ศิลปะแห่งการสื่อสารทางธุรกิจ: วิธีการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในธุรกิจ รวมถึงการเจรจาต่อรอง การจัดการความขัดแย้ง และการโน้มน้าวใจ

ศิลปะของการดำเนินการสนทนาทางธุรกิจและการเจรจาต่อรองในโลกสมัยใหม่เป็นส่วนสำคัญของบุคคลใดก็ตามที่ทำงานเกี่ยวข้องกับการติดต่อโดยตรงกับผู้อื่น อย่างไรก็ตาม ผู้คนมักไม่สามารถนำเสนอมุมมองของตนได้อย่างถูกต้องเกี่ยวกับการดำเนินการบางอย่างของบริษัท แสดงความไม่เห็นด้วยอย่างเพียงพอเกี่ยวกับข้อสัญญาเฉพาะ หรือหาทางประนีประนอมกับคู่ค้าหรือคู่แข่ง

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงกรณีดังกล่าวและกลายเป็นอัจฉริยะที่แท้จริงในงานฝีมือของคุณ เช่น ตัวเอกของเรื่อง “ขอบคุณสำหรับการสูบบุหรี่” โปรดพิจารณาการสนทนาทางธุรกิจเฉพาะเจาะจงที่กล่าวถึงในบทความนี้

ประเด็นทางจริยธรรมในธุรกิจ

ดังที่ได้กล่าวไปแล้วในบทนำ ทักษะการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับคนยุคใหม่ ทุกคนต้องการมันสำหรับบางคนในระดับที่มากขึ้นและบางคนในระดับที่น้อยกว่า ตัวอย่างเช่น ผู้อำนวยการบริษัทที่เชี่ยวชาญศิลปะการเจรจาจะช่วยสร้างและพัฒนาความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับคู่ค้าและผู้บริหาร

สมาชิกในทีมสำนักงานโดยเฉลี่ยสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในเวิร์กกรุ๊ป อย่างไรก็ตาม บางคนพบว่ามันยากเป็นพิเศษในการเปลี่ยนจากการสื่อสารธรรมดาเป็นการสื่อสารทางธุรกิจ เนื่องจากพวกเขาไม่คุ้นเคยกับหลักการพื้นฐาน จริยธรรม การเจรจาต่อรอง และการเตรียมการ

ดังนั้น เมื่อสื่อสารกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือคู่ค้า คนหลังอาจมีความรู้สึกเชิงลบต่อบุคคล บริษัท และผลิตภัณฑ์ ปัญหานี้ค่อนข้างจะธรรมดา และมีวรรณกรรมที่ยอดเยี่ยมมากมายที่จะช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารทางธุรกิจ เช่น “ Get to Yes: Negotiating Agreement Without Give In ” โดย R. Fischer

สมมติว่าคุณไม่มีเวลาอ่านหนังสือเล่มนี้ แต่การเจรจาที่จำเป็นกำลังจะมาถึง ในกรณีนี้ บทความนี้จะให้แนวคิดที่ครอบคลุมและชัดเจนเกี่ยวกับ จริยธรรมในการสื่อสารทางธุรกิจ ศิลปะการเจรจาต่อรอง และ การจัดการความขัดแย้ง แต่สิ่งแรกก่อน การสื่อสารเป็นแหล่งประสบการณ์ของมนุษย์ ช่วยให้ผู้คนเข้าใจโลกและผู้อื่น

ในขณะเดียวกัน การสื่อสารเป็นกระบวนการหลายด้าน และแนวทางควรแตกต่างกันไปตามสถานการณ์ จริยธรรมในการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสาขาเฉพาะ ซึ่งกำหนดให้ผู้คนปฏิบัติตามบรรทัดฐานบางประการ ทั้งบรรทัดฐานทั่วไปเกี่ยวกับจริยธรรมและบรรทัดฐานเฉพาะสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

ทุกคนอาจเคยพบกับบริการที่ไม่เหมาะสม อาจจะเป็นในร้านกาแฟหรือร้านสะดวกซื้อ ยอมรับว่าในกรณีเช่นนี้ ความปรารถนาที่จะซื้อหรือสั่งซื้อจะหายไปในทันที ตอนนี้ลองนึกภาพสถานการณ์ที่คล้ายกันเฉพาะเมื่อเซ็นสัญญาสองสามล้าน เป็นไปได้มากว่าการเจรจาที่ประสบความสำเร็จจะไม่เป็นปัญหาหากบุคคลนั้นไม่ทราบแนวคิดหลักในการสื่อสารทางธุรกิจ

ยิ่งกว่านั้น ยังมีสิ่งที่เป็นสัญญาทางสังคม ข้อตกลงที่ไม่เป็นทางการ หรือระบบบรรทัดฐานพฤติกรรมเริ่มต้นที่ควบคุมความสัมพันธ์ในแวดวงธุรกิจ การไม่ปฏิบัติตามจะส่งผลเสียต่อชื่อเสียงและอย่างเลวร้ายที่สุดก็คือความเสียหายต่อตัวธุรกิจเอง ดังนั้น โปรดพิจารณากฎต่อไปนี้เมื่อสื่อสารกับลูกค้าและคู่ค้าเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์

️ โปรดอย่าพูดเกินจริงถึงความสำคัญของธุรกิจของคุณ: หากคำพูดของคุณไม่ตรงกับสถานการณ์ จะทำให้เกิดสถานการณ์ที่ยุ่งยาก

️ ระบุขอบเขตความรับผิดชอบของคุณเสมอเมื่อทำงานร่วมกับพันธมิตร ให้ชีวิตส่วนตัวของคุณอยู่นอกสำนักงาน ในแวดวงธุรกิจเป็นเรื่องปกติที่จะไม่พูดถึงเรื่องนี้

️รักษาคำพูดของคุณ หากคุณสัญญาบางอย่างกับลูกค้าหรือคู่ค้า ให้ส่งมอบสิ่งนั้น ชื่อเสียงของคุณในฐานะนักธุรกิจขึ้นอยู่กับชื่อเสียงของคุณ

️ ยึดมั่นในจรรยาบรรณทางธุรกิจบนพื้นฐานของความซื่อตรง รู้จักกาลเทศะ และยุติธรรม

การเตรียมการเจรจา

ข้อควรจำ: คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับการเจรจาใดๆ ไม่ว่าจะเป็นการเซ็นสัญญามูลค่าหลายล้านดอลล่าร์หรือการสัมภาษณ์งาน การเตรียมพร้อมจะเพิ่มโอกาสแห่งความสำเร็จ สิ่งแรกที่ต้องทำคือตอบคำถามว่า “อะไรจะทำให้การเจรจาสำเร็จ” คุณรู้ข้อดีและข้อเสียของผลิตภัณฑ์ของคุณเป็นอย่างดี ดังนั้นพยายามแทนที่คู่สนทนาของคุณและเข้าใจว่าอะไรที่พวกเขาสนใจ

มีสามขั้นตอนของการเจรจาโดยตรง

• ขั้นแรกคือ การเตรียมตัว ซึ่งรวมถึงการติดต่อ การวางแผนการประชุม และการปฏิบัติจริง (การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า/คู่ค้าที่เป็นไปได้ การสร้างงานนำเสนอ และการเตรียมสุนทรพจน์)
• ประการที่สองคือ การเจรจาต่อรอง
• ที่สามกำลังบรรลุ ข้อตกลง

ขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลมีบทบาทสำคัญในการรับรู้สถานการณ์ แน่นอน คุณได้ศึกษาหัวข้อของการเจรจาก่อนหน้านี้แล้ว เพราะตัวเลือกของคุณไม่ได้ตกอยู่กับบริษัทนี้หรือบริษัทนั้นหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยบังเอิญ งานในระดับนี้คือการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้เจรจาจากอีกฝั่งหนึ่งเพื่อระบุความสนใจร่วมกัน เนื่องจากจะตกลงกันได้ง่ายกว่าเมื่อมีประเด็นร่วมกัน

นอกจากนี้ ความรู้เกี่ยวกับสินค้าและความชอบของคู่สนทนาจะช่วยให้คุณสามารถเลือกสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการประชุมได้ การทราบความแตกต่างเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในธุรกิจระหว่างประเทศ

Small Talk และพลังแห่งการโน้มน้าวใจ

ความรู้ที่ได้รับจากการเตรียมตัวสำหรับการเจรจาจะเป็นประโยชน์ในอีกแง่มุมหนึ่ง นั่นคือ การพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ดังนั้น ลองนึกภาพว่าคุณถูกพบที่ทางเข้า และระหว่างทางไปที่ห้องประชุม คุณต้องคุยอะไรบางอย่าง นี่คือที่มาของการพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ โดยปกติแล้วจะเริ่มต้นด้วยบทสนทนาเช่น "คุณไม่มีปัญหาในการมาที่นี่ใช่ไหม" "ใช่ ขอบคุณ เลขาของคุณอธิบายวิธีการไปที่สำนักงานของคุณได้ดีมาก ”

บนพื้นผิว มันคล้ายกับการสนทนาที่น่าเบื่อที่สุดระหว่างคนสองคนที่ไม่คุ้นเคย อย่างไรก็ตาม มีมากกว่าแค่การติดต่อ หนึ่งแสดงความกังวลจึงทำให้ชัดเจนว่าการประชุมมีค่าเฉพาะ ประการที่สอง ชมเชยสมาชิกในทีมของบริษัท ประเมินความสามารถของพวกเขา จากนั้นนำสะพานเชื่อมเชิงตรรกะภายใต้ตัวเลือกที่ไม่สุ่มเลือกของผู้ร่วมทางที่เป็นไปได้

ในการสื่อสารทางธุรกิจ คำพูดมีความสำคัญ โดยเฉพาะในขั้นตอนของการทำความรู้จักและการติดต่อครั้งแรก ดังนั้น ไม่ควรประมาทการพูดคุยเรื่องสภาพอากาศ กีฬา การเมือง และแนวโน้มธุรกิจล่าสุดต่ำเกินไป ตัวอย่างเช่น เวทีการเจรจานี้มีบทบาทสำคัญในญี่ปุ่น

การสนทนาเบาๆ เกี่ยวกับวัฒนธรรมหรือศิลปะอาจใช้เวลาถึงหนึ่งชั่วโมง หลังจากนั้นการประชุมจะจบลงด้วยการเสนอให้พบกันอีกครั้งเพื่อหารือเรื่องธุรกิจ สำหรับชาวญี่ปุ่น บุคลิกและลักษณะนิสัยของหุ้นส่วนเป็นคุณลักษณะที่สำคัญในภาพลักษณ์ของนักธุรกิจ ดังนั้นในระหว่างการสนทนาพวกเขาพยายามที่จะกำหนดความซื่อสัตย์และความเปิดเผยของบุคคล

บนพื้นฐานนี้ พวกเขาตัดสินใจที่จะพัฒนาความสัมพันธ์ และสมมติว่าคุณติดต่อกับชาวญี่ปุ่นบ่อยครั้งและต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสื่อสารทางธุรกิจในสภาพแวดล้อมของพวกเขา ในกรณีนั้น คุณสามารถใช้เว็บไซต์วิจารณ์บริการเขียนเพื่อรับข้อมูลอันมีค่านี้ในขณะที่เราดำเนินการต่อไป ดังนั้นจึงมีสถานการณ์การเจรจาที่แตกต่างกันซึ่งขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของคู่สัญญา

เมื่อพันธมิตรที่เป็นไปได้มีความสนใจเท่าเทียมกันในการพัฒนาความสัมพันธ์ การอภิปรายจะดำเนินไปอย่างรวดเร็วและจะพบฉันทามติ สถานการณ์จะแตกต่างกับกิจกรรมที่อิงกับการขายและความต้องการทำการตลาดสินค้าของตน คนเหล่านี้ทำงานในสถานการณ์ที่ตึงเครียด เอาชนะทัศนคติที่ไม่เชื่อ และต้องสามารถต่อต้านการปฏิเสธได้ ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงได้รับการฝึกฝนเป็นพิเศษในการโน้มน้าวใจ ซึ่งเป็นทักษะที่มีค่าสำหรับทุกคน ดังที่กล่าวไว้ด้านล่าง

วิธีบรรลุข้อตกลงและหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง

Richard Schell ศาสตราจารย์ด้านกฎหมายศึกษา จริยธรรมทางธุรกิจ และการจัดการที่ Wharton School of the University of Pennsylvania ผู้อำนวยการด้านวิชาการสำหรับโปรแกรมการศึกษาสำหรับผู้บริหารของ Wharton สองโปรแกรม และเป็นผู้เขียนหนังสือที่ประสบความสำเร็จเรื่อง “ Bargaining for Advantage: Negotiation Strategies for Reasonable People ” ระบุว่าสามารถบรรลุข้อตกลงได้ผ่านหกช่องทาง

#1 การโน้มน้าวตามความสนใจส่วนบุคคลในผลลัพธ์

หมายความว่าข้อเสนอของคุณสามารถแก้ไขปัญหาในเชิงบวกหรือตอบสนองความต้องการของคู่สนทนาและบริษัทได้โดยตรงที่สุด ในการเจรจา แต่ละฝ่ายมีบางอย่างที่เป็นประโยชน์ต่อโอกาส ทรัพยากร สถานะ ข้อมูล หรืออำนาจอื่นๆ

#2 อำนาจและอำนาจ

คุณอาจเคยประสบกับสถานการณ์ที่บุคคลที่คุ้นเคยกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งมากกว่าชนะการโต้เถียงในเรื่องที่เตรียมมาน้อยกว่า ช่องทางนี้ใช้ในการบริหารบริษัท: ผู้อำนวยการออกคำสั่ง และผู้ใต้บังคับบัญชาดำเนินการเพราะได้รับมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้ โดยวิธีการที่ประวัติศาสตร์ของความสัมพันธ์ระหว่างประเทศรู้ตัวอย่างมากมายเมื่อการมาถึงและการมีส่วนร่วมของบุคคลที่มีชื่อเสียงทางการเมืองช่วยให้การเจรจาระหว่างประเทศดูเหมือนจะหยุดชะงัก

#3 การเมือง

ตามที่ Richard Schell นักสังคมวิทยานิยามการเมืองว่าเป็นกระบวนการที่ผู้คนทำงานเป็นกลุ่มเพื่อมีอิทธิพลต่อกิจการขององค์กร ผู้คนใช้อำนาจทางการเมืองภายในกลุ่มตั้งแต่ครอบครัวไปจนถึงองค์กร การเคลื่อนไหวทางการเมืองบางอย่างอาจเกี่ยวข้องกับการพิจารณาผลประโยชน์ส่วนตัว อำนาจหน้าที่ ความสัมพันธ์ ค่านิยมร่วมกัน และพื้นฐานข้อเท็จจริงเพื่อโน้มน้าวผู้อื่นว่าพวกเขาถูกต้อง

# 4 ความมีเหตุผล

ข้อเสนอของคุณในการเซ็นสัญญาหรือซื้อผลิตภัณฑ์จะต้องอยู่บนพื้นฐานของการโน้มน้าวใจที่มีเหตุผลซึ่งเป็นที่ยอมรับได้ ถ้าไม่ใช่สำหรับทุกคน จากนั้นจะเป็นของคนส่วนใหญ่ การโน้มน้าวใจอย่างมีเหตุผลคือความพยายามที่จะโน้มน้าวทัศนคติ การกระทำ หรือการรับรู้ของบุคคลด้วยเหตุผลและหลักฐานเพื่อพิสูจน์ประโยชน์ของข้อเสนอของคุณ หากเหตุผลมีความหมายและผู้ฟังยินดีรับฟังเหตุผล โอกาสประสบความสำเร็จของคุณก็จะเพิ่มมากขึ้น

# 5 การแสดงภาพ

การแสดงภาพหมายถึงการดึงดูดเป้าหมาย ค่านิยม และความเชื่อของผู้ชมเพื่อเป็นพื้นฐานในการส่งเสริมข้อความของคุณ ตัวอย่างเช่น การโน้มน้าวใจด้วยภาพมักจะขึ้นอยู่กับข้อโต้แย้งที่อ้างถึงเป้าหมายทางจิตวิญญาณและความเป็นมนุษย์ของผู้ฟัง จุดประสงค์ของอิทธิพลดังกล่าวคือเพื่อกระตุ้นความคิดต่อไปนี้ให้กับผู้ฟัง: “การได้เป็นเจ้าของผลิตภัณฑ์นี้ ฉันจะเข้าใกล้อุดมคติของคนที่ประสบความสำเร็จไปอีกก้าวหนึ่ง”

# 6 ความสัมพันธ์

ความสัมพันธ์ส่วนตัวที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน ความสามารถในการติดต่ออย่างรวดเร็ว การเข้าสู่พื้นที่แห่งความไว้วางใจ การค้นหาบางสิ่งที่เหมือนกันระหว่างตัวคุณกับลูกค้าเป็นตัวกำหนดว่าคุณเป็นคนดีเพียงใด และมีอิทธิพลต่อทัศนคติของผู้ชมที่มีต่อคุณ และ ดังนั้นความปรารถนาที่จะมีธุรกิจประจำวันกับคุณ

บทสรุป

ใครเป็นเจ้าของข้อมูลเป็นเจ้าของโลก ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการเรียนรู้ศิลปะการเจรจาธุรกิจให้เชี่ยวชาญ ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณควรได้รับทักษะด้านจริยธรรมทางธุรกิจ เรียนรู้พฤติกรรมที่เหมาะสมในระหว่างการประชุมและการอภิปราย เข้าสู่อารมณ์ทางจิตวิทยาที่ถูกต้อง และรู้เกี่ยวกับวิธีการและเทคนิคที่สามารถใช้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ อย่างไรก็ตามต้องแน่ใจว่าผลงานที่ใช้ไปจะทำให้คุณได้รับผลมากกว่าที่คุณคาดไว้