Советы и как настроить единую коммуникационную систему для бизнеса

С годами коммуникации в бизнесе развивались. Он эволюционировал, чтобы вместить больше функций и предоставить более экономичные коммуникационные решения. Предприятия отказались от использования стационарных телефонов. Они приняли телефоны, которые использовали подключение к Интернету и передавали с помощью VoIP.

Изменение, произошедшее в бизнесе, связано с внедрением унифицированных систем связи. Унифицированные коммуникационные системы представляют собой всеобъемлющую платформу. Они используются для совместной работы и общения в бизнесе. Они достигают этого с помощью голосовых вызовов, обмена сообщениями и видеозвонков.

Внедрение унифицированных коммуникационных систем не было популярным до 2020 года. Однако с началом пандемии COVID-19 все больше предприятий внедрили унифицированные коммуникационные системы для продвижения гибридного стиля работы. С тех пор унифицированные системы связи стали обычным явлением во многих компаниях.

Бренды, желающие настроить унифицированные системы связи, не должны бояться, поскольку процесс установки прост. В данной статье рассматривается процесс настройки системы унифицированных коммуникаций для бизнеса.

1. Понимание требований

Подобно другим системам, внедренным в бизнес-среде, необходимо четко определить требования. Четкое определение требований помогает гарантировать, что внедряемая система окажет влияние на бизнес и поможет ему достичь своих стратегических целей.

Компании, стремящиеся внедрить унифицированные системы связи, должны определить свои требования, прежде чем приступать к выбору поставщика услуг унифицированных коммуникаций. Первый шаг при определении требований — обратиться к предполагаемым пользователям системы и спросить о функциональных возможностях, которые они хотели бы предложить в системе.

Общение с предполагаемыми пользователями или деловыми сотрудниками помогает гарантировать, что система получит высокий рейтинг одобрения пользователей. Вы также должны проанализировать текущую систему, чтобы определить любые лазейки или функции, которые вы решили сохранить, и те, от которых следует отказаться. Анализ существующей системы и определение требований также помогает бизнесу понять, может ли он разработать систему унифицированных коммуникаций своими силами или получить ее у поставщика услуг.

Также важно обсудить другие функции управления объединенной системой связи, которые потребуются. Одной из общих возможностей, необходимых большинству предприятий, является подготовка пользователей. Подготовка пользователей влечет за собой управление учетными записями пользователей. Такие функции, как удаление, создание и редактирование учетной записи, относятся к настройке пользователя. Расширенная подготовка пользователей также позволяет бизнесу определять ограничения доступа пользователей на основе их назначенных системных привилегий.

2. Системные устройства

В любом бизнесе любая система унифицированных коммуникаций разрабатывается для работы на различных устройствах пользователей. Системы работают на обычных устройствах, что позволяет быстро реагировать на сообщения и не доставлять неудобств пользователям, требуя от них приобретения новых устройств.

В зависимости от бизнеса устройства, которые будут включены в объединенную коммуникацию, можно разделить на две категории. Две категории — это личные устройства и корпоративные устройства. Некоторые компании предпочитают предоставлять своим сотрудникам рабочие устройства, такие как смартфоны и ноутбуки. С другой стороны, некоторые другие предприятия требуют, чтобы сотрудники использовали свои собственные устройства для выполнения своих повседневных задач и достижения своих целей.

В зависимости от того, к какой категории относится ваш бизнес, реализация системы унифицированных коммуникаций будет различаться. В компаниях, которые предоставляют устройства сотрудникам, устройства часто связаны с бизнесом и надежно защищены. В таких случаях бизнес не беспокоится о добавлении устройств в систему унифицированных коммуникаций, поскольку они безопасны и не создают уязвимостей в системе безопасности.

При работе с предприятиями, сотрудники которых используют свои собственные устройства, безопасность системы может быть поставлена ​​под угрозу. Это связано с тем, что большинство личных устройств, используемых сотрудниками, не имеют надлежащих мер безопасности.

В таких случаях безопасно ограничить задачи и данные, к которым можно получить доступ с этих устройств. Данные ограничены в зависимости от их важности и требований конфиденциальности. Предоставление неограниченных возможностей устройствам сотрудников в рамках системы унифицированных коммуникаций может поставить бизнес под угрозу взлома, корпоративного шпионажа и т. д.

Также важно учитывать интеграцию устройств в единую систему связи. Системы, которые предлагают простую интеграцию с другими устройствами, более рекомендуются для обеспечения того, чтобы все пользователи могли пользоваться системой.

3. Безопасность данных

Хотя внедрение унифицированных коммуникационных систем предлагает много преимуществ, это также может быть огромным недостатком для бизнеса. При настройке системы унифицированных коммуникаций вы ожидаете, что безопасность данных останется неизменной или повысится.

При внедрении систем унифицированных коммуникаций наиболее распространенной проблемой безопасности данных являются веб-конференции и виртуальные собрания. Они наиболее подвержены вторжению посторонних лиц.

Чтобы убедиться, что ваша система не ставит под угрозу безопасность данных компании, обратитесь к поставщику или разработчику системы. Запросите надлежащую документацию о реализации и функциях безопасности в системе, которая гарантирует, что ваши бизнес-данные не будут скомпрометированы. Вы можете проконсультироваться с экспертом по кибербезопасности, чтобы просмотреть реализации безопасности в системной документации, чтобы объяснить, являются ли они достаточными и хорошо ли они разработаны.

После внедрения системы в бизнес важно также рассмотреть различные рекомендуемые способы защиты системы. При использовании унифицированных коммуникационных систем следует соблюдать множество безопасных методов работы с компьютерами.

Еще один аспект безопасности системы, на который следует обратить внимание, — это шифрование учетных данных пользователя. Это ключ к тому, чтобы в случае утечки данных учетные данные пользователя не могли быть использованы для доступа к системе.

4. Обучение пользователей

Завершающим этапом настройки системы унифицированных коммуникаций для бизнеса является обучение пользователя. Крайне важно обучить пользователей тому, как правильно использовать систему, и убедиться, что они получают от нее максимальную отдачу.

Обучение пользователей проводится до полного развертывания системы, которая заменяет предыдущую систему связи. Во время обучения пользователей следует также обучать защитным вычислениям, чтобы улучшить реализованные функции безопасности системы.

Обучение пользователей не должно упускать из виду обучение пользователей тому, как обрабатывать различные ошибки системы. Это помогает гарантировать, что пользователи могут работать с системой с минимальной помощью группы ИТ-поддержки.

Заключение

Внедрение системы унифицированных коммуникаций принесет много преимуществ вашему бизнесу за счет дополнительных возможностей. Дополнительные функции помогут улучшить рабочий процесс и позволят реализовать гибридную работу.