비즈니스를 위한 통합 커뮤니케이션 시스템을 설정하는 팁 및 방법

수년에 걸쳐 기업의 커뮤니케이션은 발전했습니다. 더 많은 기능을 수용하고 보다 비용 효율적인 통신 솔루션을 제공하도록 발전했습니다. 기업들은 유선전화 사용을 포기했습니다. 그들은 인터넷 연결을 사용하고 VoIP를 사용하여 전송하는 전화기를 채택했습니다.

비즈니스에서 발생한 변화는 통합 커뮤니케이션 시스템의 채택입니다. 통합 커뮤니케이션 시스템은 포괄적인 플랫폼입니다. 비즈니스에서 협업 및 커뮤니케이션에 사용됩니다. 그들은 음성 통화, 메시징 및 화상 통화를 통해 이를 달성합니다.

통합 커뮤니케이션 시스템의 채택은 2020년 이전에는 인기가 없었습니다. 그러나 COVID-19 팬데믹이 시작되면서 더 많은 기업이 하이브리드 작업 스타일을 촉진하기 위해 통합 커뮤니케이션 시스템을 구현했습니다. 그 이후로 통합 커뮤니케이션 시스템은 많은 기업에서 공통 자산이 되었습니다.

통합 커뮤니케이션 시스템을 설정하려는 브랜드는 설정 프로세스가 간단하기 때문에 두려워할 필요가 없습니다. 이 문서에서는 비즈니스를 위한 통합 커뮤니케이션 시스템을 설정하는 프로세스에 대해 설명합니다.

1. 요구 사항 이해

비즈니스 환경에서 구현되는 다른 시스템과 마찬가지로 요구 사항을 명확하게 정의해야 합니다. 명확한 요구 사항 정의는 구현된 시스템이 비즈니스에 영향을 미치고 전략적 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다.

통합 커뮤니케이션 시스템을 구현하려는 기업은 UC 서비스 공급자를 선택하기 전에 요구 사항을 간략히 설명해야 합니다. 요구 사항을 정의할 때 첫 번째 단계는 시스템의 의도된 사용자에게 접근하여 시스템에서 제공하고자 하는 기능에 대해 묻는 것입니다.

대상 사용자 또는 비즈니스 직원과 통신하면 시스템이 높은 사용자 수용 등급을 받는 데 도움이 됩니다. 또한 현재 시스템을 분석하여 유지하기로 선택한 허점이나 기능과 폐기해야 하는 기능을 식별해야 합니다. 기존 시스템을 분석하고 요구 사항을 정의하면 통합 커뮤니케이션 시스템을 사내에서 개발할 수 있는지 또는 서비스 공급자로부터 얻을 수 있는지 여부를 기업이 알 수 있습니다.

필요할 통합 커뮤니케이션 시스템의 다른 관리 기능을 논의하는 것도 중요합니다. 대부분의 비즈니스에서 요구하는 공통 기능 중 하나는 사용자 프로비저닝입니다. 사용자 프로비저닝에는 사용자 계정 관리가 수반됩니다. 계정 삭제, 생성 및 편집과 같은 기능은 사용자 프로비저닝에 속합니다. 고급 사용자 프로비저닝을 통해 기업은 할당된 시스템 권한을 기반으로 사용자의 액세스 제한을 정의할 수도 있습니다.

2. 시스템 장치

모든 비즈니스에서 모든 통합 커뮤니케이션 시스템은 사용자를 위해 다양한 장치에서 실행되도록 개발됩니다. 이 시스템은 통신에 대한 빠른 응답을 허용하고 사용자가 새 장치를 구입하도록 요구함으로써 사용자에게 불편을 주지 않도록 공통 장치에서 실행됩니다.

비즈니스에 따라 통합 커뮤니케이션에 포함될 장치는 두 가지 범주로 그룹화될 수 있습니다. 두 범주는 개인 장치와 회사 장치입니다. 일부 회사는 직원에게 스마트폰 및 노트북과 같은 업무용 장치를 제공하기로 선택합니다. 반면에 일부 다른 비즈니스에서는 직원이 자신의 장치를 사용하여 일상 업무를 수행하고 목표를 달성하도록 요구합니다.

비즈니스가 속하는 범주에 따라 통합 커뮤니케이션 시스템의 구현이 달라집니다. 직원에게 장치를 제공하는 기업에서 장치는 종종 비즈니스에 연결되어 있으며 매우 안전합니다. 이러한 경우 비즈니스는 장치가 안전하고 보안 취약점을 생성하지 않기 때문에 통합 커뮤니케이션 시스템에 장치를 추가하는 것에 대해 걱정하지 않습니다.

직원이 자신의 장치를 사용하는 비즈니스를 처리할 때 시스템의 보안이 손상될 수 있습니다. 이는 직원이 사용하는 대부분의 개인 장치에 적절한 보안 규정이 없기 때문입니다.

이러한 경우 이러한 장치에서 액세스할 수 있는 작업 및 데이터를 제한하는 것이 안전합니다. 데이터는 중요도 및 기밀성 요구 사항에 따라 제한됩니다. 직원 소유의 장치가 통합 커뮤니케이션 시스템의 일부로 무제한 기능을 갖도록 허용하면 비즈니스가 해킹, 기업 스파이 활동 등의 위험에 처할 수 있습니다.

장치를 통합 커뮤니케이션 시스템으로 통합하는 것을 고려하는 것도 중요합니다. 모든 사용자가 시스템의 이점을 누릴 수 있도록 다른 장치와 쉽게 통합할 수 있는 시스템을 권장합니다.

3. 데이터 보안

통합 커뮤니케이션 시스템의 구현은 많은 이점을 제공하지만 비즈니스에 큰 단점이 될 수도 있습니다. 통합 커뮤니케이션 시스템을 설정할 때 데이터 보안이 일정하게 유지되거나 증가할 것으로 예상합니다.

통합 커뮤니케이션 시스템을 구현할 때 가장 일반적인 데이터 보안 문제는 웹 회의 및 가상 회의입니다. 권한이 없는 사람의 침입에 가장 취약합니다.

시스템이 비즈니스의 데이터 보안을 손상시키지 않도록 하려면 시스템 공급자 또는 개발자에게 문의하십시오. 비즈니스 데이터가 손상되지 않도록 시스템의 보안 구현 및 기능에 대한 적절한 문서를 요청하십시오. 사이버 보안 전문가에게 문의하여 시스템 문서의 보안 구현을 검토하여 충분하고 잘 개발되었는지 설명할 수 있습니다.

시스템이 비즈니스에서 구현되면 시스템을 보호하기 위해 권장되는 다양한 방법을 고려하는 것도 중요합니다. 통합 커뮤니케이션 시스템을 사용할 때 준수해야 할 수많은 안전한 컴퓨팅 관행이 있습니다.

강조해야 할 시스템 보안의 또 다른 측면은 사용자 자격 증명 암호화입니다. 이는 데이터 위반 시 사용자 자격 증명을 사용하여 시스템에 액세스할 수 없도록 하는 데 중요합니다.

4. 사용자 교육

비즈니스를 위한 통합 커뮤니케이션 시스템을 설정할 때 마지막 단계는 사용자 교육입니다. 사용자에게 시스템을 잘 사용하는 방법을 교육하고 시스템을 최대한 활용하는 것이 중요합니다.

사용자 교육은 기존 통신 시스템을 대체하는 시스템의 전체 롤아웃 전에 수행됩니다. 사용자 교육 중에 시스템의 구현된 보안 기능을 강화하기 위해 방어 컴퓨팅도 가르쳐야 합니다.

사용자 교육은 시스템의 다양한 오류를 처리하는 방법에 대한 사용자 교육을 간과해서는 안됩니다. 이를 통해 사용자는 IT 지원 팀의 최소한의 도움으로 시스템을 사용할 수 있습니다.

결론

통합 커뮤니케이션 시스템의 구현은 추가 기능으로 인해 비즈니스에 많은 이점을 제공합니다. 추가 기능은 작업 흐름을 개선하고 하이브리드 작업을 구현하는 데 도움이 됩니다.