Suggerimenti e come configurare un sistema di comunicazione unificato per un'azienda

Nel corso degli anni, la comunicazione nelle imprese si è evoluta. Si è evoluto per accogliere più funzioni e fornire soluzioni di comunicazione più convenienti. Le aziende hanno abbandonato l'uso dei telefoni fissi. Hanno adottato telefoni che utilizzavano connessioni Internet e trasmettevano tramite VoIP.

Un cambiamento che si è verificato nelle imprese è l'adozione di sistemi di comunicazione unificata. I sistemi di comunicazione unificata sono una piattaforma onnicomprensiva. Sono utilizzati per la collaborazione e la comunicazione nelle imprese. Raggiungono questi obiettivi tramite chiamate vocali, messaggistica e videochiamate.

L'adozione di sistemi di comunicazione unificata non era popolare prima del 2020. Tuttavia, con l'inizio della pandemia di COVID-19, più aziende hanno implementato sistemi di comunicazione unificata per promuovere lo stile di lavoro ibrido. Da allora, i sistemi di comunicazione unificata sono diventati una risorsa comune in molte aziende.

I marchi che desiderano creare sistemi di comunicazione unificata non dovrebbero avere paura poiché il processo di configurazione è semplice. Questo articolo discute il processo di creazione di un sistema di comunicazione unificato per un'azienda.

1. Comprensione dei requisiti

Analogamente ad altri sistemi implementati in ambienti aziendali, è necessario definire chiaramente i requisiti. Una chiara definizione dei requisiti aiuta a garantire che il sistema implementato abbia un impatto sull'azienda e la aiuti a raggiungere i suoi obiettivi strategici.

Le aziende che desiderano implementare sistemi di comunicazione unificata dovrebbero delineare i propri requisiti prima di intraprendere la scelta del proprio fornitore di servizi UC. Il primo passo quando si definiscono i requisiti è avvicinarsi agli utenti previsti del sistema e chiedere informazioni sulla funzionalità che vorrebbero fosse offerta dal sistema.

La comunicazione con gli utenti previsti o con i dipendenti aziendali contribuisce a garantire che il sistema ottenga un'elevata percentuale di accettazione da parte degli utenti. Dovresti anche analizzare l'attuale sistema in atto per identificare eventuali scappatoie o funzionalità che scegli di mantenere e quelle che dovrebbero essere abbandonate. L'analisi del sistema esistente e la definizione dei requisiti aiuta anche un'azienda a sapere se può sviluppare il sistema di comunicazione unificato internamente o ottenerne uno da un fornitore di servizi.

È anche importante discutere altre caratteristiche di gestione del sistema di comunicazione unificato che saranno necessarie. Una funzionalità comune richiesta dalla maggior parte delle aziende è il provisioning degli utenti. Il provisioning degli utenti comporta la gestione degli account utente. Funzioni come l'eliminazione, la creazione e la modifica dell'account rientrano nel provisioning degli utenti. Il provisioning avanzato degli utenti consente inoltre a un'azienda di definire i limiti di accesso degli utenti in base ai privilegi di sistema loro assegnati.

2. Dispositivi di sistema

In qualsiasi azienda, qualsiasi sistema di comunicazione unificato è sviluppato per funzionare su vari dispositivi per gli utenti. I sistemi vengono eseguiti su dispositivi comuni per consentire una risposta rapida alla comunicazione ed evitare disagi agli utenti richiedendo loro di ottenere nuovi dispositivi.

A seconda dell'azienda, i dispositivi che saranno inclusi nella comunicazione unificata possono essere raggruppati in due categorie. Le due categorie sono dispositivi personali e dispositivi aziendali. Alcune aziende scelgono di fornire ai propri dipendenti dispositivi di lavoro come smartphone e laptop. Alcune altre aziende, invece, richiedono ai dipendenti di utilizzare i propri dispositivi per eseguire le attività quotidiane e raggiungere i propri obiettivi.

A seconda della categoria in cui rientra la tua attività, l'implementazione del sistema di comunicazione unificata varierà. Nelle aziende che forniscono dispositivi ai dipendenti, i dispositivi sono spesso collegati all'azienda e sono altamente protetti. In tali casi, l'azienda non è preoccupata di aggiungere i dispositivi al sistema di comunicazione unificato poiché sono sicuri e non creeranno vulnerabilità di sicurezza.

Quando si ha a che fare con aziende in cui i dipendenti utilizzano i propri dispositivi, la sicurezza del sistema può essere compromessa. Questo perché la maggior parte dei dispositivi personali utilizzati dai dipendenti non dispone di adeguate disposizioni di sicurezza.

In tali casi, è sicuro limitare le attività e i dati a cui è possibile accedere da questi dispositivi. I dati sono limitati in base alla loro importanza e ai requisiti di riservatezza. Consentire ai dispositivi di proprietà dei dipendenti di avere capacità illimitate come parte del sistema di comunicazione unificato può mettere l'azienda a rischio di hacking, spionaggio aziendale, ecc.

È anche importante considerare l'integrazione dei dispositivi nel sistema di comunicazione unificato. I sistemi che offrono una facile integrazione con altri dispositivi sono più raccomandabili per garantire che tutti gli utenti possano beneficiare del sistema.

3. Sicurezza dei dati

Sebbene l'implementazione di sistemi di comunicazione unificata offra molti vantaggi, può anche rappresentare un enorme svantaggio per un'azienda. Quando si configura un sistema di comunicazione unificato, ci si aspetta che la sicurezza dei dati rimanga costante o aumenti.

Quando si implementano sistemi di comunicazione unificata, la preoccupazione più comune per la sicurezza dei dati è rappresentata dalle conferenze Web e dalle riunioni virtuali. Questi sono i più suscettibili all'intrusione da parte di personale non autorizzato.

Per assicurarti che il tuo sistema non comprometta la sicurezza dei dati dell'azienda, contatta il fornitore o lo sviluppatore del sistema. Richiedi la documentazione adeguata delle implementazioni e delle funzionalità di sicurezza nel sistema che assicureranno che i tuoi dati aziendali non vengano compromessi. È possibile consultare un esperto di sicurezza informatica per rivedere le implementazioni di sicurezza nella documentazione del sistema per spiegare se sono sufficienti e ben sviluppate.

Una volta implementato il sistema nell'azienda, è anche importante considerare i vari modi consigliati per proteggere il sistema. Esistono numerose pratiche informatiche sicure da osservare quando si utilizzano sistemi di comunicazione unificata.

Un altro aspetto della sicurezza del sistema da evidenziare è la crittografia delle credenziali dell'utente. Questa è la chiave per garantire che, in caso di violazione dei dati, le credenziali dell'utente non possano essere utilizzate per accedere al sistema.

4. Formazione degli utenti

Il passo finale quando si imposta un sistema di comunicazione unificato per un'azienda è educare l'utente. È fondamentale istruire gli utenti su come utilizzare bene il sistema e assicurarsi che ne traggano il massimo vantaggio.

La formazione degli utenti viene effettuata prima dell'implementazione completa del sistema, che sostituisce il precedente sistema di comunicazione. Durante la formazione degli utenti, dovrebbe essere insegnato anche il calcolo difensivo per potenziare le funzionalità di sicurezza implementate del sistema.

La formazione degli utenti non dovrebbe trascurare la formazione degli utenti su come gestire i vari errori del sistema. Questo aiuta a garantire che gli utenti possano lavorare con il sistema con un aiuto minimo da parte del team di supporto IT.

Conclusione

L'implementazione di un sistema di comunicazione unificato offrirà molti vantaggi alla tua azienda grazie alle sue funzionalità aggiuntive. Le funzionalità aggiuntive contribuiranno a migliorare il flusso di lavoro e consentiranno l'implementazione del lavoro ibrido.