社内での知識の共有: メリットとベスト プラクティス

アイデアは、豊富な才能のある人材と利用可能なリソースがあれば、どこからでも進化できます。 それらを収集して活用することは、知識共有の文化を構築するのに役立ちます。 従業員間でアイデアを共有することは、会社のイノベーションの最大のツールであり、最も重要な手段となります。

しかし、社内で知識を共有することは何を意味し、ビジネスにとってどれほど有益なのでしょうか? さらに、それを通じて望ましい作業効率を達成するには、どのような戦略を適用すればよいのでしょうか?

内部知識共有の定義

知識の共有とは、従業員、チーム、組織全体の間でさまざまな情報を交換することです。 それは、社内の手順や会社のデータベースから得られる場合もあれば、人々の経験から開発された場合もあります。 そのような知識は、より多くの理解をもたらし、効率を高め、人々の成長を助けます。

どうしてそれが重要ですか？ 利点は何ですか?

知識の共有を促進することで、企業はより柔軟で機敏になります。 彼らはより効率的な従業員と合理化されたプロセスを持っています。

問題解決スキルを向上させる

チームが特定の問題に対する効率的な解決策を開発すると、後者は将来他のグループによって使用される可能性があります。 このようにして、従業員は同じ問題に繰り返し対処する時間を無駄にせず、それを解決するための既成のソリューションを利用できます。

知識を適切に共有して貴重なリソースを無駄にしないようにすることで、時間と従業員の労力を節約できます。 内部プロセスを合理化し、部門間の従業員のコミュニケーションと関係を改善します。

スキルを磨いて従業員の自信を高める

有用な情報を含む広範なデータベースへのアクセスは、人々に自信を与えます。 彼らは課題にうまく対処し、日常のタスクを処理します。 さらに、多くの質問に常に対処する必要のないマネージャーのプレッシャーも軽減されます。

ワークフローとタスク管理に関する詳細な指示は、従業員にとって命の恩人です。 すべてが手元にあると、苦労が楽になり、効率が上がります。

ビジネス プロセスの効率化

知識を共有して再利用することは、社内外のビジネス プロセスに役立ちます。 たとえば、Airtable を Excel にエクスポートすることで、明示的な知識ベースを実現できます。 後者は、運用を合理化し、コラボレーションとより良い予測を強化します。

消費者は、タイムリーな配送と最新の市場動向に匹敵する製品を提供する会社を高く評価します。 知識を共有することで、あなたの会社はその専門知識を示し、それをあなたの利益のために利用します。

社内で知識を共有するための最善の戦略:

正しい考え方を作る

知識を共有すると、やる気がなくなる人もいます。 時間を費やすことが努力に値するかどうかを理解していない人もいます。

従業員の間で正しい考え方を構築することから始め、プロセスをよりやりがいのあるものにします。

• 認識を与えます。 従業員が会社のナレッジ ベースに情報を追加したら、メールまたは会社のチャットで最新情報を称賛してください。 後者は、従業員が継続するように動機付け、他の人が関与することを奨励します.

• インセンティブを提供します。 チームの努力を認めるもう 1 つの方法は、企業からのプレゼント (ノート、マグカップなど) を贈ることです。 彼らは、他の人が学べるように、新しく刺激的な情報を喜んで追加します。

• パフォーマンス レビューに追加— 新しい情報をナレッジ ベースに追加すると、パフォーマンス レビューで余分な星を従業員に与えます。

• タイトルを思いつく。 タイトルを導入して、知識共有の主な目的と利点を強調します。 最も適したもの (コラボレーション チャンピオン、今月の機知に富んだもの) を考え出し、それらを達成するための報酬を与えてください。

ミートアップの機会とスペースを提供する

チームには、知識を共有するための専用の場所が必要です。 リモートで作業する場合でも、週に数回オフィスを訪問する場合でも、話し合いの場が必要です。

• リアルタイムでのコラボレーション。 1 つのプロジェクトに複数のチームが関与する場合、それらは連携して作業する必要があります。 彼らはアイデアを生み出し、ブレインストーミングを行い、さらなる実装について議論します。 したがって、オフィスと仮想環境の両方で専用の場所を人々に提供することが不可欠です。 ビデオとオーディオのコラボレーション、画面の共有、必要なファイルの交換を行うためのすべてのツールが付属している必要があります。

• 非同期通信の実践。 必要なときにいつでもビデオ通話に飛びつくことは実用的ですが、従業員は 1 つの通話から別の通話に切り替えて 1 日を費やしたくありません。 チーム メンバーとコミュニケーションを取り、アイデアやヒントを共有し、コメントを残すためのスペースが必要です。 非同期通信は即時ではありませんが、すべての情報と通信を 1 か所に保持します。 また、必要なときにいつでもそこに戻ることができます。 非同期通信は、電子メール、社内ブログ、ディスカッション ボードなどを通じて行うことができます。

• 社交のためのスペース。 チームがリモートで作業している場合、お互いを知り、信頼関係を築くのは難しい場合があります。 彼らは仕事上のコミュニケーションのためのスペースが必要なので、社交やカジュアルなチャットの場を高く評価します。 後者はチームの結合を可能にし、仕事から焦点を移すのに役立ちます。

リソースにすばやくアクセスできるプラットフォームを選択する

あなたの会社は、社内で使用するためのヒントやチュートリアルを備えた明示的なナレッジ ベースを持つことで利益を得ることができます。

オンライン コース、ビデオ、記事、ブログ投稿、手順、およびレポートへのアクセスを保存するためのスペースを作成できます。 すべてを Google ドライブに置くことから始めることも、大規模に行って、SharePoint サイト全体または社内ポータルを作成することもできます。

プラットフォームは、コントリビューターが最新かつクリーンな状態に保ち、簡単に管理およびアクセスできる必要があります。 すべての情報は、すべての部門が必要なものを見つけるのに問題がないように、並べ替えて処理する必要があります。 プラットフォームでのアクティビティを確認するオプションを追加することを忘れないでください。 これにより、最も活発な貢献者を特定し、時間通りに彼らの努力を認めることができます。

専門家を招待して知識を共有する

知識を共有するためのもう 1 つの優れたツールは、経験豊富なチーム メンバーとの定期的なミーティングです。 後者は、仕事の専門知識を共有し、従業員の質問に答えることができます。 毎週の学習時間をスケジュールし、チームが最も関連性の高いトピックを選ぶための調査を共有できます。 ウェブサイトの構築に主に関心がある人は、彼らが得た努力と余分な知識を高く評価するでしょう.

このようなワークショップは、Zoom または Google Meet を介してオンラインで開催でき、さまざまな人が参加して、その後の Q&A セッションで質問することができます。 さらに、誰かがそれを作ることができなかったり、初心者がそれを見て学ぶために知識ベースに追加されたりしない限り、将来の使用のために記録することができます.

このようなワークショップは、あなたにとって有利な状況です。 一方では、部門のリーダーは従業員とコミュニケーションを取り、彼らをよりよく知るようになります。 その一方で、彼らは他の人がさらに発展するための優れた模範を示し、かつてワークショップの1つに参加しました.

まとめ

社内で内部知識共有を使用する準備ができている場合は、上記のヒントを実装することから始めてください。 後者は、常に知識を共有する適切な文化を構築するのに役立ちます。 人々は専門知識を共有し、さまざまな部門の同僚を教育します。

知識をあなたの力にしましょう。 適切なタイミングで適切なチームメンバーと適切なツールを使用して共有すると、会社に新しい能力のスタック全体を与えることができます.