5 องค์ประกอบสำคัญของข่าวประชาสัมพันธ์

ธุรกิจเติบโตได้จากการเลื่อนตำแหน่ง ไม่ว่าคุณจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ สตาร์ทอัพขนาดเล็ก หรือองค์กรไม่แสวงหากำไร คุณต้องทำให้แบรนด์ของคุณปรากฏให้โลกได้เห็น การทำเช่นนี้จะเพิ่มการรับรู้ของลูกค้าและการมีส่วนร่วมกับธุรกิจของคุณ

อ่านคำอธิบายของ Digital PR: กลยุทธ์และเครื่องมือที่ดีที่สุด

การแถลงข่าวเป็นวิธีหนึ่งในการทำเช่นนั้น สามารถเพิ่มการมองเห็นของคุณและดึงดูดผู้คนให้พูดถึงธุรกิจของคุณ ในความเป็นจริง 68% ของธุรกิจมองเห็นแบรนด์/ผลิตภัณฑ์เพิ่มขึ้นจากการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์

ในโพสต์นี้ เราจะดูว่าข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร และองค์ประกอบ 5 ประการที่คุณต้องมีเพื่อให้แน่ใจว่าการแถลงข่าวครั้งต่อไปของคุณจะประสบความสำเร็จ มาเริ่มกันเลย!

ข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร?

ความครอบคลุมของสื่อเป็นส่วนสำคัญในการทำให้แบรนด์เติบโต เราใช้บทความ บล็อก วิดีโอ และโซเชียลมีเดียเพื่อสร้างกระแสและดึงดูดผู้คนให้พูดถึง

ข่าวประชาสัมพันธ์เขียนขึ้นโดยตัวแทนของบริษัทเพื่อแบ่งปันข้อมูลสำคัญกับสาธารณะ อาจประกาศการเปลี่ยนแปลงบุคลากรครั้งใหญ่ การเปิดตัวงานวิจัยใหม่ ข้อตกลงการเป็นผู้สนับสนุนงานอีเวนต์ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ หรือการชนะรางวัล

จุดประสงค์ของพวกเขาคือเพื่อดึงดูดความสนใจของนักข่าวด้วยความหวังในการสร้างข่าว การรายงานข่าวนั้นทำงานเหมือนโฆษณาฟรี ช่วยให้คุณเข้าถึงผู้ชมได้กว้างขึ้นและควบคุมการเล่าเรื่องของแบรนด์ของคุณได้ในเวลาเดียวกัน

อ่าน Track Press Release: ต่อไปนี้คือวิธีการรับทราบสิ่งพิมพ์ออนไลน์ทั้งหมด

5 องค์ประกอบสำคัญของข่าวประชาสัมพันธ์

มีศิลปะในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดี ต้องสื่อข้อความด้วยวิธีที่เข้าถึงได้และย่อยง่าย ในขณะที่ยังคงระบุข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการบอกเล่าเรื่องราวของคุณ มีองค์ประกอบบางอย่างของการแถลงข่าวที่จำเป็น

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่จะช่วยให้คุณสร้างความสมดุลได้

1. เป็นข่าวที่น่าสนใจ

ก่อนอื่น สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาคำถามหนึ่งข้อ: ข้อมูลนี้ จำเป็นต้อง มีข่าวประชาสัมพันธ์หรือไม่

ข้อมูลมีความสำคัญต่อแบรนด์ของคุณหรือไม่? จำเป็นต้องมีการประกาศครั้งใหญ่หรือไม่? จะมีใครดูแลไหม?

หากคุณส่งข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับสิ่งเล็กๆ น้อยๆ อยู่เสมอ ผู้เชี่ยวชาญด้านสื่อจะเริ่มทำเครื่องหมายว่าคุณเป็นสแปมและมอบหมายคุณไปยังโฟลเดอร์ขยะของพวกเขา การสื่อสารในอนาคตของคุณจะไม่มีวันสว่าง

โปรดจำไว้ว่าข่าวประชาสัมพันธ์คือการประชาสัมพันธ์สำหรับแบรนด์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบางสิ่งที่สำคัญที่จะพูดก่อนที่จะพูดให้โลกรู้

ไม่มีใครนอกบริษัทของคุณสนใจว่าเจเน็ตจากแผนกบัญชีกำลังจะอายุ 50 อย่าเป็นเด็กที่ร้องไห้หมาป่า

อ่าน 5 เครื่องมือประชาสัมพันธ์สนุกๆ ที่จะใช้ในครั้งต่อไปที่คุณเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

2. ใช้รูปแบบที่ถูกต้อง

หากคุณต้องการดูเป็นมืออาชีพ ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรเป็นไปตามรูปแบบที่สื่อต่างๆ ยอมรับกันอย่างกว้างขวาง

พาดหัวข่าวที่สะดุดตา

นักข่าวอ่านข่าวประชาสัมพันธ์มากมายทุกวัน ดังนั้นนักข่าวของคุณต้องโดดเด่น พาดหัวเป็นหนึ่งในองค์ประกอบของข่าวประชาสัมพันธ์ที่ควรดึงดูดความสนใจและส่งข้อความของคุณในลักษณะที่มีความเกี่ยวข้องสูง ใครก็ตามที่อ่านควรเข้าใจทันทีว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่

สำหรับความยาว กฎที่ดีคือทำให้พาดหัวของคุณไม่เกินจำนวนอักขระสูงสุดของทวีต นักข่าวมักจะแชร์ข่าวผ่านทวีต และเว็บไซต์จะแชร์ทวีตผ่านลิงก์หรือรูปภาพ

ชื่อบริษัทหรือโลโก้แบรนด์ของคุณ

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเรื่องของการเผยแพร่ ดังนั้นจงประกาศตัวคุณเอง

เส้นวันที่

นี่จะเป็นบรรทัดแรกของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ และจะมีเมือง ภูมิภาค วันที่ประกาศของคุณ และเครื่องหมายขีดกลาง จัดรูปแบบอย่างถูกต้องจะมีลักษณะดังนี้:

บอสตัน แมสซาชูเซตส์ (4 พฤษภาคม 2565) –

เนื้อหาหลัก

องค์ประกอบสำคัญประการหนึ่งของข่าวประชาสัมพันธ์คือเนื้อหา จำนวนคำของคุณควรมีประมาณ 300-500 คำ และควรเขียนด้วยน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ สื่อข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุม ข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ดูไม่เป็นมืออาชีพ เหมือนกับว่าคุณไม่ได้สนใจอะไรมากนัก ใช้สิ่งต่างๆ เช่น การตรวจตัวสะกดหรือเครื่องมือใช้ถ้อยคำใหม่เพื่อตรวจสอบคุณภาพงานเขียนของคุณ

คุณต้องการเข้าใจประเด็นของคุณโดยไม่ทำให้ผู้ฟังสับสนหรือสับสน

สำเร็จรูป

ย่อหน้าที่ต่อจากเนื้อหาหลักของคุณ นี่คือย่อหน้ามาตรฐานที่ยังคงสอดคล้องกันสำหรับทุกข่าวประชาสัมพันธ์หรือบทความที่บริษัทของคุณนำเสนอ เป็นการคัดลอก/วางชีวประวัติของแบรนด์ของคุณ

ทุกครั้งที่คุณใช้สำเร็จรูป นั่นเป็นการโฆษณาฟรีสำหรับธุรกิจของคุณ บอกคนอื่นเกี่ยวกับตัวคุณและสิ่งที่คุณทำ

ข้อมูลติดต่อบริษัท

สิ่งสำคัญคือผู้คนต้องรู้วิธีติดต่อคุณ ไม่ว่าจะทางโทรศัพท์ อีเมล หรือไปรษณีย์

3. เขียนเนื้อหาที่มีคุณค่าและเกี่ยวข้องกับผู้ชมของคุณ

นักข่าวรู้ว่าต้องครอบคลุม W ห้าตัว (และ H หนึ่งตัว): ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร และอย่างไร

ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรตอบคำถามเหล่านั้น

คิดแบบนี้: นักข่าวที่คุณพยายามอย่างหนักเพื่อดึงดูดความสนใจกำลังยุ่งอยู่ ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ พวกเขาอาจได้รับข่าวประชาสัมพันธ์มากมายในกล่องจดหมายทุกวัน พวกเขาอาจไม่มีเวลาติดต่อคุณเป็นการส่วนตัว

คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาเขียนเกี่ยวกับ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด ลองนึกถึงวิธีที่นักข่าวจัดโครงสร้างบทความ และให้ข้อมูลเพื่อช่วยให้พวกเขาเขียนเรื่องราวที่ดี

ประกาศของคุณมีสถิติหรือไม่? รูปภาพคุณภาพสูงสามารถช่วยให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณเป็นที่สังเกต ดังนั้นควรสร้างแผนภูมิหรือกราฟที่นักข่าวสามารถใช้ในบทความของพวกเขาได้ ประกาศของคุณดึงมาจากแหล่งวิจัยที่มีชื่อเสียงหรือไม่? รวมคำพูดที่โดดเด่นซึ่งจะทำให้นักเขียนดึงดูดความสนใจของสาธารณชนได้ง่ายขึ้น

ทำข่าวประชาสัมพันธ์ให้สั้น ชัดเจน กระชับ และตรงประเด็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสะกดและไวยากรณ์ของคุณตรงประเด็น และอย่ากลัวที่จะฟ้องสื่อด้วยการให้ข้อมูลที่เป็นมิตรต่อ SEO

อ่าน 6 วิธีในการคิดเนื้อหาโดยใช้ Mediatoolkit

4. ระบุขั้นตอนต่อไปที่สามารถดำเนินการได้

คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้ข่าวประชาสัมพันธ์บรรลุผล และมีคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ดึงดูดซึ่งง่ายต่อการปฏิบัติตาม

ต้นแบบของคุณควรมีวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อคุณ และรายละเอียดการติดต่อของคุณควรปรากฏให้เห็นและเป็นปัจจุบัน หากคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณคือการสมัครรับจดหมายข่าว ให้ระบุลิงก์เพื่อสมัครรับข้อมูล หากคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณกำลังอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณ ให้เสนอลิงก์ไปยังเว็บไซต์หรือสื่อประชาสัมพันธ์ของคุณ แต่ที่สำคัญที่สุด หากคุณต้องการให้สื่อมวลชนติดต่อคุณ ให้แจ้งวิธีที่ง่ายและตรงไปตรงมาที่สุดแก่พวกเขา

คุณไม่ต้องการสูญเสียการควบคุมการเล่าเรื่องในเรื่องราวของคุณ ดึงดูดผู้อ่านของคุณด้วยเนื้อหาของคุณ จากนั้นให้ขั้นตอนที่พวกเขาดำเนินการได้เพื่อบอกเล่าเรื่องราวนั้น

5. มีกลยุทธ์การจัดจำหน่ายที่มีประสิทธิภาพ

ตอนนี้คุณได้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์แล้ว คุณต้องมีกลยุทธ์การเผยแพร่ที่มีประสิทธิภาพซึ่งคุณสามารถใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก

เชื่อมต่อกับผู้ชมที่เหมาะสม

ขั้นแรก ให้พิจารณาว่าคุณกำลังพยายามเข้าถึงผู้ชมประเภทใด เป็นของประชาชนทั่วไปหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณจะต้องส่งข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณออกไปในวงกว้าง หากอุตสาหกรรมของคุณมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น คุณอาจต้องการมุ่งเน้นไปที่นักข่าวหรือผู้มีอิทธิพลทางโซเชียลมีเดียที่เจาะจงมากขึ้น

หลังจากนั้น สร้างการเสนอขายทางอีเมลที่ดีเพื่อส่งไปพร้อมกับข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ นี่จะเป็นเนื้อหาของอีเมลที่คุณส่งถึงนักข่าว บอกพวกเขาว่าคุณเป็นใคร ทำอะไร และทำไมคุณถึงติดต่อพวกเขา บอกให้พวกเขารู้ว่าเหตุใดข้อมูลที่คุณประกาศจึงมีความสำคัญต่อผู้ชม และให้วิธีง่ายๆ ในการติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม

เวลาที่เหมาะสม

เวลาคือทุกสิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องทำให้เนื้อหาของคุณเป็นที่รู้จัก

คุณไม่ต้องการสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ที่วางแผนไว้อย่างพิถีพิถันเพียงเพื่อให้มันอยู่ในกล่องจดหมายของใครบางคนเป็นเวลาหลายสัปดาห์

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าวันพฤหัสบดีเป็นวันที่นักข่าวมักจะเปิดอีเมลข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ เวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดน่าจะอยู่ระหว่าง 10.00 น. ถึง 14.00 น.

แต่คำนึงถึงสิ่งอื่นด้วย คุณกำลังเข้าใกล้ใคร? หากเป็นนักข่าว 9-5 คน วันพฤหัสบดีอาจเป็นวันของคุณ หากคุณกำหนดเป้าหมายผู้มีอิทธิพลทางโซเชียลมีเดีย ให้ดูเวลาที่พวกเขาเคลื่อนไหวมากที่สุด และอย่าลืมคำนึงถึงเขตเวลาเมื่อคุณติดต่อ

มีชุดข่าว

ทุกบริษัทควรมีชุดสื่อ

นี่เป็นคู่มือที่มีประโยชน์ซึ่งให้รายละเอียดเกี่ยวกับตัวคุณและแบรนด์ของคุณ ซึ่งไม่เหมาะกับข่าวประชาสัมพันธ์หรือบทความข่าว สิ่งเหล่านี้มักจะอยู่ในเว็บไซต์ของคุณและสามารถเข้าถึงได้ผ่านลิงก์ แต่บางธุรกิจก้าวไปอีกขั้นด้วยการสร้างไฟล์ PDF หรือแม้แต่โบรชัวร์ที่พิมพ์ออกมา

คุณสามารถสร้างชุดสื่อสิ่งพิมพ์ตั้งแต่เริ่มต้น หรือใช้เทมเพลตออนไลน์ ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจสร้างสื่อสิ่งพิมพ์ของคุณ เสนอวิธีการเข้าถึงควบคู่ไปกับการเสนอขายของคุณ มันจะช่วยให้นักข่าวสร้างเรื่องราวของพวกเขา และช่วยให้ผู้คนสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณ

วิเคราะห์กลยุทธ์ของคุณ

เมื่อคุณเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์แล้ว ให้ติดตามความสำเร็จของข่าวประชาสัมพันธ์ ใช้เครื่องมือเพื่อตรวจสอบจำนวนบทความที่เขียนเกี่ยวกับแบรนด์ของคุณ หรือจำนวนสื่อสังคมออนไลน์ที่คุณได้รับ

ค้นหาจุดแข็งและจุดอ่อนของกลยุทธ์การจัดจำหน่ายของคุณและทำงานกับมันเพื่อสร้างวิธีการที่รัดกุมซึ่งคุณสามารถใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข่าวประชาสัมพันธ์ครั้งต่อไปของคุณประสบความสำเร็จ

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับแบรนด์ของคุณ ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีจะเผยแพร่การรับรู้เกี่ยวกับธุรกิจของคุณ เพิ่มความครอบคลุมของสื่อ และบอกเล่าเรื่องราวที่ดีที่จะทำให้ผู้คนหลั่งไหลมาหาคุณ

ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ประโยชน์จากข่าวประชาสัมพันธ์ทุกฉบับอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

Yauhen Zaremba เป็นผู้อำนวยการฝ่ายการสร้างอุปสงค์ของ PandaDoc ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์เอกสารแบบครบวงจรเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ สร้าง และใช้เทมเพลตสำเร็จรูป รวมถึงข้อตกลงการชดใช้ค่าเสียหายของ PandaDoc เขาเป็นนักการตลาดมากกว่า 10 ปี และในช่วงห้าปีที่ผ่านมา เขามุ่งเน้นไปที่ตลาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ข้อเสนอ และการจัดการเอกสารทั้งหมด Yauhen มีประสบการณ์ในการพูดในการประชุมเฉพาะกลุ่ม ซึ่งเขาสนุกกับการแบ่งปันความเชี่ยวชาญของเขากับนักการตลาดที่อยากรู้อยากเห็นคนอื่นๆ และในเวลาว่าง เขาเป็นชาวประมงตัวยงและออกทริปตกปลาเกือบ 20 ครั้งทุกปี