Sfaturi și cum să configurați un sistem de comunicații unificate pentru o afacere

De-a lungul anilor, comunicarea în afaceri a evoluat. Acesta a evoluat pentru a găzdui mai multe funcții și pentru a oferi soluții de comunicare mai rentabile. Companiile au renunțat la utilizarea telefoanelor fixe. Au adoptat telefoane care foloseau conexiuni la internet și transmiteau prin VoIP.

O schimbare care a avut loc în afaceri este adoptarea sistemelor de comunicații unificate. Sistemele de comunicații unificate sunt o platformă atotcuprinzătoare. Sunt folosite pentru colaborare și comunicare în afaceri. Acestea le realizează prin apeluri vocale, mesagerie și apeluri video.

Adoptarea sistemelor de comunicații unificate nu a fost populară înainte de 2020. Cu toate acestea, odată cu debutul pandemiei de COVID-19, mai multe companii au implementat sisteme de comunicații unificate pentru a promova stilul de lucru hibrid. De atunci, sistemele de comunicații unificate au devenit un activ comun în multe afaceri.

Brandurile care doresc să creeze sisteme de comunicații unificate nu ar trebui să se teamă, deoarece procesul de configurare este simplu. Acest articol discută despre procesul de configurare a unui sistem de comunicații unificate pentru o afacere.

1. Înțelegerea cerințelor

Similar altor sisteme implementate în mediile de afaceri, trebuie să definiți clar cerințele. O definiție clară a cerințelor ajută la asigurarea că sistemul care este implementat are un impact asupra afacerii și o ajută să își atingă obiectivele strategice.

Companiile care doresc să implementeze sisteme de comunicații unificate ar trebui să își prezinte cerințele înainte de a se lansa în alegerea furnizorului de servicii UC. Primul pas atunci când definiți cerințele este să vă adresați utilizatorilor vizați ai sistemului și să întrebați despre funcționalitatea pe care și-ar dori să le ofere sistemul.

Comunicarea cu utilizatorii vizați sau cu angajații de afaceri vă ajută să vă asigurați că sistemul va obține un rating ridicat de acceptare a utilizatorilor. De asemenea, ar trebui să analizați sistemul actual în vigoare pentru a identifica eventualele lacune sau caracteristici pe care optați să le păstrați și pe cele care ar trebui eliminate. Analiza sistemului existent și definirea cerințelor ajută, de asemenea, o afacere să știe dacă poate dezvolta sistemul de comunicații unificate în interior sau poate obține unul de la un furnizor de servicii.

De asemenea, este important să discutăm despre alte caracteristici de management ale sistemului de comunicații unificate care vor fi necesare. O capacitate comună cerută de majoritatea companiilor este furnizarea de utilizatori. Aprovizionarea utilizatorilor presupune gestionarea conturilor de utilizator. Funcții precum ștergerea, crearea și editarea contului se încadrează în furnizarea utilizatorilor. De asemenea, furnizarea avansată a utilizatorilor permite unei companii să definească limitele de acces ale utilizatorilor pe baza privilegiilor lor de sistem alocate.

2. Dispozitive de sistem

În orice afacere, orice sistem de comunicații unificate este dezvoltat pentru a rula pe diverse dispozitive pentru utilizatori. Sistemele rulează pe dispozitive obișnuite pentru a permite un răspuns rapid la comunicare și pentru a evita deranjarea utilizatorilor, solicitându-le să obțină dispozitive noi.

În funcție de business, dispozitivele care vor fi incluse în comunicarea unificată pot fi grupate în două categorii. Cele două categorii sunt dispozitivele personale și dispozitivele companiei. Unele companii optează să ofere angajaților lor dispozitive de lucru, cum ar fi smartphone-uri și laptopuri. Alte companii, pe de altă parte, cer angajaților să-și folosească propriile dispozitive pentru a-și executa sarcinile zilnice și pentru a-și îndeplini obiectivele.

În funcție de categoria în care se încadrează afacerea dvs., implementarea sistemului de comunicații unificate va varia. În companiile care oferă angajaților dispozitive, dispozitivele sunt adesea legate de afacere și sunt foarte securizate. În astfel de cazuri, afacerea nu este îngrijorată cu privire la adăugarea dispozitivelor la sistemul de comunicații unificate, deoarece acestea sunt securizate și nu vor crea vulnerabilități de securitate.

Când aveți de-a face cu afaceri în care angajații își folosesc propriile dispozitive, securitatea sistemului poate fi compromisă. Acest lucru se datorează faptului că majoritatea dispozitivelor personale utilizate de angajați nu au prevederi de securitate adecvate.

În astfel de cazuri, este sigur să limitați sarcinile și datele care pot fi accesate de pe aceste dispozitive. Datele sunt limitate în funcție de importanța și cerințele de confidențialitate. Permiterea dispozitivelor deținute de angajați să aibă capacități nelimitate ca parte a sistemului de comunicații unificate poate pune afacerea în pericol de hacking, spionaj corporativ etc.

De asemenea, este important să se ia în considerare integrarea dispozitivelor în sistemul de comunicații unificate. Sistemele care oferă o integrare ușoară cu alte dispozitive sunt mai recomandate pentru a se asigura că toți utilizatorii pot beneficia de sistem.

3. Securitatea datelor

În timp ce implementarea sistemelor de comunicații unificate oferă multe avantaje, poate fi și un mare dezavantaj pentru o afacere. Când configurați un sistem de comunicații unificate, vă așteptați ca securitatea datelor să rămână constantă sau să crească.

La implementarea sistemelor de comunicații unificate, cea mai comună problemă de securitate a datelor este conferința web și întâlnirile virtuale. Acestea sunt cele mai susceptibile la intruziunea personalului neautorizat.

Pentru a vă asigura că sistemul dvs. nu compromite securitatea datelor companiei, contactați furnizorul sau dezvoltatorul sistemului. Solicitați documentația adecvată a implementărilor de securitate și a caracteristicilor din sistem care vă vor asigura că datele dvs. de afaceri nu sunt compromise. Puteți consulta un expert în securitate cibernetică pentru a revizui implementările de securitate din documentația sistemului pentru a explica dacă sunt suficiente și bine dezvoltate.

Odată ce sistemul este implementat în afacere, este de asemenea important să se ia în considerare diferitele modalități recomandate de a proteja sistemul. Există numeroase practici de calcul sigure de respectat atunci când utilizați sisteme de comunicații unificate.

Un alt aspect al securității sistemului de evidențiat este criptarea acreditărilor utilizatorului. Acest lucru este esențial pentru a vă asigura că, în cazul unei încălcări a datelor, acreditările utilizatorului nu pot fi folosite pentru a accesa sistemul.

4. Instruirea utilizatorilor

Ultimul pas atunci când se instalează un sistem de comunicații unificate pentru o afacere este educarea utilizatorului. Este vital să educați utilizatorii despre cum să folosească bine sistemul și să vă asigurați că profită la maximum de el.

Instruirea utilizatorilor se face înainte de lansarea completă a sistemului, care înlocuiește sistemul de comunicare anterior. În timpul instruirii utilizatorilor, calculul defensiv ar trebui, de asemenea, predat pentru a spori caracteristicile de securitate implementate ale sistemului.

Instruirea utilizatorilor nu trebuie să treacă cu vederea instruirea utilizatorilor cu privire la modul de a gestiona diverse erori din sistem. Acest lucru ajută la asigurarea faptului că utilizatorii pot lucra cu sistemul cu ajutorul minim din partea echipei de suport IT.

Concluzie

Implementarea unui sistem de comunicații unificate va oferi multe beneficii afacerii dumneavoastră datorită caracteristicilor sale suplimentare. Caracteristicile suplimentare vor ajuta la îmbunătățirea fluxului de lucru și vor permite implementarea lucrului hibrid.