Partage interne des connaissances : avantages et meilleures pratiques

Les idées peuvent évoluer de n'importe où avec une abondance de personnes talentueuses et de ressources disponibles. Les collecter et les exploiter contribue à construire une culture de partage des connaissances. Le partage d'idées entre employés peut devenir votre plus grand outil et le véhicule le plus important de l'innovation d'une entreprise.

Mais que signifie le partage des connaissances en interne et dans quelle mesure est-il bénéfique pour l'entreprise ? Et qui plus est, quelles stratégies appliquer pour atteindre l'efficacité de travail souhaitée grâce à cela ?

La définition du partage interne des connaissances

Le partage des connaissances fait référence à l'échange de diverses informations entre les employés, les équipes et les organisations entières. Elle peut soit provenir de procédures internes et de la base de données de l'entreprise, soit être élaborée à partir des expériences des personnes. Une telle connaissance donne plus de compréhension, améliore l'efficacité et aide les gens à grandir.

Pourquoi c'est important? Quels sont les bénéfices?

Favoriser le partage des connaissances rend les entreprises plus flexibles et agiles. Ils ont des employés plus efficaces et des processus rationalisés.

Améliorer les compétences en résolution de problèmes

Une fois que votre équipe développe une solution efficace à un problème particulier, cette dernière pourrait ensuite être utilisée par d'autres groupes à l'avenir. De cette façon, les employés ne perdent pas de temps à traiter à plusieurs reprises le même problème, en ayant une solution toute faite pour le résoudre.

Éviter de gaspiller des ressources précieuses en partageant les connaissances de manière appropriée permet d'économiser du temps et des efforts des employés. Il rationalise les processus internes et améliore la communication et les relations entre les employés entre les départements.

Augmenter la confiance des employés en développant leurs compétences

L'accès à une vaste base de données contenant des informations utiles donne aux gens plus de confiance. Ils font mieux face aux défis et gèrent les tâches quotidiennes. De plus, cela soulage les managers qui n'ont pas besoin de répondre constamment à de nombreuses questions.

Des instructions détaillées concernant le flux de travail et la gestion des tâches sauvent la vie des employés. Avoir tout à portée de main facilite la lutte et augmente l'efficacité.

Rendre les processus métier plus efficaces

Le partage des connaissances et leur réutilisation contribuent aux processus métier, tant internes qu'externes. Une base de connaissances explicite peut être obtenue via l'exportation Airtable vers Excel, par exemple. Ce dernier permettra de rationaliser les opérations et d'améliorer la collaboration et de meilleures prévisions.

Les consommateurs apprécieront grandement une entreprise avec des livraisons rapides et des produits à la hauteur des dernières tendances du marché. Avec le partage des connaissances, votre entreprise montrera son expertise et l'utilisera à votre avantage.

Meilleures stratégies de partage interne des connaissances :

Créer le bon état d'esprit

Avec le partage des connaissances, certaines personnes peuvent manquer de motivation ; d'autres ne comprennent pas si passer du temps en vaut la chandelle :

Commencez par créer le bon état d'esprit parmi les employés et rendez le processus plus gratifiant :

• Donner de la reconnaissance. Lorsque les employés ajoutent à la base de connaissances de l'entreprise, envoyez des éloges par e-mail ou dans le chat de l'entreprise avec des mises à jour. Ce dernier motivera les employés à continuer et encouragera les autres à s'impliquer.

• Offrir des incitatifs. Une autre façon de reconnaître les efforts de l'équipe consiste à offrir des cadeaux corporatifs (carnets, tasses, etc.). Ils ajouteront volontiers de nouvelles informations intéressantes pour que les autres puissent en tirer des enseignements.

• Ajouter à l'évaluation des performances - récompensez les employés avec des étoiles supplémentaires dans une évaluation des performances lorsqu'ils ajoutent de nouvelles informations à la base de connaissances.

• Trouvez des titres. Soulignez l'objectif principal et l'avantage du partage des connaissances en introduisant des titres. Trouvez les plus appropriés - Collaboration Champion, Witty of the Month - et offrez des récompenses pour les avoir atteints.

  

Offrir des opportunités et des espaces pour les Meetups

Votre équipe doit disposer d'un lieu dédié au partage des connaissances. Que les gens travaillent à distance ou se rendent au bureau quelques fois par semaine, ils ont besoin d'un lieu de discussion.

• Collaborations en temps réel. Lorsque plusieurs équipes sont impliquées dans un projet, elles doivent travailler ensemble. Ils généreront des idées, réfléchiront et discuteront de la mise en œuvre ultérieure. Il est donc essentiel de fournir aux personnes une place dédiée à la fois dans le bureau et dans l'environnement virtuel. Il devrait être livré avec tous les outils permettant aux utilisateurs de collaborer avec la vidéo et l'audio, de partager des écrans et d'échanger les fichiers nécessaires.

• Pratiques de communication asynchrone. S'il est pratique de sauter sur un appel vidéo chaque fois que nécessaire, vos employés ne voudront pas passer toute la journée à passer d'un appel à l'autre. Ils ont besoin d'espaces où ils peuvent communiquer avec les membres de l'équipe, partager des idées et des conseils et laisser des commentaires. La communication asynchrone n'est pas instantanée, mais elle conserve toutes les informations et la correspondance en un seul endroit. Cela permet également aux gens d'y revenir en cas de besoin. La communication asynchrone peut se faire par e-mails, blogs internes, forums de discussion, etc.

• Des espaces de socialisation. Lorsque votre équipe travaille à distance, apprendre à se connaître et établir des relations peut être difficile. Comme ils ont besoin d'espace pour communiquer au travail, ils apprécieront un lieu de socialisation et de conversation décontractée. Ce dernier permet de créer des liens d'équipe et aide à détourner l'attention du travail.

Choisissez la plateforme pour un accès rapide aux ressources

Votre entreprise bénéficiera d'une base de connaissances explicite avec des conseils et des tutoriels à usage interne.

Vous pouvez créer un espace pour stocker l'accès aux cours en ligne, aux vidéos, aux articles, aux articles de blog, aux instructions et aux rapports. Vous pouvez commencer par avoir tout sur Google Drive ou aller plus loin et créer un site SharePoint complet ou un portail d'entreprise interne.

La plate-forme doit être facilement gérée et accessible, les contributeurs la gardant à jour et propre. Toutes les informations doivent être triées et travaillées afin que chaque service n'ait aucun problème à trouver ce dont il a besoin. N'oubliez pas d'ajouter l'option de vérifier l'activité sur la plateforme. Cela vous permettra de repérer les contributeurs les plus actifs et de reconnaître leur travail acharné à temps.

Inviter des experts pour le partage des connaissances

Les rencontres régulières avec des membres expérimentés de l'équipe sont un autre excellent outil de partage des connaissances. Ces derniers peuvent partager leur expertise de travail et répondre aux questions des employés. Vous pouvez programmer une heure d'étude hebdomadaire et partager une enquête pour que l'équipe sélectionne les sujets les plus pertinents. Les personnes qui s'intéressent principalement à la création de sites Web apprécieront les efforts et les connaissances supplémentaires qu'elles obtiennent.

Un tel atelier peut être organisé en ligne, via Zoom ou Google Meet, pour que différentes personnes puissent participer et poser des questions lors d'une session de questions-réponses par la suite. En outre, il peut être enregistré pour une utilisation future à moins que quelqu'un ne puisse pas le faire ou ajouté à la base de connaissances pour que les nouveaux arrivants puissent le regarder et apprendre.

Ces ateliers sont une situation gagnant-gagnant pour vous. D'une part, les chefs de service communiquent avec les employés et apprennent à mieux les connaître. D'autre part, ils ont donné un excellent exemple pour que les autres se développent davantage et ont une fois pris la parole dans l'un des ateliers.

Emballer

Si vous êtes prêt à utiliser le partage de connaissances interne au sein de votre entreprise, commencez par mettre en œuvre les conseils ci-dessus. Ce dernier vous aidera à construire la bonne culture de partage constant des connaissances. Les gens partageront leur expertise et formeront leurs collègues dans différents départements.

Faites de la connaissance votre pouvoir. Il peut donner à votre entreprise toute une série de nouvelles capacités lorsqu'il est partagé au bon moment avec les bons membres de l'équipe et via les outils appropriés.