Berbagi Pengetahuan Internal: Manfaat dan Praktik Terbaik

Ide dapat berkembang dari mana saja dengan banyak orang berbakat dan sumber daya yang tersedia. Mengumpulkan dan memanfaatkannya membantu membangun budaya berbagi pengetahuan. Berbagi ide di antara karyawan dapat menjadi alat terbaik Anda dan kendaraan paling menonjol untuk inovasi perusahaan.

Tapi apa arti berbagi pengetahuan internal, dan seberapa bermanfaatnya bagi bisnis? Dan terlebih lagi, strategi apa yang harus diterapkan untuk mencapai efisiensi kerja yang diinginkan melaluinya?

Definisi Berbagi Pengetahuan Internal

Berbagi pengetahuan mengacu pada pertukaran berbagai informasi di antara karyawan, tim, dan seluruh organisasi. Itu mungkin berasal dari prosedur internal dan database perusahaan atau mungkin dikembangkan dari pengalaman orang-orang. Pengetahuan seperti itu memberi lebih banyak pemahaman, meningkatkan efisiensi, dan membantu orang tumbuh.

Mengapa Penting? Apa Manfaatnya?

Membina berbagi pengetahuan membuat perusahaan lebih fleksibel dan gesit. Mereka memiliki karyawan yang lebih efisien dan proses yang disederhanakan.

Tingkatkan Keterampilan Pemecahan Masalah

Setelah tim Anda mengembangkan solusi yang efisien untuk masalah tertentu, yang terakhir kemudian dapat digunakan oleh kelompok lain di masa depan. Dengan cara ini, karyawan tidak membuang waktu berulang kali untuk menangani masalah yang sama, memiliki solusi siap pakai untuk menyelesaikannya.

Menghindari pemborosan sumber daya yang berharga dengan berbagi pengetahuan secara tepat menghemat waktu dan tenaga karyawan. Ini merampingkan proses internal dan meningkatkan komunikasi dan hubungan karyawan di seluruh departemen.

Tingkatkan Keyakinan Karyawan dengan Mengembangkan Keterampilan Mereka

Akses ke database ekstensif dengan informasi yang bermanfaat membuat orang lebih percaya diri. Mereka lebih baik menghadapi tantangan dan menangani tugas sehari-hari. Selain itu, ini menghilangkan tekanan dari manajer yang tidak perlu menjawab banyak pertanyaan terus-menerus.

Instruksi terperinci mengenai alur kerja dan manajemen tugas adalah penyelamat bagi karyawan. Memiliki segalanya memudahkan perjuangan dan meningkatkan efisiensi.

Membuat Proses Bisnis Lebih Efisien

Berbagi pengetahuan dan menggunakannya kembali membantu proses bisnis, baik internal maupun eksternal. Basis pengetahuan eksplisit dapat dicapai melalui ekspor Airtable ke Excel, misalnya. Yang terakhir akan merampingkan operasi dan meningkatkan kolaborasi dan prediksi yang lebih baik.

Konsumen akan sangat menghargai perusahaan dengan pengiriman tepat waktu dan produk yang setara dengan tren pasar terbaru. Dengan berbagi pengetahuan, perusahaan Anda akan menunjukkan keahliannya dan menggunakannya untuk keuntungan Anda.

Strategi Terbaik untuk Berbagi Pengetahuan Internal:

Ciptakan Pola Pikir yang Benar

Dengan berbagi pengetahuan, beberapa orang bisa kekurangan motivasi; yang lain tidak mengerti apakah menghabiskan waktu sepadan dengan usaha:

Mulailah dengan menciptakan pola pikir yang benar di antara karyawan dan buat prosesnya lebih bermanfaat:

• Berikan pengakuan. Ketika karyawan menambah basis pengetahuan perusahaan, kirim pujian melalui email atau di obrolan perusahaan dengan pembaruan. Yang terakhir akan memotivasi karyawan untuk melanjutkan dan mendorong orang lain untuk terlibat.

• Berikan insentif. Cara lain untuk mengenali upaya tim adalah dengan memberikan hadiah perusahaan (buku catatan, mug, dll.). Mereka dengan senang hati akan menambahkan informasi baru dan menarik untuk dipelajari orang lain.

• Tambahkan ke tinjauan kinerja — berikan penghargaan kepada karyawan dengan bintang ekstra dalam tinjauan kinerja saat mereka menambahkan informasi baru ke basis pengetahuan.

• Datang dengan judul. Soroti tujuan utama dan manfaat berbagi pengetahuan dengan memperkenalkan judul. Munculkan yang paling cocok - Juara Kolaborasi, Witty of the Month - dan berikan hadiah untuk mencapainya.

Tawarkan Peluang dan Ruang untuk Pertemuan

Tim Anda perlu memiliki tempat khusus untuk berbagi pengetahuan. Apakah orang bekerja dari jarak jauh atau mengunjungi kantor beberapa kali seminggu, mereka membutuhkan tempat untuk berdiskusi.

• Kolaborasi secara real-time. Ketika beberapa tim terlibat dalam satu proyek, mereka harus bekerja sama. Mereka akan menghasilkan ide, brainstorming, dan mendiskusikan implementasi lebih lanjut. Oleh karena itu, sangat penting untuk menyediakan tempat khusus bagi orang-orang baik di kantor maupun lingkungan virtual. Itu harus datang dengan semua alat bagi orang untuk berkolaborasi dengan video dan audio, berbagi layar, dan bertukar file yang dibutuhkan.

• Praktik komunikasi asinkron. Meskipun melakukan panggilan video kapan pun diperlukan itu praktis, karyawan Anda tidak akan ingin menghabiskan sepanjang hari beralih dari satu panggilan ke panggilan lainnya. Mereka membutuhkan ruang di mana mereka dapat berkomunikasi dengan anggota tim, berbagi ide dan tips, serta memberikan komentar. Komunikasi asinkron tidak instan, namun menyimpan semua informasi dan korespondensi di satu tempat. Ini juga memungkinkan orang untuk kembali ke sana kapan pun dibutuhkan. Komunikasi asinkron dapat dilakukan melalui email, blog internal, forum diskusi, dll.

• Ruang untuk bersosialisasi. Ketika tim Anda bekerja dari jarak jauh, mengenal satu sama lain dan membangun hubungan mungkin menjadi tantangan. Karena mereka membutuhkan ruang untuk komunikasi kerja, mereka akan menghargai tempat untuk bersosialisasi dan mengobrol santai. Yang terakhir memungkinkan ikatan tim dan membantu mengalihkan fokus dari pekerjaan.

Pilih Platform untuk Akses Cepat ke Sumber Daya

Perusahaan Anda akan mendapat manfaat dari memiliki basis pengetahuan eksplisit dengan tips dan tutorial untuk penggunaan internal.

Anda dapat membuat ruang untuk menyimpan akses ke kursus online, video, artikel, posting blog, instruksi, dan laporan. Anda dapat mulai dengan memiliki semuanya di Google Drive atau menjadi besar dan membuat seluruh Situs SharePoint atau portal internal perusahaan.

Platform harus mudah dikelola dan diakses, dengan kontributor yang menjaganya tetap diperbarui dan bersih. Semua informasi harus disortir dan dikerjakan sehingga setiap departemen tidak akan kesulitan menemukan hal-hal yang mereka butuhkan. Jangan lupa untuk menambahkan opsi untuk memeriksa aktivitas di platform. Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat kontributor paling aktif dan mengakui kerja keras mereka tepat waktu.

Undang Pakar untuk Berbagi Pengetahuan

Alat lain yang sangat baik untuk berbagi pengetahuan adalah pertemuan rutin dengan anggota tim yang berpengalaman. Yang terakhir dapat berbagi keahlian pekerjaan mereka dan menjawab pertanyaan karyawan. Anda dapat menjadwalkan jam belajar mingguan dan membagikan survei kepada tim untuk memilih topik yang paling relevan. Orang-orang yang terutama tertarik untuk membangun situs web akan menghargai upaya dan pengetahuan ekstra yang mereka dapatkan.

Lokakarya semacam itu dapat diselenggarakan secara online, melalui Zoom atau Google Meet, agar orang yang berbeda dapat berpartisipasi dan mengajukan pertanyaan dalam sesi tanya jawab sesudahnya. Selain itu, dapat direkam untuk digunakan di masa mendatang kecuali jika seseorang tidak dapat membuatnya atau menambah basis pengetahuan bagi pendatang baru untuk menonton dan mempelajarinya.

Lokakarya semacam itu adalah situasi yang saling menguntungkan bagi Anda. Di satu sisi, pemimpin departemen berkomunikasi dengan karyawan dan mengenal mereka lebih baik. Di sisi lain, mereka memberikan contoh yang sangat baik bagi orang lain untuk berkembang lebih jauh dan pernah mengikuti salah satu lokakarya.

Membungkus

Jika Anda siap untuk menggunakan berbagi pengetahuan internal dalam perusahaan Anda, mulailah dengan menerapkan tips di atas. Yang terakhir akan membantu Anda membangun budaya yang tepat untuk berbagi pengetahuan secara terus-menerus. Orang-orang akan berbagi keahlian mereka dan mendidik rekan-rekan mereka di berbagai departemen.

Jadikan pengetahuan sebagai kekuatan Anda. Ini dapat memberi perusahaan Anda setumpuk kemampuan baru ketika dibagikan pada waktu yang tepat dengan anggota tim yang tepat dan melalui alat yang tepat.