A arte da comunicação empresarial: como se comunicar efetivamente nos negócios, incluindo negociação, gerenciamento de conflitos e persuasão

A arte de conduzir conversas e negociações comerciais no mundo moderno é essencial para qualquer pessoa cujo trabalho envolva contato direto com outras pessoas. No entanto, muitas vezes as pessoas não conseguem apresentar corretamente seus pontos de vista sobre algumas ações da empresa, expressar adequadamente sua discordância em relação a cláusulas contratuais específicas ou chegar a um acordo com um parceiro ou concorrente.

Se você deseja evitar esses casos e se tornar um verdadeiro virtuoso de seu ofício, como o protagonista de “Thank You for Smoking”, considere as especificidades das conversas de negócios discutidas neste artigo.

Questões éticas nos negócios

Portanto, como já foi dito na introdução, as habilidades de comunicação empresarial são essenciais para uma pessoa moderna. Todo mundo precisa disso, para algumas pessoas em maior grau e outras em menor grau. Por exemplo, um diretor de empresa que domina a arte da negociação ajudará a estabelecer e desenvolver relações comerciais com parceiros e administração.

O membro médio da equipe de escritório pode se comunicar de forma eficaz dentro do grupo de trabalho. No entanto, algumas pessoas acham especialmente difícil mudar da comunicação comum para a empresarial porque não estão familiarizadas com seus princípios fundamentais, ética, negociação e preparação.

Consequentemente, ao se comunicar com potenciais clientes ou parceiros, estes podem ter uma impressão negativa da pessoa, da empresa e do produto. O problema é bastante comum, e há muita literatura brilhante para ajudar a desenvolver habilidades de comunicação empresarial, como " Como chegar ao sim: negociar um acordo sem desistir ", de R. Fischer .

Suponha que você não tenha tempo para ler este livro, mas as negociações necessárias estão chegando. Nesse caso, este artigo lhe dará uma ideia clara e abrangente da ética da comunicação empresarial , da arte da negociação e da gestão de conflitos . Mas as primeiras coisas primeiro. A comunicação é a fonte da experiência humana. Ajuda as pessoas a entender o mundo e os outros.

Ao mesmo tempo, a comunicação é um processo multifacetado e as abordagens devem diferir nas situações. A ética da comunicação empresarial é um campo específico, que exige que as pessoas sigam certas normas, tanto as gerais à ética quanto as específicas de um determinado assunto.

Provavelmente todo mundo já encontrou serviço impróprio, talvez em um café ou loja de conveniência. Concorde que, nesse caso, o desejo de fazer uma compra ou fazer um pedido desaparece instantaneamente. Agora imagine uma situação semelhante, apenas ao assinar um contrato de alguns milhões. Muito provavelmente, negociações bem-sucedidas estão fora de questão se a pessoa não conhece os conceitos básicos de comunicação empresarial.

Além disso, existe até mesmo um contrato social, um acordo informal ou um sistema padrão de normas comportamentais que regulam as relações na esfera empresarial. O descumprimento delas ameaça, na melhor das hipóteses, danos à reputação e, na pior, danos ao próprio negócio. Portanto, considere as seguintes regras ao se comunicar com clientes e parceiros para evitar situações desagradáveis.

️ Por favor, não exagere na importância do seu negócio: se suas palavras não correspondem à situação, isso cria uma situação complicada.

️ Sempre defina suas áreas de responsabilidade ao trabalhar com parceiros. Mantenha sua vida pessoal fora do escritório. No meio empresarial, costuma-se não falar sobre isso.

️ Mantenha sua palavra. Se você prometer algo a um cliente ou parceiro, cumpra-o. Sua reputação como empresário depende disso.

️ Aderir à ética nos negócios com base na honestidade, tato e justiça.

Preparativos para Negociações

Lembre-se: você tem que se preparar para qualquer negociação. Seja assinando um contrato multimilionário ou uma entrevista de emprego, a preparação aumenta as chances de sucesso. Portanto, a primeira coisa a fazer é responder à pergunta: “O que tornaria uma negociação bem-sucedida?” Você conhece perfeitamente os prós e contras do seu produto, então procure se colocar no lugar do seu interlocutor e entender o que pode interessá-lo.

Diretamente, existem três fases de negociações.

• A primeira é a preparação , que inclui fazer contato, planejar a reunião e a prática propriamente dita (reunir informações sobre um possível cliente/parceiro, criar uma apresentação e preparar um discurso).
• A segunda é negociar .
• A terceira é chegar a um acordo .

O estágio de coleta de informações desempenha um papel vital na consciência da situação. Você, é claro, estudou previamente o assunto das negociações porque sua escolha não recaiu acidentalmente sobre esta ou aquela empresa ou pessoas específicas. A tarefa neste nível é encontrar dados sobre o negociador do outro lado para identificar interesses comuns, pois é mais fácil chegar a um acordo quando há um terreno comum.

Além disso, o conhecimento dos bens e preferências do seu interlocutor permitirá que você escolha o local certo para o encontro. Conhecer essas nuances é especialmente importante nos negócios internacionais.

Conversa fiada e poderes de persuasão

O conhecimento adquirido na preparação para as negociações pode ser útil em outro aspecto - conversa fiada. Então, imagine que você foi recebido na entrada e, a caminho da sala de conferências, precisa conversar sobre algo. É onde entra a conversa fiada. Normalmente, começa com um diálogo como: “Então, você não teria problemas para chegar aqui?”, “Sim, obrigado, sua secretária fez um ótimo trabalho explicando como chegar ao seu escritório .”

Superficialmente, assemelha-se à conversa mais banal entre duas pessoas desconhecidas. No entanto, há mais do que apenas fazer contato. Um mostra preocupação, deixando claro que a reunião tem um valor específico. A segunda elogia um membro da equipe da empresa, avaliando sua competência, em seguida traz uma ponte lógica sob a escolha não aleatória de um possível acompanhante.

Na comunicação empresarial, as palavras ditas são importantes, especialmente nas fases de conhecimento e primeiro contato. Portanto, ajudaria a não subestimar a conversa fiada sobre o clima, esportes, política e as últimas tendências de negócios. Por exemplo, esta fase de negociação desempenha um papel vital no Japão.

Uma conversa leve sobre cultura ou arte pode durar até uma hora, após a qual o encontro será encerrado com a oferta de um outro encontro para tratar de negócios. Para os japoneses, a personalidade e o caráter do sócio são atributos essenciais na imagem de um empresário. Portanto, durante essas conversas, eles tentam determinar a honestidade e a franqueza da pessoa.

Com base nisso, eles decidem desenvolver conexões. E suponha que você frequentemente lide com os japoneses e queira saber mais sobre a comunicação empresarial em seu ambiente. Nesse caso, você pode usar um site de revisão de serviços de redação para obter essas informações valiosas enquanto prosseguimos. Portanto, existem diferentes situações de negociação das quais depende a decisão das partes.

Quando os possíveis parceiros estiverem igualmente interessados ​​em desenvolver o relacionamento, a discussão provavelmente será rápida e um consenso será encontrado. A situação é diferente com aqueles cujas atividades são baseadas em vendas e na necessidade de comercializar seus produtos. Essas pessoas trabalham em situações estressantes, superando atitudes céticas e devem ser capazes de neutralizar a negação. Para isso, são especialmente treinados em persuasão, uma habilidade valiosa para todos, conforme discutido a seguir.

Como chegar a um acordo e evitar conflitos

Richard Schell, professor de Estudos Jurídicos, Ética Empresarial e Administração na Wharton School da Universidade da Pensilvânia, Diretor Acadêmico de dois programas de educação executiva da Wharton e autor do livro de sucesso “ Bargaining for Advantage: Negotiation Strategies for Reasonable People ,” argumenta que o acordo pode ser alcançado através de seis canais.

#1 Persuasão Baseada no Interesse Pessoal no Resultado

Significa que sua proposta pode resolver questões positivamente ou atender as necessidades de seu interlocutor e da empresa da forma mais direta. Em uma negociação, cada parte tem algo que pode beneficiar a outra oportunidade, recursos, status, informação ou autoridade.

#2 Autoridade e poder

Você já deve ter passado por uma situação em que uma pessoa mais familiarizada com determinado assunto ganha uma disputa sobre outra menos preparada. Esse canal é usado para administrar a empresa: o diretor dá uma ordem e os subordinados a cumprem porque a receberam de uma fonte autorizada. A propósito, a história das relações internacionais conhece muitos exemplos em que a chegada e a participação de uma figura política famosa salvaram negociações aparentemente sem saída entre os países.

#3 Política

De acordo com Richard Schell, os sociólogos definem a política como os processos pelos quais as pessoas trabalham em grupos para influenciar os assuntos das organizações. As pessoas usam influência política dentro de grupos que variam de famílias a corporações. Um movimento político específico pode envolver a consideração de interesses pessoais, autoridade operacional, relacionamentos, valores compartilhados e uma base factual para convencer os outros de que eles estão certos.

#4 Racionalidade

Sua oferta para assinar um contrato ou comprar um produto deve ser baseada em uma persuasão racional que seja aceitável, se não para todos, pelo menos para a maioria. A persuasão racional é uma tentativa de influenciar as atitudes, ações ou percepções de uma pessoa com razões e evidências para justificar os benefícios de sua oferta. Se os motivos forem significativos e o público estiver disposto a ouvi-los, suas chances de sucesso aumentarão.

#5 Visualização

A visualização refere-se ao apelo aos objetivos, valores e crenças de seu público como base para promover sua mensagem. Por exemplo, a persuasão visual geralmente se baseia em argumentos que se referem aos objetivos espirituais e humanos de seus ouvintes. O objetivo de tal influência é provocar o seguinte pensamento no ouvinte: “Ao possuir este produto, estarei um passo mais perto do meu ideal de uma pessoa bem-sucedida”.

#6 Relacionamentos

Boas relações pessoais com seus colegas, a capacidade de estabelecer contato rapidamente, entrar em uma zona de confiança, encontrar algo em comum entre você e o cliente determinam o quão boa pessoa você é e influenciam a atitude do público em relação a você e , conseqüentemente, o desejo de ter um negócio diário com você.

Conclusão

Quem é dono da informação é dono do mundo. Por exemplo, suponha que você queira dominar a arte das negociações comerciais. Nesse caso, você deve adquirir habilidades de ética nos negócios, aprender o comportamento adequado durante reuniões e discussões, entrar no clima psicológico certo e conhecer os métodos e técnicas que podem ser usados ​​para alcançar o resultado desejado. No entanto, certifique-se de que os resultados do trabalho gasto trarão muito mais frutos do que você esperava.