ビジネス用のユニファイド コミュニケーション システムをセットアップするためのヒントと方法

長年にわたり、ビジネスにおけるコミュニケーションは進化し​​てきました。 より多くの機能に対応し、より費用対効果の高い通信ソリューションを提供するように進化しました。 企業は固定電話の使用を断念しました。 彼らは、インターネット接続を使用し、VoIP を使用して送信する電話を採用しました。

ビジネスで起こった変化は、ユニファイド コミュニケーション システムの採用です。 ユニファイド コミュニケーション システムは、包括的なプラットフォームです。 それらは、ビジネスにおけるコラボレーションとコミュニケーションに使用されます。 これらは、音声通話、メッセージング、およびビデオ通話によって達成されます。

ユニファイド コミュニケーション システムの採用は、2020 年以前は一般的ではありませんでした。しかし、COVID-19 パンデミックの発生に伴い、より多くの企業がユニファイド コミュニケーション システムを実装してハイブリッド ワーク スタイルを促進しました。 それ以来、ユニファイド コミュニケーション システムは多くの企業で共通の資産となっています。

ユニファイド コミュニケーション システムのセットアップを検討しているブランドは、セットアップ プロセスが簡単であるため、恐れる必要はありません。 この記事では、ビジネス用のユニファイド コミュニケーション システムをセットアップするプロセスについて説明します。

1. 要件の理解

ビジネス環境に実装される他のシステムと同様に、要件を明確に定義する必要があります。 明確な要件定義は、実装されたシステムがビジネスに影響を与え、戦略的目標を達成するのに役立ちます。

ユニファイド コミュニケーション システムの実装を検討している企業は、UC サービス プロバイダーの選択に着手する前に、要件の概要を説明する必要があります。 要件を定義する最初のステップは、システムの対象ユーザーにアプローチし、システムで提供したい機能について尋ねることです。

意図したユーザーまたはビジネスの従業員と通信することは、システムが高いユーザー受け入れ評価を得ることを保証するのに役立ちます. また、現在のシステムを分析して、維持することを選択した抜け穴や機能と、廃止すべき機能を特定する必要があります。 既存のシステムを分析して要件を定義することは、ユニファイド コミュニケーション システムを社内で開発できるか、サービス プロバイダーから入手できるかを判断するのにも役立ちます。

ユニファイド コミュニケーション システムで必要となるその他の管理機能について説明することも重要です。 ほとんどの企業で必要とされる一般的な機能の 1 つは、ユーザー プロビジョニングです。 ユーザー プロビジョニングには、ユーザー アカウントの管理が伴います。 アカウントの削除、作成、編集などの機能は、ユーザー プロビジョニングに該当します。 高度なユーザー プロビジョニングにより、企業は割り当てられたシステム権限に基づいてユーザーのアクセス制限を定義することもできます。

2. システムデバイス

どのようなビジネスにおいても、ユニファイド コミュニケーション システムは、ユーザーのさまざまなデバイスで動作するように開発されています。 システムは共通のデバイス上で実行されるため、コミュニケーションへの迅速な対応が可能になり、ユーザーが新しいデバイスを取得する必要があるという不便が回避されます。

ビジネスに応じて、ユニファイド コミュニケーションに含まれるデバイスは 2 つのカテゴリに分類できます。 2 つのカテゴリは、個人のデバイスと会社のデバイスです。 一部の企業は、従業員にスマートフォンやラップトップなどの仕事用デバイスを提供することを選択しています。 一方、一部の企業では、従業員が自分のデバイスを使用して日常業務を実行し、目標を達成する必要があります。

ビジネスがどのカテゴリに該当するかによって、ユニファイド コミュニケーション システムの実装は異なります。 従業員にデバイスを提供する企業では、多くの場合、デバイスはビジネスに関連付けられており、高度に保護されています。 このような場合、企業はデバイスをユニファイド コミュニケーション システムに追加することを心配する必要はありません。これらのデバイスは安全であり、セキュリティ上の脆弱性を生み出さないからです。

従業員が自分のデバイスを使用するビジネスに対処する場合、システムのセキュリティが危険にさらされる可能性があります。 これは、従業員が使用するほとんどの個人用デバイスに適切なセキュリティ対策が備わっていないためです。

このような場合、これらのデバイスからアクセスできるタスクとデータを制限するのが安全です。 データは、その重要性と機密性の要件に基づいて制限されています。 従業員所有のデバイスがユニファイド コミュニケーション システムの一部として無制限の機能を持つことを許可すると、ビジネスがハッキングや企業スパイなどのリスクにさらされる可能性があります。

ユニファイド コミュニケーション システムへのデバイスの統合を検討することも重要です。 他のデバイスと簡単に統合できるシステムは、すべてのユーザーがシステムの恩恵を受けることができるようにするために、より推奨されます。

3. データセキュリティ

ユニファイド コミュニケーション システムの実装には多くの利点がありますが、ビジネスにとっては大きな欠点にもなり得ます。 ユニファイド コミュニケーション システムをセットアップする場合、データ セキュリティが一定に保たれるか、向上することが期待されます。

ユニファイド コミュニケーション システムを実装する場合、最も一般的なデータ セキュリティの懸念は、Web 会議と仮想会議です。 これらは、許可されていない人員による侵入の影響を最も受けやすいものです。

システムがビジネスのデータ セキュリティを侵害しないようにするには、システムのプロバイダーまたは開発者に連絡してください。 ビジネス データが危険にさらされていないことを保証する、システム内のセキュリティの実装と機能に関する適切なドキュメントを要求します。 サイバー セキュリティの専門家に相談して、システム ドキュメントのセキュリティ実装を確認し、それらが十分で十分に開発されているかどうかを説明できます。

システムがビジネスに実装されたら、システムを保護するために推奨されるさまざまな方法を検討することも重要です。 ユニファイド コミュニケーション システムを使用する際に遵守すべき安全なコンピューティング プラクティスが多数あります。

注目すべきシステム セキュリティのもう 1 つの側面は、ユーザー資格情報の暗号化です。 これは、データ侵害が発生した場合に、ユーザー資格情報を使用してシステムにアクセスできないようにするための鍵です。

4. ユーザートレーニング

ビジネス用のユニファイド コミュニケーション システムをセットアップする最後のステップは、ユーザーの教育です。 システムをうまく使用する方法についてユーザーを教育し、システムを最大限に活用できるようにすることが重要です。

ユーザートレーニングは、以前の通信システムを置き換えるシステムの完全なロールアウトの前に行われます。 ユーザーのトレーニング中に、システムの実装されたセキュリティ機能を強化するために、防御的コンピューティングについても教える必要があります。

ユーザーのトレーニングでは、システムからのさまざまなエラーを処理する方法についてのユーザーのトレーニングを見逃してはなりません。 これにより、ユーザーは、IT サポート チームの最小限の支援でシステムを操作できるようになります。

結論

ユニファイド コミュニケーション システムの実装は、その追加機能により、ビジネスに多くのメリットをもたらします。 追加機能は、ワークフローを改善し、ハイブリッド作業の実装を可能にするのに役立ちます。