่อสารแบบครบวงจรอาจทำให้ธุรกิจเสี่ยงต่อการถูกแฮ็ก การจารกรรมขององค์กร ฯลฯ

สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาการรวมอุปกรณ์เข้ากับระบบการสื่อสารแบบรวมศูนย์ แนะนำให้ใช้ระบบที่มีการรวมเข้ากับอุปกรณ์อื่นได้ง่ายเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ทุกคนจะได้รับประโยชน์จากระบบ

3. ความปลอดภัยของข้อมูล

แม้ว่าการนำระบบการสื่อสารแบบรวมมาใช้งานจะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็อาจเป็นข้อเสียเปรียบอย่างมากสำหรับธุรกิจ เมื่อตั้งค่าระบบการสื่อสารแบบรวม คุณคาดหวังว่าความปลอดภัยของข้อมูลจะคงที่หรือเพิ่มขึ้น

เมื่อใช้ระบบการสื่อสารแบบรวมศูนย์ ข้อกังวลด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่พบบ่อยที่สุดคือการประชุมทางเว็บและการประชุมเสมือนจริง สิ่งเหล่านี้มีความเสี่ยงมากที่สุดต่อการบุกรุกโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

เพื่อให้แน่ใจว่าระบบของคุณไม่กระทบต่อความปลอดภัยของข้อมูลของธุรกิจ โปรดติดต่อผู้ให้บริการหรือผู้พัฒนาระบบ ขอเอกสารประกอบการใช้งานด้านความปลอดภัยและคุณลักษณะต่างๆ ในระบบที่เหมาะสม เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทางธุรกิจของคุณจะไม่ถูกบุกรุก คุณสามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์เพื่อตรวจสอบการใช้งานด้านความปลอดภัยในเอกสารประกอบระบบเพื่ออธิบายว่าเพียงพอและพัฒนาได้ดีหรือไม่

เมื่อนำระบบไปใช้ในธุรกิจแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาวิธีต่างๆ ที่แนะนำเพื่อป้องกันระบบ มีวิธีปฏิบัติในการใช้คอมพิวเตอร์อย่างปลอดภัยหลายประการเมื่อใช้ระบบการสื่อสารแบบรวมศูนย์

อีกแง่มุมหนึ่งของความปลอดภัยของระบบที่จะเน้นคือการเข้ารหัสข้อมูลรับรองผู้ใช้ นี่เป็นกุญแจสำคัญในการทำให้มั่นใจว่าในกรณีที่เกิดการละเมิดข้อมูล จะไม่สามารถใช้ข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้ในการเข้าถึงระบบได้

4. การฝึกอบรมผู้ใช้

ขั้นตอนสุดท้ายในการตั้งค่าระบบการสื่อสารแบบครบวงจรสำหรับธุรกิจคือการให้ความรู้แก่ผู้ใช้ สิ่งสำคัญคือต้องให้ความรู้แก่ผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีใช้ระบบให้ดีและให้แน่ใจว่าพวกเขาจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากมัน

การฝึกอบรมผู้ใช้เสร็จสิ้นก่อนที่จะมีการเปิดตัวระบบอย่างสมบูรณ์ ซึ่งจะมาแทนที่ระบบการสื่อสารก่อนหน้านี้ ในระหว่างการฝึกอบรมผู้ใช้ ควรสอนการคำนวณเชิงป้องกันเพื่อเพิ่มคุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่นำไปใช้งานของระบบ

การฝึกอบรมผู้ใช้ไม่ควรมองข้ามการฝึกอบรมผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีจัดการกับข้อผิดพลาดต่างๆ ของระบบ สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถทำงานกับระบบโดยได้รับความช่วยเหลือเพียงเล็กน้อยจากทีมสนับสนุนด้านไอที

บทสรุป

การนำระบบการสื่อสารแบบครบวงจรมาใช้จะมอบประโยชน์มากมายให้กับธุรกิจของคุณเนื่องจากคุณสมบัติเพิ่มเติม คุณสมบัติเพิ่มเติมจะช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และเปิดใช้งานการทำงานแบบผสมผสาน