نصائح وكيفية إعداد نظام اتصالات موحد للأعمال

على مر السنين ، تطورت الاتصالات في الأعمال التجارية. لقد تطورت لاستيعاب المزيد من الميزات وتقديم حلول اتصالات أكثر فعالية من حيث التكلفة. تخلت الشركات عن استخدام الهواتف الأرضية. اعتمدوا الهواتف التي تستخدم اتصالات الإنترنت ويتم نقلها باستخدام VoIP.

التغيير الذي حدث في الأعمال التجارية هو اعتماد أنظمة اتصالات موحدة. أنظمة الاتصالات الموحدة هي منصة شاملة. يتم استخدامها للتعاون والتواصل في الأعمال التجارية. إنهم يحققون ذلك من خلال المكالمات الصوتية والرسائل ومكالمات الفيديو.

لم يكن اعتماد أنظمة الاتصالات الموحدة شائعًا قبل عام 2020. ومع ذلك ، مع بداية جائحة COVID-19 ، نفذت المزيد من الشركات أنظمة اتصالات موحدة لتعزيز أسلوب العمل الهجين. منذ ذلك الحين ، أصبحت أنظمة الاتصال الموحدة من الأصول المشتركة في العديد من الشركات.

يجب ألا تخاف العلامات التجارية التي تتطلع إلى إنشاء أنظمة اتصالات موحدة لأن عملية الإعداد واضحة ومباشرة. تتناول هذه المقالة عملية إعداد نظام اتصالات موحد للأعمال.

1. فهم المتطلبات

على غرار الأنظمة الأخرى المطبقة في بيئات الأعمال ، يتعين على المرء تحديد المتطلبات بوضوح. يساعد تعريف المتطلبات الواضح على ضمان تأثير النظام الذي يتم تنفيذه على العمل ويساعده على تحقيق أهدافه الاستراتيجية.

يجب على الشركات التي تتطلع إلى تنفيذ أنظمة اتصالات موحدة تحديد متطلباتها قبل الشروع في اختيار مزود خدمة الاتصالات الموحدة. تتمثل الخطوة الأولى عند تحديد المتطلبات في الاقتراب من المستخدمين المقصودين للنظام والسؤال عن الوظيفة التي يرغبون في أن يقدمها النظام.

يساعد التواصل مع المستخدمين المقصودين أو موظفي الأعمال على ضمان حصول النظام على تصنيف قبول عالٍ من المستخدم. يجب عليك أيضًا تحليل النظام الحالي لتحديد أي ثغرات أو ميزات تختار الاحتفاظ بها وتلك التي يجب التخلص منها. يساعد تحليل النظام الحالي وتحديد المتطلبات أيضًا الشركة على معرفة ما إذا كان بإمكانها تطوير نظام الاتصال الموحد داخليًا أو الحصول على واحد من مزود الخدمة.

من المهم أيضًا مناقشة ميزات الإدارة الأخرى لنظام الاتصال الموحد التي ستكون مطلوبة. إحدى القدرات المشتركة التي تتطلبها معظم الشركات هي توفير المستخدم. يستلزم توفير المستخدم إدارة حسابات المستخدمين. تندرج وظائف مثل حذف الحساب وإنشاءه وتحريره ضمن إدارة حسابات المستخدمين. يتيح توفير المستخدم المتقدم أيضًا للشركات تحديد حدود وصول المستخدمين بناءً على امتيازات النظام المخصصة لهم.

2. أجهزة النظام

في أي عمل ، يتم تطوير أي نظام اتصالات موحد ليعمل على أجهزة مختلفة للمستخدمين. يتم تشغيل الأنظمة على أجهزة شائعة للسماح بالاستجابة السريعة للاتصال وتجنب إزعاج المستخدمين من خلال مطالبتهم بالحصول على أجهزة جديدة.

اعتمادًا على النشاط التجاري ، يمكن تجميع الأجهزة التي سيتم تضمينها في الاتصال الموحد في فئتين. الفئتان هما الأجهزة الشخصية وأجهزة الشركة. تختار بعض الشركات تزويد موظفيها بأجهزة العمل مثل الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة. من ناحية أخرى ، تتطلب بعض الشركات الأخرى من الموظفين استخدام أجهزتهم الخاصة لتنفيذ مهامهم اليومية وتحقيق أهدافهم.

اعتمادًا على الفئة التي تندرج تحت عملك ، سيختلف تنفيذ نظام الاتصال الموحد. في الشركات التي تمنح الموظفين أجهزة ، غالبًا ما تكون الأجهزة مرتبطة بالعمل وتكون مؤمنة للغاية. في مثل هذه الحالات ، لا تقلق الشركة بشأن إضافة الأجهزة إلى نظام الاتصال الموحد لأنها آمنة ولن تخلق ثغرات أمنية.

عند التعامل مع الشركات التي يستخدم فيها الموظفون أجهزتهم الخاصة ، يمكن أن يتعرض أمن النظام للخطر. وذلك لأن معظم الأجهزة الشخصية التي يستخدمها الموظفون لا تحتوي على شروط أمان كافية.

في مثل هذه الحالات ، من الآمن تقييد المهام والبيانات التي يمكن الوصول إليها من هذه الأجهزة. البيانات محدودة بناءً على أهميتها ومتطلبات السرية. يمكن أن يؤدي السماح للأجهزة المملوكة للموظفين بامتلاك قدرات غير محدودة كجزء من نظام الاتصال الموحد إلى تعريض الشركة لخطر القرصنة والتجسس على الشركات وما إلى ذلك.

من المهم أيضًا مراعاة تكامل الأجهزة في نظام الاتصال الموحد. يُنصح أكثر بالأنظمة التي توفر تكاملاً سهلاً مع الأجهزة الأخرى لضمان استفادة جميع المستخدمين من النظام.

3. أمن البيانات

في حين أن تنفيذ أنظمة الاتصال الموحدة يوفر العديد من المزايا ، إلا أنه قد يكون أيضًا عيبًا كبيرًا للأعمال التجارية. عند إعداد نظام اتصال موحد ، تتوقع أن يظل أمان البيانات ثابتًا أو يزيد.

عند تنفيذ أنظمة اتصالات موحدة ، فإن أكثر الأمور شيوعًا بشأن أمن البيانات هي عقد المؤتمرات عبر الإنترنت والاجتماعات الافتراضية. هؤلاء هم الأكثر عرضة للتطفل من قبل الأفراد غير المصرح لهم.

للتأكد من أن نظامك لا يضر بأمن بيانات الأعمال ، اتصل بمزود النظام أو المطور. اطلب التوثيق المناسب للتطبيقات والميزات الأمنية في النظام التي ستضمن عدم تعرض بيانات عملك للخطر. يمكنك استشارة أحد خبراء الأمن السيبراني لمراجعة تطبيقات الأمان في وثائق النظام لشرح ما إذا كانت كافية ومتطورة بشكل جيد.

بمجرد تنفيذ النظام في العمل ، من المهم أيضًا مراعاة الطرق المختلفة الموصى بها لحماية النظام. هناك العديد من ممارسات الحوسبة الآمنة التي يجب مراعاتها عند استخدام أنظمة الاتصال الموحدة.

هناك جانب آخر لأمن النظام يجب تسليط الضوء عليه وهو تشفير بيانات اعتماد المستخدم. هذا هو المفتاح لضمان أنه في حالة حدوث خرق للبيانات ، لا يمكن استخدام بيانات اعتماد المستخدم للوصول إلى النظام.

4. تدريب المستخدم

الخطوة الأخيرة عند إنشاء نظام اتصال موحد للأعمال التجارية هي تثقيف المستخدم. من الضروري تثقيف المستخدمين حول كيفية استخدام النظام بشكل جيد والتأكد من حصولهم على أقصى استفادة منه.

يتم تدريب المستخدم قبل بدء تشغيل النظام بالكامل ، والذي يحل محل نظام الاتصال السابق. أثناء تدريب المستخدم ، يجب أيضًا تعليم الحوسبة الدفاعية لتعزيز ميزات الأمان المنفذة للنظام.

يجب ألا يتجاهل تدريب المستخدم تدريب المستخدمين على كيفية التعامل مع الأخطاء المختلفة من النظام. يساعد ذلك في ضمان قدرة المستخدمين على العمل مع النظام بأقل قدر من المساعدة من فريق دعم تكنولوجيا المعلومات.

استنتاج

سيوفر تنفيذ نظام اتصالات موحد العديد من الفوائد لعملك بسبب ميزاته الإضافية. ستساعد الميزات الإضافية في تحسين سير العمل وتمكين تنفيذ العمل المختلط.