Partajarea internă a cunoștințelor: beneficii și bune practici

Ideile pot evolua de oriunde, cu o abundență de oameni talentați și resurse disponibile. Colectarea și valorificarea acestora ajută la construirea unei culturi a schimbului de cunoștințe. Împărtășirea ideilor între angajați poate deveni cel mai bun instrument și cel mai proeminent vehicul pentru inovația unei companii.

Dar ce înseamnă partajarea internă a cunoștințelor și cât de benefic este pentru afacere? Și mai mult, ce strategii să aplici pentru a obține eficiența de lucru dorită prin intermediul acestuia?

Definiția schimbului intern de cunoștințe

Împărtășirea cunoștințelor se referă la schimbul de informații diferite între angajați, echipe și organizații întregi. Poate proveni fie din procedurile interne și din baza de date a companiei, fie poate fi dezvoltat din experiențele oamenilor. O astfel de cunoaștere oferă mai multă înțelegere, sporește eficiența și îi ajută pe oameni să crească.

De ce este important? Care sunt beneficiile?

Încurajarea schimbului de cunoștințe face companiile mai flexibile și mai agile. Au angajați mai eficienți și procese simplificate.

Îmbunătățiți abilitățile de rezolvare a problemelor

Odată ce echipa dumneavoastră dezvoltă o soluție eficientă pentru o anumită problemă, aceasta din urmă ar putea fi folosită de alte grupuri în viitor. În acest fel, angajații nu pierd timpul confruntându-se în mod repetat cu aceeași problemă, având o soluție gata făcută pentru a o rezolva.

Evitarea risipei de resurse prețioase prin împărtășirea corespunzătoare a cunoștințelor economisește timp și efortul angajaților. Ea eficientizează procesele interne și îmbunătățește comunicarea și relațiile cu angajații între departamente.

Creșteți încrederea angajaților prin dezvoltarea abilităților acestora

Accesul la o bază de date extinsă cu informații utile oferă oamenilor mai multă încredere. Ei se descurcă mai bine cu provocările și se ocupă de sarcinile de zi cu zi. În plus, elimină presiunea de pe manageri care nu trebuie să abordeze multe întrebări în mod constant.

Instrucțiuni detaliate privind fluxul de lucru și gestionarea sarcinilor sunt salvatoare pentru angajați. A avea totul la îndemână ușurează lupta și crește eficiența.

Faceți procesele de afaceri mai eficiente

Împărtășirea cunoștințelor și reutilizarea acestora ajută la procesele de afaceri, atât interne, cât și externe. O bază de cunoștințe explicită poate fi obținută prin exportul Airtable în Excel, de exemplu. Acesta din urmă va eficientiza operațiunile și va îmbunătăți colaborarea și previziuni mai bune.

Consumatorii vor aprecia foarte mult o companie cu livrări la timp și produse la egalitate cu cele mai recente tendințe ale pieței. Cu schimbul de cunoștințe, compania dumneavoastră își va arăta expertiza și o va folosi în beneficiul dumneavoastră.

Cele mai bune strategii pentru partajarea internă a cunoștințelor:

Creați mentalitatea corectă

Cu schimbul de cunoștințe, unii oameni pot lipsi de motivație; alții nu înțeleg dacă petrecerea timpului merită efortul:

Începeți prin a crea mentalitatea potrivită în rândul angajaților și faceți procesul mai plină de satisfacții:

• Oferă recunoaștere. Când angajații adaugă la baza de cunoștințe a companiei, trimiteți laudă prin e-mail sau prin chat-ul companiei cu actualizări. Acesta din urmă îi va motiva pe angajați să continue și îi va încuraja pe alții să se implice.

• Oferiți stimulente. O altă modalitate de a recunoaște eforturile echipei este să oferiți cadouri corporative (caiete, căni etc.). Ei vor adăuga cu plăcere informații noi și interesante din care să învețe alții.

• Adăugați la evaluarea performanței — recompensați angajații cu stele suplimentare într-o evaluare a performanței atunci când adaugă informații noi la baza de cunoștințe.

• Vino cu titluri. Evidențiați scopul principal și beneficiul partajării cunoștințelor prin introducerea titlurilor. Vino cu cele mai potrivite - Campionul colaborării, Spiritul lunii - și oferă recompense pentru realizarea lor.

Oferiți oportunitati și spații pentru întâlniri

Echipa ta trebuie să aibă un loc dedicat pentru schimbul de cunoștințe. Indiferent dacă oamenii lucrează de la distanță sau vizitează biroul de câteva ori pe săptămână, au nevoie de un loc pentru discuții.

• Colaborări în timp real. Atunci când mai multe echipe sunt implicate într-un singur proiect, acestea trebuie să lucreze împreună. Ei vor genera idei, vor face brainstorming și vor discuta despre implementarea ulterioară. Prin urmare, este vital să le oferim oamenilor un loc dedicat atât în ​​birou, cât și în mediul virtual. Ar trebui să vină cu toate instrumentele pentru ca oamenii să colaboreze cu videoclipuri și audio, să partajeze ecrane și să schimbe fișierele necesare.

• Practici de comunicare asincronă. În timp ce săriți la un apel video ori de câte ori este necesar este practic, angajații dvs. nu vor dori să-și petreacă întreaga zi trecând de la un apel la altul. Au nevoie de spații în care să poată comunica cu membrii echipei, să împărtășească idei și sfaturi și să lase comentarii. Comunicarea asincronă nu este instantanee, dar păstrează toate informațiile și corespondența într-un singur loc. De asemenea, permite oamenilor să revină la el ori de câte ori este nevoie. Comunicarea asincronă se poate face prin e-mailuri, bloguri interne, forumuri de discuții etc.

• Spații de socializare. Când echipa ta lucrează de la distanță, a te cunoaște și a stabili relații ar putea fi o provocare. Deoarece au nevoie de spațiu pentru comunicarea de serviciu, ei vor aprecia un loc pentru socializare și discuții ocazionale. Acesta din urmă permite crearea de legături în echipă și ajută la schimbarea concentrării de la muncă.

Alegeți platforma pentru acces rapid la resurse

Compania dvs. va beneficia de pe urma unei baze de cunoștințe explicite, cu sfaturi și tutoriale pentru uz intern.

Puteți crea un spațiu pentru stocarea accesului la cursuri online, videoclipuri, articole, postări de blog, instrucțiuni și rapoarte. Puteți începe prin a avea totul pe Google Drive sau puteți să creați un întreg site SharePoint sau un portal intern al companiei.

Platforma ar trebui să fie ușor de gestionat și accesibil, contribuitorii ținând-o actualizată și curată. Toate informațiile ar trebui să fie sortate și lucrate astfel încât fiecare departament să nu aibă probleme în a găsi lucrurile de care au nevoie. Nu uitați să adăugați opțiunea de verificare a activității pe platformă. Vă va permite să identificați cei mai activi contribuitori și să recunoașteți munca lor grea la timp.

Invitați experți pentru schimbul de cunoștințe

Un alt instrument excelent pentru partajarea cunoștințelor sunt întâlnirile regulate cu membrii echipei cu experiență. Aceștia din urmă își pot împărtăși experiența profesională și pot răspunde la întrebările angajaților. Puteți să programați o oră de studiu săptămânală și să distribuiți un sondaj pentru ca echipa să aleagă cele mai relevante subiecte. Oamenii care sunt interesați în principal să construiască site-uri web vor aprecia efortul și cunoștințele suplimentare pe care le obțin.

Un astfel de atelier poate fi organizat online, prin Zoom sau Google Meet, pentru ca diferite persoane să participe și să pună întrebări într-o sesiune de întrebări și răspunsuri ulterior. În plus, poate fi înregistrat pentru utilizare ulterioară, cu excepția cazului în care cineva nu l-a putut realiza sau adăugat la baza de cunoștințe pentru ca noii veniți să îl vizioneze și să învețe.

Astfel de ateliere sunt o situație câștigătoare pentru tine. Pe de o parte, șefii de departamente comunică cu angajații și îi cunosc mai bine. Pe de altă parte, au dat un exemplu excelent pentru ca alții să se dezvolte în continuare și odată au luat cuvântul la unul dintre ateliere.

Încheierea

Dacă sunteți gata să utilizați partajarea internă a cunoștințelor în cadrul companiei dvs., începeți prin a implementa sfaturile de mai sus. Acesta din urmă vă va ajuta să construiți cultura potrivită a schimbului constant de cunoștințe. Oamenii își vor împărtăși expertiza și își vor educa colegii din diferite departamente.

Fă din cunoștință puterea ta. Îți poate oferi companiei o grămadă de abilități noi atunci când este împărtășită la momentul potrivit cu membrii echipei potriviți și prin instrumentele adecvate.