İpuçları ve Bir İşletme İçin Birleşik İletişim Sisteminin Kurulumu

Yıllar geçtikçe, işletmelerde iletişim gelişti. Daha fazla özelliği barındırmak ve daha uygun maliyetli iletişim çözümleri sağlamak için geliştirildi. İşletmeler sabit hatlı telefon kullanımını bıraktı. İnternet bağlantılarını kullanan ve VoIP kullanarak iletilen telefonları benimsediler.

İşletmelerde meydana gelen bir değişiklik, birleşik iletişim sistemlerinin benimsenmesidir. Birleşik iletişim sistemleri her şeyi kapsayan bir platformdur. İşletmelerde işbirliği ve iletişim için kullanılırlar. Bunları sesli arama, mesajlaşma ve görüntülü arama yoluyla elde ederler.

Birleşik iletişim sistemlerinin benimsenmesi 2020'den önce popüler değildi. Ancak, COVID-19 salgınının başlamasıyla birlikte, daha fazla işletme hibrit çalışma tarzını desteklemek için birleşik iletişim sistemlerini uygulamaya koydu. O zamandan beri, birleşik iletişim sistemleri birçok işletmede ortak bir varlık haline geldi.

Tümleşik iletişim sistemleri kurmak isteyen markalar, kurulum süreci basit olduğu için korkmamalıdır. Bu makalede, bir işletme için birleşik bir iletişim sistemi kurma süreci anlatılmaktadır.

1. Gereksinim Anlayışı

İş ortamlarında uygulanan diğer sistemlere benzer şekilde, gereksinimlerin net bir şekilde tanımlanması gerekir. Net bir gereksinim tanımı, uygulanan sistemin iş üzerinde bir etkiye sahip olmasını sağlamaya ve stratejik hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur.

Birleşik iletişim sistemlerini uygulamak isteyen işletmeler, UC hizmet sağlayıcılarını seçmeye başlamadan önce gereksinimlerinin ana hatlarını çizmelidir. Gereksinimleri tanımlarken ilk adım, sistemin hedef kullanıcılarına yaklaşmak ve sistem tarafından onlara sunulmasını istedikleri işlevselliği sormaktır.

Hedeflenen kullanıcılarla veya iş çalışanlarıyla iletişim kurmak, sistemin yüksek bir kullanıcı kabul derecesi almasını sağlamaya yardımcı olur. Ayrıca, korumayı tercih ettiğiniz ve ortadan kaldırılması gereken boşlukları veya özellikleri belirlemek için mevcut sistemi yerinde analiz etmelisiniz. Mevcut sistemi analiz etmek ve gereksinimleri tanımlamak, bir işletmenin tümleşik iletişim sistemini şirket içinde mi yoksa bir hizmet sağlayıcıdan mı geliştirebileceğini bilmesine yardımcı olur.

Birleşik iletişim sisteminin ihtiyaç duyulacak diğer yönetim özelliklerinin tartışılması da önemlidir. Çoğu işletmenin ihtiyaç duyduğu ortak bir yetenek, kullanıcı sağlamadır. Kullanıcı sağlama, kullanıcı hesaplarının yönetimini gerektirir. Hesap silme, oluşturma ve düzenleme gibi işlevler, kullanıcı yetkilendirme kapsamına girer. Gelişmiş kullanıcı provizyonu ayrıca bir işletmenin, tahsis edilen sistem ayrıcalıklarına göre kullanıcıların erişim sınırlarını tanımlamasına olanak tanır.

2. Sistem Aygıtları

Herhangi bir işletmede, kullanıcılar için çeşitli cihazlarda çalışacak şekilde herhangi bir birleşik iletişim sistemi geliştirilir. Sistemler, iletişime hızlı yanıt verilmesini sağlamak ve kullanıcıları yeni cihazlar almalarını gerektirerek rahatsız etmekten kaçınmak için ortak cihazlar üzerinde çalıştırılır.

İşe bağlı olarak, birleşik iletişimde yer alacak cihazlar iki kategoride toplanabilir. İki kategori kişisel cihazlar ve şirket cihazlarıdır. Bazı şirketler, çalışanlarına akıllı telefonlar ve dizüstü bilgisayarlar gibi iş cihazları sağlamayı tercih ediyor. Diğer bazı işletmeler ise çalışanların günlük görevlerini yerine getirmek ve hedeflerine ulaşmak için kendi cihazlarını kullanmalarını şart koşuyor.

İşletmenizin hangi kategoriye girdiğine bağlı olarak, tümleşik iletişim sisteminin uygulanması değişiklik gösterecektir. Çalışanlara cihaz veren işletmelerde, cihazlar genellikle işletmeyle bağlantılıdır ve yüksek düzeyde güvenlidir. Bu gibi durumlarda, güvenli oldukları ve güvenlik açıkları oluşturmayacakları için işletme, cihazları birleşik iletişim sistemine ekleme endişesi taşımaz.

Çalışanların kendi cihazlarını kullandığı işletmelerle uğraşırken, sistemin güvenliği tehlikeye girebilir. Bunun nedeni, çalışanlar tarafından kullanılan çoğu kişisel cihazın yeterli güvenlik önlemlerine sahip olmamasıdır.

Bu gibi durumlarda, bu cihazlardan erişilebilecek görevleri ve verileri sınırlamak güvenlidir. Veriler, önem ve gizlilik gerekliliklerine göre sınırlandırılmıştır. Çalışanlara ait cihazların birleşik iletişim sisteminin bir parçası olarak sınırsız yeteneklere sahip olmasına izin vermek, işletmeyi bilgisayar korsanlığı, kurumsal casusluk vb. risklere maruz bırakabilir.

Cihazların birleşik iletişim sistemine entegrasyonunu dikkate almak da önemlidir. Tüm kullanıcıların sistemden yararlanabilmesi için diğer cihazlarla kolay entegrasyon sağlayan sistemler daha çok tavsiye edilmektedir.

3. Veri Güvenliği

Birleşik iletişim sistemlerinin uygulanması birçok avantaj sunarken, bir işletme için çok büyük bir dezavantaj da olabilir. Birleşik bir iletişim sistemi kurarken, veri güvenliğinin sabit kalmasını veya artmasını beklersiniz.

Birleşik iletişim sistemlerini uygularken, en yaygın veri güvenliği endişesi web konferansı ve sanal toplantılardır. Bunlar, yetkisiz personelin izinsiz girişine en duyarlı olanlardır.

Sisteminizin işletmenin veri güvenliğini tehlikeye atmadığından emin olmak için sistem sağlayıcısı veya geliştiricisi ile iletişime geçin. İş verilerinizin tehlikeye atılmamasını sağlayacak sistemdeki güvenlik uygulamalarının ve özelliklerinin uygun şekilde belgelenmesini isteyin. Güvenlik uygulamalarının yeterli ve iyi gelişmiş olup olmadığını açıklamak için sistem belgelerindeki güvenlik uygulamalarını gözden geçirmek üzere bir siber güvenlik uzmanına danışabilirsiniz.

Sistem işletmede uygulandıktan sonra, sistemi korumak için önerilen çeşitli yolları dikkate almak da önemlidir. Birleşik iletişim sistemlerini kullanırken gözlemlenmesi gereken çok sayıda güvenli bilgi işlem uygulaması vardır.

Sistem güvenliğinin vurgulanması gereken bir başka yönü de kullanıcı kimlik bilgilerinin şifrelenmesidir. Bu, bir veri ihlali durumunda, kullanıcı kimlik bilgilerinin sisteme erişmek için kullanılmamasını sağlamanın anahtarıdır.

4. Kullanıcı Eğitimi

Bir işletme için birleşik iletişim sistemi kurarken son adım, kullanıcıyı eğitmektir. Kullanıcıları sistemin nasıl iyi kullanılacağı konusunda eğitmek ve bundan en iyi şekilde yararlanmalarını sağlamak çok önemlidir.

Kullanıcı eğitimi, önceki iletişim sisteminin yerini alan sistemin tam olarak devreye alınmasından önce yapılır. Kullanıcı eğitimi sırasında, sistemin uygulanan güvenlik özelliklerini artırmak için defansif bilgi işlem de öğretilmelidir.

Kullanıcı eğitimi, kullanıcıların sistemden çeşitli hataların nasıl ele alınacağı konusunda eğitimi gözden kaçırmamalıdır. Bu, kullanıcıların BT destek ekibinden minimum yardım alarak sistemle çalışabilmelerini sağlamaya yardımcı olur.

Çözüm

Tümleşik bir iletişim sisteminin uygulanması, ek özellikleri nedeniyle işletmenize birçok fayda sağlayacaktır. Ek özellikler, iş akışını iyileştirmeye yardımcı olacak ve hibrit çalışmanın uygulanmasını sağlayacaktır.