Conseils et comment configurer un système de communication unifié pour une entreprise

Au fil des années, la communication dans les entreprises a évolué. Il a évolué pour accueillir plus de fonctionnalités et fournir des solutions de communication plus rentables. Les entreprises ont abandonné l'utilisation des téléphones fixes. Ils ont adopté des téléphones qui utilisaient des connexions Internet et transmettaient en utilisant la VoIP.

Un changement qui s'est produit dans les entreprises est l'adoption de systèmes de communication unifiés. Les systèmes de communication unifiés sont une plate-forme globale. Ils sont utilisés pour la collaboration et la communication dans les entreprises. Ils y parviennent grâce aux appels vocaux, à la messagerie et aux appels vidéo.

L'adoption de systèmes de communication unifiés n'était pas populaire avant 2020. Cependant, avec le début de la pandémie de COVID-19, de plus en plus d'entreprises ont mis en place des systèmes de communication unifiés pour promouvoir le style de travail hybride. Depuis lors, les systèmes de communication unifiés sont devenus un atout commun dans de nombreuses entreprises.

Les marques qui cherchent à mettre en place des systèmes de communication unifiés ne devraient pas avoir peur car le processus de configuration est simple. Cet article traite du processus de mise en place d'un système de communication unifié pour une entreprise.

1. Compréhension des exigences

Semblable à d'autres systèmes mis en œuvre dans des environnements commerciaux, il faut définir clairement les exigences. Une définition claire des exigences permet de s'assurer que le système mis en œuvre a un impact sur l'entreprise et l'aide à atteindre ses objectifs stratégiques.

Les entreprises qui cherchent à mettre en œuvre des systèmes de communication unifiés doivent définir leurs besoins avant de se lancer dans le choix de leur fournisseur de services UC. La première étape lors de la définition des exigences consiste à approcher les utilisateurs prévus du système et à leur poser des questions sur les fonctionnalités qu'ils aimeraient voir offertes par le système.

Communiquer avec les utilisateurs prévus ou les employés de l'entreprise permet de s'assurer que le système obtiendra un taux d'acceptation élevé des utilisateurs. Vous devez également analyser le système actuel en place pour identifier les lacunes ou les fonctionnalités que vous choisissez de conserver et celles qui doivent être abandonnées. L'analyse du système existant et la définition des exigences aident également une entreprise à savoir si elle peut développer le système de communication unifiée en interne ou en obtenir un auprès d'un fournisseur de services.

Il est également important de discuter d'autres fonctionnalités de gestion du système de communication unifiée qui seront nécessaires. Une fonctionnalité commune requise par la plupart des entreprises est le provisionnement des utilisateurs. L'approvisionnement des utilisateurs implique la gestion des comptes d'utilisateurs. Les fonctions telles que la suppression, la création et la modification de compte relèvent du provisionnement des utilisateurs. Le provisionnement avancé des utilisateurs permet également à une entreprise de définir les limites d'accès des utilisateurs en fonction des privilèges système qui leur sont attribués.

2. Périphériques système

Dans toute entreprise, tout système de communication unifiée est développé pour fonctionner sur divers appareils pour les utilisateurs. Les systèmes sont exécutés sur des appareils communs pour permettre une réponse rapide à la communication et éviter de gêner les utilisateurs en les obligeant à se procurer de nouveaux appareils.

Selon l'entreprise, les appareils qui seront inclus dans la communication unifiée peuvent être regroupés en deux catégories. Les deux catégories sont les appareils personnels et les appareils d'entreprise. Certaines entreprises choisissent de fournir à leurs employés des appareils de travail tels que des smartphones et des ordinateurs portables. Certaines autres entreprises, en revanche, exigent que les employés utilisent leurs propres appareils pour exécuter leurs tâches quotidiennes et atteindre leurs objectifs.

Selon la catégorie à laquelle appartient votre entreprise, la mise en œuvre du système de communication unifiée variera. Dans les entreprises qui donnent des appareils aux employés, les appareils sont souvent liés à l'entreprise et sont hautement sécurisés. Dans de tels cas, l'entreprise n'est pas inquiète d'ajouter les appareils au système de communication unifiée car ils sont sécurisés et ne créeront pas de failles de sécurité.

Lorsque vous traitez avec des entreprises où les employés utilisent leurs propres appareils, la sécurité du système peut être compromise. En effet, la plupart des appareils personnels utilisés par les employés ne disposent pas de dispositifs de sécurité adéquats.

Dans de tels cas, il est prudent de limiter les tâches et les données accessibles à partir de ces appareils. Les données sont limitées en raison de leur importance et des exigences de confidentialité. Permettre aux appareils appartenant aux employés d'avoir des capacités illimitées dans le cadre du système de communication unifié peut exposer l'entreprise à un risque de piratage, d'espionnage d'entreprise, etc.

Il est également important de considérer l'intégration des appareils dans le système de communication unifié. Les systèmes qui offrent une intégration facile avec d'autres appareils sont plus recommandés pour s'assurer que tous les utilisateurs peuvent bénéficier du système.

3. Sécurité des données

Si la mise en place de systèmes de communication unifiés offre de nombreux avantages, elle peut aussi constituer un énorme inconvénient pour une entreprise. Lors de la mise en place d'un système de communication unifiée, vous vous attendez à ce que la sécurité des données reste constante ou augmente.

Lors de la mise en œuvre de systèmes de communication unifiés, la préoccupation la plus courante en matière de sécurité des données concerne les conférences Web et les réunions virtuelles. Ce sont les plus sensibles à l'intrusion par du personnel non autorisé.

Pour vous assurer que votre système ne compromet pas la sécurité des données de l'entreprise, contactez le fournisseur ou le développeur du système. Demandez une documentation appropriée sur les implémentations de sécurité et les fonctionnalités du système qui garantiront que les données de votre entreprise ne sont pas compromises. Vous pouvez consulter un expert en cybersécurité pour examiner les implémentations de sécurité dans la documentation du système afin d'expliquer si elles sont suffisantes et bien développées.

Une fois le système mis en place dans l'entreprise, il est également important de considérer les différentes façons recommandées pour protéger le système. Il existe de nombreuses pratiques informatiques sûres à observer lors de l'utilisation de systèmes de communication unifiés.

Un autre aspect de la sécurité du système à souligner est le chiffrement des informations d'identification de l'utilisateur. Ceci est essentiel pour garantir qu'en cas de violation de données, les informations d'identification de l'utilisateur ne puissent pas être utilisées pour accéder au système.

4. Formation des utilisateurs

La dernière étape lors de la mise en place d'un système de communication unifiée pour une entreprise consiste à éduquer l'utilisateur. Il est essentiel d'éduquer les utilisateurs sur la façon d'utiliser correctement le système et de s'assurer qu'ils en tirent le meilleur parti.

La formation des utilisateurs est effectuée avant le déploiement complet du système, qui remplace l'ancien système de communication. Pendant la formation des utilisateurs, l'informatique défensive doit également être enseignée pour renforcer les fonctionnalités de sécurité mises en œuvre du système.

La formation des utilisateurs ne doit pas négliger la formation des utilisateurs sur la façon de gérer diverses erreurs du système. Cela permet de s'assurer que les utilisateurs peuvent travailler avec le système avec une aide minimale de l'équipe de support informatique.

Conclusion

La mise en place d'un système de communication unifiée offrira de nombreux avantages à votre entreprise en raison de ses fonctionnalités supplémentaires. Les fonctionnalités supplémentaires contribueront à améliorer le flux de travail et permettront la mise en œuvre du travail hybride.