การแถลงข่าวคืออะไร? วิธีวางแผนการบรรยายสรุปอย่างมืออาชีพ

เคยจัดงานปาร์ตี้เพียงเพื่อหาว่าไม่มีใครปรากฏตัวหรือไม่?

นี่คือฝันร้ายที่สุดของนักประชาสัมพันธ์ (PR)

เมื่อคุณเปิดข่าว คุณอาจเห็นเหตุการณ์ที่มีบุคคลสำคัญตอบคำถามนักข่าวหรือนักข่าวกลุ่มหนึ่ง หากคุณอ่านหนังสือพิมพ์รายวัน คุณจะพบเรื่องราวคล้ายๆ กันของการประชุมบุคคลที่มีชื่อเสียงกับตัวแทนสื่อมวลชน

เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นที่นี่คือการแถลงข่าว

การแถลงข่าวเป็นเวอร์ชั่นประชาสัมพันธ์ของงานปาร์ตี้ ที่นี่ ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นตัวแทนของเสียงของประชาชน – สื่อมวลชน เช่นเดียวกับงานอื่นๆ งาน แถลงข่าวต้องมีการเตรียมการ เวลา และความพยายาม ล่วงหน้า ความสำเร็จของการแถลงข่าวไม่ได้ขึ้นอยู่กับการเตรียมการอย่างยิ่งใหญ่เท่านั้น แต่ยังขึ้นอยู่กับการเข้าร่วมและการรายงานข่าวที่มีคุณภาพด้วย

เป็นเรื่องเข้าใจผิดกันทั่วไปว่าการแถลงข่าวสงวนไว้สำหรับนักการเมืองหรือคนดังระดับเอลิสต์ แต่เป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์ที่ยอดเยี่ยมที่บริษัทสามารถใช้เพื่อเพิ่มการเข้าถึงและการรับรู้ถึงแบรนด์

ซอฟต์แวร์เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ ช่วยให้บริษัทต่างๆ เผยแพร่ข่าวสารต่อไปได้ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ธุรกิจเผยแพร่และแจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์ รวบรวมและวัดผลการวิเคราะห์ และเชื่อมต่อกับสื่อและองค์กรต่างๆ

มาดำดิ่งสู่งานแถลงข่าวและเรียนรู้วิธีเตรียมตัวสำหรับงานแถลงข่าว

การดูการแถลงข่าวเกี่ยวกับข่าวกีฬาและแถลงการณ์เกี่ยวกับโศกนาฏกรรมเป็นเรื่องปกติ เนื่องจากข้อมูลเดินทางอย่างรวดเร็ว จึงมักจำเป็นต้องนำเรื่องราวของคุณไปให้ทันข่าวสาร แทนที่จะรอให้ผู้คนสร้างเรื่องราวของพวกเขาเอง

งานแถลงข่าวเป็นงานพิเศษ การใช้มากเกินไปอาจส่งผลให้เกิดการหมุนเวียนของผู้ชมและส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงของธุรกิจของคุณอย่างมากในหมู่นักข่าวและผู้ชมของคุณ เช่นเดียวกับเด็กชายที่ร้องไห้หมาป่า

คุณควรจัดงานแถลงข่าวต่อเมื่อกิจกรรมของคุณน่าสนใจ ทันเวลา และมีความเกี่ยวข้องเท่านั้น เมื่อใช้มากเกินไป เหตุการณ์ดังกล่าวจะสูญเสียการรายงานข่าว และนักข่าวจะสูญเสียความไว้วางใจในความสามารถในการประชาสัมพันธ์ของคุณ หากหัวข้อไม่น่าสนใจและน่าตื่นเต้น คุณก็ไม่ควรจัดงานแถลงข่าวตั้งแต่แรก

ความสำคัญของการแถลงข่าว

การแถลงข่าวเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการสื่อสารกับสื่อและดึงความสนใจของพวกเขา

สื่อประชาสัมพันธ์ เช่น ข่าวประชาสัมพันธ์ ต้นแบบ และชุดสื่อเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ข้อความของคุณได้รับการรับฟัง แต่การแถลงข่าวเป็นหนทางไปสู่โอกาสพิเศษหรือประเด็นเร่งด่วน

ผู้พูดในการแถลงข่าวมักเป็นนักการเมือง ผู้มีชื่อเสียง ทนายความ นักกีฬา หรือหัวหน้าตำรวจ งานแถลงข่าวเป็นโอกาสที่จะได้รับเรื่องราวจากพวกเขาผ่านแพลตฟอร์มสื่อต่างๆ ผู้วางแผนงานนี้ส่วนใหญ่เป็นนักประชาสัมพันธ์

ข้อดีและข้อเสียของงานแถลงข่าว

งานแถลงข่าวอาจมีข้อดีและข้อเสียมากมาย ขึ้นอยู่กับขอบเขตขององค์กรและวิทยากรที่เกี่ยวข้อง ต่อไปนี้คือข้อดีและข้อเสียที่พบบ่อยที่สุดของการจัดแถลงข่าว ซึ่งจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าการจัดแถลงข่าวนั้นเหมาะสมหรือไม่

ข้อดี

งานแถลงข่าวมีข้อดีมากมาย มาดูประโยชน์บางประการของการวางแผนและดำเนินการประชุม:

• สะดวกและประหยัดเวลา การแถลงข่าวสามารถเผยแพร่ข้อความหลักไปยังผู้คนจำนวนมากในคราวเดียว ในระหว่างการแถลงข่าว ผู้สื่อข่าวหรือนักข่าวทั้งหมดมารวมกันในที่เดียว ผู้พูดประกาศเพียงครั้งเดียวแทนที่จะพบกับนักข่าวหลายคนและประกาศเรื่องเดียวกันหรือตอบคำถามเดียวกัน
• ช่วยให้มั่นใจได้ถึงผลกระทบสูงสุดสำหรับข้อมูลหรือประกาศ ข้อเท็จจริงที่ว่านักข่าวหรือนักหนังสือพิมพ์จำนวนมากเข้าร่วมการแถลงข่าวทำให้การประกาศเป็นข่าว
• ช่วยให้คุณเข้าถึงผู้ชมได้มากขึ้น โดยไม่คำนึงถึงจำนวนผู้รายงานในระหว่างการประชุม จะมีการเข้าถึงอย่างกว้างขวางเมื่อพวกเขากระจายข่าวผ่านช่องทางของตน
• ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์กับสื่อมวลชนหรือสื่อมวลชน การมีเพื่อนในสื่อนั้นมีประโยชน์อย่างมาก และการทำให้พวกเขามีส่วนร่วมในงานแถลงข่าวเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นกลยุทธ์ ความสัมพันธ์กับสื่อ ของคุณ
• ช่วยให้คุณควบคุมการไหลของข้อมูล คุณบอกสื่อมวลชนในสิ่งที่คุณต้องการให้รู้เท่านั้น คุณเป็นผู้ควบคุมว่าจะแบ่งปันและระงับข้อมูลใดบ้าง

ข้อเสีย

แม้ว่างานแถลงข่าวจะมีข้อดีมากมาย แต่ก็มีข้อเสียอยู่สองสามข้อเช่นกัน กล่าวคือ:

• มันต้องมีการวางแผน คุณต้องวางแผนงานแถลงข่าวล่วงหน้าเพื่อให้ประสบความสำเร็จ รวมถึงการขนส่ง การโต้ตอบระหว่างฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง และปัจจัยอื่นๆ อีกหลายประการ
• มันมีเป้าหมายน้อยลง แม้ว่าบางคนจะไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มเป้าหมายของคุณ แต่พวกเขายังคงเปิดเผยข้อมูลหรือประกาศที่คุณแบ่งปันและนักข่าวเผยแพร่

จะจัดงานแถลงข่าวเมื่อใด

งานแถลงข่าวครอบคลุมแง่มุมต่างๆ ของการตลาด สื่อสัมพันธ์ การสร้างแบรนด์ และการสื่อสารไว้ในงานเดียว

หลายครั้งรับประกันการประชุม ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนที่ธุรกิจมักจัดงานแถลงข่าว:

• ประกาศการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร ในบริษัทขนาดใหญ่ การประกาศการเปลี่ยนแปลงหรือการเปลี่ยนผ่านในการจัดการและความเป็นผู้นำสามารถดึงดูดความสนใจอย่างกว้างขวาง ตัวอย่างเช่น หากบริษัทแต่งตั้ง CEO คนใหม่ การแถลงข่าวเป็นการดีที่จะแนะนำพวกเขา
• กำลังจะไอพีโอ เมื่อบริษัทต่างๆ ออกสู่สาธารณะ พวกเขามักจะจัดงานแถลงข่าวเพื่อประกาศการเสนอขายหุ้นต่อประชาชนทั่วไปเป็นครั้งแรก (IPO)
• เปิดตัวผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ หากบริษัทของคุณกำลังเปิดตัวสายผลิตภัณฑ์ใหม่หรือแนะนำบริการใหม่ การจัดการประชุมสามารถช่วยกระจายข่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
• สร้างพันธมิตรใหม่ งานแถลงข่าวเป็นสถานที่ที่ดีในการประกาศความร่วมมือหรือความร่วมมือที่สำคัญกับธุรกิจหรือสถาบันอื่นๆ
• การควบคุมความเสียหาย งานแถลงข่าวช่วยแก้ไขปัญหาหรือข้อร้องเรียนจากลูกค้าหรือประชาชนทั่วไปเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัท
• การตลาดกิจกรรม มันประชาสัมพันธ์กิจกรรมหรือกิจกรรมของบริษัทที่กำลังจะมาถึง เพื่อให้ประชาชนทั่วไปหรือตลาดเป้าหมายของคุณเข้าร่วม

วิธีการจัดงานแถลงข่าว

ดังที่คุณอาจทราบแล้วตอนนี้ งานแถลงข่าวเป็นงานสื่อที่ผู้พูดแถลงและตอบคำถามจากนักข่าวที่เข้าร่วม แต่คุณไปถึงจุดที่จะถือมันได้อย่างไร?

วิธีที่ง่ายที่สุดในการแบ่งการเตรียมงานแถลงข่าวคือการแบ่งแผนของคุณออกเป็น 3 ช่วง ได้แก่ ก่อน ระหว่าง และหลัง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจดจ่อกับส่วนที่เคลื่อนไหวทีละชิ้น โดยไม่ต้องเล่นกลหลายๆ อย่างพร้อมกัน

ก่อนการแถลงข่าว

คุณต้องทำงานส่วนใหญ่ให้เสร็จก่อนการแถลงข่าว ส่วนที่สำคัญที่สุดของการเตรียมการคือการเผยแพร่ผ่านสื่อ สร้างหัวข้อที่น่าสนใจ เพื่อดึงดูดสื่อมาที่งานของคุณ FOMO (กลัวตกข่าว) ทำให้สื่อมวลชนได้รับข่าวสารที่คุณต้องการ

เวลาที่เหมาะในการเริ่มเตรียมงานแถลงข่าวคือสองสัปดาห์ แต่บางครั้งคุณก็ต้องดำเนินการก่อนเวลาที่กำหนดเสียด้วยซ้ำ การเตรียมการสำหรับการแถลงข่าวใช้เวลานานกว่าการแถลงข่าวมาก

การจัดงานแถลงข่าวเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการวางแผน ในขั้นตอนนี้ คุณจะเริ่มต้นจากศูนย์และทำงานจนถึงจุดที่คุณสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น ความสำเร็จของการแถลงข่าวขึ้นอยู่กับการวางแผนเป็นส่วนใหญ่ ถ้าทำได้ไม่ดี ผลที่ออกมาจะไม่สำเร็จ

ใช้เวลาในการวางแผนอย่างเพียงพอ คุณไม่ต้องการเร่งรีบในชั่วโมงที่ 11 เป็นการดีที่จะเริ่มวางแผนสองสามสัปดาห์ก่อนงานแถลงข่าว สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยให้แน่ใจว่าคุณมีเวลามากพอที่จะรวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน แต่คุณยังมีพื้นที่มากขึ้นในการปรับเปลี่ยนในนาทีสุดท้าย

เมื่อวางแผนงานแถลงข่าว ต่อไปนี้เป็นประเด็นที่ควรให้ความสำคัญ

หัวข้อ

เป้าหมายหลักของการแถลงข่าวคือการเผยแพร่ข้อมูลระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งสำคัญคือต้องเลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้องซึ่งทำหน้าที่เป็นพาหนะสำหรับธุรกิจในการสื่อข้อความ

นักข่าวมักจะคอยติดตามข่าวต่อไป หากหัวข้อของคุณไม่น่าสนใจพอที่จะครอบคลุม พวกเขาจะไม่สนใจเข้าร่วมการประชุมของคุณ

วันและเวลา

เมื่อทำการแถลงข่าว คุณไม่สามารถกำหนดวันและเวลาแบบสุ่มหรือตัดสินใจว่าผู้พูดว่างหรือไม่ ให้เลือกวันที่สำหรับทีมของคุณและนักข่าวที่เข้าร่วมแทน อย่ารอช้าจนถึงขนาดที่คำแถลงของคุณไม่เป็นที่สนใจของสื่ออีกต่อไป

เวลาของการแถลงข่าวก็มีความสำคัญเช่นกัน เป็นการดีที่สุดที่จะเลือกเวลาที่สื่อจะเข้าร่วมมากที่สุด ทำในเวลาที่คุณสามารถเพิ่มการรายงานข่าวโดยมีส่วนร่วมของสื่อสูงสุด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานแถลงข่าวของคุณไม่ตรงกับงานอื่นที่อาจเบี่ยงเบนความสนใจของนักข่าว พิจารณากำหนดการของสื่อมวลชนที่ได้รับเชิญ โดยเฉพาะกับกำหนดส่งงานหรือเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ

ที่ตั้ง

สถานที่จัดงานแถลงข่าวมีความสำคัญพอๆ กับวันที่และเวลา การเดินทางไปยังสถานที่จัดงานควรเป็นเรื่องง่ายสำหรับนักข่าว เวลาเดินทางที่ยาวนานอาจทำให้พวกเขาไม่อยากเข้าร่วมกิจกรรม

ตามหลักการแล้ว สถานที่ควรเกี่ยวข้องกับกิจกรรมหรือประกาศของคุณ ธุรกิจส่วนใหญ่จัดงานแถลงข่าวที่สำนักงานใหญ่ โดยเฉพาะในห้องขนาดใหญ่หรือพื้นที่เพื่อรองรับกลุ่มใหญ่ สำหรับการแถลงข่าวที่ประสบความสำเร็จ สถานที่ควรมีสิ่งอำนวยความสะดวกและอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมด รวมถึงการเข้าถึงเครือข่าย ที่จอดรถ เครื่องมือและยูทิลิตี้อื่นๆ สำหรับนักข่าว

การเลือกสถานที่ที่น่าสนใจเป็นสิ่งสำคัญ เป็นเรื่องยากที่จะจัดงานแถลงข่าวในพื้นที่จำกัดที่มีแสงสว่างและการระบายอากาศไม่ดี สิ่งนี้อาจส่งผลเสียต่อการรับรู้แบรนด์ของคุณ

สถานที่ที่อำนวยความสะดวกในการโต้ตอบและการสื่อสารช่วยให้คุณเข้าถึงผู้ชมที่เหมาะสม หากการแถลงข่าวของคุณจัดขึ้นบนถนนหรือทางสัญจรที่พลุกพล่าน ผู้ชมจะได้ยินคุณลำบาก และผู้พูดก็ไม่มีสมาธิเพราะเสียงดังมากเกินไป

วิทยากรและผู้ดำเนินรายการ

การประชุมผ่านสื่อเกี่ยวข้องกับผู้มีบทบาทสำคัญ 2 คน คือ ผู้พูดและผู้ดำเนินรายการ

ผู้พูดเป็นตัวแทนของธุรกิจหรือบริษัทในการแถลงข่าว พวกเขาส่งข้อความ ประกาศข่าว และตอบคำถามนักข่าว ดังนั้นคุณต้องเลือกอย่างชาญฉลาด

ไม่ว่าวิทยากรจะเป็นผู้อาวุโสหรือคลุกคลีกับบริษัทก็ต้องศึกษาและอบรมให้พร้อมสำหรับการจัดงาน การเตรียมตัวให้พร้อมย่อมดีกว่าการเร่งรีบเสมอ ชื่นชมความเป็นธรรมชาติ แต่ไม่สามารถเป็นแกนหลักของงานทั้งหมดได้

วิทยากรของคุณควรเตรียมและแบ่งปันประเด็นสำคัญระหว่างการแถลงข่าว บุคคลที่พูดในนามของลูกค้าหรือบริษัทของคุณต้องตระหนักถึงการตรวจสอบข้อเท็จจริงของสื่อที่อาจเกิดขึ้นและความเป็นปรปักษ์เมื่อต้องรับมือกับเรื่องที่ละเอียดอ่อน

ตัวแทนสื่อมวลชน

เมื่อคุณกำหนดวัน เวลา และสถานที่ที่เหมาะสมสำหรับการแถลงข่าวของคุณแล้ว คุณสามารถติดต่อคนที่คุณต้องการเข้าร่วมได้ ติดต่อกับนักข่าวและนักข่าว องค์กรสื่อ และสำนักข่าวที่คุณต้องการเชิญ

เน้นหัวข้อหลักและรายละเอียดของผู้พูดเสมอเมื่อติดต่อกับตัวแทนสื่อ หากคุณเชิญสื่อล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์หรือมากกว่านั้น ให้ส่งอีเมลติดตามผลเมื่อวันก่อน

เขียนและแจกจ่ายข่าวประชาสัมพันธ์

การแถลงข่าวคือการเชิญสื่อมวลชนเข้าร่วมการแถลงข่าว รวมวันที่ เวลา และสถานที่ของงานแถลงข่าวไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ นอกจากนี้ ให้ระบุเหตุผลที่คุณถือมันและขอเกี่ยวที่น่าสนใจเพื่อดึงดูดนักข่าว

ส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ก่อนวันงาน คุณสามารถใช้ ซอฟต์แวร์เผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ เพื่อเผยแพร่ข่าวของคุณต่อนักข่าวจำนวนมาก ติดต่อกับสื่อมวลชนที่คุณต้องการเข้าร่วมการเปิดตัวผ่านทางอีเมลหรือโทรศัพท์สายตรง แม้ว่าจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์ที่เผยแพร่

พัฒนาชุดข่าว

ชุดข่าวให้นักข่าวเห็นภาพรวมของเหตุการณ์และข้อมูลสำคัญอื่นๆ ชุดอุปกรณ์เหล่านี้ประกอบด้วยโฟลเดอร์ที่มีหัวข้อ ข้อความ หรือปัญหาของคุณ

โลจิสติกส์

หากการแถลงข่าวเกิดขึ้นนอกสถานที่ทำงานของคุณ เป็นความรับผิดชอบของคุณในการกำกับดูแลและจัดการด้านโลจิสติกส์ของงาน รวมถึงการจองสถานที่ เป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนของคุณ ดำเนินการจัดเตรียมผู้ขายทั้งหมดให้เสร็จสิ้นสำหรับการจัดแสง การจัดเลี้ยง และเสียง ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย

เริ่มต้นด้วยการจัดเตรียมห้องในวันประชุม ทดสอบทุกอย่างที่คุณจะใช้ สร้างนามบัตร จัดที่นั่งพิเศษ และจัดหาเครื่องดื่ม เช่น น้ำดื่มและกาแฟ

ระหว่างการแถลงข่าว

เป็นวันของการประชุม และคุณได้ทำทุกอย่างที่เป็นไปได้เพื่อเตรียมการ เมื่อสื่อมาถึง ให้ต้อนรับพวกเขาและลงชื่อเข้าใช้ด้วยข้อมูลการติดต่อ แนะนำพวกเขาไปยังที่นั่งและเริ่มกิจกรรมตรงเวลา

ไม่มีใครชอบเสียเวลา การเริ่มต้นตรงเวลา เป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของงานและจำเป็นในการทำให้นักข่าวอยากเข้าร่วมการแถลงข่าวครั้งต่อไปของคุณ

เมื่อการแถลงข่าวเริ่มขึ้น ผู้พูดควรเริ่มด้วยประเด็นหลักภายใน 15 นาทีแรก จากนั้นพวกเขาควรเปิดพื้นที่สำหรับคำถาม กำหนดเวลา 45 นาทีสำหรับคำถาม เนื่องจากคุณมีเวลาเพียงหนึ่งชั่วโมงในการจบการประชุม

คุณสามารถให้ผู้ดูแลติดตามเวลาและโทรหานักข่าวได้ วิธีนี้ช่วยลดความกดดันของผู้พูดและมุ่งเน้นไปที่การตอบคำถามอย่างใจเย็นและรวบรวมสติ

หลังการแถลงข่าว

ยินดีด้วย! ส่วนที่เครียดที่สุดเสร็จแล้ว หากคุณทำตามขั้นตอนเหล่านี้ ไม่มีเหตุผลใดที่งานแถลงข่าวของคุณจะไม่ประสบความสำเร็จดังก้อง

หลังการแถลงข่าว อย่าลืมติดต่อกับนักข่าวเป็นการส่วนตัว การเชื่อมต่อเหล่านี้สามารถช่วยคุณตลอดอาชีพการประชาสัมพันธ์ของคุณ

เตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่เลวร้ายที่สุด หวังว่าจะดีที่สุด!

การแถลงข่าวควรปรับปรุงภาพลักษณ์สาธารณะของคุณ ไม่ใช่สร้างความเสียหาย การเตรียมตัวเป็นกุญแจสำคัญในการนำเสนอบริษัทหรือลูกค้าของคุณให้ดียิ่งขึ้น การแยกส่วนการเตรียมการสำหรับงานแถลงข่าว จะช่วยให้งานมีผู้เข้าร่วมอย่างคับคั่ง

การแถลงข่าวเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือในสายงานของผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสาร เรียนรู้วิธีการจัดทำ แผนประชาสัมพันธ์ และตระหนักถึงกลยุทธ์การประชาสัมพันธ์ที่ออกแบบมาอย่างดี