Sztuka komunikacji biznesowej: jak skutecznie komunikować się w biznesie, w tym negocjacje, zarządzanie konfliktem i perswazja

Sztuka prowadzenia biznesowych rozmów i negocjacji we współczesnym świecie jest nieodzowna dla każdej osoby, której praca wiąże się z bezpośrednim kontaktem z innymi. Jednak często ludzie nie potrafią poprawnie przedstawić swojego zdania na temat niektórych działań firmy, odpowiednio wyrazić sprzeciwu co do określonych zapisów w umowie, czy znaleźć kompromis z partnerem lub konkurentem.

Jeśli chcesz uniknąć takich przypadków i zostać prawdziwym wirtuozem swojego rzemiosła, jak bohater „Dziękuję za palenie”, zapoznaj się ze specyfiką rozmów biznesowych omówionych w tym artykule.

Kwestie etyczne w biznesie

Tak więc, jak już zostało powiedziane we wstępie, umiejętności komunikacji biznesowej są niezbędne dla współczesnego człowieka. Każdy tego potrzebuje, jedni w większym, inni w mniejszym stopniu. Na przykład dyrektor firmy, który opanował sztukę negocjacji, pomoże nawiązywać i rozwijać relacje biznesowe z partnerami i zarządem.

Przeciętny członek zespołu biurowego może skutecznie komunikować się w grupie roboczej. Jednak niektórym osobom szczególnie trudno jest przejść z komunikacji zwykłej na biznesową, ponieważ nie znają jej podstawowych zasad, etyki, negocjacji i przygotowań.

W konsekwencji, komunikując się z potencjalnymi klientami lub partnerami, ci drudzy mogą mieć negatywne wrażenie na temat danej osoby, firmy i produktu. Problem jest dość standardowy i istnieje wiele błyskotliwej literatury, która pomaga rozwijać umiejętności komunikacji biznesowej, na przykład „ Dojście do tak: negocjowanie umowy bez poddania się ” autorstwa R. Fischera .

Załóżmy, że nie masz czasu na przeczytanie tej książki, ale zbliżają się niezbędne negocjacje. W takim razie ten artykuł da ci kompleksowe i jasne pojęcie o etyce komunikacji biznesowej , sztuce negocjacji i zarządzaniu konfliktami . Ale najpierw najważniejsze. Komunikacja jest źródłem ludzkiego doświadczenia. Pomaga ludziom zrozumieć świat i innych.

Jednocześnie komunikacja jest procesem wielostronnym, a podejścia powinny różnić się w zależności od sytuacji. Etyka komunikacji biznesowej jest specyficzną dziedziną, która wymaga od ludzi przestrzegania pewnych norm, zarówno ogólnych dla etyki, jak i specyficznych dla danej tematyki.

Chyba każdy spotkał się z niewłaściwą obsługą, na przykład w kawiarni lub sklepie spożywczym. Zgadzam się, że w takim przypadku chęć zakupu lub złożenia zamówienia natychmiast znika. Teraz wyobraź sobie podobną sytuację, tyle że przy podpisywaniu kontraktu na kilka milionów. Najprawdopodobniej udane negocjacje są wykluczone, jeśli dana osoba nie zna podstawowych koncepcji komunikacji biznesowej.

Co więcej, istnieje nawet coś takiego jak umowa społeczna, umowa nieformalna czy domyślny system norm zachowań regulujących relacje w sferze biznesowej. Nieprzestrzeganie ich grozi w najlepszym wypadku utratą reputacji, aw najgorszym przypadku szkodą dla samego przedsiębiorstwa. Dlatego podczas komunikacji z klientami i partnerami należy wziąć pod uwagę następujące zasady, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji.

️ Proszę nie wyolbrzymiać znaczenia swojej firmy: jeśli twoje słowa nie pasują do sytuacji, tworzy to trudną sytuację.

‼️Współpracując z partnerami zawsze wyznaczaj swoje obszary odpowiedzialności. Trzymaj swoje życie osobiste poza biurem. W kręgach biznesowych zwyczajowo się o tym nie mówi.

️ Dotrzymaj słowa. Jeśli obiecujesz coś klientowi lub partnerowi, dotrzymaj tego. Twoja reputacja jako przedsiębiorcy zależy od tego.

‼️ Przestrzegaj etyki biznesowej opartej na uczciwości, takcie i uczciwości.

Przygotowania do negocjacji

Pamiętaj: musisz przygotować się do wszelkich negocjacji. Niezależnie od tego, czy podpisujesz wielomilionowy kontrakt, czy rozmowę o pracę, przygotowanie zwiększa szanse na sukces. Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest odpowiedź na pytanie: „Co zapewniłoby sukces negocjacjom?” Doskonale znasz wady i zalety swojego produktu, więc spróbuj postawić się na miejscu swojego rozmówcy i zrozumieć, co może go zainteresować.

Bezpośrednio wyróżnia się trzy fazy negocjacji.

• Pierwszym z nich jest przygotowanie , na które składa się nawiązanie kontaktu, zaplanowanie spotkania oraz właściwa praktyka (zebranie informacji o potencjalnym kliencie/partnerze, stworzenie prezentacji, przygotowanie wystąpienia).
• Drugi to negocjacje .
• Trzeci to osiągnięcie porozumienia .

Etap zbierania informacji odgrywa istotną rolę w świadomości sytuacyjnej. Oczywiście wcześniej przestudiowałeś temat negocjacji, bo Twój wybór nie padł przypadkowo na tę czy inną firmę czy konkretne osoby. Zadaniem na tym poziomie jest znalezienie danych o negocjatorze z drugiej strony, aby zidentyfikować wspólne interesy, ponieważ łatwiej jest dojść do porozumienia, gdy istnieje wspólna płaszczyzna.

Dodatkowo znajomość towarów i preferencji Twojego rozmówcy pozwoli Ci wybrać odpowiednie miejsce na spotkanie. Znajomość tych niuansów jest szczególnie ważna w biznesie międzynarodowym.

Small Talk i siła perswazji

Wiedza zdobyta podczas przygotowań do negocjacji może być pomocna w innym aspekcie — small talk. Wyobraź sobie więc, że spotkałeś się przy wejściu i w drodze do sali konferencyjnej musisz o czymś porozmawiać. To jest miejsce, w którym rozpoczyna się pogawędka. Zwykle zaczyna się od dialogu typu: „Więc nie miałbyś problemu z dotarciem tutaj?”, „Tak, dziękuję, twoja sekretarka wykonała świetną robotę, wyjaśniając, jak dostać się do twojego biura ”.

Z pozoru przypomina to najbardziej banalną rozmowę między dwojgiem nieznajomych ludzi. Jednak jest coś więcej niż tylko nawiązywanie kontaktu. Widać troskę, dając w ten sposób do zrozumienia, że ​​spotkanie ma określoną wartość. Drugi komplementuje członka zespołu firmowego, oceniając jego kompetencje, a następnie wprowadza logiczny pomost pod nieprzypadkowym wyborem ewentualnego towarzysza.

W komunikacji biznesowej wypowiadane słowa mają znaczenie, zwłaszcza na etapie znajomości i pierwszego kontaktu. Warto więc nie lekceważyć pogawędek o pogodzie, sporcie, polityce i najnowszych trendach biznesowych. Na przykład ten etap negocjacji odgrywa kluczową rolę w Japonii.

Lekka rozmowa o kulturze lub sztuce może trwać nawet godzinę, po czym spotkanie zakończy się propozycją spotkania w innym terminie w celu omówienia spraw biznesowych. Dla Japończyków osobowość i charakter partnera to podstawowe atrybuty wizerunku człowieka biznesu. Dlatego podczas takich rozmów starają się ustalić szczerość i otwartość danej osoby.

Na tej podstawie decydują się na rozwijanie połączeń. I załóżmy, że często masz do czynienia z Japończykami i chcesz dowiedzieć się więcej o komunikacji biznesowej w ich środowisku. W takim przypadku możesz skorzystać z witryny z recenzjami usług pisania, aby uzyskać te cenne informacje, gdy będziemy kontynuować. Istnieją więc różne sytuacje negocjacyjne, od których zależy decyzja stron.

Gdy potencjalni partnerzy są równie zainteresowani rozwojem relacji, dyskusja prawdopodobnie przebiegnie szybko i zostanie osiągnięty konsensus. Inaczej jest z tymi, których działalność opiera się na sprzedaży i potrzebie wprowadzenia na rynek swoich towarów. Osoby te pracują w sytuacjach stresowych, pokonując postawy sceptyczne i muszą umieć przeciwdziałać zaprzeczaniu. W tym celu są specjalnie szkoleni w perswazji, cennej umiejętności dla każdego, jak omówiono poniżej.

Jak dojść do porozumienia i uniknąć konfliktów

Richard Schell, profesor studiów prawniczych, etyki biznesowej i zarządzania w Wharton School na Uniwersytecie Pensylwanii, dyrektor akademicki dwóch programów kształcenia kadry kierowniczej w Wharton oraz autor odnoszącej sukcesy książki „ Targanie o przewagę: strategie negocjacyjne dla rozsądnych ludzi ” twierdzi, że porozumienie można osiągnąć sześcioma kanałami.

# 1 Perswazja oparta na osobistym zainteresowaniu wynikiem

Oznacza to, że Twoja propozycja może pozytywnie rozwiązać problemy lub zaspokoić potrzeby Twojego rozmówcy i firmy w najbardziej bezpośredni sposób. W negocjacjach każda ze stron ma coś, co może przynieść korzyść drugiej osobie, jej zasobom, statusowi, informacjom lub autorytetowi.

# 2 Władza i moc

Być może spotkałeś się z sytuacją, w której osoba bardziej zaznajomiona z danym tematem wygrywa spór z mniej przygotowanym. Ten kanał służy do kierowania firmą: dyrektor wydaje rozkaz, a podwładni go wykonują, ponieważ otrzymali go z autorytatywnego źródła. Nawiasem mówiąc, historia stosunków międzynarodowych zna wiele przykładów, kiedy przyjazd i udział słynnej postaci politycznej uratował pozornie impasowe negocjacje między krajami.

# 3 Polityka

Według Richarda Schella socjologowie definiują politykę jako procesy, za pomocą których ludzie współpracują w grupach, aby wpływać na sprawy organizacji. Ludzie wykorzystują polityczną dźwignię w różnych grupach, od rodzin po korporacje. Konkretny ruch polityczny może wymagać rozważenia osobistych interesów, władzy operacyjnej, relacji, wspólnych wartości i faktycznych podstaw, aby przekonać innych, że mają rację.

# 4 Racjonalność

Twoja propozycja podpisania umowy lub zakupu produktu musi być oparta na racjonalnej perswazji, akceptowalnej jeśli nie przez wszystkich, to przez większość. Racjonalna perswazja to próba wpłynięcia na postawy, działania lub postrzeganie danej osoby za pomocą powodów i dowodów uzasadniających korzyści płynące z Twojej oferty. Jeśli powody są znaczące, a publiczność chce ich słuchać, szanse na sukces wzrosną.

#5 Wizualizacja

Wizualizacja odnosi się do odwoływania się do celów, wartości i przekonań odbiorców jako podstawy do promowania Twojego przekazu. Na przykład perswazja wizualna często opiera się na argumentach odnoszących się do duchowych i ludzkich celów słuchaczy. Celem takiego wpływu jest wywołanie u słuchacza następującej myśli: „Posiadając ten produkt, będę o krok bliżej mojego ideału człowieka sukcesu”.

# 6 Relacje

Dobre osobiste relacje ze współpracownikami, umiejętność szybkiego nawiązywania kontaktu, wchodzenia w strefę zaufania, znajdowania wspólnych cech między sobą a klientem decydują o tym, jak dobrym jesteś człowiekiem i wpływają na stosunek słuchaczy do Ciebie, oraz , a co za tym idzie chęć prowadzenia z Tobą codziennych interesów.

Wniosek

Kto jest właścicielem informacji, jest właścicielem świata. Załóżmy na przykład, że chcesz opanować sztukę negocjacji biznesowych. Jeśli tak, powinieneś nabyć umiejętności z zakresu etyki biznesu, nauczyć się właściwego zachowania podczas spotkań i dyskusji, wprowadzić odpowiedni nastrój psychologiczny oraz poznać metody i techniki, dzięki którym osiągniesz zamierzony efekt. Bądź jednak pewien, że efekty włożonej pracy przyniosą Ci znacznie więcej owoców, niż się spodziewałeś.