Intercambio de conocimientos internos: beneficios y mejores prácticas

Las ideas pueden evolucionar desde cualquier lugar con una gran cantidad de personas talentosas y recursos disponibles. Recopilarlos y aprovecharlos ayuda a construir una cultura de intercambio de conocimientos. Compartir ideas entre los empleados puede convertirse en su mejor herramienta y el vehículo más destacado para la innovación de una empresa.

Pero, ¿qué significa compartir conocimiento interno y qué tan beneficioso es para el negocio? Y es más, ¿qué estrategias aplicar para lograr la eficiencia laboral deseada a través de ella?

La definición de intercambio de conocimientos internos

Compartir conocimiento se refiere al intercambio de diversa información entre empleados, equipos y organizaciones enteras. Puede provenir de procedimientos internos y de la base de datos de la empresa o puede desarrollarse a partir de las experiencias de las personas. Tal conocimiento brinda más comprensión, mejora la eficiencia y ayuda a las personas a crecer.

¿Por qué es importante? ¿Cuales son los beneficios?

Fomentar el intercambio de conocimientos hace que las empresas sean más flexibles y ágiles. Tienen empleados más eficientes y procesos simplificados.

Mejorar las habilidades para resolver problemas

Una vez que su equipo desarrolle una solución eficiente para un problema en particular, esta última podría ser utilizada por otros grupos en el futuro. De esta manera, los empleados no pierden el tiempo lidiando repetidamente con el mismo problema, teniendo una solución preparada para resolverlo.

Evitar el desperdicio de valiosos recursos al compartir el conocimiento de manera adecuada ahorra tiempo y esfuerzo a los empleados. Agiliza los procesos internos y mejora la comunicación y las relaciones de los empleados entre departamentos.

Aumente la confianza de los empleados mediante el desarrollo de sus habilidades

El acceso a una extensa base de datos con información útil brinda más confianza a las personas. Se enfrentan mejor a los desafíos y manejan las tareas cotidianas. Además, elimina la presión de los gerentes que no necesitan abordar muchas preguntas constantemente.

Las instrucciones detalladas sobre el flujo de trabajo y la gestión de tareas son un salvavidas para los empleados. Tener todo a mano facilita la lucha y aumenta la eficiencia.

Haga que los procesos comerciales sean más eficientes

Compartir el conocimiento y reutilizarlo ayuda con los procesos comerciales, tanto internos como externos. Se puede lograr una base de conocimiento explícita a través de la exportación de Airtable a Excel, por ejemplo. Este último agilizará las operaciones y mejorará la colaboración y mejores predicciones.

Los consumidores apreciarán mucho una empresa con entregas oportunas y productos a la par con las últimas tendencias del mercado. Con el intercambio de conocimientos, su empresa mostrará su experiencia y la utilizará para su beneficio.

Las mejores estrategias para el intercambio de conocimientos internos:

Crea la mentalidad correcta

Con el intercambio de conocimientos, algunas personas pueden carecer de motivación; otros no entienden si vale la pena gastar tiempo:

Comience por crear la mentalidad correcta entre los empleados y haga que el proceso sea más gratificante:

• Dar reconocimiento. Cuando los empleados se suman a la base de conocimientos de la empresa, envíe elogios por correo electrónico o en el chat de la empresa con actualizaciones. Esto último motivará a los empleados a continuar y alentará a otros a involucrarse.

• Proporcionar incentivos. Otra forma de reconocer el trabajo en equipo es con regalos corporativos (cuadernos, tazas, etc.). Con mucho gusto agregarán información nueva y emocionante para que otros puedan aprender.

• Agregar a la revisión de desempeño : recompense a los empleados con estrellas adicionales en una revisión de desempeño cuando agregan nueva información a la base de conocimiento.

• Inventa títulos. Resalte el propósito principal y el beneficio de compartir conocimientos mediante la introducción de títulos. Cree los más adecuados (Campeón de colaboración, Ingenioso del mes) y otorgue recompensas por lograrlos.

  

Ofrece Oportunidades y Espacios para Meetups

Su equipo necesita tener un lugar dedicado para compartir conocimientos. Ya sea que las personas trabajen de forma remota o visiten la oficina varias veces a la semana, necesitan un lugar para las conversaciones.

• Colaboraciones en tiempo real. Cuando varios equipos están involucrados en un proyecto, deben trabajar juntos. Estarán generando ideas, intercambiando ideas y discutiendo futuras implementaciones. Por lo tanto, es vital proporcionar a las personas un lugar dedicado tanto en la oficina como en el entorno virtual. Debe venir con todas las herramientas para que las personas colaboren con video y audio, compartan pantallas e intercambien archivos necesarios.

• Prácticas de comunicación asíncrona. Si bien es práctico saltar a una videollamada cuando sea necesario, sus empleados no querrán pasar todo el día cambiando de una llamada a otra. Necesitan espacios donde puedan comunicarse con los miembros del equipo, compartir ideas y consejos, y dejar comentarios. La comunicación asíncrona no es instantánea, pero mantiene toda la información y correspondencia en un solo lugar. También permite a las personas volver a él cuando sea necesario. La comunicación asincrónica se puede realizar a través de correos electrónicos, blogs internos, foros de discusión, etc.

• Espacios para socializar. Cuando su equipo trabaja de forma remota, conocerse y establecer una buena relación puede ser un desafío. Como necesitan espacio para la comunicación laboral, apreciarán un lugar para socializar y charlar informalmente. Este último permite la vinculación del equipo y ayuda a cambiar el enfoque del trabajo.

Elija la plataforma para acceder rápidamente a los recursos

Su empresa se beneficiará de tener una base de conocimientos explícita con consejos y tutoriales para uso interno.

Puede crear un espacio para almacenar el acceso a cursos, videos, artículos, publicaciones de blog, instrucciones e informes en línea. Puede comenzar con tener todo en Google Drive o ir a lo grande y crear un sitio de SharePoint completo o un portal interno de la empresa.

La plataforma debe ser fácilmente administrable y accesible, y los colaboradores deben mantenerla actualizada y limpia. Toda la información debe ordenarse y trabajarse para que cada departamento no tenga problemas para encontrar lo que necesita. No olvides agregar la opción de verificar la actividad en la plataforma. Le permitirá detectar a los colaboradores más activos y reconocer su arduo trabajo a tiempo.

Invitar a expertos para compartir conocimientos

Otra excelente herramienta para compartir conocimientos son las reuniones periódicas con miembros experimentados del equipo. Estos últimos pueden compartir su experiencia laboral y responder a las preguntas de los empleados. Puede programar una hora de estudio semanal y compartir una encuesta para que el equipo elija los temas más relevantes. Las personas que están principalmente interesadas en crear sitios web apreciarán el esfuerzo y el conocimiento adicional que obtienen.

Dicho taller se puede organizar en línea, a través de Zoom o Google Meet, para que diferentes personas participen y hagan preguntas en una sesión de preguntas y respuestas posterior. Además, se puede grabar para uso futuro a menos que alguien no pueda hacerlo o se puede agregar a la base de conocimientos para que los recién llegados lo vean y aprendan.

Dichos talleres son una situación en la que todos ganan. Por un lado, los líderes de departamento se comunican con los empleados y los conocen mejor. Por otro lado, dieron un excelente ejemplo para que otros se desarrollen más y una vez tomaron la palabra en uno de los talleres.

Terminando

Si está listo para usar el intercambio de conocimiento interno dentro de su empresa, comience implementando los consejos anteriores. Este último lo ayudará a construir la cultura adecuada de intercambio constante de conocimientos. Las personas compartirán su experiencia y educarán a sus colegas en diferentes departamentos.

Haz del conocimiento tu poder. Puede brindarle a su empresa una gran cantidad de nuevas habilidades cuando se comparte en el momento adecuado con los miembros del equipo correctos y a través de las herramientas adecuadas.