Wewnętrzne dzielenie się wiedzą: korzyści i najlepsze praktyki

Pomysły mogą ewoluować z dowolnego miejsca dzięki mnóstwu utalentowanych ludzi i dostępnych zasobów. Gromadzenie i wykorzystywanie ich pomaga budować kulturę dzielenia się wiedzą. Dzielenie się pomysłami między pracownikami może stać się Twoim największym narzędziem i najważniejszym nośnikiem innowacji firmy.

Ale co oznacza wewnętrzne dzielenie się wiedzą i jakie korzyści przynosi to biznesowi? A co więcej, jakie strategie zastosować, aby dzięki niej osiągnąć pożądaną wydajność pracy?

Definicja wewnętrznego dzielenia się wiedzą

Dzielenie się wiedzą odnosi się do wymiany różnych informacji między pracownikami, zespołami i całymi organizacjami. Może pochodzić z wewnętrznych procedur i bazy danych firmy lub może być opracowany na podstawie doświadczeń ludzi. Taka wiedza daje więcej zrozumienia, zwiększa wydajność i pomaga ludziom się rozwijać.

Dlaczego to jest ważne? Jakie są korzyści?

Wspieranie dzielenia się wiedzą sprawia, że ​​firmy są bardziej elastyczne i sprawne. Mają bardziej wydajnych pracowników i usprawnione procesy.

Popraw umiejętności rozwiązywania problemów

Gdy Twój zespół opracuje skuteczne rozwiązanie konkretnego problemu, może ono zostać wykorzystane przez inne grupy w przyszłości. W ten sposób pracownicy nie tracą czasu na wielokrotne zajmowanie się tym samym problemem, mając gotowe rozwiązanie do jego rozwiązania.

Unikanie marnowania cennych zasobów poprzez odpowiednie dzielenie się wiedzą oszczędza czas i wysiłek pracowników. Usprawnia procesy wewnętrzne oraz poprawia komunikację i relacje z pracownikami w różnych działach.

Zwiększenie zaufania pracowników poprzez rozwijanie ich umiejętności

Dostęp do obszernej bazy danych z pomocnymi informacjami daje ludziom większą pewność siebie. Lepiej radzą sobie z wyzwaniami i radzą sobie z codziennymi zadaniami. Poza tym odciąża menedżerów, którzy nie muszą stale odpowiadać na wiele pytań.

Szczegółowe instrukcje dotyczące przepływu pracy i zarządzania zadaniami ratują życie pracowników. Posiadanie wszystkiego pod ręką ułatwia walkę i zwiększa efektywność.

Spraw, aby procesy biznesowe były bardziej wydajne

Dzielenie się wiedzą i jej ponowne wykorzystywanie pomaga w procesach biznesowych, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Dokładną bazę wiedzy można uzyskać na przykład poprzez eksport Airtable do Excela. Ten ostatni usprawni operacje i usprawni współpracę oraz lepsze prognozy.

Konsumenci docenią firmę z terminowymi dostawami i produktami zgodnymi z najnowszymi trendami rynkowymi. Dzieląc się wiedzą, Twoja firma pokaże swoją wiedzę i wykorzysta ją na Twoją korzyść.

Najlepsze strategie wewnętrznego dzielenia się wiedzą:

Stwórz właściwe nastawienie

Dzięki dzieleniu się wiedzą niektórym ludziom może brakować motywacji; inni nie rozumieją, czy warto spędzać czas:

Zacznij od stworzenia odpowiedniego nastawienia wśród pracowników i spraw, aby proces był bardziej satysfakcjonujący:

• Daj uznanie. Gdy pracownicy dodadzą się do firmowej bazy wiedzy, wyślij pochwałę e-mailem lub na czacie firmowym z aktualizacjami. To ostatnie zmotywuje pracowników do kontynuacji i zachęci innych do zaangażowania.

• Zapewnij zachęty. Innym sposobem na uznanie wysiłków zespołu jest wręczanie prezentów firmowych (zeszytów, kubków itp.). Chętnie dodadzą nowe i ekscytujące informacje, z których inni będą mogli się uczyć.

• Dodaj do przeglądu wydajności — nagradzaj pracowników dodatkowymi gwiazdkami w przeglądzie wydajności, gdy dodadzą nowe informacje do bazy wiedzy.

• Wymyśl tytuły. Podkreśl główny cel i korzyści płynące z dzielenia się wiedzą, wprowadzając tytuły. Wymyśl najodpowiedniejsze z nich — Mistrz Współpracy, Dowcip Miesiąca — i przyznaj nagrody za ich osiągnięcie.

Oferuj możliwości i miejsca na spotkania

Twój zespół musi mieć dedykowane miejsce do dzielenia się wiedzą. Niezależnie od tego, czy ludzie pracują zdalnie, czy odwiedzają biuro kilka razy w tygodniu, potrzebują miejsca do dyskusji.

• Współpraca w czasie rzeczywistym. Kiedy kilka zespołów jest zaangażowanych w jeden projekt, muszą ze sobą współpracować. Będą generować pomysły, przeprowadzać burze mózgów i omawiać dalsze wdrażanie. Dlatego tak ważne jest zapewnienie ludziom dedykowanego miejsca zarówno w biurze, jak i środowisku wirtualnym. Powinien zawierać wszystkie narzędzia umożliwiające ludziom współpracę z wideo i audio, udostępnianie ekranów i wymianę potrzebnych plików.

• Praktyki komunikacji asynchronicznej. Podczas gdy przeskakiwanie do wideorozmowy w razie potrzeby jest praktyczne, Twoi pracownicy nie będą chcieli spędzać całego dnia na przełączaniu się z jednej rozmowy na drugą. Potrzebują przestrzeni, w których mogą komunikować się z członkami zespołu, dzielić się pomysłami i wskazówkami oraz zostawiać komentarze. Komunikacja asynchroniczna nie jest natychmiastowa, ale utrzymuje wszystkie informacje i korespondencję w jednym miejscu. Umożliwia także powrót do niego w razie potrzeby. Komunikacja asynchroniczna może odbywać się za pośrednictwem e-maili, wewnętrznych blogów, forów dyskusyjnych itp.

• Przestrzenie do spotkań towarzyskich. Gdy Twój zespół pracuje zdalnie, wzajemne poznanie się i nawiązanie relacji może być trudne. Ponieważ potrzebują miejsca do komunikacji w pracy, docenią miejsce do spotkań towarzyskich i swobodnych pogawędek. Ta ostatnia umożliwia budowanie więzi w zespole i pomaga przesunąć koncentrację z pracy.

Wybierz platformę szybkiego dostępu do zasobów

Twoja firma skorzysta na posiadaniu wyraźnej bazy wiedzy z poradami i samouczkami do użytku wewnętrznego.

Możesz stworzyć przestrzeń do przechowywania dostępu do kursów online, filmów, artykułów, wpisów na blogu, instrukcji i raportów. Możesz zacząć od posiadania wszystkiego na Dysku Google lub przejść na dużą skalę i utworzyć całą witrynę SharePoint lub wewnętrzny portal firmy.

Platforma powinna być łatwo zarządzana i dostępna, a współtwórcy dbają o jej aktualność i czystość. Wszystkie informacje powinny być uporządkowane i przetworzone, aby każdy dział nie miał problemów ze znalezieniem potrzebnych rzeczy. Nie zapomnij dodać opcji sprawdzania aktywności na platformie. Dzięki temu dostrzeżesz najbardziej aktywnych współpracowników i na czas docenisz ich ciężką pracę.

Zaproś ekspertów do dzielenia się wiedzą

Kolejnym doskonałym narzędziem do dzielenia się wiedzą są regularne spotkania z doświadczonymi członkami zespołu. Ci ostatni mogą dzielić się swoją wiedzą z zakresu pracy i odpowiadać na pytania pracowników. Możesz zaplanować cotygodniową godzinę nauki i udostępnić zespołowi ankietę, aby wybrać najbardziej odpowiednie tematy. Osoby zainteresowane głównie budowaniem stron internetowych docenią wysiłek i dodatkową wiedzę, jaką zdobywają.

Takie warsztaty można zorganizować online, za pośrednictwem Zoom lub Google Meet, aby różne osoby mogły uczestniczyć i zadawać pytania podczas sesji pytań i odpowiedzi. Poza tym można go nagrać do wykorzystania w przyszłości, chyba że ktoś nie mógł tego zrobić, lub dodać go do bazy wiedzy, aby nowicjusze mogli go oglądać i uczyć się.

Takie warsztaty to dla Ciebie sytuacja korzystna dla obu stron. Z jednej strony liderzy działów komunikują się z pracownikami i lepiej ich poznają. Z drugiej strony stanowili doskonały przykład dalszego rozwoju dla innych i raz zabrali głos na jednym z warsztatów.

Zawijanie

Jeśli jesteś gotowy na wykorzystanie wewnętrznego dzielenia się wiedzą w swojej firmie, zacznij od wdrożenia powyższych wskazówek. Ta ostatnia pomoże Ci zbudować odpowiednią kulturę ciągłego dzielenia się wiedzą. Ludzie będą dzielić się swoją wiedzą i edukować kolegów z różnych działów.

Uczyń wiedzę swoją mocą. Może dać Twojej firmie cały stos nowych umiejętności, gdy zostanie udostępniony we właściwym czasie właściwym członkom zespołu i za pomocą odpowiednich narzędzi.