Condivisione interna delle conoscenze: vantaggi e migliori pratiche

Le idee possono evolversi da qualsiasi luogo con un'abbondanza di persone di talento e risorse disponibili. Raccoglierli e sfruttarli aiuta a costruire una cultura di condivisione della conoscenza. La condivisione di idee tra i dipendenti può diventare il tuo miglior strumento e il veicolo più importante per l'innovazione di un'azienda.

Ma cosa significa condivisione della conoscenza interna e quanto è vantaggiosa per l'azienda? E cosa c'è di più, quali strategie applicare per ottenere l'efficienza lavorativa desiderata attraverso di essa?

La definizione di condivisione interna della conoscenza

La condivisione della conoscenza si riferisce allo scambio di varie informazioni tra dipendenti, team e intere organizzazioni. Potrebbe provenire da procedure interne e dal database dell'azienda o potrebbe essere sviluppato dalle esperienze delle persone. Tale conoscenza offre maggiore comprensione, migliora l'efficienza e aiuta le persone a crescere.

Perché è importante? Quali sono i vantaggi?

Promuovere la condivisione delle conoscenze rende le aziende più flessibili e agili. Hanno dipendenti più efficienti e processi snelli.

Migliora le capacità di risoluzione dei problemi

Una volta che il tuo team ha sviluppato una soluzione efficiente a un problema particolare, quest'ultimo potrebbe essere utilizzato da altri gruppi in futuro. In questo modo, i dipendenti non perdono tempo ad affrontare ripetutamente lo stesso problema, disponendo di una soluzione pronta per risolverlo.

Evitare di sprecare risorse preziose condividendo le conoscenze in modo appropriato consente di risparmiare tempo e fatica dei dipendenti. Semplifica i processi interni e migliora la comunicazione e le relazioni con i dipendenti tra i reparti.

Aumenta la fiducia dei dipendenti sviluppando le loro competenze

L'accesso a un ampio database con informazioni utili dà maggiore sicurezza alle persone. Affrontano meglio le sfide e gestiscono le attività quotidiane. Inoltre, allevia la pressione sui manager che non hanno bisogno di affrontare continuamente molte domande.

Istruzioni dettagliate relative al flusso di lavoro e alla gestione delle attività sono salvavita per i dipendenti. Avere tutto a portata di mano facilita la lotta e aumenta l'efficienza.

Rendi i processi aziendali più efficienti

Condividere le conoscenze e riutilizzarle aiuta con i processi aziendali, sia interni che esterni. È possibile ottenere una base di conoscenza esplicita tramite l'esportazione di Airtable in Excel, ad esempio. Quest'ultimo semplificherà le operazioni e migliorerà la collaborazione e migliori previsioni.

I consumatori apprezzeranno molto un'azienda con consegne puntuali e prodotti alla pari con le ultime tendenze del mercato. Con la condivisione delle conoscenze, la tua azienda mostrerà la sua esperienza e la utilizzerà a tuo vantaggio.

Migliori strategie per la condivisione interna della conoscenza:

Crea la mentalità giusta

Con la condivisione delle conoscenze, alcune persone possono mancare di motivazione; altri non capiscono se vale la pena spendere tempo:

Inizia creando la giusta mentalità tra i dipendenti e rendi il processo più gratificante:

• Dare riconoscimento. Quando i dipendenti si aggiungono alla knowledge base dell'azienda, invia elogi via e-mail o nella chat dell'azienda con gli aggiornamenti. Quest'ultimo motiverà i dipendenti a continuare e incoraggerà gli altri a farsi coinvolgere.

• Fornire incentivi. Un altro modo per riconoscere gli sforzi del team è quello di fare regali aziendali (quaderni, tazze, ecc.). Aggiungeranno volentieri nuove ed eccitanti informazioni da cui gli altri potranno imparare.

• Aggiungi alla revisione delle prestazioni : premia i dipendenti con stelle extra in una revisione delle prestazioni quando aggiungono nuove informazioni alla base di conoscenza.

• Vieni con i titoli. Evidenzia lo scopo principale e il vantaggio della condivisione delle conoscenze introducendo titoli. Trova quelli più adatti - Collaboration Champion, Witty of the Month - e dai ricompense per averli raggiunti.

Offri opportunità e spazi per i Meetup

Il tuo team deve avere un posto dedicato per la condivisione delle conoscenze. Indipendentemente dal fatto che le persone lavorino in remoto o visitino l'ufficio alcune volte alla settimana, hanno bisogno di un luogo per le discussioni.

• Collaborazioni in tempo reale. Quando più team sono coinvolti in un progetto, devono lavorare insieme. Genereranno idee, faranno brainstorming e discuteranno di ulteriori implementazioni. Pertanto, è fondamentale fornire alle persone un posto dedicato sia in ufficio che nell'ambiente virtuale. Dovrebbe essere dotato di tutti gli strumenti per consentire alle persone di collaborare con video e audio, condividere schermate e scambiare i file necessari.

• Pratiche di comunicazione asincrona. Sebbene sia pratico saltare a una videochiamata ogni volta che è necessario, i tuoi dipendenti non vorranno passare l'intera giornata a passare da una chiamata all'altra. Hanno bisogno di spazi in cui poter comunicare con i membri del team, condividere idee e suggerimenti e lasciare commenti. La comunicazione asincrona non è istantanea, ma conserva tutte le informazioni e la corrispondenza in un unico luogo. Consente inoltre alle persone di tornarci quando necessario. La comunicazione asincrona può essere effettuata tramite e-mail, blog interni, forum di discussione, ecc.

• Spazi di socializzazione. Quando il tuo team lavora in remoto, conoscersi e stabilire un rapporto potrebbe essere difficile. Poiché hanno bisogno di spazio per la comunicazione di lavoro, apprezzeranno un luogo per socializzare e chattare casualmente. Quest'ultimo consente il legame di squadra e aiuta a spostare l'attenzione dal lavoro.

Scegli la piattaforma per l'accesso rapido alle risorse

La tua azienda trarrà vantaggio dall'avere una base di conoscenza esplicita con suggerimenti e tutorial per uso interno.

È possibile creare uno spazio per archiviare l'accesso a corsi, video, articoli, post di blog, istruzioni e rapporti online. Puoi iniziare con avere tutto su Google Drive o andare alla grande e creare un intero sito di SharePoint o un portale aziendale interno.

La piattaforma dovrebbe essere facilmente gestibile e accessibile, con i contributori che la mantengono aggiornata e pulita. Tutte le informazioni dovrebbero essere ordinate e lavorate in modo che ogni dipartimento non abbia problemi a trovare le cose di cui ha bisogno. Non dimenticare di aggiungere l'opzione per controllare l'attività sulla piattaforma. Ti consentirà di individuare i contributori più attivi e riconoscere il loro duro lavoro in tempo.

Invita esperti per la condivisione delle conoscenze

Un altro eccellente strumento per la condivisione delle conoscenze sono gli incontri regolari con i membri del team esperti. Questi ultimi possono condividere le proprie competenze lavorative e rispondere alle domande dei dipendenti. Puoi programmare un'ora di studio settimanale e condividere un sondaggio per consentire al team di scegliere gli argomenti più rilevanti. Le persone che sono principalmente interessate alla creazione di siti Web apprezzeranno lo sforzo e le conoscenze extra che ottengono.

Tale workshop può essere organizzato online, tramite Zoom o Google Meet, affinché diverse persone possano partecipare e porre domande in una sessione di domande e risposte in seguito. Inoltre, può essere registrato per un uso futuro a meno che qualcuno non possa farlo o aggiunto alla base di conoscenza affinché i nuovi arrivati ​​lo guardino e lo imparino.

Tali workshop sono una situazione vantaggiosa per te. Da un lato, i leader di reparto comunicano con i dipendenti e li conoscono meglio. Dall'altro, hanno dato un ottimo esempio per gli altri per svilupparsi ulteriormente e una volta hanno preso la parola su uno dei workshop.

Avvolgendo

Se sei pronto a utilizzare la condivisione delle conoscenze interne all'interno della tua azienda, inizia implementando i suggerimenti di cui sopra. Quest'ultimo ti aiuterà a costruire la giusta cultura di condivisione costante della conoscenza. Le persone condivideranno le loro competenze e formeranno i loro colleghi in diversi reparti.

Fai della conoscenza il tuo potere. Può dare alla tua azienda un'intera serie di nuove abilità quando viene condivisa al momento giusto con i membri del team giusti e attraverso gli strumenti adeguati.