L'arte della comunicazione aziendale: come comunicare in modo efficace negli affari, compresa la negoziazione, la gestione dei conflitti e la persuasione

L'arte di condurre conversazioni e trattative d'affari nel mondo moderno è parte integrante di qualsiasi persona il cui lavoro comporta un contatto diretto con gli altri. Tuttavia, spesso le persone non riescono a presentare correttamente le proprie opinioni su alcune azioni aziendali, ad esprimere adeguatamente il proprio disaccordo su specifiche clausole contrattuali oa trovare un compromesso con un partner o un concorrente.

Se vuoi evitare questi casi e diventare un vero virtuoso del tuo mestiere, come il protagonista di "Grazie per aver fumato", considera le specifiche delle conversazioni di lavoro discusse in questo articolo.

Questioni etiche nel mondo degli affari

Quindi, come già detto nell'introduzione, le capacità di comunicazione aziendale sono essenziali per una persona moderna. Tutti ne hanno bisogno, per alcuni in misura maggiore e per altri in misura minore. Ad esempio, un direttore d'azienda che padroneggia l'arte delle negoziazioni contribuirà a stabilire e sviluppare relazioni commerciali con partner e dirigenti.

Il membro medio del team dell'ufficio può comunicare in modo efficace all'interno del gruppo di lavoro. Tuttavia, alcune persone trovano particolarmente difficile passare dalla comunicazione ordinaria a quella aziendale perché non ne conoscono i principi fondamentali, l'etica, la negoziazione e la preparazione.

Di conseguenza, quando comunicano con potenziali clienti o partner, questi ultimi possono avere un'impressione negativa della persona, dell'azienda e del prodotto. Il problema è piuttosto standard e c'è molta letteratura brillante per aiutare a sviluppare le capacità di comunicazione aziendale, come " Arrivare a sì: negoziare un accordo senza cedere " di R. Fischer .

Supponiamo che tu non abbia il tempo di leggere questo libro, ma le negoziazioni necessarie sono in arrivo. In tal caso, questo articolo ti darà un'idea completa e chiara dell'etica della comunicazione aziendale , dell'arte della negoziazione e della gestione dei conflitti . Ma prima le cose principali. La comunicazione è la fonte dell'esperienza umana. Aiuta le persone a capire il mondo e gli altri.

Allo stesso tempo, la comunicazione è un processo multilaterale e gli approcci dovrebbero differire a seconda delle situazioni. L'etica della comunicazione d'impresa è un campo specifico, che richiede alle persone di seguire determinate norme, sia quelle generali all'etica sia quelle specifiche di un particolare argomento.

Probabilmente tutti hanno riscontrato un servizio improprio, magari in un bar o in un minimarket. D'accordo che in tal caso, il desiderio di effettuare un acquisto o effettuare un ordine svanisce all'istante. Ora immagina una situazione simile, solo quando firmi un contratto per un paio di milioni. Molto probabilmente, negoziazioni di successo sono fuori discussione se la persona non conosce i concetti primari della comunicazione aziendale.

Inoltre, esiste persino un contratto sociale, un accordo informale o un sistema predefinito di norme comportamentali che regolano le relazioni nella sfera aziendale. Il loro mancato rispetto minaccia, nel migliore dei casi, un danno alla reputazione, nel peggiore un danno all'azienda stessa. Pertanto, considera le seguenti regole quando comunichi con clienti e partner per evitare situazioni spiacevoli.

‼️ Per favore, non esagerare l'importanza della tua attività: se le tue parole non corrispondono alla situazione, si crea una situazione complicata.

‼️ Delinea sempre le tue aree di responsabilità quando lavori con i partner. Mantieni la tua vita personale fuori dall'ufficio. Negli ambienti di lavoro è consuetudine non parlarne.

⁉️ Mantieni la tua parola. Se prometti qualcosa a un cliente o a un partner, consegnalo. La tua reputazione come uomo d'affari dipende da questo.

️ Aderire all'etica aziendale basata su onestà, tatto e correttezza.

Preparativi ai negoziati

Ricorda: devi prepararti per qualsiasi trattativa. Che si tratti di firmare un contratto multimilionario o di un colloquio di lavoro, la preparazione aumenta le possibilità di successo. Quindi la prima cosa da fare è rispondere alla domanda: "Cosa renderebbe un negoziato di successo?" Conosci perfettamente i pro e i contro del tuo prodotto, quindi cerca di metterti nei panni del tuo interlocutore e di capire cosa potrebbe interessargli.

Direttamente ci sono tre fasi dei negoziati.

• La prima è la preparazione , che include la presa di contatto, la pianificazione dell'incontro e la pratica effettiva (raccolta di informazioni su un possibile cliente/partner, creazione di una presentazione e preparazione di un discorso).
• Il secondo è negoziare .
• Il terzo sta raggiungendo un accordo .

La fase di raccolta delle informazioni gioca un ruolo vitale nella consapevolezza della situazione. Lei, ovviamente, ha studiato in precedenza l'argomento delle trattative perché la sua scelta non sia caduta accidentalmente su questa o quella società o persone specifiche. Il compito a questo livello è trovare dati sul negoziatore dall'altra parte per identificare interessi comuni poiché è più facile concordare quando c'è un terreno comune.

Inoltre, la conoscenza dei beni e delle preferenze del tuo interlocutore ti consentirà di scegliere il luogo giusto per l'incontro. Conoscere queste sfumature è particolarmente importante negli affari internazionali.

Chiacchiere e poteri di persuasione

La conoscenza acquisita dalla preparazione per i negoziati può essere utile in un altro aspetto: le chiacchiere. Quindi, immagina di essere stato accolto all'ingresso e, sulla strada per la sala conferenze, devi parlare di qualcosa. È qui che entrano in gioco le chiacchiere. Di solito, iniziano con un dialogo del tipo: "Allora, non avresti problemi ad arrivare qui?", "Sì, grazie, la tua segretaria ha fatto un ottimo lavoro spiegandoti come arrivare al tuo ufficio .”

In superficie, assomiglia alla conversazione più banale tra due persone sconosciute. Tuttavia, c'è molto di più che stabilire un contatto. Uno mostra preoccupazione, facendo così capire che l'incontro ha un valore specifico. La seconda si complimenta con un membro del team aziendale, valutandone la competenza, poi porta un ponte logico sotto la scelta non casuale di un possibile compagno.

Nella comunicazione aziendale le parole dette contano, soprattutto nelle fasi di conoscenza e primo contatto. Quindi sarebbe utile non sottovalutare le chiacchiere sul tempo, lo sport, la politica e le ultime tendenze del business. Ad esempio, questa fase negoziale svolge un ruolo fondamentale in Giappone.

Una conversazione leggera sulla cultura o sull'arte può durare fino a un'ora, dopodiché l'incontro si concluderà con un'offerta per incontrarsi un'altra volta per discutere di affari. Per i giapponesi, la personalità e il carattere del partner sono attributi essenziali nell'immagine di un uomo d'affari. Pertanto, durante tali conversazioni, cercano di determinare l'onestà e l'apertura della persona.

Su questa base, decidono di sviluppare connessioni. E supponiamo che tu abbia spesso a che fare con i giapponesi e desideri saperne di più sulla comunicazione aziendale nel loro ambiente. In tal caso, puoi utilizzare un sito Web di recensioni di servizi di scrittura per ottenere queste preziose informazioni mentre procediamo. Esistono quindi diverse situazioni negoziali dalle quali dipende la decisione delle parti.

Quando i possibili partner sono ugualmente interessati a sviluppare la relazione, la discussione andrà probabilmente rapidamente e si troverà un consenso. La situazione è diversa per coloro le cui attività si basano sulla vendita e sulla necessità di commercializzare i propri prodotti. Queste persone lavorano in situazioni stressanti, superando atteggiamenti scettici e devono essere in grado di contrastare la negazione. A tal fine, sono particolarmente addestrati alla persuasione, un'abilità preziosa per tutti, come discusso di seguito.

Come raggiungere un accordo ed evitare conflitti

Richard Schell, professore di studi legali, etica aziendale e gestione presso la Wharton School dell'Università della Pennsylvania, direttore accademico di due programmi di formazione per dirigenti di Wharton e autore del libro di successo " Bargaining for Advantage: Negotiation Strategies for Reasonable People ", sostiene che l'accordo può essere raggiunto attraverso sei canali.

# 1 Persuasione basata sull'interesse personale per il risultato

Significa che la tua proposta può risolvere positivamente problemi o soddisfare le esigenze del tuo interlocutore e dell'azienda nel modo più diretto. In una negoziazione, ciascuna parte ha qualcosa che può avvantaggiare l'altra opportunità, risorse, status, informazioni o autorità.

# 2 Autorità e potere

Potresti aver vissuto una situazione in cui una persona più familiare con un particolare argomento vince una disputa su una meno preparata. Questo canale serve per dirigere l'azienda: il direttore dà un ordine, ei subordinati lo eseguono perché lo hanno ricevuto da una fonte autorevole. A proposito, la storia delle relazioni internazionali conosce molti esempi in cui l'arrivo e la partecipazione di un famoso personaggio politico hanno salvato trattative apparentemente bloccate tra i paesi.

# 3 Politica

Secondo Richard Schell, i sociologi definiscono la politica come i processi mediante i quali le persone lavorano in gruppi per influenzare gli affari delle organizzazioni. Le persone usano la leva politica all'interno di gruppi che vanno dalle famiglie alle società. Una particolare mossa politica può comportare la considerazione di interessi personali, autorità operativa, relazioni, valori condivisi e una base fattuale per convincere gli altri che hanno ragione.

# 4 Razionalità

La tua offerta di firmare un contratto o acquistare un prodotto deve basarsi su una persuasione razionale che sia accettabile, se non per tutti, almeno per la maggioranza. La persuasione razionale è un tentativo di influenzare gli atteggiamenti, le azioni o le percezioni di una persona con ragioni e prove per giustificare i vantaggi della tua offerta. Se le ragioni sono significative e il pubblico è disposto ad ascoltare la ragione, le tue possibilità di successo aumenteranno.

# 5 Visualizzazione

La visualizzazione si riferisce all'appello agli obiettivi, ai valori e alle convinzioni del tuo pubblico come base per promuovere il tuo messaggio. Ad esempio, la persuasione visiva è spesso basata su argomenti che fanno riferimento agli obiettivi spirituali e umani dei tuoi ascoltatori. Lo scopo di tale influenza è suscitare il seguente pensiero nell'ascoltatore: "Possedendo questo prodotto, sarò un passo più vicino al mio ideale di persona di successo".

# 6 Relazioni

Buone relazioni personali con i tuoi colleghi, la capacità di stabilire rapidamente un contatto, di entrare in una zona di fiducia, di trovare qualcosa in comune tra te e il cliente determinano quanto sei bravo come persona e influenzano l'atteggiamento del pubblico nei tuoi confronti, e , di conseguenza, il desiderio di avere un'attività quotidiana con te.

Conclusione

Chi possiede le informazioni possiede il mondo. Ad esempio, supponi di voler padroneggiare l'arte delle trattative commerciali. In tal caso, dovresti acquisire competenze di etica aziendale, apprendere comportamenti corretti durante riunioni e discussioni, entrare nel giusto stato d'animo psicologico e conoscere i metodi e le tecniche che possono essere utilizzati per ottenere il risultato desiderato. Tuttavia, assicurati che i risultati del lavoro speso ti porteranno molti più frutti di quanto ti aspettassi.