Seni Komunikasi Bisnis: Cara Berkomunikasi Secara Efektif dalam Bisnis, Termasuk Negosiasi, Mengelola Konflik, dan Persuasi

Seni melakukan percakapan dan negosiasi bisnis di dunia modern merupakan bagian integral dari setiap orang yang pekerjaannya melibatkan kontak langsung dengan orang lain. Namun, orang sering tidak dapat menyampaikan pandangan mereka dengan benar tentang beberapa tindakan perusahaan, mengungkapkan ketidaksetujuan mereka secara memadai mengenai klausul kontrak tertentu, atau menemukan kompromi dengan mitra atau pesaing.

Jika Anda ingin menghindari kasus seperti itu dan menjadi virtuoso sejati dari keahlian Anda, seperti protagonis dari "Terima Kasih untuk Merokok", harap pertimbangkan secara spesifik percakapan bisnis yang dibahas dalam artikel ini.

Isu Etika dalam Bisnis

Jadi, seperti yang sudah dikatakan di bagian pendahuluan, keterampilan komunikasi bisnis sangat penting bagi orang modern. Setiap orang membutuhkannya, untuk sebagian orang pada tingkat yang lebih besar dan yang lainnya pada tingkat yang lebih rendah. Misalnya, seorang direktur perusahaan yang menguasai seni negosiasi akan membantu membangun dan mengembangkan hubungan bisnis dengan mitra dan manajemen.

Anggota tim kantor rata-rata dapat berkomunikasi secara efektif dalam kelompok kerja. Namun, beberapa orang merasa sangat sulit untuk beralih dari komunikasi biasa ke komunikasi bisnis karena mereka tidak terbiasa dengan prinsip dasar, etika, negosiasi, dan persiapannya.

Akibatnya, saat berkomunikasi dengan calon pelanggan atau mitra, yang terakhir mungkin memiliki kesan negatif terhadap orang, perusahaan, dan produk. Masalahnya cukup standar, dan ada banyak literatur brilian untuk membantu mengembangkan keterampilan komunikasi bisnis, seperti “ Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In ” oleh R. Fischer .

Misalkan Anda tidak punya waktu untuk membaca buku ini, tetapi negosiasi yang diperlukan akan datang. Dalam hal ini, artikel ini akan memberi Anda gambaran yang komprehensif dan jelas tentang etika komunikasi bisnis , seni negosiasi , dan manajemen konflik . Tapi hal pertama yang pertama. Komunikasi adalah sumber pengalaman manusia. Ini membantu orang memahami dunia dan orang lain.

Pada saat yang sama, komunikasi adalah proses multi-sisi, dan pendekatannya harus berbeda dalam situasi. Etika komunikasi bisnis adalah bidang khusus, yang mengharuskan orang untuk mengikuti norma-norma tertentu, baik yang umum untuk etika maupun yang khusus untuk subjek tertentu.

Mungkin semua orang pernah mengalami layanan yang tidak pantas, mungkin di kafe atau toko serba ada. Setuju bahwa dalam kasus seperti itu, keinginan untuk melakukan pembelian atau memesan langsung hilang. Sekarang bayangkan situasi serupa, hanya ketika menandatangani kontrak untuk beberapa juta. Kemungkinan besar, negosiasi yang sukses tidak mungkin dilakukan jika orang tersebut tidak mengetahui konsep utama komunikasi bisnis.

Bahkan ada yang namanya kontrak sosial, kesepakatan informal, atau sistem norma perilaku baku yang mengatur hubungan di ranah bisnis. Kegagalan untuk mematuhinya mengancam, paling-paling, merusak reputasi, paling buruk, merusak bisnis itu sendiri. Oleh karena itu, pertimbangkan aturan berikut saat berkomunikasi dengan pelanggan dan mitra untuk menghindari situasi yang tidak menyenangkan.

️ Tolong jangan membesar-besarkan kepentingan bisnis Anda: jika kata-kata Anda tidak sesuai dengan situasi, itu akan menciptakan situasi yang sulit.

️ Selalu gambarkan bidang tanggung jawab Anda saat bekerja dengan mitra. Jauhkan kehidupan pribadi Anda di luar kantor. Di kalangan bisnis, sudah menjadi kebiasaan untuk tidak membicarakannya.

️ Pertahankan kata-kata Anda. Jika Anda menjanjikan sesuatu kepada pelanggan atau mitra, maka berikanlah. Reputasi Anda sebagai pebisnis bergantung padanya.

️ Patuhi etika bisnis berdasarkan kejujuran, kebijaksanaan, dan keadilan.

Persiapan Negosiasi

Ingat: Anda harus bersiap untuk negosiasi apa pun. Apakah menandatangani kontrak jutaan dolar atau wawancara kerja, persiapan meningkatkan peluang sukses. Jadi, hal pertama yang harus dilakukan adalah menjawab pertanyaan, “Apa yang membuat negosiasi berhasil?” Anda tahu pro dan kontra produk Anda dengan sempurna, jadi cobalah untuk menempatkan diri Anda pada posisi lawan bicara Anda dan pahami apa yang mungkin menarik bagi mereka.

Secara langsung ada tiga fase negosiasi.

• Yang pertama adalah persiapan , yang meliputi melakukan kontak, merencanakan pertemuan, dan praktik aktual (mengumpulkan informasi tentang kemungkinan klien/mitra, membuat presentasi, dan menyiapkan pidato).
• Yang kedua adalah bernegosiasi .
• Yang ketiga mencapai kesepakatan .

Tahap pengumpulan informasi memainkan peran penting dalam kesadaran situasi. Anda tentu saja telah mempelajari subjek negosiasi sebelumnya karena pilihan Anda tidak secara tidak sengaja jatuh pada perusahaan ini atau itu atau orang tertentu. Tugas pada level ini adalah menemukan data tentang negosiator dari pihak lain untuk mengidentifikasi kepentingan bersama karena lebih mudah untuk menyetujui ketika ada titik temu.

Selain itu, pengetahuan tentang barang dan preferensi lawan bicara Anda akan memungkinkan Anda memilih tempat pertemuan yang tepat. Mengetahui nuansa ini sangat penting dalam bisnis internasional.

Obrolan Ringan dan Kekuatan Persuasi

Pengetahuan yang didapat dari mempersiapkan negosiasi dapat membantu dalam aspek lain — obrolan ringan. Jadi, bayangkan Anda bertemu di pintu masuk, dan dalam perjalanan ke ruang konferensi, Anda perlu membicarakan sesuatu. Di situlah obrolan ringan masuk. Biasanya dimulai dengan dialog seperti, “Jadi, Anda tidak akan kesulitan untuk sampai ke sini?”, “Ya, terima kasih, sekretaris Anda melakukan pekerjaan yang baik menjelaskan cara menuju ke kantor Anda .”

Di permukaan, ini menyerupai percakapan paling dangkal antara dua orang yang tidak dikenal. Namun, ada lebih dari sekadar melakukan kontak. Seseorang menunjukkan perhatian, sehingga memperjelas bahwa pertemuan itu memiliki nilai tertentu. Yang kedua memuji anggota tim perusahaan, menilai kompetensi mereka, kemudian membawa jembatan logis di bawah pilihan pendamping yang tidak acak.

Dalam komunikasi bisnis, kata-kata yang diucapkan penting, terutama pada tahap kenalan dan kontak pertama. Jadi akan membantu untuk tidak meremehkan obrolan ringan tentang cuaca, olahraga, politik, dan tren bisnis terkini. Misalnya, tahap negosiasi ini memainkan peran penting di Jepang.

Pembicaraan ringan tentang budaya atau seni bisa berlangsung hingga satu jam, setelah itu pertemuan akan diakhiri dengan tawaran bertemu di lain waktu untuk membahas masalah bisnis. Bagi orang Jepang, kepribadian dan karakter pasangan merupakan atribut penting dalam citra seorang pebisnis. Oleh karena itu, selama percakapan seperti itu, mereka berusaha menentukan kejujuran dan keterbukaan orang tersebut.

Atas dasar ini, mereka memutuskan untuk mengembangkan koneksi. Dan misalkan Anda sering berurusan dengan orang Jepang dan ingin tahu lebih banyak tentang komunikasi bisnis di lingkungan mereka. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan situs web ulasan layanan penulisan untuk mendapatkan informasi berharga ini sementara kami melanjutkan. Jadi ada situasi negosiasi yang berbeda di mana keputusan para pihak bergantung.

Ketika calon mitra sama-sama tertarik untuk mengembangkan hubungan, diskusi kemungkinan besar akan berjalan cepat, dan konsensus akan ditemukan. Situasinya berbeda dengan mereka yang kegiatannya didasarkan pada penjualan dan kebutuhan untuk memasarkan barangnya. Orang-orang ini bekerja dalam situasi stres, mengatasi sikap skeptis, dan harus mampu mengatasi penyangkalan. Untuk tujuan ini, mereka secara khusus dilatih dalam persuasi, keterampilan yang berharga bagi setiap orang, seperti yang dibahas di bawah ini.

Cara Mencapai Kesepakatan dan Menghindari Konflik

Richard Schell, Profesor Studi Hukum, Etika Bisnis, dan Manajemen di Wharton School of the University of Pennsylvania, Direktur Akademik untuk dua program pendidikan eksekutif Wharton, dan penulis buku sukses “ Bargaining for Advantage: Negotiation Strategies for Reasonable People ,” berpendapat bahwa kesepakatan dapat dicapai melalui enam jalur.

#1 Bujukan Berdasarkan Kepentingan Pribadi pada Hasil

Artinya proposal Anda dapat menyelesaikan masalah secara positif atau memenuhi kebutuhan lawan bicara Anda dan perusahaan dengan cara yang paling langsung. Dalam negosiasi, masing-masing pihak memiliki sesuatu yang dapat menguntungkan peluang, sumber daya, status, informasi, atau otoritas lainnya.

#2 Otoritas dan Kekuasaan

Anda mungkin pernah mengalami situasi ketika seseorang yang lebih akrab dengan subjek tertentu memenangkan perselisihan atas subjek yang kurang siap. Saluran ini digunakan untuk menjalankan perusahaan: direktur memberi perintah, dan bawahan melaksanakannya karena mereka menerimanya dari sumber yang berwibawa. Ngomong-ngomong, sejarah hubungan internasional mengetahui banyak contoh ketika kedatangan dan partisipasi seorang tokoh politik terkenal menyelamatkan negosiasi yang tampaknya menemui jalan buntu antar negara.

#3 Politik

Menurut Richard Schell, sosiolog mendefinisikan politik sebagai proses dimana orang bekerja dalam kelompok untuk mempengaruhi urusan organisasi. Orang menggunakan pengaruh politik dalam kelompok mulai dari keluarga hingga perusahaan. Langkah politik tertentu mungkin melibatkan mempertimbangkan kepentingan pribadi, menjalankan otoritas, hubungan, nilai-nilai bersama, dan dasar faktual untuk meyakinkan orang lain bahwa mereka benar.

#4 Rasionalitas

Tawaran Anda untuk menandatangani kontrak atau membeli produk harus didasarkan pada persuasi rasional yang dapat diterima, jika tidak untuk semua orang, maka untuk mayoritas. Persuasi rasional adalah upaya untuk mempengaruhi sikap, tindakan, atau persepsi seseorang dengan alasan dan bukti untuk membenarkan manfaat dari tawaran Anda. Jika alasannya bermakna dan audiens mau mendengarkan alasannya, peluang Anda untuk sukses akan meningkat.

#5 Visualisasi

Visualisasi mengacu pada menarik tujuan, nilai, dan keyakinan audiens Anda sebagai dasar untuk mempromosikan pesan Anda. Misalnya, persuasi visual seringkali didasarkan pada argumen yang mengacu pada tujuan spiritual dan manusiawi pendengar Anda. Tujuan dari pengaruh tersebut adalah untuk menimbulkan pemikiran berikut dalam diri pendengar: "Dengan memiliki produk ini, saya akan selangkah lebih dekat dengan cita-cita saya tentang orang yang sukses."

#6 Hubungan

Hubungan pribadi yang baik dengan kolega Anda, kemampuan untuk menjalin kontak dengan cepat, memasuki zona kepercayaan, menemukan kesamaan antara diri Anda dan klien menentukan seberapa baik Anda, dan memengaruhi sikap audiens terhadap Anda, dan , akibatnya, keinginan untuk melakukan bisnis sehari-hari dengan Anda.

Kesimpulan

Siapa yang memiliki informasi memiliki dunia. Misalnya, Anda ingin menguasai seni negosiasi bisnis. Jika demikian, Anda harus memperoleh keterampilan etika bisnis, mempelajari perilaku yang tepat selama rapat dan diskusi, memasuki suasana psikologis yang tepat, dan mengetahui metode dan teknik yang dapat digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Namun, pastikan bahwa hasil dari pekerjaan yang dihabiskan akan memberi Anda hasil yang jauh lebih banyak dari yang Anda harapkan.