Compartilhamento de Conhecimento Interno: Benefícios e Melhores Práticas

As ideias podem evoluir de qualquer lugar com uma abundância de pessoas talentosas e recursos disponíveis. Coletá-los e aproveitá-los ajuda a construir uma cultura de compartilhamento de conhecimento. Compartilhar ideias entre os funcionários pode se tornar sua maior ferramenta e o veículo mais importante para a inovação de uma empresa.

Mas o que significa o compartilhamento de conhecimento interno e quão benéfico é para o negócio? E mais, quais estratégias aplicar para atingir a eficiência de trabalho desejada por meio dele?

A Definição de Compartilhamento de Conhecimento Interno

Compartilhar conhecimento refere-se à troca de várias informações entre funcionários, equipes e organizações inteiras. Pode vir de procedimentos internos e do banco de dados da empresa ou pode ser desenvolvido a partir das experiências das pessoas. Esse conhecimento dá mais compreensão, aumenta a eficiência e ajuda as pessoas a crescer.

Por que isso é importante? Quais são os benefícios?

Promover o compartilhamento de conhecimento torna as empresas mais flexíveis e ágeis. Eles têm funcionários mais eficientes e processos simplificados.

Melhorar as habilidades de resolução de problemas

Uma vez que sua equipe desenvolve uma solução eficiente para um problema específico, a última pode ser usada por outros grupos no futuro. Dessa forma, os funcionários não perdem tempo lidando repetidamente com o mesmo problema, tendo uma solução pronta para resolvê-lo.

Evitar o desperdício de recursos preciosos compartilhando conhecimento de forma adequada economiza tempo e esforço dos funcionários. Ele agiliza os processos internos e melhora a comunicação e os relacionamentos dos funcionários entre os departamentos.

Aumente a confiança dos funcionários desenvolvendo suas habilidades

O acesso a um extenso banco de dados com informações úteis dá mais confiança às pessoas. Eles lidam melhor com os desafios e lidam com as tarefas diárias. Além disso, tira a pressão dos gerentes que não precisam responder a muitas perguntas constantemente.

Instruções detalhadas sobre fluxo de trabalho e gerenciamento de tarefas são salva-vidas para os funcionários. Ter tudo à mão facilita a luta e aumenta a eficiência.

Torne os processos de negócios mais eficientes

Compartilhar conhecimento e reutilizá-lo ajuda nos processos de negócios, tanto internos quanto externos. Uma base de conhecimento explícita pode ser obtida através da exportação do Airtable para Excel, por exemplo. O último agilizará as operações e aprimorará a colaboração e melhores previsões.

Os consumidores apreciarão muito uma empresa com entregas pontuais e produtos alinhados com as últimas tendências do mercado. Com o compartilhamento de conhecimento, sua empresa mostrará sua expertise e a utilizará em seu benefício.

Melhores Estratégias para Compartilhamento de Conhecimento Interno:

Crie a mentalidade certa

Com o compartilhamento de conhecimento, algumas pessoas podem não ter motivação; outros não entendem se vale a pena gastar tempo:

Comece criando a mentalidade certa entre os funcionários e torne o processo mais gratificante:

• Dê reconhecimento. Quando os funcionários adicionam à base de conhecimento da empresa, envie elogios por e-mail ou no chat da empresa com atualizações. Este último irá motivar os funcionários a continuar e incentivar outros a se envolverem.

• Fornecer incentivos. Outra forma de reconhecer os esforços da equipe é dar presentes corporativos (cadernos, canecas, etc.). Eles terão prazer em adicionar novas e empolgantes informações para outras pessoas aprenderem.

• Adicionar à avaliação de desempenho — recompense os funcionários com estrelas extras em uma avaliação de desempenho quando eles adicionarem novas informações à base de conhecimento.

• Invente títulos. Destaque o objetivo principal e o benefício do compartilhamento de conhecimento introduzindo títulos. Invente os mais adequados - Campeão de Colaboração, Espirituoso do Mês - e dê recompensas por alcançá-los.

Ofereça oportunidades e espaços para Meetups

Sua equipe precisa ter um local dedicado para o compartilhamento de conhecimento. Quer as pessoas trabalhem remotamente ou visitem o escritório algumas vezes por semana, elas precisam de um lugar para discussões.

• Colaborações em tempo real. Quando várias equipes estão envolvidas em um projeto, elas devem trabalhar juntas. Eles estarão gerando ideias, brainstorming e discutindo futuras implementações. Por isso, é vital fornecer às pessoas um local dedicado tanto no escritório quanto no ambiente virtual. Ele deve vir com todas as ferramentas para que as pessoas colaborem com vídeo e áudio, compartilhem telas e troquem os arquivos necessários.

• Práticas de comunicação assíncrona. Embora seja prático fazer uma chamada de vídeo sempre que necessário, seus funcionários não vão querer passar o dia inteiro mudando de uma chamada para outra. Eles precisam de espaços onde possam se comunicar com os membros da equipe, compartilhar ideias e dicas e deixar comentários. A comunicação assíncrona não é instantânea, mas mantém todas as informações e correspondências em um único local. Também permite que as pessoas retornem a ele sempre que necessário. A comunicação assíncrona pode ser feita através de e-mails, blogs internos, fóruns de discussão, etc.

• Espaços de convívio. Quando sua equipe trabalha remotamente, conhecer uns aos outros e estabelecer um relacionamento pode ser um desafio. Como eles precisam de espaço para comunicação no trabalho, eles apreciarão um lugar para socializar e conversar casualmente. Este último permite o vínculo da equipe e ajuda a mudar o foco do trabalho.

Escolha a plataforma para acesso rápido aos recursos

Sua empresa se beneficiará de ter uma base de conhecimento explícita com dicas e tutoriais para uso interno.

Você pode criar um espaço para armazenar o acesso a cursos online, vídeos, artigos, postagens de blog, instruções e relatórios. Você pode começar com tudo no Google Drive ou crescer e criar um site do SharePoint inteiro ou um portal interno da empresa.

A plataforma deve ser facilmente gerenciada e acessível, com colaboradores mantendo-a atualizada e limpa. Todas as informações devem ser classificadas e trabalhadas para que todos os departamentos não tenham problemas para encontrar as coisas de que precisam. Não se esqueça de adicionar a opção de verificar a atividade na plataforma. Isso permitirá que você identifique os contribuidores mais ativos e reconheça seu trabalho árduo a tempo.

Convide especialistas para compartilhar conhecimento

Outra excelente ferramenta para compartilhar conhecimento são os encontros regulares com membros experientes da equipe. Este último pode compartilhar sua experiência de trabalho e responder às perguntas dos funcionários. Você pode agendar uma hora de estudo semanal e compartilhar uma pesquisa para a equipe escolher os tópicos mais relevantes. As pessoas que estão interessadas principalmente na construção de sites apreciarão o esforço e o conhecimento extra que obtêm.

Esse workshop pode ser organizado online, por meio do Zoom ou do Google Meet, para que diferentes pessoas participem e façam perguntas em uma sessão de perguntas e respostas depois. Além disso, pode ser gravado para uso futuro, a menos que alguém não possa fazê-lo ou adicionado à base de conhecimento para os recém-chegados assistirem e aprenderem.

Esses workshops são uma situação vantajosa para você. Por um lado, os líderes de departamento se comunicam com os funcionários e os conhecem melhor. Por outro lado, eles deram um excelente exemplo para outros desenvolverem ainda mais e uma vez tomaram a palavra em um dos workshops.

Empacotando

Se você está pronto para usar o compartilhamento de conhecimento interno em sua empresa, comece implementando as dicas acima. Este último irá ajudá-lo a construir a cultura certa de compartilhamento constante de conhecimento. As pessoas compartilharão seus conhecimentos e educarão seus colegas em diferentes departamentos.

Faça do conhecimento o seu poder. Ele pode dar à sua empresa uma pilha inteira de novas habilidades quando compartilhado no momento certo com os membros certos da equipe e por meio das ferramentas adequadas.