Dicas e como configurar um sistema de comunicação unificada para uma empresa

Ao longo dos anos, a comunicação nas empresas evoluiu. Ele evoluiu para acomodar mais recursos e fornecer soluções de comunicação mais econômicas. As empresas abandonaram o uso de telefones fixos. Eles adotaram telefones que usavam conexões de internet e transmitiam usando VoIP.

Uma mudança que vem ocorrendo nas empresas é a adoção de sistemas de comunicação unificada. Os sistemas de comunicação unificada são uma plataforma abrangente. Eles são usados ​​para colaboração e comunicação nas empresas. Eles conseguem isso por meio de chamadas de voz, mensagens e chamadas de vídeo.

A adoção de sistemas de comunicação unificada não era popular antes de 2020. No entanto, com o início da pandemia de COVID-19, mais empresas implementaram sistemas de comunicação unificada para promover o estilo de trabalho híbrido. Desde então, os sistemas de comunicação unificada se tornaram um bem comum em muitas empresas.

As marcas que desejam configurar sistemas de comunicação unificada não devem ter medo, pois o processo de configuração é direto. Este artigo discute o processo de configuração de um sistema de comunicação unificado para uma empresa.

1. Entendimento do Requisito

Semelhante a outros sistemas implementados em ambientes de negócios, é preciso definir os requisitos claramente. Uma definição clara de requisitos ajuda a garantir que o sistema implementado tenha impacto nos negócios e os ajude a atingir seus objetivos estratégicos.

As empresas que desejam implementar sistemas de comunicação unificada devem definir seus requisitos antes de escolher seu provedor de serviços de UC. O primeiro passo ao definir os requisitos é abordar os usuários pretendidos do sistema e perguntar sobre a funcionalidade que eles gostariam de oferecer ao sistema.

A comunicação com os usuários pretendidos ou funcionários de negócios ajuda a garantir que o sistema obtenha uma alta classificação de aceitação do usuário. Você também deve analisar o sistema atual em vigor para identificar quaisquer brechas ou recursos que você opte por manter e aqueles que devem ser descartados. Analisar o sistema existente e definir os requisitos também ajuda uma empresa a saber se pode desenvolver o sistema de comunicação unificada internamente ou obter um de um provedor de serviços.

Também é importante discutir outros recursos de gerenciamento do sistema de comunicação unificada que serão necessários. Um recurso comum exigido pela maioria das empresas é o provisionamento de usuários. O provisionamento de usuários envolve o gerenciamento de contas de usuários. Funções como exclusão, criação e edição de contas se enquadram no provisionamento de usuários. O provisionamento avançado de usuários também permite que uma empresa defina os limites de acesso de usuários com base em seus privilégios de sistema alocados.

2. Dispositivos do sistema

Em qualquer empresa, qualquer sistema de comunicação unificada é desenvolvido para ser executado em vários dispositivos para os usuários. Os sistemas são executados em dispositivos comuns para permitir uma resposta rápida à comunicação e evitar transtornos aos usuários, exigindo que eles obtenham novos dispositivos.

Dependendo do negócio, os dispositivos que serão incluídos na comunicação unificada podem ser agrupados em duas categorias. As duas categorias são dispositivos pessoais e dispositivos da empresa. Algumas empresas optam por fornecer a seus funcionários dispositivos de trabalho, como smartphones e laptops. Algumas outras empresas, por outro lado, exigem que os funcionários usem seus próprios dispositivos para executar suas tarefas diárias e atingir seus objetivos.

Dependendo da categoria em que sua empresa se enquadra, a implementação do sistema de comunicação unificada pode variar. Em empresas que fornecem dispositivos aos funcionários, os dispositivos geralmente são vinculados à empresa e altamente protegidos. Nesses casos, a empresa não se preocupa em adicionar os dispositivos ao sistema de comunicação unificada, pois eles são seguros e não criarão vulnerabilidades de segurança.

Ao lidar com empresas onde os funcionários usam seus próprios dispositivos, a segurança do sistema pode ser comprometida. Isso ocorre porque a maioria dos dispositivos pessoais usados ​​pelos funcionários não possui provisões de segurança adequadas.

Nesses casos, é seguro limitar as tarefas e os dados que podem ser acessados ​​desses dispositivos. Os dados são limitados com base em sua importância e requisitos de confidencialidade. Permitir que os dispositivos de propriedade dos funcionários tenham recursos ilimitados como parte do sistema de comunicação unificada pode colocar a empresa em risco de hacking, espionagem corporativa, etc.

Também é importante considerar a integração de dispositivos no sistema de comunicação unificada. Sistemas que oferecem fácil integração com outros dispositivos são mais recomendáveis ​​para garantir que todos os usuários possam se beneficiar do sistema.

3. Segurança de dados

Embora a implementação de sistemas de comunicação unificada ofereça muitas vantagens, ela também pode ser uma grande desvantagem para uma empresa. Ao configurar um sistema de comunicação unificada, você espera que a segurança dos dados permaneça constante ou aumente.

Ao implementar sistemas de comunicação unificada, a preocupação mais comum com a segurança de dados é a conferência na Web e as reuniões virtuais. Estes são os mais suscetíveis à invasão por pessoal não autorizado.

Para garantir que seu sistema não comprometa a segurança dos dados da empresa, entre em contato com o fornecedor ou desenvolvedor do sistema. Solicite a documentação adequada de implementações de segurança e recursos no sistema que garantirão que seus dados de negócios não sejam comprometidos. Você pode consultar um especialista em segurança cibernética para revisar as implementações de segurança na documentação do sistema para explicar se são suficientes e bem desenvolvidas.

Depois que o sistema é implementado na empresa, também é importante considerar as várias maneiras recomendadas de proteger o sistema. Existem inúmeras práticas seguras de computação a serem observadas ao usar sistemas de comunicação unificada.

Outro aspecto da segurança do sistema a ser destacado é a criptografia de credenciais do usuário. Isso é fundamental para garantir que, em caso de violação de dados, as credenciais do usuário não possam ser usadas para acessar o sistema.

4. Treinamento do usuário

A etapa final ao configurar um sistema de comunicação unificada para uma empresa é educar o usuário. É vital educar os usuários sobre como usar bem o sistema e garantir que eles aproveitem ao máximo.

O treinamento dos usuários é feito antes da implantação completa do sistema, que substitui o sistema de comunicação anterior. Durante o treinamento do usuário, a computação defensiva também deve ser ensinada para aumentar os recursos de segurança implementados no sistema.

O treinamento do usuário não deve negligenciar o treinamento dos usuários sobre como lidar com vários erros do sistema. Isso ajuda a garantir que os usuários possam trabalhar com o sistema com o mínimo de ajuda da equipe de suporte de TI.

Conclusão

A implementação de um sistema de comunicação unificada trará muitos benefícios para o seu negócio devido às suas funcionalidades adicionais. Os recursos adicionais ajudarão a melhorar o fluxo de trabalho e permitirão a implementação do trabalho híbrido.