Interner Wissensaustausch: Vorteile und Best Practices

Ideen können überall mit einer Fülle von talentierten Menschen und verfügbaren Ressourcen entwickelt werden. Sie zu sammeln und nutzbar zu machen, trägt dazu bei, eine Kultur des Wissensaustauschs aufzubauen. Der Austausch von Ideen unter Mitarbeitern kann Ihr größtes Werkzeug und das wichtigste Vehikel für die Innovation eines Unternehmens werden.

Aber was bedeutet interner Wissensaustausch und wie vorteilhaft ist er für das Unternehmen? Und darüber hinaus, welche Strategien sind anzuwenden, um dadurch die gewünschte Arbeitseffizienz zu erreichen?

Die Definition des internen Wissensaustauschs

Wissensaustausch bezieht sich auf den Austausch verschiedener Informationen zwischen Mitarbeitern, Teams und ganzen Organisationen. Es kann entweder aus internen Verfahren und der Datenbank des Unternehmens stammen oder aus den Erfahrungen der Menschen entwickelt werden. Solches Wissen gibt mehr Verständnis, steigert die Effizienz und hilft Menschen zu wachsen.

Warum ist es wichtig? Was sind die Vorteile?

Die Förderung des Wissensaustauschs macht Unternehmen flexibler und agiler. Sie haben effizientere Mitarbeiter und schlankere Prozesse.

Verbesserung der Fähigkeiten zur Problemlösung

Sobald Ihr Team eine effiziente Lösung für ein bestimmtes Problem entwickelt hat, kann letztere in Zukunft möglicherweise von anderen Gruppen verwendet werden. Auf diese Weise verschwenden die Mitarbeiter keine Zeit damit, sich wiederholt mit demselben Problem zu befassen, da sie eine fertige Lösung zur Lösung haben.

Das Vermeiden der Verschwendung wertvoller Ressourcen durch angemessenes Teilen von Wissen spart Zeit und Mitarbeiteraufwand. Es rationalisiert interne Prozesse und verbessert die Kommunikation und Beziehungen der Mitarbeiter zwischen den Abteilungen.

Steigern Sie das Vertrauen der Mitarbeiter durch die Entwicklung ihrer Fähigkeiten

Der Zugriff auf eine umfangreiche Datenbank mit hilfreichen Informationen gibt den Menschen mehr Sicherheit. Sie gehen besser mit Herausforderungen um und bewältigen alltägliche Aufgaben. Außerdem entlastet es Manager, die sich nicht ständig mit vielen Fragen auseinandersetzen müssen.

Detaillierte Anweisungen zum Workflow und Aufgabenmanagement sind Lebensretter für Mitarbeiter. Alles zur Hand zu haben, erleichtert den Kampf und steigert die Effizienz.

Geschäftsprozesse effizienter gestalten

Das Teilen und Wiederverwenden von Wissen hilft bei Geschäftsprozessen, sowohl intern als auch extern. Eine explizite Wissensbasis kann beispielsweise durch den Airtable-Export nach Excel erreicht werden. Letzteres wird den Betrieb rationalisieren und die Zusammenarbeit und bessere Vorhersagen verbessern.

Die Verbraucher werden ein Unternehmen mit pünktlichen Lieferungen und Produkten, die den neuesten Markttrends entsprechen, sehr zu schätzen wissen. Mit Knowledge Sharing zeigt Ihr Unternehmen sein Know-how und nutzt es zu Ihrem Vorteil.

Beste Strategien für den internen Wissensaustausch:

Schaffen Sie das richtige Mindset

Beim Wissensaustausch kann es manchen Menschen an Motivation mangeln; andere verstehen nicht, ob sich der Zeitaufwand lohnt:

Beginnen Sie damit, die richtige Einstellung bei den Mitarbeitern zu schaffen, und gestalten Sie den Prozess lohnender:

• Anerkennung schenken. Wenn Mitarbeiter die Wissensbasis des Unternehmens erweitern, senden Sie Lob per E-Mail oder im Chat des Unternehmens mit Updates. Letzteres motiviert die Mitarbeiter zum Weitermachen und ermutigt andere, sich zu engagieren.

• Bieten Sie Anreize. Eine andere Möglichkeit, die Teamleistung anzuerkennen, ist das Überreichen von Firmengeschenken (Notizbücher, Tassen usw.). Sie werden gerne neue und aufregende Informationen hinzufügen, von denen andere lernen können.

• Zur Leistungsbeurteilung hinzufügen – belohnen Sie Mitarbeiter mit zusätzlichen Sternen in einer Leistungsbeurteilung, wenn sie der Wissensdatenbank neue Informationen hinzufügen.

• Überlege dir Titel. Heben Sie den Hauptzweck und den Nutzen des Wissensaustauschs hervor, indem Sie Titel einführen. Überlegen Sie sich die am besten geeigneten - Collaboration Champion, Witzig des Monats - und vergeben Sie Belohnungen für das Erreichen dieser Ziele.

Bieten Sie Gelegenheiten und Räume für Meetups an

Ihr Team muss einen eigenen Ort für den Wissensaustausch haben. Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten oder ein paar Mal pro Woche das Büro besuchen, sie brauchen einen Ort für Gespräche.

• Zusammenarbeit in Echtzeit. Wenn mehrere Teams an einem Projekt beteiligt sind, müssen sie zusammenarbeiten. Sie werden Ideen generieren, Brainstorming betreiben und über die weitere Umsetzung diskutieren. Daher ist es wichtig, den Menschen sowohl im Büro als auch in der virtuellen Umgebung einen dedizierten Platz zur Verfügung zu stellen. Es sollte mit allen Tools ausgestattet sein, mit denen Menschen mit Video und Audio zusammenarbeiten, Bildschirme teilen und benötigte Dateien austauschen können.

• Asynchrone Kommunikationspraktiken. Während es praktisch ist, bei Bedarf einen Videoanruf zu tätigen, werden Ihre Mitarbeiter nicht den ganzen Tag damit verbringen wollen, von einem Anruf zum anderen zu wechseln. Sie brauchen Orte, an denen sie mit Teammitgliedern kommunizieren, Ideen und Tipps austauschen und Kommentare hinterlassen können. Die asynchrone Kommunikation erfolgt nicht sofort, hält jedoch alle Informationen und Korrespondenz an einem einzigen Ort. Es ermöglicht den Menschen auch, bei Bedarf darauf zurückzukommen. Asynchrone Kommunikation kann über E-Mails, interne Blogs, Diskussionsforen usw. erfolgen.

• Räume für Geselligkeit. Wenn Ihr Team remote arbeitet, kann es schwierig sein, sich kennenzulernen und eine Beziehung aufzubauen. Da sie Platz für die Arbeitskommunikation brauchen, werden sie einen Ort für Geselligkeit und ungezwungenes Plaudern zu schätzen wissen. Letzteres ermöglicht Teambindung und hilft, den Fokus von der Arbeit zu verlagern.

Wählen Sie die Plattform für den schnellen Zugriff auf Ressourcen

Ihr Unternehmen profitiert von einer expliziten Wissensdatenbank mit Tipps und Tutorials für den internen Gebrauch.

Sie können einen Bereich zum Speichern des Zugriffs auf Onlinekurse, Videos, Artikel, Blogbeiträge, Anleitungen und Berichte erstellen. Sie können damit beginnen, alles auf Google Drive zu haben, oder ganz groß rauskommen und eine ganze SharePoint-Site oder ein internes Unternehmensportal erstellen.

Die Plattform sollte leicht zu verwalten und zugänglich sein, wobei die Mitwirkenden sie auf dem neuesten Stand und sauber halten. Alle Informationen sollten sortiert und bearbeitet werden, damit jede Abteilung keine Probleme hat, die benötigten Dinge zu finden. Vergessen Sie nicht, die Option zum Überprüfen der Aktivität auf der Plattform hinzuzufügen. So können Sie die aktivsten Mitwirkenden erkennen und ihre harte Arbeit rechtzeitig anerkennen.

Laden Sie Experten zum Wissensaustausch ein

Ein weiteres hervorragendes Instrument für den Wissensaustausch sind regelmäßige Treffen mit erfahrenen Teammitgliedern. Letztere können ihr Arbeits-Know-how teilen und die Fragen der Mitarbeiter beantworten. Sie können eine wöchentliche Lernstunde einplanen und eine Umfrage für das Team freigeben, um die relevantesten Themen auszuwählen. Personen, die hauptsächlich an der Erstellung von Websites interessiert sind, werden den Aufwand und das zusätzliche Wissen zu schätzen wissen, das sie erhalten.

Ein solcher Workshop kann online, über Zoom oder Google Meet organisiert werden, damit verschiedene Personen teilnehmen und anschließend in einer Q&A-Sitzung Fragen stellen können. Außerdem kann es für die zukünftige Verwendung aufgezeichnet werden, es sei denn, jemand konnte es nicht schaffen, oder zur Wissensdatenbank hinzugefügt werden, damit Neulinge es ansehen und lernen können.

Solche Workshops sind für Sie eine Win-Win-Situation. Auf der einen Seite kommunizieren Abteilungsleiter mit Mitarbeitern und lernen sie besser kennen. Andererseits sind sie mit gutem Beispiel vorangegangen und haben sich einmal in einem der Workshops zu Wort gemeldet.

Einpacken

Wenn Sie bereit sind, den internen Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen zu nutzen, beginnen Sie mit der Umsetzung der oben genannten Tipps. Letzteres wird Ihnen helfen, die richtige Kultur des ständigen Wissensaustauschs aufzubauen. Die Mitarbeiter werden ihr Fachwissen teilen und ihre Kollegen in verschiedenen Abteilungen weiterbilden.

Machen Sie Wissen zu Ihrer Macht. Es kann Ihrem Unternehmen eine ganze Reihe neuer Fähigkeiten verleihen, wenn es zur richtigen Zeit mit den richtigen Teammitgliedern und über die richtigen Tools geteilt wird.