فن الاتصالات التجارية: كيفية التواصل الفعال في الأعمال ، بما في ذلك التفاوض وإدارة الصراع والإقناع

يعد فن إجراء المحادثات والمفاوضات التجارية في العالم الحديث جزءًا لا يتجزأ من أي شخص ينطوي عمله على اتصال مباشر مع الآخرين. ومع ذلك ، لا يستطيع الأشخاص في كثير من الأحيان تقديم آرائهم بشكل صحيح حول بعض إجراءات الشركة ، أو التعبير بشكل مناسب عن عدم موافقتهم فيما يتعلق ببنود عقد محددة ، أو إيجاد حل وسط مع شريك أو منافس.

إذا كنت ترغب في تجنب مثل هذه الحالات وأن تصبح مبدعًا حقيقيًا في مهنتك ، مثل بطل رواية "شكرًا لك على التدخين" ، فالرجاء النظر في تفاصيل المحادثات التجارية التي تمت مناقشتها في هذه المقالة.

القضايا الأخلاقية في الأعمال

لذلك ، كما ذكرنا سابقًا في المقدمة ، تعد مهارات الاتصال التجاري ضرورية للشخص العصري. الجميع يحتاجها ، بالنسبة لبعض الناس إلى حد أكبر والبعض الآخر إلى حد أقل. على سبيل المثال ، سيساعد مدير الشركة الذي يتقن فن المفاوضات في إقامة وتطوير علاقات تجارية مع الشركاء والإدارة.

يمكن لعضو فريق المكتب العادي التواصل بشكل فعال داخل مجموعة العمل. ومع ذلك ، يجد بعض الأشخاص صعوبة خاصة في التحول من الاتصال العادي إلى الاتصال التجاري لأنهم ليسوا على دراية بالمبادئ الأساسية والأخلاق والتفاوض والإعداد.

وبالتالي ، عند التواصل مع العملاء أو الشركاء المحتملين ، قد يكون لهذا الأخير انطباع سلبي عن الشخص والشركة والمنتج. المشكلة معيارية إلى حد ما ، وهناك الكثير من الأدبيات الرائعة للمساعدة في تطوير مهارات الاتصال التجاري ، مثل " الوصول إلى نعم: التفاوض على الاتفاق دون الاستسلام " بقلم آر فيشر .

افترض أنه ليس لديك وقت لقراءة هذا الكتاب ، ولكن المفاوضات الضرورية قادمة. في هذه الحالة ، ستمنحك هذه المقالة فكرة شاملة وواضحة عن أخلاقيات الاتصال التجاري وفن التفاوض وإدارة النزاعات . لكن أول الأشياء أولاً. التواصل هو مصدر الخبرة البشرية. يساعد الناس على فهم العالم والآخرين.

في الوقت نفسه ، يعد الاتصال عملية متعددة الجوانب ، ويجب أن تختلف الأساليب في المواقف. تعتبر أخلاقيات الاتصال التجاري مجالًا محددًا ، والذي يتطلب من الناس اتباع معايير معينة ، سواء تلك العامة للأخلاقيات أو تلك الخاصة بموضوع معين.

ربما واجه الجميع خدمة غير لائقة ، ربما في مقهى أو متجر صغير. توافق على أنه في مثل هذه الحالة ، تتلاشى الرغبة في إجراء عملية شراء أو تقديم طلب على الفور. الآن تخيل وضعًا مشابهًا ، فقط عند توقيع عقد لمليونين. على الأرجح ، تكون المفاوضات الناجحة غير واردة إذا كان الشخص لا يعرف مفاهيم الاتصالات التجارية الأساسية.

علاوة على ذلك ، يوجد حتى شيء مثل العقد الاجتماعي ، أو الاتفاق غير الرسمي ، أو نظام الأعراف السلوكية الافتراضي الذي ينظم العلاقات في مجال الأعمال. ويهدد عدم الامتثال لها ، في أحسن الأحوال ، بإلحاق الضرر بالسمعة ، وفي أسوأ الأحوال ، بإلحاق الضرر بالعمل التجاري نفسه. لذلك ، ضع في اعتبارك القواعد التالية عند التواصل مع العملاء والشركاء لتجنب المواقف غير السارة.

️ من فضلك لا تبالغ في أهمية عملك: إذا كانت كلماتك لا تتطابق مع الموقف ، فإنها تخلق موقفًا صعبًا.

️ حدد دائمًا مجالات مسؤوليتك عند العمل مع الشركاء. حافظ على حياتك الشخصية خارج المكتب. في دوائر الأعمال ، من المعتاد عدم الحديث عن ذلك.

️ حافظ على كلمتك. إذا وعدت بشيء لعميل أو شريك ، فقم بتسليمه. سمعتك كشخص أعمال تعتمد عليها.

️ الالتزام بأخلاقيات العمل على أساس الصدق واللباقة والإنصاف.

الاستعدادات للمفاوضات

تذكر: عليك أن تستعد لأي مفاوضات. سواء كان توقيع عقد بملايين الدولارات أو مقابلة عمل ، فإن الإعداد يزيد من فرص النجاح. لذا فإن أول شيء يجب فعله هو الإجابة على السؤال ، "ما الذي يجعل التفاوض ناجحًا؟" أنت تعرف تمامًا إيجابيات وسلبيات منتجك ، لذا حاول أن تضع نفسك في مكان محاورك وتفهم ما قد يثير اهتمامه.

مباشرة هناك ثلاث مراحل من المفاوضات.

• الأول هو التحضير ، والذي يتضمن إجراء الاتصال ، والتخطيط للاجتماع ، والممارسة الفعلية (جمع المعلومات حول عميل / شريك محتمل ، وإنشاء عرض تقديمي ، وإعداد خطاب).
• الثاني هو التفاوض .
• الثالث هو التوصل إلى اتفاق .

تلعب مرحلة جمع المعلومات دورًا حيويًا في الوعي بالموقف. لقد سبق لك بالطبع أن درست موضوع المفاوضات لأن اختيارك لم يقع عن طريق الخطأ على هذه الشركة أو تلك أو أشخاص محددين. المهمة على هذا المستوى هي العثور على بيانات عن المفاوض من الجانب الآخر لتحديد المصالح المشتركة لأنه من الأسهل الاتفاق عندما تكون هناك أرضية مشتركة.

بالإضافة إلى ذلك ، ستسمح لك معرفة السلع والتفضيلات الخاصة بمحاورك باختيار المكان المناسب للاجتماع. معرفة هذه الفروق الدقيقة أمر مهم بشكل خاص في الأعمال التجارية الدولية.

الأحاديث الصغيرة وصلاحيات الإقناع

يمكن أن تكون المعرفة المكتسبة من التحضير للمفاوضات مفيدة في جانب آخر - الأحاديث الصغيرة. لذا ، تخيل أنك قد التقيت عند المدخل ، وفي طريقك إلى غرفة الاجتماعات ، تحتاج إلى التحدث عن شيء ما. هذا هو المكان الذي يأتي فيه الحديث الصغير. عادةً ، يبدأ بحوار مثل ، "لذا ، لن تواجه مشكلة في الوصول إلى هنا؟" ، "نعم ، شكرًا لك ، لقد قامت سكرتيرتك بعمل رائع في شرح كيفية الوصول إلى مكتبك . "

في الظاهر ، يبدو الأمر أشبه بأبذر محادثة بين شخصين غير مألوفين. ومع ذلك ، هناك أكثر من مجرد إجراء اتصال. يُظهر أحدهم القلق ، مما يوضح أن الاجتماع له قيمة محددة. والثاني يكمل عضو فريق الشركة ، ويقيم كفاءته ، ثم يجلب جسرًا منطقيًا في ظل الاختيار غير العشوائي لرفيق محتمل.

في الاتصالات التجارية ، تعتبر الكلمات المنطوقة مهمة ، خاصة في مراحل التعارف والاتصال الأول. لذلك من المفيد عدم الاستهانة بالحديث الصغير عن الطقس والرياضة والسياسة وأحدث اتجاهات الأعمال. على سبيل المثال ، تلعب مرحلة التفاوض هذه دورًا حيويًا في اليابان.

يمكن أن تستمر محادثة خفيفة حول الثقافة أو الفن لمدة تصل إلى ساعة ، وبعد ذلك سينتهي الاجتماع بعرض للقاء وقت آخر لمناقشة المسائل التجارية. بالنسبة لليابانيين ، تعتبر شخصية الشريك وشخصيته من السمات الأساسية في صورة رجل الأعمال. لذلك ، خلال هذه المحادثات ، يحاولون تحديد صدق وانفتاح الشخص.

على هذا الأساس ، قرروا تطوير الاتصالات. ولنفترض أنك غالبًا ما تتعامل مع اليابانيين وتريد معرفة المزيد عن الاتصالات التجارية في بيئتهم. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام موقع مراجعة خدمات الكتابة للحصول على هذه المعلومات القيمة أثناء المتابعة. لذلك هناك حالات تفاوض مختلفة يعتمد عليها قرار الأطراف.

عندما يكون الشركاء المحتملون مهتمين بنفس القدر بتطوير العلاقة ، فمن المرجح أن تجري المناقشة بسرعة ، وسيتم التوصل إلى توافق في الآراء. يختلف الوضع عن أولئك الذين تعتمد أنشطتهم على المبيعات والحاجة إلى تسويق سلعهم. يعمل هؤلاء الأشخاص في المواقف العصيبة ، ويتغلبون على المواقف المتشككة ، ويجب أن يكونوا قادرين على مواجهة الإنكار. تحقيقا لهذه الغاية ، يتم تدريبهم بشكل خاص على الإقناع ، وهي مهارة قيمة للجميع ، كما هو موضح أدناه.

كيفية الوصول إلى اتفاقية وتجنب النزاعات

ريتشارد شيل ، أستاذ الدراسات القانونية وأخلاقيات العمل والإدارة في كلية وارتون بجامعة بنسلفانيا ، والمدير الأكاديمي لبرنامجين من برامج التعليم التنفيذي في وارتن ، ومؤلف الكتاب الناجح " المساومة من أجل الميزة: استراتيجيات التفاوض للأشخاص العقلاء " يجادل بأنه يمكن التوصل إلى اتفاق من خلال ست قنوات.

# 1 الإقناع على أساس الاهتمام الشخصي بالنتيجة

هذا يعني أن اقتراحك يمكن أن يحل المشكلات بشكل إيجابي أو يلبي احتياجات المحاور الخاص بك والشركة بالطريقة الأكثر مباشرة. في التفاوض ، يمتلك كل طرف شيئًا يمكن أن يفيد الفرصة أو الموارد أو الحالة أو المعلومات أو السلطة الأخرى.

# 2 السلطة والقوة

ربما تكون قد واجهت موقفًا عندما يفوز شخص أكثر دراية بموضوع معين في نزاع حول موضوع أقل استعدادًا. تُستخدم هذه القناة لإدارة الشركة: يعطي المدير أمرًا ، وينفذه المرؤوسون لأنهم تلقوه من مصدر موثوق. بالمناسبة ، يعرف تاريخ العلاقات الدولية العديد من الأمثلة عندما أدى وصول ومشاركة شخصية سياسية مشهورة إلى إنقاذ المفاوضات المتوقفة على ما يبدو بين البلدين.

# 3 السياسة

وفقًا لريتشارد شيل ، يعرّف علماء الاجتماع السياسة على أنها العمليات التي يعمل بها الناس في مجموعات للتأثير على شؤون المنظمات. يستخدم الناس النفوذ السياسي داخل مجموعات تتراوح من العائلات إلى الشركات. قد تتضمن خطوة سياسية معينة النظر في المصالح الشخصية وسلطة التشغيل والعلاقات والقيم المشتركة والأساس الواقعي لإقناع الآخرين بأنهم على حق.

# 4 العقلانية

يجب أن يستند عرضك لتوقيع عقد أو شراء منتج إلى إقناع عقلاني مقبول ، إن لم يكن للجميع ، فمن ثم للأغلبية. الإقناع العقلاني هو محاولة للتأثير على مواقف الشخص أو أفعاله أو تصوراته بالأسباب والأدلة لتبرير فوائد عرضك. إذا كانت الأسباب ذات مغزى وكان الجمهور على استعداد للاستماع إلى العقل ، فستزداد فرص نجاحك.

# 5 التصور

يشير التصور إلى جذب أهداف جمهورك وقيمه ومعتقداته كأساس للترويج لرسالتك. على سبيل المثال ، غالبًا ما يعتمد الإقناع البصري على الحجج التي تشير إلى الأهداف الروحية والإنسانية للمستمعين. والغرض من هذا التأثير هو إثارة الفكرة التالية لدى المستمع: "بامتلاك هذا المنتج ، سأكون على بعد خطوة واحدة من مثالي المثالي للشخص الناجح."

# 6 العلاقات

العلاقات الشخصية الجيدة مع زملائك ، والقدرة على إقامة اتصال سريع ، والدخول في منطقة ثقة ، والعثور على شيء مشترك بينك وبين العميل ، تحدد مدى جودة شخصيتك ، وتؤثر على موقف الجمهور تجاهك ، و وبالتالي ، الرغبة في الحصول على عمل يومي معك.

خاتمة

من يملك المعلومات يمتلك العالم. على سبيل المثال ، افترض أنك تريد إتقان فن المفاوضات التجارية. إذا كان الأمر كذلك ، يجب أن تكتسب مهارات أخلاقيات العمل ، وأن تتعلم السلوك المناسب أثناء الاجتماعات والمناقشات ، وأن تدخل المزاج النفسي الصحيح ، وأن تعرف الأساليب والتقنيات التي يمكن استخدامها لتحقيق النتيجة المرجوة. ومع ذلك ، تأكد من أن نتائج العمل الذي تم إنفاقه ستجلب لك ثمارًا أكثر بكثير مما كنت تتوقع.