Tips & Cara Menyiapkan Sistem Komunikasi Terpadu untuk Bisnis

Selama bertahun-tahun, komunikasi dalam bisnis telah berkembang. Ini telah berevolusi untuk mengakomodasi lebih banyak fitur dan memberikan solusi komunikasi yang lebih hemat biaya. Bisnis meninggalkan penggunaan telepon rumah. Mereka mengadopsi telepon yang menggunakan koneksi internet dan ditransmisikan menggunakan VoIP.

Perubahan yang terjadi dalam bisnis adalah penerapan sistem komunikasi terpadu. Sistem komunikasi terpadu adalah platform yang mencakup segalanya. Mereka digunakan untuk kolaborasi dan komunikasi dalam bisnis. Mereka mencapai ini melalui panggilan suara, pesan, dan panggilan video.

Adopsi sistem komunikasi terpadu tidak populer sebelum tahun 2020. Namun, dengan dimulainya pandemi COVID-19, semakin banyak bisnis yang menerapkan sistem komunikasi terpadu untuk mempromosikan gaya kerja hybrid. Sejak saat itu, sistem komunikasi terpadu telah menjadi aset bersama di banyak bisnis.

Merek yang ingin menyiapkan sistem komunikasi terpadu tidak perlu takut karena proses penyiapannya sangat mudah. Artikel ini membahas proses menyiapkan sistem komunikasi terpadu untuk bisnis.

1. Pemahaman Persyaratan

Mirip dengan sistem lain yang diterapkan di lingkungan bisnis, kita harus mendefinisikan persyaratan dengan jelas. Definisi persyaratan yang jelas membantu memastikan sistem yang diterapkan berdampak pada bisnis dan membantu mencapai tujuan strategisnya.

Bisnis yang ingin menerapkan sistem komunikasi terpadu harus menguraikan persyaratan mereka sebelum memulai memilih penyedia layanan UC mereka. Langkah pertama saat menentukan persyaratan adalah mendekati pengguna sistem yang dituju dan bertanya tentang fungsionalitas yang ingin mereka tawarkan oleh sistem.

Berkomunikasi dengan pengguna atau karyawan bisnis yang dituju membantu memastikan sistem akan mendapatkan peringkat penerimaan pengguna yang tinggi. Anda juga harus menganalisis sistem saat ini untuk mengidentifikasi celah atau fitur apa pun yang Anda pilih untuk dipertahankan dan yang harus dibuang. Menganalisis sistem yang ada dan menentukan persyaratan juga membantu bisnis mengetahui apakah dapat mengembangkan sistem komunikasi terpadu di rumah atau mendapatkannya dari penyedia layanan.

Penting juga untuk membahas fitur manajemen lain dari sistem komunikasi terpadu yang akan dibutuhkan. Salah satu kemampuan umum yang dibutuhkan oleh sebagian besar bisnis adalah penyediaan pengguna. Penyediaan pengguna memerlukan pengelolaan akun pengguna. Fungsi seperti penghapusan akun, pembuatan, dan pengeditan termasuk dalam penyediaan pengguna. Penyediaan pengguna tingkat lanjut juga memungkinkan bisnis untuk menentukan batas akses pengguna berdasarkan hak istimewa sistem yang dialokasikan.

2. Perangkat Sistem

Dalam bisnis apa pun, sistem komunikasi terpadu apa pun dikembangkan untuk berjalan di berbagai perangkat bagi pengguna. Sistem dijalankan pada perangkat umum untuk memungkinkan respons cepat terhadap komunikasi dan menghindari ketidaknyamanan pengguna dengan mengharuskan mereka mendapatkan perangkat baru.

Bergantung pada bisnisnya, perangkat yang akan disertakan dalam komunikasi terpadu dapat dikelompokkan menjadi dua kategori. Dua kategori tersebut adalah perangkat pribadi dan perangkat perusahaan. Beberapa perusahaan memilih untuk memberi karyawannya perangkat kerja seperti smartphone dan laptop. Beberapa bisnis lain, di sisi lain, mengharuskan karyawan menggunakan perangkat mereka sendiri untuk menjalankan tugas sehari-hari dan memenuhi tujuan mereka.

Bergantung pada kategori bisnis Anda, penerapan sistem komunikasi terpadu akan bervariasi. Dalam bisnis yang memberikan perangkat kepada karyawan, perangkat sering kali ditautkan ke bisnis dan sangat aman. Dalam kasus seperti itu, bisnis tidak perlu khawatir untuk menambahkan perangkat ke sistem komunikasi terpadu karena aman dan tidak akan menimbulkan kerentanan keamanan.

Saat berhadapan dengan bisnis di mana karyawan menggunakan perangkat mereka sendiri, keamanan sistem dapat dikompromikan. Hal ini dikarenakan sebagian besar perangkat pribadi yang digunakan karyawan tidak memiliki bekal keamanan yang memadai.

Dalam kasus seperti itu, aman untuk membatasi tugas dan data yang dapat diakses dari perangkat ini. Data dibatasi berdasarkan persyaratan kepentingan dan kerahasiaannya. Mengizinkan perangkat milik karyawan memiliki kemampuan tak terbatas sebagai bagian dari sistem komunikasi terpadu dapat menempatkan bisnis dalam risiko peretasan, spionase perusahaan, dll.

Penting juga untuk mempertimbangkan integrasi perangkat ke dalam sistem komunikasi terpadu. Sistem yang menawarkan integrasi yang mudah dengan perangkat lain lebih direkomendasikan untuk memastikan semua pengguna dapat memperoleh manfaat dari sistem tersebut.

3. Keamanan Data

Sementara penerapan sistem komunikasi terpadu menawarkan banyak keuntungan, itu juga bisa menjadi kerugian besar bagi bisnis. Saat menyiapkan sistem komunikasi terpadu, Anda mengharapkan keamanan data tetap konstan atau meningkat.

Saat menerapkan sistem komunikasi terpadu, masalah keamanan data yang paling umum adalah konferensi web dan rapat virtual. Ini adalah yang paling rentan terhadap intrusi oleh personel yang tidak berwenang.

Untuk memastikan sistem Anda tidak mengganggu keamanan data bisnis, hubungi penyedia atau pengembang sistem. Minta dokumentasi yang tepat tentang penerapan dan fitur keamanan dalam sistem yang akan memastikan data bisnis Anda tidak terganggu. Anda dapat berkonsultasi dengan pakar keamanan dunia maya untuk meninjau implementasi keamanan dalam dokumentasi sistem untuk menjelaskan apakah implementasi tersebut memadai dan dikembangkan dengan baik.

Setelah sistem diimplementasikan dalam bisnis, penting juga untuk mempertimbangkan berbagai cara yang direkomendasikan untuk melindungi sistem. Ada banyak praktik komputasi yang aman untuk diamati saat menggunakan sistem komunikasi terpadu.

Aspek lain dari keamanan sistem yang perlu disoroti adalah enkripsi kredensial pengguna. Ini adalah kunci untuk memastikan bahwa jika terjadi pelanggaran data, kredensial pengguna tidak dapat digunakan untuk mengakses sistem.

4. Pelatihan Pengguna

Langkah terakhir saat menyiapkan sistem komunikasi terpadu untuk bisnis adalah mengedukasi pengguna. Sangat penting untuk mendidik pengguna tentang cara menggunakan sistem dengan baik dan memastikan mereka mendapatkan hasil maksimal darinya.

Pelatihan pengguna dilakukan sebelum peluncuran lengkap sistem, yang menggantikan sistem komunikasi sebelumnya. Selama pelatihan pengguna, komputasi defensif juga harus diajarkan untuk meningkatkan fitur keamanan sistem yang diterapkan.

Pelatihan pengguna tidak boleh mengabaikan pelatihan pengguna tentang cara menangani berbagai kesalahan dari sistem. Ini membantu memastikan bahwa pengguna dapat bekerja dengan sistem dengan bantuan minimal dari tim dukungan TI.

Kesimpulan

Penerapan sistem komunikasi terpadu akan menawarkan banyak keuntungan bagi bisnis Anda karena fitur tambahannya. Fitur tambahan akan membantu meningkatkan alur kerja dan memungkinkan penerapan kerja hybrid.