Wskazówki i jak skonfigurować ujednolicony system komunikacyjny dla firmy

Na przestrzeni lat komunikacja w biznesie ewoluowała. Ewoluował, aby pomieścić więcej funkcji i zapewnić bardziej opłacalne rozwiązania komunikacyjne. Firmy zrezygnowały z używania telefonów stacjonarnych. Przyjęli telefony, które korzystały z połączeń internetowych i transmitowały za pomocą VoIP.

Zmianą, jaka zaszła w przedsiębiorstwach, jest przyjęcie ujednoliconych systemów komunikacyjnych. Zunifikowane systemy komunikacji to wszechstronna platforma. Służą do współpracy i komunikacji w biznesie. Osiągają to za pomocą połączeń głosowych, wiadomości i połączeń wideo.

Wprowadzenie ujednoliconych systemów komunikacji nie było popularne przed 2020 r. Jednak wraz z nadejściem pandemii COVID-19 więcej firm wdrożyło ujednolicone systemy komunikacji w celu promowania hybrydowego stylu pracy. Od tego czasu ujednolicone systemy komunikacyjne stały się powszechnym zasobem w wielu firmach.

Marki, które chcą skonfigurować ujednolicone systemy komunikacyjne, nie powinny się obawiać, ponieważ proces konfiguracji jest prosty. W tym artykule omówiono proces konfigurowania ujednoliconego systemu komunikacyjnego dla firmy.

1. Zrozumienie wymagań

Podobnie jak w przypadku innych systemów wdrażanych w środowiskach biznesowych, należy jasno zdefiniować wymagania. Jasna definicja wymagań pomaga zapewnić, że wdrożony system ma wpływ na biznes i pomaga mu osiągnąć cele strategiczne.

Przedsiębiorstwa, które chcą wdrożyć ujednolicone systemy komunikacyjne, powinny określić swoje wymagania przed wyborem dostawcy usług UC. Pierwszym krokiem podczas definiowania wymagań jest zwrócenie się do docelowych użytkowników systemu i zapytanie ich o funkcjonalność, jaką chcieliby, aby oferował im system.

Komunikacja z zamierzonymi użytkownikami lub pracownikami biznesowymi pomaga zapewnić, że system uzyska wysoką ocenę akceptacji użytkowników. Powinieneś również przeanalizować obecny system, aby zidentyfikować wszelkie luki lub funkcje, które zdecydujesz się zachować, i te, które należy porzucić. Analiza istniejącego systemu i zdefiniowanie wymagań pomaga również firmie dowiedzieć się, czy może opracować ujednolicony system komunikacyjny we własnym zakresie, czy też uzyskać go od usługodawcy.

Ważne jest również omówienie innych funkcji zarządzania ujednoliconym systemem komunikacji, które będą potrzebne. Jedną z powszechnych funkcji wymaganych przez większość firm jest obsługa administracyjna użytkowników. Zaopatrzenie użytkowników obejmuje zarządzanie kontami użytkowników. Funkcje takie jak usuwanie, tworzenie i edytowanie kont wchodzą w zakres obsługi administracyjnej użytkowników. Zaawansowane udostępnianie użytkowników umożliwia również firmom definiowanie limitów dostępu użytkowników na podstawie przydzielonych im uprawnień systemowych.

2. Urządzenia systemowe

W każdej firmie każdy system ujednoliconej komunikacji jest opracowywany tak, aby działał na różnych urządzeniach dla użytkowników. Systemy działają na wspólnych urządzeniach, aby umożliwić szybką reakcję na komunikację i uniknąć niedogodności dla użytkowników, wymagając od nich zakupu nowych urządzeń.

W zależności od branży urządzenia, które zostaną objęte ujednoliconą komunikacją, można podzielić na dwie kategorie. Dwie kategorie to urządzenia osobiste i urządzenia firmowe. Niektóre firmy decydują się na zapewnienie swoim pracownikom urządzeń do pracy, takich jak smartfony i laptopy. Z drugiej strony niektóre inne firmy wymagają od pracowników korzystania z własnych urządzeń do wykonywania codziennych zadań i osiągania celów.

W zależności od kategorii, do której należy Twoja firma, wdrożenie systemu ujednoliconej komunikacji będzie się różnić. W firmach, które dają pracownikom urządzenia, urządzenia te są często powiązane z firmą i są wysoce zabezpieczone. W takich przypadkach firma nie martwi się o dodanie urządzeń do ujednoliconego systemu komunikacyjnego, ponieważ są one bezpieczne i nie stwarzają luk w zabezpieczeniach.

W przypadku firm, w których pracownicy korzystają z własnych urządzeń, bezpieczeństwo systemu może zostać naruszone. Dzieje się tak dlatego, że większość urządzeń osobistych używanych przez pracowników nie posiada odpowiednich zabezpieczeń.

W takich przypadkach bezpieczne jest ograniczenie zadań i danych, do których można uzyskać dostęp z tych urządzeń. Dane są ograniczone ze względu na ich wagę i wymogi dotyczące poufności. Umożliwienie urządzeniom należącym do pracowników posiadania nieograniczonych możliwości w ramach ujednoliconego systemu komunikacji może narazić firmę na ryzyko włamania, szpiegostwa korporacyjnego itp.

Ważne jest również rozważenie integracji urządzeń w system ujednoliconej komunikacji. Bardziej zalecane są systemy, które oferują łatwą integrację z innymi urządzeniami, aby wszyscy użytkownicy mogli z nich korzystać.

3. Bezpieczeństwo danych

Wdrożenie ujednoliconych systemów komunikacyjnych ma wiele zalet, ale może być również ogromną wadą dla firmy. Konfigurując ujednolicony system komunikacyjny, oczekujesz, że bezpieczeństwo danych pozostanie stałe lub wzrośnie.

Podczas wdrażania ujednoliconych systemów komunikacyjnych najczęstszym problemem związanym z bezpieczeństwem danych są konferencje internetowe i spotkania wirtualne. Są one najbardziej podatne na wtargnięcie przez nieupoważniony personel.

Aby upewnić się, że Twój system nie zagraża bezpieczeństwu danych firmy, skontaktuj się z dostawcą systemu lub programistą. Poproś o odpowiednią dokumentację implementacji zabezpieczeń i funkcji w systemie, która zagwarantuje, że Twoje dane biznesowe nie zostaną naruszone. Możesz skonsultować się z ekspertem ds. bezpieczeństwa cybernetycznego, aby przejrzał implementacje zabezpieczeń w dokumentacji systemu i wyjaśnił, czy są one wystarczające i dobrze rozwinięte.

Po wdrożeniu systemu w firmie ważne jest również rozważenie różnych zalecanych sposobów ochrony systemu. Podczas korzystania z ujednoliconych systemów komunikacyjnych należy przestrzegać wielu bezpiecznych praktyk komputerowych.

Kolejnym aspektem bezpieczeństwa systemu, który należy podkreślić, jest szyfrowanie danych uwierzytelniających użytkownika. Ma to kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​w przypadku naruszenia danych dane uwierzytelniające użytkownika nie będą mogły zostać użyte w celu uzyskania dostępu do systemu.

4. Szkolenie użytkowników

Ostatnim krokiem podczas konfigurowania ujednoliconego systemu komunikacji dla firmy jest edukacja użytkownika. Bardzo ważne jest, aby edukować użytkowników, jak dobrze korzystać z systemu i jak najlepiej go wykorzystać.

Szkolenia użytkowników odbywają się przed całkowitym wdrożeniem systemu, który zastępuje dotychczasowy system komunikacji. Podczas szkolenia użytkowników należy również uczyć informatyki defensywnej, aby ulepszyć zaimplementowane funkcje bezpieczeństwa systemu.

Szkolenie użytkowników nie powinno pomijać szkolenia użytkowników w zakresie obsługi różnych błędów z systemu. Pomaga to zapewnić, że użytkownicy mogą pracować z systemem przy minimalnej pomocy zespołu wsparcia IT.

Wniosek

Wdrożenie systemu zunifikowanej komunikacji przyniesie Twojej firmie wiele korzyści dzięki dodatkowym funkcjom. Dodatkowe funkcje pomogą usprawnić przepływ pracy i umożliwią wdrożenie pracy hybrydowej.