Arta comunicării în afaceri: cum să comunicați eficient în afaceri, inclusiv negocierea, gestionarea conflictelor și persuasiunea

Arta de a conduce conversații și negocieri de afaceri în lumea modernă este parte integrantă a oricărei persoane a cărei muncă implică contact direct cu ceilalți. Cu toate acestea, adesea oamenii nu își pot prezenta corect opiniile cu privire la unele acțiuni ale companiei, nu își pot exprima în mod adecvat dezacordul cu privire la anumite clauze contractuale sau nu pot găsi un compromis cu un partener sau concurent.

Dacă doriți să evitați astfel de cazuri și să deveniți un adevărat virtuoz al meșteșugului dvs., precum protagonistul din „Mulțumesc pentru fumat”, vă rugăm să luați în considerare specificul conversațiilor de afaceri discutate în acest articol.

Probleme etice în afaceri

Deci, așa cum sa spus deja în introducere, abilitățile de comunicare în afaceri sunt esențiale pentru o persoană modernă. Toată lumea are nevoie de ea, pentru unii oameni într-o măsură mai mare și pentru alții într-o măsură mai mică. De exemplu, un director de companie care stăpânește arta negocierilor va ajuta la stabilirea și dezvoltarea relațiilor de afaceri cu partenerii și managementul.

Membrul mediu al echipei de birou poate comunica eficient în cadrul grupului de lucru. Cu toate acestea, unor oameni le este deosebit de dificil să treacă de la comunicarea obișnuită la comunicarea de afaceri, deoarece nu sunt familiarizați cu principiile sale fundamentale, etica, negocierea și pregătirea.

În consecință, atunci când comunică cu potențiali clienți sau parteneri, aceștia din urmă pot avea o impresie negativă asupra persoanei, companiei și produsului. Problema este destul de standard și există multă literatură strălucitoare care să ajute la dezvoltarea abilităților de comunicare în afaceri, cum ar fi „ Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In ” de R. Fischer .

Să presupunem că nu ai timp să citești această carte, dar urmează negocierile necesare. În acest caz, acest articol vă va oferi o idee cuprinzătoare și clară despre etica comunicării în afaceri , arta negocierii și gestionarea conflictelor . Dar mai întâi lucrurile. Comunicarea este sursa experienței umane. Ajută oamenii să înțeleagă lumea și pe alții.

În același timp, comunicarea este un proces cu mai multe părți, iar abordările ar trebui să difere în funcție de situație. Etica comunicării în afaceri este un domeniu specific, care impune oamenilor să respecte anumite norme, atât cele generale de etică, cât și cele specifice unui anumit subiect.

Probabil că toată lumea s-a confruntat cu servicii necorespunzătoare, poate într-o cafenea sau un magazin universal. Sunteți de acord că, într-un astfel de caz, dorința de a face o achiziție sau de a plasa o comandă dispare instantaneu. Acum imaginați-vă o situație similară, doar când semnați un contract de câteva milioane. Cel mai probabil, negocierile de succes sunt excluse dacă persoana respectivă nu cunoaște conceptele principale de comunicare în afaceri.

Mai mult decât atât, există chiar un contract social, un acord informal sau un sistem implicit de norme comportamentale care reglementează relațiile în sfera de afaceri. Nerespectarea acestora amenință, în cel mai bun caz, deteriorarea reputației, în cel mai rău caz, deteriorarea afacerii în sine. Prin urmare, luați în considerare următoarele reguli atunci când comunicați cu clienții și partenerii pentru a evita situațiile neplăcute.

️ Te rugăm să nu exagerezi importanța afacerii tale: dacă cuvintele tale nu se potrivesc cu situația, se creează o situație dificilă.

️ Delimitează-ți întotdeauna domeniile de responsabilitate atunci când lucrezi cu parteneri. Ține-ți viața personală în afara biroului. În cercurile de afaceri, se obișnuiește să nu se vorbească despre asta.

️ Ține-ți cuvântul. Dacă promiți ceva unui client sau partener, atunci livră-l. Reputația ta ca om de afaceri depinde de asta.

️ Respectați etica în afaceri bazată pe onestitate, tact și corectitudine.

Pregătiri pentru negocieri

Amintiți-vă: trebuie să vă pregătiți pentru orice negociere. Indiferent dacă semnați un contract de milioane de dolari sau un interviu de angajare, pregătirea crește șansele de succes. Deci, primul lucru de făcut este să răspundeți la întrebarea „Ce ar face ca o negociere să aibă succes?” Cunoști perfect avantajele și dezavantajele produsului tău, așa că încearcă să te pui în locul interlocutorului tău și înțelege ce l-ar putea interesa.

Direct sunt trei faze ale negocierilor.

• Primul este pregătirea , care include contactul, planificarea întâlnirii și practica efectivă (strângerea de informații despre un posibil client/partener, crearea unei prezentări și pregătirea unui discurs).
• Al doilea este negocierea .
• Al treilea este ajungerea la un acord .

Etapa de colectare a informațiilor joacă un rol vital în conștientizarea situației. Desigur, ați studiat anterior subiectul negocierilor pentru că alegerea dvs. nu a căzut întâmplător asupra uneia sau aceleia companii sau anumitor persoane. Sarcina la acest nivel este de a găsi date despre negociatorul din cealaltă parte pentru a identifica interese comune, deoarece este mai ușor să ajungeți la un acord atunci când există un teren comun.

În plus, cunoașterea bunurilor și preferințelor interlocutorului dvs. vă va permite să alegeți locul potrivit pentru întâlnire. Cunoașterea acestor nuanțe este deosebit de importantă în afacerile internaționale.

Vorbiri mici și puteri de convingere

Cunoștințele dobândite în urma pregătirii pentru negocieri pot fi de ajutor în alt aspect – discuțiile mici. Așadar, imaginează-ți că ai fost întâlnit la intrare și, în drum spre sala de conferințe, trebuie să vorbești despre ceva. Aici intervin discuțiile. De obicei, începe cu un dialog de genul „Deci, nu ai avea probleme să ajungi aici?”, „Da, mulțumesc, secretara ta a făcut o treabă grozavă explicând cum să ajungi la birou. .”

La suprafață, seamănă cu cea mai banală conversație dintre doi oameni necunoscuti. Cu toate acestea, există mai mult decât contactul. Unul manifestă îngrijorare, lăsând astfel clar că întâlnirea are o valoare specifică. Al doilea complimentează un membru al echipei companiei, evaluându-i competența, apoi aduce o punte logică sub alegerea non-aleatorie a unui posibil însoțitor.

În comunicarea de afaceri, cuvintele rostite contează, mai ales în etapele de cunoaștere și prim contact. Așa că ar ajuta să nu subestimezi discuțiile despre vreme, sport, politică și cele mai recente tendințe de afaceri. De exemplu, această etapă de negociere joacă un rol vital în Japonia.

O conversație ușoară despre cultură sau artă poate dura până la o oră, după care întâlnirea se va încheia cu o ofertă de a ne întâlni altă dată pentru a discuta chestiuni de afaceri. Pentru japonezi, personalitatea și caracterul partenerului sunt atribute esențiale în imaginea unui om de afaceri. Prin urmare, în timpul unor astfel de conversații, ei încearcă să determine onestitatea și deschiderea persoanei.

Pe această bază, ei decid să dezvolte conexiuni. Și să presupunem că aveți de-a face adesea cu japonezii și doriți să aflați mai multe despre comunicarea de afaceri în mediul lor. În acest caz, puteți utiliza un site web de revizuire a serviciilor de scriere pentru a obține aceste informații valoroase în timp ce continuăm. Deci sunt diferite situații de negociere de care depinde decizia părților.

Atunci când posibilii parteneri sunt la fel de interesați să dezvolte relația, probabil că discuția va merge rapid și se va găsi un consens. Situația este diferită la cei ale căror activități se bazează pe vânzări și nevoia de a-și comercializa mărfurile. Acești oameni lucrează în situații stresante, depășind atitudinile sceptice și trebuie să fie capabili să contracareze negarea. În acest scop, ei sunt special instruiți în persuasiune, o abilitate valoroasă pentru toată lumea, așa cum se discută mai jos.

Cum să ajungeți la un acord și să evitați conflictele

Richard Schell, profesor de studii juridice, etică în afaceri și management la Școala Wharton a Universității din Pennsylvania, director academic pentru două programe de educație executivă Wharton și autor al cărții de succes „ Negocire pentru avantaje: strategii de negociere pentru oameni rezonabili ”. susține că se poate ajunge la un acord prin șase canale.

# 1 Persuasiunea bazată pe interesul personal în rezultat

Înseamnă că propunerea ta poate rezolva în mod pozitiv problemele sau poate satisface nevoile interlocutorului tău și ale companiei în cel mai direct mod. Într-o negociere, fiecare parte are ceva care poate aduce beneficii celeilalte oportunități, resurse, statut, informații sau autoritate.

# 2 Autoritate și putere

Este posibil să fi experimentat o situație în care o persoană mai familiarizată cu un anumit subiect câștigă o dispută cu privire la unul mai puțin pregătit. Acest canal este folosit pentru a conduce compania: directorul dă un ordin, iar subordonații îl execută pentru că l-au primit de la o sursă autorizată. Apropo, istoria relațiilor internaționale cunoaște multe exemple când sosirea și participarea unei personalități politice celebre a salvat negocierile aparent blocate între țări.

# 3 Politică

Potrivit lui Richard Schell, sociologii definesc politica ca fiind procesele prin care oamenii lucrează în grupuri pentru a influența afacerile organizațiilor. Oamenii folosesc influența politică în cadrul unor grupuri, de la familii la corporații. O anumită mișcare politică poate implica luarea în considerare a intereselor personale, a autorității de operare, a relațiilor, a valorilor comune și a unei baze faptice pentru a-i convinge pe alții că au dreptate.

# 4 Raționalitate

Oferta ta de a semna un contract sau de a cumpăra un produs trebuie să se bazeze pe o convingere rațională care să fie acceptabilă, dacă nu pentru toată lumea, atunci pentru majoritatea. Persuasiunea rațională este o încercare de a influența atitudinile, acțiunile sau percepțiile unei persoane cu motive și dovezi care să justifice beneficiile ofertei tale. Dacă motivele sunt semnificative și publicul este dispus să asculte rațiunea, șansele tale de succes vor crește.

# 5 Vizualizare

Vizualizarea se referă la atragerea la obiectivele, valorile și convingerile publicului dvs. ca bază pentru promovarea mesajului dvs. De exemplu, persuasiunea vizuală se bazează adesea pe argumente care se referă la scopurile spirituale și umane ale ascultătorilor tăi. Scopul unei astfel de influențe este de a provoca următorul gând în ascultător: „Deținând acest produs, voi fi cu un pas mai aproape de idealul meu de persoană de succes.”

# 6 Relații

Relațiile personale bune cu colegii tăi, capacitatea de a stabili contact rapid, de a intra într-o zonă de încredere, de a găsi ceva în comun între tine și client determină cât de bun ești o persoană și influențează atitudinea publicului față de tine și , în consecință, dorința de a avea o afacere de zi cu zi cu tine.

Concluzie

Cine deține informațiile deține lumea. De exemplu, să presupunem că doriți să stăpâniți arta negocierilor de afaceri. Dacă da, ar trebui să dobândiți abilități de etică în afaceri, să învățați un comportament adecvat în timpul întâlnirilor și discuțiilor, să intrați în starea psihologică potrivită și să cunoașteți metodele și tehnicile care pot fi utilizate pentru a obține rezultatul dorit. Cu toate acestea, asigurați-vă că rezultatele muncii petrecute vă vor aduce mult mai multe fructe decât v-ați așteptat.