Consejos y cómo configurar un sistema de comunicación unificado para una empresa

A lo largo de los años, la comunicación en las empresas ha evolucionado. Ha evolucionado para adaptarse a más funciones y proporcionar soluciones de comunicación más rentables. Las empresas abandonaron el uso de teléfonos fijos. Adoptaron teléfonos que utilizaban conexiones a Internet y transmitían mediante VoIP.

Un cambio que se ha producido en las empresas es la adopción de sistemas de comunicación unificados. Los sistemas de comunicación unificados son una plataforma integral. Se utilizan para la colaboración y la comunicación en las empresas. Lo logran a través de llamadas de voz, mensajería y videollamadas.

La adopción de sistemas de comunicación unificados no fue popular antes de 2020. Sin embargo, con el inicio de la pandemia de COVID-19, más empresas implementaron sistemas de comunicación unificados para promover el estilo de trabajo híbrido. Desde entonces, los sistemas de comunicación unificados se han convertido en un activo común en muchas empresas.

Las marcas que buscan configurar sistemas de comunicación unificados no deben tener miedo, ya que el proceso de configuración es sencillo. Este artículo analiza el proceso de configuración de un sistema de comunicación unificado para una empresa.

1. Comprensión de requisitos

Al igual que otros sistemas implementados en entornos empresariales, uno tiene que definir claramente los requisitos. Una definición clara de requisitos ayuda a garantizar que el sistema que se implementa tenga un impacto en el negocio y lo ayude a lograr sus objetivos estratégicos.

Las empresas que buscan implementar sistemas de comunicación unificados deben describir sus requisitos antes de embarcarse en la elección de su proveedor de servicios de UC. El primer paso al definir los requisitos es acercarse a los usuarios previstos del sistema y preguntarles sobre la funcionalidad que les gustaría que les ofreciera el sistema.

La comunicación con los usuarios previstos o los empleados comerciales ayuda a garantizar que el sistema obtenga una alta calificación de aceptación por parte de los usuarios. También debe analizar el sistema actual para identificar lagunas o características que opte por conservar y aquellas que deban eliminarse. Analizar el sistema existente y definir los requisitos también ayuda a una empresa a saber si puede desarrollar el sistema de comunicación unificado internamente u obtener uno de un proveedor de servicios.

También es importante analizar otras características de gestión del sistema de comunicaciones unificadas que serán necesarias. Una capacidad común requerida por la mayoría de las empresas es el aprovisionamiento de usuarios. El aprovisionamiento de usuarios implica la gestión de cuentas de usuario. Las funciones como la eliminación, creación y edición de cuentas se incluyen en el aprovisionamiento de usuarios. El aprovisionamiento avanzado de usuarios también permite que una empresa defina los límites de acceso de los usuarios en función de los privilegios del sistema asignados.

2. Dispositivos del sistema

En cualquier negocio, cualquier sistema de comunicación unificado se desarrolla para ejecutarse en varios dispositivos para los usuarios. Los sistemas se ejecutan en dispositivos comunes para permitir una respuesta rápida a la comunicación y evitar incomodar a los usuarios al exigirles que obtengan nuevos dispositivos.

Dependiendo del negocio, los dispositivos que se incluirán en la comunicación unificada se pueden agrupar en dos categorías. Las dos categorías son dispositivos personales y dispositivos de empresa. Algunas empresas optan por proporcionar a sus empleados dispositivos de trabajo como teléfonos inteligentes y computadoras portátiles. Algunas otras empresas, por otro lado, requieren que los empleados usen sus propios dispositivos para ejecutar sus tareas diarias y cumplir sus objetivos.

Dependiendo de la categoría en la que se encuentre su negocio, la implementación del sistema de comunicación unificado variará. En las empresas que proporcionan dispositivos a los empleados, los dispositivos a menudo están vinculados a la empresa y son altamente seguros. En tales casos, la empresa no está preocupada por agregar los dispositivos al sistema de comunicación unificado, ya que son seguros y no crearán vulnerabilidades de seguridad.

Cuando se trata de empresas en las que los empleados usan sus propios dispositivos, la seguridad del sistema puede verse comprometida. Esto se debe a que la mayoría de los dispositivos personales utilizados por los empleados no cuentan con las disposiciones de seguridad adecuadas.

En tales casos, es seguro limitar las tareas y los datos a los que se puede acceder desde estos dispositivos. Los datos están limitados en función de su importancia y requisitos de confidencialidad. Permitir que los dispositivos propiedad de los empleados tengan capacidades ilimitadas como parte del sistema de comunicación unificado puede poner a la empresa en riesgo de piratería, espionaje corporativo, etc.

También es importante considerar la integración de dispositivos en el sistema de comunicación unificado. Los sistemas que ofrecen una fácil integración con otros dispositivos son más recomendables para garantizar que todos los usuarios puedan beneficiarse del sistema.

3. Seguridad de datos

Si bien la implementación de sistemas de comunicación unificados ofrece muchas ventajas, también puede ser un gran inconveniente para una empresa. Al configurar un sistema de comunicación unificado, espera que la seguridad de los datos permanezca constante o aumente.

Al implementar sistemas de comunicación unificados, la preocupación más común sobre la seguridad de los datos son las conferencias web y las reuniones virtuales. Estos son los más susceptibles a la intrusión por parte de personal no autorizado.

Para asegurarse de que su sistema no comprometa la seguridad de los datos de la empresa, comuníquese con el proveedor o desarrollador del sistema. Solicite la documentación adecuada de las implementaciones y funciones de seguridad en el sistema que garantizarán que los datos de su empresa no se vean comprometidos. Puede consultar a un experto en seguridad cibernética para revisar las implementaciones de seguridad en la documentación del sistema para explicar si son suficientes y están bien desarrolladas.

Una vez que el sistema se implementa en el negocio, también es importante considerar las diversas formas recomendadas para proteger el sistema. Existen numerosas prácticas informáticas seguras que se deben observar cuando se utilizan sistemas de comunicación unificados.

Otro aspecto a destacar de la seguridad del sistema es el cifrado de credenciales de usuario. Esto es clave para garantizar que, en caso de una violación de datos, las credenciales del usuario no se puedan utilizar para acceder al sistema.

4. Formación de usuarios

El último paso al configurar un sistema de comunicación unificado para una empresa es educar al usuario. Es vital educar a los usuarios sobre cómo usar bien el sistema y asegurarse de que lo aprovechen al máximo.

La formación de los usuarios se realiza antes del despliegue completo del sistema, que sustituye al anterior sistema de comunicación. Durante la capacitación de los usuarios, también se debe enseñar computación defensiva para mejorar las características de seguridad implementadas del sistema.

La capacitación de los usuarios no debe pasar por alto la capacitación de los usuarios sobre cómo manejar varios errores del sistema. Esto ayuda a garantizar que los usuarios puedan trabajar con el sistema con una ayuda mínima del equipo de soporte de TI.

Conclusión

La implementación de un sistema de comunicación unificado ofrecerá muchos beneficios a su negocio debido a sus características adicionales. Las características adicionales ayudarán a mejorar el flujo de trabajo y permitirán la implementación del trabajo híbrido.