L'art de la communication d'entreprise : comment communiquer efficacement en affaires, y compris la négociation, la gestion des conflits et la persuasion

L'art de mener des conversations et des négociations d'affaires dans le monde moderne fait partie intégrante de toute personne dont le travail implique un contact direct avec les autres. Cependant, les gens ne peuvent souvent pas présenter correctement leur point de vue sur certaines actions de l'entreprise, exprimer de manière adéquate leur désaccord concernant des clauses contractuelles spécifiques ou trouver un compromis avec un partenaire ou un concurrent.

Si vous voulez éviter de tels cas et devenir un véritable virtuose de votre métier, comme le protagoniste de "Merci d'avoir fumé", veuillez tenir compte des spécificités des conversations professionnelles abordées dans cet article.

Questions éthiques dans les affaires

Ainsi, comme cela a déjà été dit dans l'introduction, les compétences en communication d'entreprise sont essentielles pour une personne moderne. Tout le monde en a besoin, pour certains dans une plus grande mesure et pour d'autres dans une moindre mesure. Par exemple, un chef d'entreprise maîtrisant l'art de la négociation aidera à établir et à développer des relations d'affaires avec les partenaires et la direction.

Le membre moyen d'une équipe de bureau peut communiquer efficacement au sein du groupe de travail. Cependant, certaines personnes trouvent qu'il est particulièrement difficile de passer de la communication ordinaire à la communication professionnelle car elles ne connaissent pas ses principes fondamentaux, son éthique, sa négociation et sa préparation.

Par conséquent, lors de la communication avec des clients ou partenaires potentiels, ces derniers peuvent avoir une impression négative de la personne, de l'entreprise et du produit. Le problème est assez standard, et il existe de nombreux ouvrages brillants pour aider à développer les compétences en communication d'entreprise, comme « Getting to Yes : Negotiating Agreement Without Giving In » de R. Fischer .

Supposons que vous n'ayez pas le temps de lire ce livre, mais que les négociations nécessaires arrivent. Dans ce cas, cet article vous donnera une idée complète et claire de l'éthique de la communication d'entreprise , de l' art de la négociation et de la gestion des conflits . Mais avant tout. La communication est la source de l'expérience humaine. Il aide les gens à comprendre le monde et les autres.

Dans le même temps, la communication est un processus à plusieurs facettes et les approches doivent différer selon les situations. L'éthique de la communication d'entreprise est un domaine spécifique, qui oblige les personnes à suivre certaines normes, à la fois celles générales à l'éthique et celles spécifiques à un sujet particulier.

Tout le monde a probablement rencontré un service inapproprié, peut-être dans un café ou un dépanneur. Convenez que dans un tel cas, le désir de faire un achat ou de passer une commande disparaît instantanément. Imaginez maintenant une situation similaire, uniquement lors de la signature d'un contrat de quelques millions. Très probablement, des négociations réussies sont hors de question si la personne ne connaît pas les principaux concepts de communication d'entreprise.

De plus, il existe même un contrat social, un accord informel ou un système de normes comportementales par défaut régissant les relations dans la sphère des affaires. Le non-respect de celles-ci menace, au mieux, de nuire à la réputation, au pire, de nuire à l'entreprise elle-même. Par conséquent, tenez compte des règles suivantes lors de la communication avec les clients et les partenaires pour éviter les situations désagréables.

️ Merci de ne pas exagérer l'importance de votre business : si vos propos ne correspondent pas à la situation, cela crée une situation délicate.

️ Délimitez toujours vos domaines de responsabilité lorsque vous travaillez avec des partenaires. Gardez votre vie personnelle en dehors du bureau. Dans les milieux d'affaires, il est de coutume de ne pas en parler.

️ Tenez parole. Si vous promettez quelque chose à un client ou à un partenaire, alors livrez-le. Votre réputation d'homme d'affaires en dépend.

️ Adhérez à une éthique des affaires basée sur l'honnêteté, le tact et l'équité.

Préparations aux négociations

Rappelez-vous : vous devez vous préparer à toute négociation. Qu'il s'agisse de signer un contrat de plusieurs millions de dollars ou un entretien d'embauche, la préparation augmente les chances de succès. Donc, la première chose à faire est de répondre à la question : « Qu'est-ce qui ferait qu'une négociation soit réussie ? » Vous connaissez parfaitement les avantages et les inconvénients de votre produit, alors essayez de vous mettre à la place de votre interlocuteur et de comprendre ce qui pourrait l'intéresser.

Directement, il y a trois phases de négociations.

• Le premier est la préparation , qui comprend la prise de contact, la planification de la réunion et la pratique proprement dite (collecte d'informations sur un client/partenaire potentiel, création d'une présentation et préparation d'un discours).
• La seconde est la négociation .
• Le troisième est de parvenir à un accord .

L'étape de collecte d'informations joue un rôle essentiel dans la prise de conscience de la situation. Vous avez bien sûr étudié au préalable le sujet des négociations car votre choix ne s'est pas porté par hasard sur telle ou telle entreprise ou personnes en particulier. La tâche à ce niveau est de trouver des données sur le négociateur de l'autre côté pour identifier les intérêts communs car il est plus facile de s'entendre lorsqu'il y a un terrain d'entente.

De plus, la connaissance des biens et des préférences de votre interlocuteur vous permettra de choisir le bon lieu pour le rendez-vous. Connaître ces nuances est particulièrement important dans le commerce international.

Petite conversation et pouvoir de persuasion

Les connaissances acquises lors de la préparation des négociations peuvent être utiles dans un autre aspect - les petites discussions. Alors, imaginez que vous avez été accueilli à l'entrée et que, sur le chemin de la salle de conférence, vous avez besoin de parler de quelque chose. C'est là que les petites conversations entrent en jeu. Habituellement, cela commence par un dialogue du type "Alors, vous n'auriez aucun mal à venir ici?", "Oui, merci, votre secrétaire a fait un excellent travail en expliquant comment se rendre à votre bureau .”

En surface, cela ressemble à la conversation la plus banale entre deux personnes inconnues. Cependant, il n'y a pas que la prise de contact. L'un manifeste son inquiétude, précisant ainsi que la rencontre a une valeur spécifique. Le second complimente un membre de l'équipe de l'entreprise, évalue sa compétence, puis apporte une passerelle logique sous le choix non aléatoire d'un éventuel compagnon.

Dans la communication d'entreprise, les mots prononcés comptent, en particulier aux étapes de la connaissance et du premier contact. Il serait donc utile de ne pas sous-estimer les petites discussions sur la météo, les sports, la politique et les dernières tendances commerciales. Par exemple, cette étape de négociation joue un rôle essentiel au Japon.

Une conversation légère sur la culture ou l'art peut durer jusqu'à une heure, après quoi la réunion se terminera par une offre de se rencontrer une autre fois pour discuter de questions commerciales. Pour les Japonais, la personnalité et le caractère du partenaire sont des attributs essentiels à l'image d'un homme d'affaires. Par conséquent, lors de telles conversations, ils essaient de déterminer l'honnêteté et l'ouverture de la personne.

Sur cette base, ils décident de développer des relations. Et supposons que vous traitez souvent avec des Japonais et que vous souhaitiez en savoir plus sur la communication d'entreprise dans leur environnement. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un site Web d'examen des services de rédaction pour obtenir ces précieuses informations pendant que nous procédons. Il existe donc différentes situations de négociation dont dépend la décision des parties.

Lorsque les partenaires potentiels sont également intéressés à développer la relation, la discussion ira probablement rapidement et un consensus sera trouvé. La situation est différente avec ceux dont les activités sont basées sur les ventes et la nécessité de commercialiser leurs biens. Ces personnes travaillent dans des situations stressantes, surmontent les attitudes sceptiques et doivent être capables de contrer le déni. À cette fin, ils sont spécialement formés à la persuasion, une compétence précieuse pour tout le monde, comme discuté ci-dessous.

Comment parvenir à un accord et éviter les conflits

Richard Schell, professeur d'études juridiques, d'éthique des affaires et de gestion à la Wharton School de l'Université de Pennsylvanie, directeur académique de deux programmes de formation des cadres de Wharton et auteur du livre à succès « Bargaining for Advantage: Negotiation Strategies for Reasonable People », soutient qu'un accord peut être atteint par six canaux.

#1 Persuasion basée sur l'intérêt personnel pour le résultat

Cela signifie que votre proposition peut résoudre positivement des problèmes ou répondre aux besoins de votre interlocuteur et de l'entreprise de la manière la plus directe. Dans une négociation, chaque partie a quelque chose qui peut profiter à l'autre opportunité, ressources, statut, information ou autorité.

#2 Autorité et Pouvoir

Vous avez peut-être vécu une situation où une personne plus familière avec un sujet particulier gagne un différend sur une personne moins préparée. Ce canal est utilisé pour diriger l'entreprise : le directeur donne un ordre, et les subordonnés l'exécutent parce qu'ils l'ont reçu d'une source faisant autorité. Soit dit en passant, l'histoire des relations internationales connaît de nombreux exemples où l'arrivée et la participation d'une personnalité politique célèbre ont sauvé des négociations apparemment dans l'impasse entre les pays.

#3 Politique

Selon Richard Schell, les sociologues définissent la politique comme les processus par lesquels les gens travaillent en groupe pour influencer les affaires des organisations. Les gens utilisent l'influence politique au sein de groupes allant des familles aux entreprises. Un mouvement politique particulier peut impliquer de prendre en compte les intérêts personnels, l'autorité opérationnelle, les relations, les valeurs partagées et une base factuelle pour convaincre les autres qu'ils ont raison.

#4 Rationalité

Votre offre de signer un contrat ou d'acheter un produit doit être basée sur une persuasion rationnelle acceptable, sinon par tout le monde, du moins par la majorité. La persuasion rationnelle est une tentative d'influencer les attitudes, les actions ou les perceptions d'une personne avec des raisons et des preuves pour justifier les avantages de votre offre. Si les raisons sont significatives et que le public est disposé à écouter la raison, vos chances de succès augmenteront.

#5 Visualisation

La visualisation fait référence au fait de faire appel aux objectifs, aux valeurs et aux croyances de votre public comme base de la promotion de votre message. Par exemple, la persuasion visuelle repose souvent sur des arguments faisant référence aux objectifs spirituels et humains de vos auditeurs. Le but d'une telle influence est de susciter la pensée suivante chez l'auditeur : "En possédant ce produit, je me rapprocherai un peu plus de mon idéal d'une personne qui réussit."

#6 Relations

De bonnes relations personnelles avec vos collègues, la capacité d'établir rapidement un contact, d'entrer dans une zone de confiance, de trouver quelque chose en commun entre vous et le client, de déterminer à quel point vous êtes une bonne personne et d'influencer l'attitude du public à votre égard, et , par conséquent, le désir d'avoir une affaire quotidienne avec vous.

Conclusion

Qui possède l'information possède le monde. Par exemple, supposons que vous vouliez maîtriser l'art des négociations commerciales. Si tel est le cas, vous devez acquérir des compétences en éthique des affaires, apprendre à bien vous comporter lors des réunions et des discussions, entrer dans le bon état d'esprit psychologique et connaître les méthodes et les techniques qui peuvent être utilisées pour obtenir le résultat souhaité. Cependant, assurez-vous que les résultats du travail accompli vous apporteront beaucoup plus de fruits que prévu.