การแบ่งปันความรู้ภายใน: ประโยชน์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ความคิดสามารถพัฒนาได้จากทุกที่ด้วยบุคลากรที่มีความสามารถและทรัพยากรที่มีอยู่มากมาย การรวบรวมและควบคุมสิ่งเหล่านี้ช่วยสร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ การแบ่งปันความคิดระหว่างพนักงานสามารถกลายเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดและเป็นตัวขับเคลื่อนที่โดดเด่นที่สุดสำหรับนวัตกรรมของบริษัท

แต่การแบ่งปันความรู้ภายในหมายความว่าอย่างไร และมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร? และยิ่งไปกว่านั้น กลยุทธ์ใดที่จะใช้เพื่อให้บรรลุประสิทธิภาพการทำงานที่ต้องการผ่านมัน

นิยามของการแบ่งปันความรู้ภายใน

การแบ่งปันความรู้หมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อมูลต่างๆ ระหว่างพนักงาน ทีมงาน และทั้งองค์กร อาจมาจากกระบวนการภายในและฐานข้อมูลของบริษัท หรืออาจพัฒนาจากประสบการณ์ของผู้คน ความรู้ดังกล่าวทำให้เข้าใจมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพ และช่วยให้ผู้คนเติบโต

ทำไมมันถึงสำคัญ? ประโยชน์คืออะไร?

การส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ทำให้บริษัทต่างๆ มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวมากขึ้น พวกเขามีพนักงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและกระบวนการที่คล่องตัว

พัฒนาทักษะการแก้ปัญหา

เมื่อทีมของคุณพัฒนาวิธีแก้ปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับปัญหาเฉพาะ กลุ่มอื่นอาจใช้อย่างหลังได้ในอนาคต ด้วยวิธีนี้ พนักงานจะไม่ต้องเสียเวลาจัดการกับปัญหาเดิมๆ ซ้ำๆ ซ้ำๆ โดยมีวิธีแก้ไขปัญหาสำเร็จรูป

หลีกเลี่ยงการสิ้นเปลืองทรัพยากรอันมีค่าด้วยการแบ่งปันความรู้อย่างเหมาะสมช่วยประหยัดเวลาและแรงงานของพนักงาน มันปรับปรุงกระบวนการภายในและปรับปรุงการสื่อสารของพนักงานและความสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่างๆ

เพิ่มความมั่นใจของพนักงานด้วยการพัฒนาทักษะของพวกเขา

การเข้าถึงฐานข้อมูลขนาดใหญ่พร้อมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ช่วยให้ผู้คนมีความมั่นใจมากขึ้น พวกเขาจัดการกับความท้าทายและจัดการกับงานประจำวันได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดแรงกดดันให้กับผู้จัดการที่ไม่จำเป็นต้องตอบคำถามมากมายอย่างต่อเนื่อง

คำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์และการจัดการงานเป็นตัวช่วยชีวิตสำหรับพนักงาน การมีทุกสิ่งอยู่ในมือช่วยลดการต่อสู้และเพิ่มประสิทธิภาพ

ทำให้กระบวนการทางธุรกิจมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การแบ่งปันความรู้และการนำกลับมาใช้ใหม่ช่วยในกระบวนการทางธุรกิจทั้งภายในและภายนอก ฐานความรู้ที่ชัดเจนสามารถทำได้ผ่านการส่งออก Airtable ไปยัง Excel เป็นต้น อย่างหลังจะปรับปรุงการดำเนินงานและปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการคาดการณ์ที่ดีขึ้น

ผู้บริโภคจะชื่นชม บริษัท ที่มีการส่งมอบตรงเวลาและผลิตภัณฑ์ซึ่งสอดคล้องกับแนวโน้มตลาดล่าสุด ด้วยการแบ่งปันความรู้ บริษัทของคุณจะแสดงความเชี่ยวชาญและนำไปใช้เพื่อประโยชน์ของคุณ

กลยุทธ์ที่ดีที่สุดสำหรับการแบ่งปันความรู้ภายใน:

สร้าง Mindset ที่ถูกต้อง

การแบ่งปันความรู้อาจทำให้บางคนขาดแรงจูงใจ คนอื่นไม่เข้าใจว่าการใช้เวลามีค่ากับความพยายามหรือไม่:

เริ่มต้นด้วยการสร้างความคิดที่ถูกต้องในหมู่พนักงานและทำให้กระบวนการนี้คุ้มค่ามากขึ้น:

• ให้การรับรู้ เมื่อพนักงานเพิ่มฐานความรู้ของบริษัท ส่งคำชมผ่านอีเมลหรือในแชทของบริษัทพร้อมข้อมูลอัปเดต อย่างหลังจะกระตุ้นให้พนักงานดำเนินการต่อและกระตุ้นให้ผู้อื่นมีส่วนร่วม

• ให้สิ่งจูงใจ อีกวิธีหนึ่งในการรับรู้ถึงความพยายามของทีมคือการมอบของขวัญขององค์กร (โน้ตบุ๊ก แก้วน้ำ ฯลฯ) พวกเขายินดีที่จะเพิ่มข้อมูลใหม่ที่น่าตื่นเต้นเพื่อให้ผู้อื่นได้เรียนรู้

• เพิ่มในการตรวจสอบประสิทธิภาพ — ให้รางวัลพนักงานด้วยดาวพิเศษในการตรวจสอบประสิทธิภาพเมื่อพวกเขาเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในฐานความรู้

• มากับชื่อเรื่อง เน้นวัตถุประสงค์หลักและประโยชน์ของการแบ่งปันความรู้โดยแนะนำชื่อเรื่อง คิดหาคนที่เหมาะสมที่สุด - Collaboration Champion, Witty of the Month - และให้รางวัลสำหรับการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

เสนอโอกาสและพื้นที่สำหรับมีตติ้ง

ทีมของคุณจำเป็นต้องมีพื้นที่เฉพาะสำหรับการแบ่งปันความรู้ ไม่ว่าผู้คนจะทำงานทางไกลหรือมาที่สำนักงานสองสามครั้งต่อสัปดาห์ พวกเขาต้องการสถานที่สำหรับพูดคุย

• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เมื่อหลายทีมมีส่วนร่วมในโครงการเดียว พวกเขาต้องทำงานร่วมกัน พวกเขาจะระดมความคิด ระดมสมอง และอภิปรายในการดำเนินการต่อไป ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องจัดเตรียมสถานที่เฉพาะสำหรับผู้คนทั้งในสำนักงานและสภาพแวดล้อมเสมือนจริง ควรมาพร้อมกับเครื่องมือทั้งหมดสำหรับการทำงานร่วมกันด้วยวิดีโอและเสียง แชร์หน้าจอ และแลกเปลี่ยนไฟล์ที่จำเป็น

• แนวทางปฏิบัติในการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ในขณะที่ต้องการใช้แฮงเอาท์วิดีโอเมื่อจำเป็น พนักงานของคุณจะไม่ต้องการใช้เวลาทั้งวันในการเปลี่ยนจากการโทรหนึ่งไปอีกการโทรหนึ่ง พวกเขาต้องการพื้นที่ที่สามารถสื่อสารกับสมาชิกในทีม แบ่งปันแนวคิดและเคล็ดลับ และแสดงความคิดเห็น การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสไม่ได้เกิดขึ้นทันที แต่จะเก็บข้อมูลและการติดต่อทั้งหมดไว้ในที่เดียว นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้คนกลับมาใช้ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสสามารถทำได้ผ่านอีเมล บล็อกภายใน กระดานสนทนา ฯลฯ

• พื้นที่สำหรับการสังสรรค์ เมื่อทีมของคุณทำงานจากระยะไกล การทำความรู้จักกันและสร้างสายสัมพันธ์อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เนื่องจากพวกเขาต้องการพื้นที่สำหรับการสื่อสารในที่ทำงาน พวกเขาจะชอบสถานที่สำหรับการพบปะสังสรรค์และการพูดคุยแบบเป็นกันเอง อย่างหลังช่วยให้เกิดความผูกพันในทีมและช่วยเปลี่ยนโฟกัสจากการทำงาน

เลือกแพลตฟอร์มสำหรับการเข้าถึงทรัพยากรอย่างรวดเร็ว

บริษัทของคุณจะได้รับประโยชน์จากการมีฐานความรู้ที่ชัดเจนพร้อมเคล็ดลับและบทช่วยสอนสำหรับการใช้งานภายใน

คุณสามารถสร้างพื้นที่สำหรับจัดเก็บการเข้าถึงหลักสูตรออนไลน์ วิดีโอ บทความ บล็อกโพสต์ คำแนะนำ และรายงาน คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการมีทุกอย่างใน Google Drive หรือสร้างไซต์ SharePoint ทั้งหมดหรือพอร์ทัลภายในของบริษัท

แพลตฟอร์มควรได้รับการจัดการและเข้าถึงได้ง่าย โดยผู้ร่วมให้ข้อมูลจะคอยอัปเดตและทำความสะอาดอยู่เสมอ ข้อมูลทั้งหมดควรได้รับการจัดเรียงและทำงานเพื่อให้ทุกแผนกไม่มีปัญหาในการค้นหาสิ่งที่ต้องการ อย่าลืมเพิ่มตัวเลือกเพื่อตรวจสอบกิจกรรมบนแพลตฟอร์ม จะช่วยให้คุณระบุผู้มีส่วนร่วมที่กระตือรือร้นที่สุดและรับทราบการทำงานหนักของพวกเขาตรงเวลา

เชิญผู้เชี่ยวชาญมาแบ่งปันความรู้

เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมอีกอย่างหนึ่งสำหรับการแบ่งปันความรู้คือการพบปะกับสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์เป็นประจำ ฝ่ายหลังสามารถแบ่งปันความเชี่ยวชาญในการทำงานและตอบคำถามของพนักงาน คุณสามารถกำหนดเวลาเรียนรายสัปดาห์และแชร์แบบสำรวจให้ทีมเลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้องมากที่สุดได้ ผู้ที่สนใจในการสร้างเว็บไซต์เป็นหลักจะประทับใจในความพยายามและความรู้เพิ่มเติมที่พวกเขาได้รับ

เวิร์กชอปดังกล่าวสามารถจัดทางออนไลน์ ผ่าน Zoom หรือ Google Meet เพื่อให้บุคคลอื่นเข้าร่วมและถามคำถามในเซสชันถาม & ตอบในภายหลัง นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเพื่อใช้ในอนาคตได้ เว้นแต่จะไม่มีใครสร้างมันขึ้นมาหรือเพิ่มลงในฐานความรู้เพื่อให้ผู้มาใหม่ได้รับชมและเรียนรู้

การประชุมเชิงปฏิบัติการดังกล่าวเป็นสถานการณ์ที่เป็นประโยชน์สำหรับคุณ ด้านหนึ่ง หัวหน้าแผนกจะสื่อสารกับพนักงานและทำความรู้จักกับพวกเขามากขึ้น ในอีกด้านหนึ่ง พวกเขาเป็นแบบอย่างที่ดีให้ผู้อื่นพัฒนาต่อไปและได้เข้าร่วมเวิร์กช็อปแห่งใดแห่งหนึ่ง

ห่อ

หากคุณพร้อมที่จะใช้การแบ่งปันความรู้ภายในภายในบริษัทของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยการนำเคล็ดลับข้างต้นไปใช้ อย่างหลังจะช่วยให้คุณสร้างวัฒนธรรมที่ถูกต้องของการแบ่งปันความรู้อย่างต่อเนื่อง ผู้คนจะแบ่งปันความเชี่ยวชาญและให้ความรู้แก่เพื่อนร่วมงานในแผนกต่างๆ

ให้ความรู้เป็นพลังของคุณ มันสามารถมอบความสามารถใหม่ๆ ให้กับบริษัทของคุณเมื่อมีการแบ่งปันในเวลาที่เหมาะสมกับสมาชิกในทีมที่เหมาะสมและผ่านเครื่องมือที่เหมาะสม