Tipps und Anleitungen zum Einrichten eines einheitlichen Kommunikationssystems für ein Unternehmen

Im Laufe der Jahre hat sich die Kommunikation in Unternehmen weiterentwickelt. Es wurde weiterentwickelt, um mehr Funktionen aufzunehmen und kostengünstigere Kommunikationslösungen bereitzustellen. Unternehmen haben die Nutzung von Festnetztelefonen aufgegeben. Sie übernahmen Telefone, die Internetverbindungen nutzten und über VoIP übermittelten.

Eine Veränderung, die in Unternehmen stattgefunden hat, ist die Einführung von einheitlichen Kommunikationssystemen. Unified Communication Systeme sind eine allumfassende Plattform. Sie dienen der Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen. Sie erreichen dies durch Sprachanrufe, Nachrichten und Videoanrufe.

Die Einführung einheitlicher Kommunikationssysteme war vor 2020 nicht sehr beliebt. Mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie implementierten jedoch mehr Unternehmen einheitliche Kommunikationssysteme, um den hybriden Arbeitsstil zu fördern. Seitdem sind Unified Communications-Systeme in vielen Unternehmen zu einem gemeinsamen Gut geworden.

Marken, die vereinheitlichte Kommunikationssysteme einrichten möchten, sollten keine Angst haben, da der Einrichtungsprozess unkompliziert ist. In diesem Artikel wird der Prozess zum Einrichten eines einheitlichen Kommunikationssystems für ein Unternehmen erläutert.

1. Anforderungsverständnis

Ähnlich wie bei anderen Systemen, die in Geschäftsumgebungen eingesetzt werden, müssen die Anforderungen klar definiert werden. Eine klare Anforderungsdefinition trägt dazu bei, dass das implementierte System Auswirkungen auf das Unternehmen hat und ihm hilft, seine strategischen Ziele zu erreichen.

Unternehmen, die vereinheitlichte Kommunikationssysteme implementieren möchten, sollten ihre Anforderungen skizzieren, bevor sie sich für einen UC-Dienstanbieter entscheiden. Der erste Schritt bei der Definition von Anforderungen besteht darin, sich an die beabsichtigten Benutzer des Systems zu wenden und nach der Funktionalität zu fragen, die sie vom System angeboten bekommen möchten.

Die Kommunikation mit den beabsichtigten Benutzern oder Geschäftsmitarbeitern trägt dazu bei, dass das System eine hohe Benutzerakzeptanz erhält. Sie sollten auch das aktuelle System analysieren, um Schlupflöcher oder Funktionen zu identifizieren, die Sie beibehalten möchten, und solche, die aufgegeben werden sollten. Die Analyse des bestehenden Systems und die Definition der Anforderungen hilft einem Unternehmen auch zu wissen, ob es das Unified Communication System intern entwickeln oder eines von einem Dienstleister beziehen kann.

Es ist auch wichtig, andere Verwaltungsfunktionen des vereinheitlichten Kommunikationssystems zu erörtern, die benötigt werden. Eine gemeinsame Funktion, die von den meisten Unternehmen benötigt wird, ist die Benutzerbereitstellung. Die Benutzerbereitstellung umfasst die Verwaltung von Benutzerkonten. Funktionen wie das Löschen, Erstellen und Bearbeiten von Konten fallen unter die Benutzerbereitstellung. Die erweiterte Benutzerbereitstellung ermöglicht es einem Unternehmen auch, die Zugriffsbeschränkungen von Benutzern basierend auf ihren zugewiesenen Systemberechtigungen zu definieren.

2. Systemgeräte

In jedem Unternehmen wird ein einheitliches Kommunikationssystem entwickelt, um auf verschiedenen Geräten für die Benutzer ausgeführt zu werden. Die Systeme werden auf gängigen Geräten ausgeführt, um eine schnelle Reaktion auf die Kommunikation zu ermöglichen und zu vermeiden, dass Benutzer belästigt werden, indem von ihnen verlangt wird, neue Geräte zu erwerben.

Je nach Unternehmen können die Geräte, die in die Unified Communication einbezogen werden, in zwei Kategorien eingeteilt werden. Die beiden Kategorien sind persönliche Geräte und Firmengeräte. Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, ihren Mitarbeitern Arbeitsgeräte wie Smartphones und Laptops zur Verfügung zu stellen. Einige andere Unternehmen hingegen verlangen von Mitarbeitern, dass sie ihre eigenen Geräte verwenden, um ihre täglichen Aufgaben auszuführen und ihre Ziele zu erreichen.

Je nachdem, in welche Kategorie Ihr Unternehmen fällt, variiert die Implementierung des einheitlichen Kommunikationssystems. In Unternehmen, die Mitarbeitern Geräte zur Verfügung stellen, sind die Geräte oft mit dem Unternehmen verbunden und hochgradig gesichert. In solchen Fällen muss sich das Unternehmen nicht darum kümmern, die Geräte zum einheitlichen Kommunikationssystem hinzuzufügen, da sie sicher sind und keine Sicherheitslücken schaffen.

Bei Unternehmen, in denen Mitarbeiter ihre eigenen Geräte verwenden, kann die Sicherheit des Systems gefährdet sein. Dies liegt daran, dass die meisten persönlichen Geräte, die von Mitarbeitern verwendet werden, nicht über ausreichende Sicherheitsvorkehrungen verfügen.

In solchen Fällen ist es sicher, die Aufgaben und Daten zu begrenzen, auf die von diesen Geräten aus zugegriffen werden kann. Die Daten werden aufgrund ihrer Bedeutung und Vertraulichkeitsanforderungen begrenzt. Wenn den mitarbeitereigenen Geräten als Teil des einheitlichen Kommunikationssystems unbegrenzte Möglichkeiten gewährt werden, kann das Unternehmen dem Risiko von Hacking, Unternehmensspionage usw. ausgesetzt werden.

Es ist auch wichtig, die Integration von Geräten in das Unified Communication System zu berücksichtigen. Systeme, die eine einfache Integration mit anderen Geräten bieten, sind empfehlenswerter, um sicherzustellen, dass alle Benutzer von dem System profitieren können.

3. Datensicherheit

Während die Implementierung von Unified Communications-Systemen viele Vorteile bietet, kann sie für ein Unternehmen auch ein großer Nachteil sein. Beim Aufbau eines Unified Communication Systems erwarten Sie eine gleichbleibende oder steigende Datensicherheit.

Bei der Implementierung von Unified Communications-Systemen sind Webkonferenzen und virtuelle Meetings die häufigsten Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit. Diese sind am anfälligsten für das Eindringen unbefugter Personen.

Um sicherzustellen, dass Ihr System die Datensicherheit des Unternehmens nicht gefährdet, wenden Sie sich an den Anbieter oder Entwickler des Systems. Fordern Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation der Sicherheitsimplementierungen und -funktionen im System an, die sicherstellen, dass Ihre Geschäftsdaten nicht gefährdet werden. Sie können einen Experten für Cybersicherheit konsultieren, um die Sicherheitsimplementierungen in der Systemdokumentation zu überprüfen und zu erklären, ob sie ausreichend und gut entwickelt sind.

Sobald das System im Unternehmen implementiert ist, ist es auch wichtig, die verschiedenen empfohlenen Möglichkeiten zum Schutz des Systems zu berücksichtigen. Bei der Verwendung von Unified Communications-Systemen sind zahlreiche sichere Computerpraktiken zu beachten.

Ein weiterer hervorzuhebender Aspekt der Systemsicherheit ist die Verschlüsselung der Benutzeranmeldeinformationen. Dies ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass im Falle einer Datenschutzverletzung die Benutzeranmeldeinformationen nicht für den Zugriff auf das System verwendet werden können.

4. Benutzerschulung

Der letzte Schritt beim Einrichten eines einheitlichen Kommunikationssystems für ein Unternehmen ist die Schulung des Benutzers. Es ist wichtig, die Benutzer darin zu schulen, wie man das System gut verwendet, und sicherzustellen, dass sie das Beste daraus machen.

Vor dem vollständigen Rollout des Systems, das das bisherige Kommunikationssystem ablöst, erfolgt eine Anwenderschulung. Während der Benutzerschulung sollte auch defensives Computing gelehrt werden, um die implementierten Sicherheitsfunktionen des Systems zu verbessern.

Die Benutzerschulung sollte die Schulung der Benutzer im Umgang mit verschiedenen Fehlern des Systems nicht übersehen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Benutzer mit minimaler Hilfe des IT-Supportteams mit dem System arbeiten können.

Fazit

Die Implementierung eines einheitlichen Kommunikationssystems bietet Ihrem Unternehmen aufgrund seiner zusätzlichen Funktionen viele Vorteile. Die zusätzlichen Funktionen werden dazu beitragen, den Arbeitsablauf zu verbessern und die Umsetzung von hybridem Arbeiten zu ermöglichen.