تبادل المعرفة الداخلية: الفوائد وأفضل الممارسات

يمكن للأفكار أن تتطور من أي مكان مع وفرة من الموهوبين والموارد المتاحة. يساعد جمعها وتسخيرها في بناء ثقافة مشاركة المعرفة. يمكن أن تصبح مشاركة الأفكار بين الموظفين أعظم أداة لديك وأبرز وسيلة لابتكار الشركة.

ولكن ماذا تعني مشاركة المعرفة الداخلية ، وما مدى فائدتها للأعمال؟ وما هو أكثر من ذلك ، ما هي الإستراتيجيات التي يجب تطبيقها لتحقيق كفاءة العمل المطلوبة من خلالها؟

تعريف تبادل المعرفة الداخلية

تشير مشاركة المعرفة إلى تبادل المعلومات المختلفة بين الموظفين والفرق والمؤسسات بأكملها. قد يأتي إما من الإجراءات الداخلية وقاعدة بيانات الشركة أو قد يتم تطويره من تجارب الناس. تعطي هذه المعرفة مزيدًا من الفهم ، وتعزز الكفاءة ، وتساعد الناس على النمو.

لماذا هو مهم؟ ما هي المنافع؟

إن تعزيز تبادل المعرفة يجعل الشركات أكثر مرونة وسرعة. لديهم موظفين أكثر كفاءة وعمليات مبسطة.

تحسين مهارات حل المشكلات

بمجرد أن يطور فريقك حلاً فعالاً لمشكلة معينة ، فقد يتم استخدام هذا الأخير من قبل مجموعات أخرى في المستقبل. بهذه الطريقة ، لا يضيع الموظفون الوقت في التعامل مع نفس المشكلة بشكل متكرر ، والحصول على حل جاهز لحلها.

يؤدي تجنب إهدار الموارد الثمينة من خلال مشاركة المعرفة بشكل مناسب إلى توفير الوقت وجهد الموظف. إنه يبسط العمليات الداخلية ويحسن اتصالات الموظفين وعلاقاتهم عبر الإدارات.

زيادة ثقة الموظفين من خلال تطوير مهاراتهم

يمنح الوصول إلى قاعدة بيانات شاملة تحتوي على معلومات مفيدة مزيدًا من الثقة. يتعاملون بشكل أفضل مع التحديات ويتعاملون مع المهام اليومية. علاوة على ذلك ، فإنه يزيل الضغط عن المديرين الذين لا يحتاجون إلى معالجة العديد من الأسئلة باستمرار.

تعتبر التعليمات التفصيلية المتعلقة بسير العمل وإدارة المهام بمثابة منقذ للموظفين. وجود كل شيء في متناول اليد يخفف النضال ويعزز الكفاءة.

اجعل عمليات الأعمال أكثر كفاءة

تساعد مشاركة المعرفة وإعادة استخدامها في العمليات التجارية ، الداخلية والخارجية. يمكن تحقيق قاعدة معرفية واضحة من خلال تصدير Airtable إلى Excel ، على سبيل المثال. هذا الأخير سوف يبسط العمليات ويعزز التعاون والتنبؤات الأفضل.

سيقدر المستهلكون تقديراً عالياً الشركة التي تقدم عمليات التسليم والمنتجات في الوقت المناسب بما يتماشى مع أحدث اتجاهات السوق. من خلال مشاركة المعرفة ، ستظهر شركتك خبرتها وتستخدمها لصالحك.

أفضل الاستراتيجيات لتقاسم المعرفة الداخلية:

خلق العقلية الصحيحة

مع تبادل المعرفة ، قد يفتقر بعض الناس إلى الحافز ؛ لا يفهم الآخرون ما إذا كان قضاء الوقت يستحق الجهد أم لا:

ابدأ بإنشاء العقلية الصحيحة بين الموظفين واجعل العملية أكثر جدوى:

• امنح الاعتراف. عندما يضيف الموظفون إلى قاعدة معارف الشركة ، أرسل الثناء عبر البريد الإلكتروني أو في دردشة الشركة مع التحديثات. هذا الأخير سوف يحفز الموظفين على الاستمرار ويشجع الآخرين على المشاركة.

• قدم الحوافز. هناك طريقة أخرى للتعرف على جهود الفريق وهي تقديم هدايا الشركات (دفاتر وأكواب وما إلى ذلك). سوف يضيفون بكل سرور معلومات جديدة ومثيرة للآخرين للتعلم منها.

• إضافة إلى مراجعة الأداء - كافئ الموظفين بنجوم إضافية في مراجعة الأداء عندما يضيفون معلومات جديدة إلى قاعدة المعرفة.

• ابتكر العناوين. تسليط الضوء على الغرض الأساسي وفائدة تبادل المعرفة من خلال تقديم العناوين. ابتكر الأنسب منها - بطل التعاون ، بارع في الشهر - وامنح المكافآت لتحقيقها.

  

عرض الفرص والمساحات للقاءات

يحتاج فريقك إلى مكان مخصص لمشاركة المعرفة. سواء كان الناس يعملون عن بعد أو يزورون المكتب عدة مرات في الأسبوع ، فهم بحاجة إلى مكان للمناقشات.

• التعاون في الوقت الحقيقي. عندما تشارك عدة فرق في مشروع واحد ، يجب عليهم العمل معًا. سيقومون بتوليد الأفكار ، والعصف الذهني ، ومناقشة المزيد من التنفيذ. وبالتالي ، من الضروري توفير مكان مخصص للأشخاص في المكتب وفي البيئة الافتراضية. يجب أن يأتي مع جميع الأدوات لتمكين الأشخاص من التعاون مع الفيديو والصوت ومشاركة الشاشات وتبادل الملفات المطلوبة.

• ممارسات الاتصال غير المتزامن. بينما يعد القفز على مكالمة فيديو كلما دعت الحاجة أمرًا عمليًا ، فلن يرغب موظفوك في قضاء يوم كامل في التبديل من مكالمة إلى أخرى. إنهم بحاجة إلى مساحات يمكنهم من خلالها التواصل مع أعضاء الفريق ومشاركة الأفكار والنصائح وترك التعليقات. الاتصال غير المتزامن ليس فوريًا ، لكنه يحتفظ بجميع المعلومات والمراسلات في مكان واحد. كما يسمح للناس بالعودة إليه كلما دعت الحاجة. يمكن إجراء الاتصال غير المتزامن من خلال رسائل البريد الإلكتروني والمدونات الداخلية ولوحات المناقشة وما إلى ذلك.

• مساحات للتعارف. عندما يعمل فريقك عن بُعد ، قد يكون التعرف على بعضكما البعض وتكوين علاقة أمرًا صعبًا. نظرًا لأنهم بحاجة إلى مساحة للتواصل في العمل ، فسوف يقدرون مكانًا للتواصل الاجتماعي والدردشة غير الرسمية. هذا الأخير يتيح الترابط الجماعي ويساعد على تحويل التركيز من العمل.

اختر النظام الأساسي للوصول السريع إلى الموارد

ستستفيد شركتك من وجود قاعدة معرفية صريحة مع نصائح ودروس للاستخدام الداخلي.

يمكنك إنشاء مساحة لتخزين الوصول إلى الدورات التدريبية ومقاطع الفيديو والمقالات ومنشورات المدونات والتعليمات والتقارير عبر الإنترنت. يمكنك البدء بالحصول على كل شيء على Google Drive أو التقدم بشكل كبير وإنشاء موقع SharePoint كامل أو بوابة داخلية للشركة.

يجب إدارة النظام الأساسي والوصول إليه بسهولة ، مع إبقائه محدثًا ونظيفًا من قبل المساهمين. يجب فرز جميع المعلومات والعمل بها بحيث لا يواجه كل قسم مشاكل في العثور على الأشياء التي يحتاجونها. لا تنس إضافة خيار التحقق من النشاط على المنصة. سيسمح لك بتحديد المساهمين الأكثر نشاطًا والاعتراف بعملهم الشاق في الوقت المحدد.

دعوة الخبراء لتبادل المعرفة

أداة ممتازة أخرى لمشاركة المعرفة هي اللقاءات المنتظمة مع أعضاء الفريق ذوي الخبرة. يمكن للأخير مشاركة خبراتهم في العمل والإجابة على أسئلة الموظفين. يمكنك جدولة ساعة دراسة أسبوعية ومشاركة استبيان للفريق لاختيار الموضوعات الأكثر صلة. سيقدر الأشخاص المهتمون بشكل أساسي ببناء مواقع الويب الجهد والمعرفة الإضافية التي يحصلون عليها.

يمكن تنظيم ورشة العمل هذه عبر الإنترنت ، من خلال Zoom أو Google Meet ، لأشخاص مختلفين للمشاركة وطرح الأسئلة في جلسة أسئلة وأجوبة بعد ذلك. علاوة على ذلك ، يمكن تسجيله للاستخدام المستقبلي ما لم يتمكن شخص ما من صنعه أو إضافته إلى قاعدة المعرفة للقادمين الجدد لمشاهدته والتعلم.

ورش العمل هذه هي وضع يربح فيه الجميع. من ناحية أخرى ، يتواصل قادة الأقسام مع الموظفين ويتعرفون عليهم بشكل أفضل. ومن ناحية أخرى ، قدموا مثالًا ممتازًا للآخرين لمزيد من التطوير ، وبمجرد أن أخذوا الكلمة في إحدى ورش العمل.

تغليف

إذا كنت مستعدًا لاستخدام مشاركة المعرفة الداخلية داخل شركتك ، فابدأ بتنفيذ النصائح المذكورة أعلاه. سيساعدك هذا الأخير على بناء الثقافة الصحيحة لتبادل المعرفة المستمر. سيتبادل الأشخاص خبراتهم ويثقفون زملائهم عبر الإدارات المختلفة.

اجعل المعرفة قوتك. يمكن أن يمنح شركتك مجموعة كاملة من القدرات الجديدة عندما يتم مشاركتها في الوقت المناسب مع أعضاء الفريق المناسبين ومن خلال الأدوات المناسبة.