Die Kunst der Geschäftskommunikation: Wie man im Geschäft effektiv kommuniziert, einschließlich Verhandeln, Konfliktmanagement und Überzeugungsarbeit

Die Kunst, Geschäftsgespräche und Verhandlungen in der modernen Welt zu führen, ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Person, deren Arbeit direkten Kontakt mit anderen beinhaltet. Oft können Menschen jedoch ihre Meinung zu einigen Maßnahmen des Unternehmens nicht richtig darstellen, ihre Meinungsverschiedenheiten in Bezug auf bestimmte Vertragsklauseln angemessen zum Ausdruck bringen oder einen Kompromiss mit einem Partner oder Konkurrenten finden.

Wenn Sie solche Fälle vermeiden und ein wahrer Virtuose Ihres Handwerks werden möchten, wie der Protagonist von „Thank You for Smoking“, beachten Sie bitte die Besonderheiten von Geschäftsgesprächen, die in diesem Artikel behandelt werden.

Ethische Fragen in der Wirtschaft

Wie bereits in der Einleitung gesagt wurde, sind Geschäftskommunikationsfähigkeiten für einen modernen Menschen unerlässlich. Jeder braucht sie, der eine mehr, der andere weniger. Beispielsweise hilft ein Unternehmensleiter, der die Kunst des Verhandelns beherrscht, beim Auf- und Ausbau von Geschäftsbeziehungen mit Partnern und dem Management.

Das durchschnittliche Büroteammitglied kann innerhalb der Arbeitsgruppe effektiv kommunizieren. Einige Menschen finden es jedoch besonders schwierig, von der gewöhnlichen zur geschäftlichen Kommunikation zu wechseln, weil sie mit den Grundprinzipien, der Ethik, den Verhandlungen und der Vorbereitung nicht vertraut sind.

In der Kommunikation mit potenziellen Kunden oder Partnern kann es daher vorkommen, dass diese einen negativen Eindruck von der Person, dem Unternehmen und dem Produkt haben. Das Problem ist ziemlich normal, und es gibt viel brillante Literatur, die dabei hilft, die Fähigkeiten zur Geschäftskommunikation zu entwickeln, wie zum Beispiel „ Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In “ von R. Fischer .

Angenommen, Sie haben keine Zeit, dieses Buch zu lesen, aber notwendige Verhandlungen stehen an. Dann gibt Ihnen dieser Artikel einen umfassenden und klaren Überblick über die Ethik der Geschäftskommunikation , die Kunst des Verhandelns und das Konfliktmanagement . Aber der Reihe nach. Kommunikation ist die Quelle menschlicher Erfahrung. Es hilft Menschen, die Welt und andere zu verstehen.

Gleichzeitig ist Kommunikation ein mehrseitiger Prozess, und die Herangehensweisen sollten sich in Situationen unterscheiden. Die Ethik der Geschäftskommunikation ist ein spezifisches Gebiet, das von den Menschen verlangt, bestimmte Normen zu befolgen, sowohl die allgemeinen ethischen als auch die spezifischen für ein bestimmtes Thema.

Wahrscheinlich hat jeder schon mal einen unsachgemäßen Service erlebt, vielleicht in einem Café oder Supermarkt. Stimmen Sie zu, dass in einem solchen Fall der Wunsch, einen Kauf zu tätigen oder eine Bestellung aufzugeben, sofort verschwindet. Stellen Sie sich jetzt eine ähnliche Situation vor, nur wenn Sie einen Vertrag über ein paar Millionen unterschreiben. Erfolgreiche Verhandlungen kommen höchstwahrscheinlich nicht in Frage, wenn die Person die primären Konzepte der Geschäftskommunikation nicht kennt.

Darüber hinaus gibt es sogar so etwas wie einen Gesellschaftsvertrag, eine informelle Vereinbarung oder ein vorgegebenes Verhaltensnormensystem, das die Beziehungen im Geschäftsleben regelt. Werden sie nicht eingehalten, droht im besten Fall ein Reputationsschaden, im schlimmsten Fall sogar ein Schaden für das Unternehmen. Beachten Sie daher bei der Kommunikation mit Kunden und Partnern die folgenden Regeln, um unangenehme Situationen zu vermeiden.

️ Bitte übertreiben Sie Ihre geschäftliche Bedeutung nicht: Wenn Ihre Worte nicht zur Situation passen, entsteht eine heikle Situation.

️ Grenzen Sie bei der Zusammenarbeit mit Partnern immer Ihre Verantwortungsbereiche ab. Halten Sie Ihr Privatleben außerhalb des Büros. In Geschäftskreisen ist es üblich, nicht darüber zu sprechen.

️ Halten Sie Wort. Wenn Sie einem Kunden oder Partner etwas versprechen, dann halten Sie es auch. Ihr Ruf als Unternehmer hängt davon ab.

️ Halten Sie sich an eine Geschäftsethik, die auf Ehrlichkeit, Taktgefühl und Fairness basiert.

Verhandlungsvorbereitungen

Denken Sie daran: Sie müssen sich auf jede Verhandlung vorbereiten. Ob es um die Unterzeichnung eines millionenschweren Vertrags oder ein Vorstellungsgespräch geht, eine gute Vorbereitung erhöht die Erfolgschancen. Das erste, was zu tun ist, ist also die Frage zu beantworten: „Was würde eine Verhandlung erfolgreich machen?“ Sie kennen die Vor- und Nachteile Ihres Produkts genau, versuchen Sie also, sich in die Lage Ihres Gesprächspartners zu versetzen und zu verstehen, was ihn interessieren könnte.

Direkt gibt es drei Phasen von Verhandlungen.

• Die erste ist die Vorbereitung , die die Kontaktaufnahme, die Planung des Treffens und die eigentliche Praxis (Sammeln von Informationen über einen möglichen Kunden/Partner, Erstellen einer Präsentation und Vorbereiten einer Rede) umfasst.
• Die zweite ist Verhandlung .
• Der dritte erreicht eine Einigung .

Die Phase des Sammelns von Informationen spielt eine entscheidende Rolle bei der Situationswahrnehmung. Natürlich haben Sie sich vorher mit dem Verhandlungsgegenstand beschäftigt, weil Ihre Wahl nicht zufällig auf dieses oder jenes Unternehmen oder bestimmte Personen gefallen ist. Die Aufgabe auf dieser Ebene besteht darin, Daten über den Verhandlungsführer der anderen Seite zu finden, um gemeinsame Interessen zu identifizieren, da es einfacher ist, sich zu einigen, wenn es Gemeinsamkeiten gibt.

Wenn Sie die Waren und Vorlieben Ihres Gesprächspartners kennen, können Sie außerdem den richtigen Ort für das Treffen auswählen. Diese Nuancen zu kennen, ist im internationalen Geschäft besonders wichtig.

Smalltalk und Überzeugungskraft

Die Erkenntnisse aus der Verhandlungsvorbereitung können auch in einem anderen Aspekt hilfreich sein – beim Small Talk. Stellen Sie sich also vor, Sie würden am Eingang empfangen und müssen auf dem Weg zum Konferenzraum etwas besprechen. Hier kommt Small Talk ins Spiel. Normalerweise beginnt es mit einem Dialog wie: „Also, Sie hätten keine Probleme, hierher zu kommen?“, „Ja, danke, Ihre Sekretärin hat einen tollen Job gemacht und erklärt, wie Sie zu Ihrem Büro kommen .“

An der Oberfläche ähnelt es dem banalsten Gespräch zwischen zwei unbekannten Menschen. Es geht jedoch um mehr als nur um Kontaktaufnahme. Man zeigt sich besorgt und macht damit deutlich, dass das Treffen einen besonderen Wert hat. Der zweite macht einem Teammitglied des Unternehmens Komplimente, bewertet seine Kompetenz und bringt dann eine logische Brücke unter die nicht zufällige Auswahl eines möglichen Begleiters.

In der Geschäftskommunikation kommt es vor allem beim Kennenlernen und Erstkontakt auf das gesprochene Wort an. Da hilft es, den Smalltalk über Wetter, Sport, Politik und die neuesten Business-Trends nicht zu unterschätzen. Diese Verhandlungsphase spielt beispielsweise in Japan eine entscheidende Rolle.

Ein leichtes Gespräch über Kultur oder Kunst kann bis zu einer Stunde dauern, danach endet das Treffen mit dem Angebot, sich zu einem anderen Zeitpunkt zu treffen, um geschäftliche Angelegenheiten zu besprechen. Für Japaner sind die Persönlichkeit und der Charakter des Partners wesentliche Attribute im Bild eines Unternehmers. Daher versuchen sie während solcher Gespräche, die Ehrlichkeit und Offenheit der Person zu bestimmen.

Auf dieser Grundlage beschließen sie, Verbindungen aufzubauen. Und stellen Sie sich vor, Sie haben oft mit Japanern zu tun und möchten mehr über die Geschäftskommunikation in ihrem Umfeld erfahren. In diesem Fall können Sie eine Bewertungswebsite für Schreibdienste verwenden, um diese wertvollen Informationen zu erhalten, während wir fortfahren. Es gibt also unterschiedliche Verhandlungssituationen, von denen die Entscheidung der Parteien abhängt.

Wenn die möglichen Partner gleichermaßen an der Entwicklung der Beziehung interessiert sind, wird die Diskussion wahrscheinlich schnell verlaufen und ein Konsens gefunden werden. Anders verhält es sich bei denjenigen, deren Tätigkeit auf dem Verkauf und der Notwendigkeit der Vermarktung ihrer Waren beruht. Diese Menschen arbeiten in Stresssituationen, überwinden skeptische Haltungen und müssen der Verleugnung entgegenwirken können. Zu diesem Zweck werden sie speziell in Überzeugungsarbeit geschult, eine wertvolle Fähigkeit für alle, wie weiter unten erläutert wird.

Wie man eine Einigung erzielt und Konflikte vermeidet

Richard Schell, Professor für Rechtswissenschaften, Wirtschaftsethik und Management an der Wharton School der University of Pennsylvania, Akademischer Direktor zweier Wharton-Weiterbildungsprogramme für Führungskräfte und Autor des erfolgreichen Buches „ Bargaining for Advantage: Negotiation Strategies for Reasonable People “, argumentiert, dass eine Einigung über sechs Kanäle erreicht werden kann.

Nr. 1 Überzeugung basierend auf persönlichem Interesse am Ergebnis

Dies bedeutet, dass Ihr Vorschlag Probleme positiv lösen oder die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners und des Unternehmens auf direkteste Weise erfüllen kann. In einer Verhandlung hat jede Partei etwas, das der anderen zugute kommen kann: Gelegenheit, Ressourcen, Status, Informationen oder Autorität.

#2 Autorität und Macht

Sie haben vielleicht eine Situation erlebt, in der eine Person, die mit einem bestimmten Thema besser vertraut ist, einen Streit über ein weniger gut vorbereitetes Thema gewinnt. Dieser Kanal wird verwendet, um das Unternehmen zu führen: Der Direktor gibt einen Befehl, und die Untergebenen führen ihn aus, weil sie ihn von einer maßgeblichen Quelle erhalten haben. Übrigens kennt die Geschichte der internationalen Beziehungen viele Beispiele, als die Ankunft und Teilnahme einer berühmten politischen Persönlichkeit scheinbar festgefahrene Verhandlungen zwischen den Ländern rettete.

#3 Politik

Laut Richard Schell definieren Soziologen Politik als die Prozesse, durch die Menschen in Gruppen zusammenarbeiten, um die Angelegenheiten von Organisationen zu beeinflussen. Menschen nutzen politisches Druckmittel innerhalb von Gruppen, die von Familien bis hin zu Unternehmen reichen. Ein bestimmter politischer Schritt kann die Berücksichtigung persönlicher Interessen, Handlungsbefugnisse, Beziehungen, gemeinsamer Werte und einer sachlichen Grundlage beinhalten, um andere davon zu überzeugen, dass sie Recht haben.

#4 Rationalität

Ihr Angebot, einen Vertrag zu unterzeichnen oder ein Produkt zu kaufen, muss auf einer rationalen Überzeugung beruhen, die, wenn nicht für alle, so doch für die Mehrheit akzeptabel ist. Rationale Überzeugung ist ein Versuch, die Einstellungen, Handlungen oder Wahrnehmungen einer Person mit Gründen und Beweisen zu beeinflussen, um die Vorteile Ihres Angebots zu rechtfertigen. Wenn die Gründe aussagekräftig sind und das Publikum bereit ist, der Vernunft zuzuhören, steigen Ihre Erfolgschancen.

#5 Visualisierung

Visualisierung bezieht sich auf das Ansprechen der Ziele, Werte und Überzeugungen Ihres Publikums als Grundlage für die Verbreitung Ihrer Botschaft. Beispielsweise basiert die visuelle Überzeugung oft auf Argumenten, die sich auf die spirituellen und menschlichen Ziele Ihrer Zuhörer beziehen. Der Zweck einer solchen Beeinflussung besteht darin, beim Zuhörer den folgenden Gedanken hervorzurufen: „Durch den Besitz dieses Produkts komme ich meinem Ideal einer erfolgreichen Person einen Schritt näher.“

#6 Beziehungen

Gute persönliche Beziehungen zu Ihren Kollegen, die Fähigkeit, schnell Kontakte zu knüpfen, eine Zone des Vertrauens zu betreten, Gemeinsamkeiten zwischen Ihnen und dem Kunden zu finden, bestimmen, wie gut Sie als Mensch sind, und beeinflussen die Einstellung des Publikums zu Ihnen und , folglich der Wunsch, ein alltägliches Geschäft mit Ihnen zu haben.

Abschluss

Wem die Informationen gehören, dem gehört die Welt. Angenommen, Sie möchten die Kunst der Geschäftsverhandlungen beherrschen. Dann sollten Sie sich wirtschaftsethische Fähigkeiten aneignen, das richtige Verhalten in Meetings und Diskussionen lernen, sich in die richtige psychologische Stimmung bringen und wissen, mit welchen Methoden und Techniken das gewünschte Ergebnis erzielt werden kann. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Ergebnisse der aufgewendeten Arbeit Ihnen viel mehr Früchte bringen werden, als Sie erwartet haben.