Внутренний обмен знаниями: преимущества и передовой опыт

Идеи могут развиваться из любого места, где есть множество талантливых людей и доступных ресурсов. Их сбор и использование помогает создать культуру обмена знаниями. Обмен идеями между сотрудниками может стать вашим лучшим инструментом и наиболее заметным средством для инноваций компании.

Но что означает внутренний обмен знаниями и насколько это полезно для бизнеса? И более того, какие стратегии применять для достижения желаемой эффективности работы за счет этого?

Определение внутреннего обмена знаниями

Под обменом знаниями понимается обмен различной информацией между сотрудниками, командами и целыми организациями. Она может исходить из внутренних процедур и базы данных компании или может быть разработана на основе опыта людей. Такие знания дают больше понимания, повышают эффективность и помогают людям расти.

Почему это важно? Каковы преимущества?

Поощрение обмена знаниями делает компании более гибкими и динамичными. У них более эффективные сотрудники и оптимизированные процессы.

Улучшить навыки решения проблем

Как только ваша команда разработает эффективное решение конкретной проблемы, последнее может быть использовано другими группами в будущем. Таким образом, сотрудники не тратят время на повторное решение одной и той же проблемы, имея готовое решение для ее решения.

Предотвращение растраты ценных ресурсов за счет надлежащего обмена знаниями экономит время и усилия сотрудников. Это оптимизирует внутренние процессы и улучшает общение сотрудников и отношения между отделами.

Повысьте уверенность сотрудников, развивая их навыки

Доступ к обширной базе данных с полезной информацией дает людям больше уверенности. Они лучше справляются с трудностями и справляются с повседневными задачами. Кроме того, это снимает нагрузку с менеджеров, которым не нужно постоянно решать множество вопросов.

Подробные инструкции, касающиеся рабочего процесса и управления задачами, спасают сотрудников. Наличие всего под рукой облегчает борьбу и повышает эффективность.

Сделайте бизнес-процессы более эффективными

Обмен знаниями и их повторное использование помогают в бизнес-процессах, как внутренних, так и внешних. Явную базу знаний можно получить, например, за счет экспорта Airtable в Excel. Последнее упростит операции, улучшит сотрудничество и улучшит прогнозы.

Потребители высоко оценят компанию со своевременными поставками и продуктами, соответствующими последним тенденциям рынка. Благодаря обмену знаниями ваша компания продемонстрирует свой опыт и использует его в ваших интересах.

Лучшие стратегии для внутреннего обмена знаниями:

Создайте правильное мышление

При обмене знаниями у некоторых людей может отсутствовать мотивация; другие не понимают, стоит ли потраченное время усилий:

Начните с создания правильного мышления среди сотрудников и сделайте процесс более полезным:

• Дайте признание. Когда сотрудники пополняют базу знаний компании, хвалите их по электронной почте или в чате компании с обновлениями. Последнее будет мотивировать сотрудников продолжать работу и поощрять других к участию.

• Обеспечить стимулы. Еще один способ отметить усилия команды — подарить корпоративные подарки (блокноты, кружки и т. д.). Они с радостью добавят новую интересную информацию, чтобы другие могли учиться.

• Добавляйте в обзор производительности — награждайте сотрудников дополнительными звездами в обзоре производительности, когда они добавляют новую информацию в базу знаний.

• Придумайте названия. Подчеркните основную цель и преимущества обмена знаниями, представляя заголовки. Придумывайте самые подходящие — Collaboration Champion, Witty of the Month — и давайте награды за их достижение.

Предлагайте возможности и места для встреч

В вашей команде должно быть специальное место для обмена знаниями. Работают ли люди удаленно или посещают офис несколько раз в неделю, им нужно место для дискуссий.

• Сотрудничество в режиме реального времени. Когда несколько команд участвуют в одном проекте, они должны работать вместе. Они будут генерировать идеи, проводить мозговой штурм и обсуждать дальнейшую реализацию. Следовательно, жизненно важно предоставить людям выделенное место как в офисе, так и в виртуальной среде. Он должен поставляться со всеми инструментами для совместной работы с видео и аудио, совместного использования экранов и обмена необходимыми файлами.

• Практика асинхронного общения. Хотя подключение к видеовызову в любое время практично, ваши сотрудники не захотят тратить весь день, переключаясь с одного вызова на другой. Им нужны места, где они могут общаться с членами команды, делиться идеями и советами и оставлять комментарии. Асинхронная связь не является мгновенной, но при этом вся информация и корреспонденция хранятся в одном месте. Это также позволяет людям возвращаться к нему, когда это необходимо. Асинхронное общение может осуществляться через электронную почту, внутренние блоги, доски обсуждений и т. д.

• Пространства для общения. Когда ваша команда работает удаленно, узнать друг друга и установить взаимопонимание может быть непросто. Поскольку им нужно пространство для рабочего общения, они оценят место для общения и непринужденной беседы. Последнее способствует сплочению команды и помогает сместить фокус с работы.

Выберите платформу для быстрого доступа к ресурсам

Ваша компания выиграет от наличия подробной базы знаний с советами и учебными пособиями для внутреннего использования.

Вы можете создать пространство для хранения доступа к онлайн-курсам, видео, статьям, сообщениям в блогах, инструкциям и отчетам. Вы можете начать с того, что все будет храниться на Google Диске, или пойти дальше и создать целый сайт SharePoint или внутренний корпоративный портал.

Платформа должна быть легко управляемой и доступной, а участники должны поддерживать ее в актуальном состоянии и чистоте. Вся информация должна быть отсортирована и обработана так, чтобы у каждого отдела не было проблем с поиском нужного. Не забудьте добавить возможность проверки активности на платформе. Это позволит вам выявить наиболее активных участников и вовремя отметить их тяжелую работу.

Пригласите экспертов для обмена знаниями

Еще один отличный инструмент для обмена знаниями — регулярные встречи с опытными членами команды. Последние могут поделиться своим опытом работы и ответить на вопросы сотрудников. Вы можете запланировать еженедельный учебный час и поделиться опросом, чтобы команда выбрала наиболее актуальные темы. Люди, которые в основном заинтересованы в создании веб-сайтов, оценят усилия и дополнительные знания, которые они получат.

Такой семинар можно организовать онлайн, через Zoom или Google Meet, чтобы разные люди могли участвовать и задавать вопросы во время сеанса вопросов и ответов после него. Кроме того, его можно записать для будущего использования, если только кто-то не смог его сделать или добавил в базу знаний, чтобы новички могли его посмотреть и изучить.

Такие мастер-классы — беспроигрышная ситуация для вас. С одной стороны, руководители отделов общаются с сотрудниками и лучше их узнают. С другой, они подали отличный пример другим для дальнейшего развития и однажды взяли слово на одном из семинаров.

Подведение итогов

Если вы готовы использовать внутренний обмен знаниями в своей компании, начните с реализации приведенных выше советов. Последнее поможет вам создать правильную культуру постоянного обмена знаниями. Люди будут делиться своим опытом и обучать своих коллег из разных отделов.

Сделайте знания своей силой. Это может дать вашей компании целый ряд новых возможностей, если ими поделиться в нужное время с нужными членами команды и с помощью соответствующих инструментов.