內部知識共享：好處和最佳實踐

已發表: 2022-09-08

想法可以從任何地方發展，擁有豐富的人才和可用資源。收集和利用它們有助於建立知識共享的文化。在員工之間分享想法可以成為您最大的工具和公司創新的最突出的工具。

但是內部知識共享意味著什麼，它對企業有多大好處？更重要的是，通過它應用什麼策略來達到預期的工作效率？

內部知識共享的定義

知識共享是指在員工、團隊和整個組織之間交換各種信息。它可能來自內部程序和公司的數據庫，也可能來自人們的經驗。這樣的知識可以提供更多的理解，提高效率，幫助人們成長。

促進知識共享使公司更加靈活和敏捷。他們擁有更高效的員工和簡化的流程。

一旦您的團隊針對特定問題開發出有效的解決方案，後者可能會在未來被其他團隊使用。這樣，員工就不會浪費時間重複處理同一個問題，而是有現成的解決方案來解決它。

通過適當地共享知識來避免浪費寶貴的資源可以節省時間和員工的精力。它簡化了內部流程並改善了員工跨部門的溝通和關係。

訪問包含有用信息的廣泛數據庫可以讓人們更有信心。他們更好地應對挑戰並處理日常任務。此外，它減輕了不需要經常解決許多問題的經理的壓力。

有關工作流程和任務管理的詳細說明是員工的救星。手頭有一切可以減輕鬥爭並提高效率。

共享知識和重用知識有助於內部和外部的業務流程。例如，可以通過 Airtable 導出到 Excel 來實現明確的知識庫。後者將簡化運營並加強協作和更好的預測。

消費者將高度讚賞一家及時交付和產品符合最新市場趨勢的公司。通過知識共享，您的公司將展示其專業知識並將其用於您的利益。

通過知識共享，有些人可能缺乏動力；其他人不明白花時間是否值得付出努力：

從在員工中建立正確的心態開始，讓這個過程更有價值：

您的團隊需要有一個專門的知識共享場所。無論人們是遠程工作還是每週去辦公室幾次，他們都需要一個討論的地方。

實時協作。 當多個團隊參與一個項目時，他們必須一起工作。他們將產生想法，集思廣益，並討論進一步的實施。因此，在辦公室和虛擬環境中為人們提供一個專門的地方是至關重要的。它應該帶有所有工具，供人們使用視頻和音頻進行協作、共享屏幕和交換所需文件。
異步通信實踐。 雖然在需要時進行視頻通話是可行的，但您的員工不會希望整天從一個電話切換到另一個電話。他們需要可以與團隊成員交流、分享想法和技巧以及發表評論的空間。異步通信不是即時的，但它將所有信息和通信保存在一個地方。它還允許人們在需要時返回它。異步通信可以通過電子郵件、內部博客、討論板等方式進行。
社交空間。 當您的團隊遠程工作時，相互了解並建立融洽關係可能具有挑戰性。由於他們需要工作交流的空間，他們會喜歡社交和休閒聊天的地方。後者可以促進團隊凝聚力，並有助於將注意力從工作中轉移。

您的公司將受益於擁有明確的知識庫，其中包含供內部使用的提示和教程。

您可以創建一個空間來存儲對在線課程、視頻、文章、博客文章、說明和報告的訪問。您可以先將所有內容都放在 Google Drive 上，也可以擴大規模並創建一個完整的 SharePoint 站點或公司內部門戶。

該平台應易於管理和訪問，並由貢獻者保持更新和清潔。應該對所有信息進行分類和處理，以便每個部門都能輕鬆找到他們需要的東西。不要忘記添加選項以檢查平台上的活動。它將讓您發現最活躍的貢獻者並按時承認他們的辛勤工作。

知識共享的另一個出色工具是與經驗豐富的團隊成員定期聚會。後者可以分享他們的工作專業知識並回答員工的問題。您可以安排每週的學習時間並為團隊分享一項調查，以選擇最相關的主題。主要對構建網站感興趣的人會欣賞他們所獲得的努力和額外的知識。

這樣的研討會可以通過 Zoom 或 Google Meet 在線組織，讓不同的人參與並在之後的問答環節中提問。此外，它可以記錄下來以備將來使用，除非有人無法製作或添加到知識庫中，以供新手觀看和學習。

這樣的研討會對您來說是一個雙贏的局面。一方面，部門領導與員工溝通，更好地了解他們。另一方面，他們為其他人的進一步發展樹立了良好的榜樣，並曾在其中一個研討會上發言。

如果您準備在公司內部使用內部知識共享，請從實施上述提示開始。後者將幫助您建立持續知識共享的正確文化。人們將分享他們的專業知識並教育不同部門的同事。

讓知識成為你的力量。當它在正確的時間與正確的團隊成員通過正確的工具共享時，它可以為您的公司提供一整套新的能力。