5 niezbędnych elementów informacji prasowej

Firmy rozwijają się dzięki promocji. Niezależnie od tego, czy jesteś dużą korporacją, małym start-upem czy organizacją non-profit, musisz pokazać swoją markę światu. W ten sposób zwiększysz świadomość klientów i zaangażowanie w Twoją firmę.

Przeczytaj objaśnienie cyfrowego PR: najlepsze strategie i narzędzia

Informacja prasowa jest jednym ze sposobów, aby to zrobić. Może zwiększyć Twoją widoczność i sprawić, że ludzie będą mówić o Twojej firmie. W rzeczywistości 68% firm odnotowało wzrost widoczności marki/produktu dzięki opublikowaniu komunikatów prasowych.

W tym poście przyjrzymy się, czym jest wynik prasowy i pięciu elementom, których potrzebujesz, aby upewnić się, że następna informacja prasowa odniesie sukces. Zacznijmy!

Co to jest komunikat prasowy?

Zasięg w mediach jest istotną częścią rozwoju każdej marki. Używamy artykułów, blogów, filmów i mediów społecznościowych do tworzenia szumu i zachęcania ludzi do rozmowy.

Komunikat prasowy jest napisany przez przedstawiciela firmy, aby przekazać społeczeństwu ważne informacje. Może ogłosić duże zmiany personalne, ujawnienie nowych badań, umowy sponsorskie na wydarzenia, premiery produktów lub zdobycie nagrody.

Ich celem jest przyciągnięcie uwagi dziennikarzy z nadzieją na stworzenie relacji prasowej. Ta relacja prasowa działa jak bezpłatna reklama, pozwalając dotrzeć do szerszego grona odbiorców i jednocześnie kontrolować narrację Twojej marki.

Przeczytaj komunikat prasowy utworu: Oto jak być świadomym wszystkich publikacji online

5 niezbędnych elementów informacji prasowej

Napisanie dobrego komunikatu prasowego jest sztuką. Musi przekazywać wiadomość w przystępny, zrozumiały sposób, a jednocześnie zawierać wszystkie informacje wymagane do opowiedzenia Twojej historii. Istnieje kilka elementów informacji prasowej, które są koniecznością.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci znaleźć tę równowagę.

1. Bądź warty opublikowania

Przede wszystkim ważne jest, aby rozważyć jedno pytanie: czy ta informacja wymaga komunikatu prasowego?

Czy informacje są ważne dla Twojej marki? Czy wymaga dużego ogłoszenia? Czy ktoś się tym zajmie?

Jeśli ciągle wysyłasz komunikaty prasowe dotyczące najdrobniejszych rzeczy, specjaliści od mediów zaczną oznaczać Cię jako spam i delegować do folderu śmieci. Twoje przyszłe komunikaty nigdy nie ujrzą światła dziennego.

Pamiętaj, informacja prasowa to PR Twojej marki. Upewnij się, że masz coś ważnego do powiedzenia, zanim powiesz to światu.

Nikogo spoza Twojej firmy nie obchodzi, że Janet z księgowości kończy 50 lat. Nie bądź chłopcem, który płakał wilkiem.

Przeczytaj 5 zabawnych narzędzi PR, których możesz użyć następnym razem, gdy napiszesz komunikat prasowy

2. Użyj poprawnego formatu

Jeśli chcesz wyglądać profesjonalnie, komunikat prasowy powinien mieć format powszechnie akceptowany przez media.

Przyciągający wzrok nagłówek

Dziennikarze czytają codziennie dziesiątki komunikatów prasowych, więc Twój musi się wyróżniać. Nagłówek to jeden z elementów komunikatu prasowego, który powinien przykuć uwagę i przekazać wiadomość w bardzo trafny sposób. Każdy, kto to przeczyta, powinien od razu zrozumieć, w co się pakuje.

Jeśli chodzi o długość, dobrą zasadą jest utrzymywanie nagłówka w limicie znaków tweeta. Dziennikarze często udostępniają wiadomości za pośrednictwem tweetów, a strony internetowe udostępniają tweety za pośrednictwem linków lub obrazów.

Nazwa Twojej firmy lub logo Twojej marki

Komunikat prasowy polega na przekazaniu informacji, więc zareklamuj się.

Linia daty

To będzie pierwsza linia Twojego komunikatu prasowego, zawierająca miasto, region, datę ogłoszenia i myślnik. Prawidłowo sformatowany będzie wyglądał mniej więcej tak:

BOSTON, Massachusetts (4 maja 2022 r.) –

Główna treść

Jednym z istotnych elementów informacji prasowej jest jej treść. Twoja liczba słów powinna wynosić około 300-500 słów i powinna być napisana profesjonalnym tonem, przekazując informacje jasno i zwięźle. Błędy ortograficzne i gramatyczne wyglądają nieprofesjonalnie, jakbyś po prostu nie przejmował się tym zbytnio; używaj takich rzeczy, jak sprawdzanie pisowni lub narzędzie do przeformułowania, aby sprawdzić jakość swojego pisania.

Chcesz przekazać swój punkt widzenia bez gofrowania i dezorientowania odbiorców.

Płyta kotłowa

Akapit następujący po głównej treści. Jest to ustandaryzowany akapit, który pozostaje spójny dla każdego komunikatu prasowego lub artykułu publikowanego przez Twoją firmę. To kopiuj/wklej biografię Twojej marki.

Za każdym razem, gdy używasz szablonu, jest to bezpłatna reklama Twojej firmy. Opowiadaj ludziom o sobie i o tym, co robisz.

Dane kontaktowe firmy

Ważne jest, aby ludzie wiedzieli, jak się z Tobą skontaktować, czy to przez telefon, e-mail czy pocztę.

3. Pisz treści, które są wartościowe i istotne dla odbiorców

Dziennikarze wiedzą, jak opisać pięć W (i jedno H): kto, co, gdzie, kiedy i jak .

Twój komunikat prasowy powinien odpowiedzieć na te pytania.

Pomyśl o tym w ten sposób: dziennikarze, których bardzo starasz się zwrócić na siebie uwagę, są zajęci. Jak wspomnieliśmy wcześniej, prawdopodobnie codziennie dostają dziesiątki komunikatów prasowych do swoich skrzynek odbiorczych. Mogą nie mieć czasu, aby skontaktować się z Tobą osobiście.

Zastanów się, o czym chcesz, aby napisali, i upewnij się, że Twój komunikat prasowy zawiera wszystkie niezbędne informacje. Pomyśl o tym, jak dziennikarze konstruują swoje artykuły i podaj informacje, które pomogą im napisać dobry artykuł.

Czy Twoje ogłoszenie zawiera statystyki? Obrazy wysokiej jakości mogą sprawić, że Twój komunikat prasowy zostanie zauważony, więc twórz wykresy lub diagramy, które dziennikarze mogą wykorzystać w swoich artykułach. Czy Twoje ogłoszenie pochodzi z renomowanych źródeł badawczych? Dołącz godne uwagi cytaty, które ułatwią pisarzom przyciągnięcie uwagi opinii publicznej.

Postaraj się, aby komunikat prasowy był krótki, jasny, zwięzły i związany z tematem. Upewnij się, że pisownia i gramatyka są na miejscu. I nie bój się zabiegać o względy mediów, dostarczając informacje przyjazne dla SEO.

Przeczytaj 6 sposobów na wymyślanie pomysłów na treści za pomocą Mediatoolkit

4. Podaj następne kroki, które można podjąć

Pomyśl o tym, co chcesz osiągnąć dzięki swojej informacji prasowej, i przygotuj kuszące wezwanie do działania, które jest łatwe do naśladowania.

Twój szablon powinien zawierać najlepsze sposoby kontaktu z Tobą, a Twoje dane kontaktowe powinny być widoczne i aktualne. Jeśli Twoim wezwaniem do działania jest zapisanie się do newslettera, podaj linki umożliwiające subskrypcję. Jeśli Twoim wezwaniem do działania jest przeczytanie więcej o Twojej marce, zaoferuj linki do swojej witryny lub materiałów prasowych. Ale co najważniejsze, jeśli chcesz, aby przedstawiciele prasy się z tobą skontaktowali, daj im najprostszą i najbardziej bezpośrednią metodę.

Nie chcesz stracić kontroli narracji nad swoją historią. Zaangażuj czytelników swoimi treściami, a następnie daj im praktyczne kroki w kierunku opowiedzenia tej historii.

5. Miej skuteczną strategię dystrybucji

Teraz, po napisaniu zabójczego komunikatu prasowego, potrzebujesz skutecznej strategii dystrybucji, z której będziesz mógł korzystać wielokrotnie.

Połącz się z odpowiednią publicznością

Najpierw zastanów się, do jakiego rodzaju odbiorców chcesz dotrzeć. Czy to jest opinia publiczna? Jeśli tak, będziesz chciał masowo rozsyłać komunikat prasowy. Jeśli jednak Twoja branża jest bardziej niszowa, możesz skupić się na bardziej konkretnych dziennikarzach lub osobach wpływających na media społecznościowe.

Następnie przygotuj dobry e-mail, który wyślesz wraz z komunikatem prasowym. To będzie treść e-maila, który wyślesz do dziennikarzy. Powiedz im, kim jesteś, co robisz i dlaczego zwracasz się do nich. Poinformuj ich, dlaczego informacje, które ogłaszasz, są ważne dla ich odbiorców, i daj im proste sposoby skontaktowania się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Zaplanuj to dobrze

Czas jest wszystkim, zwłaszcza jeśli chodzi o to, aby Twoje treści zostały zauważone.

Nie chcesz tworzyć skrupulatnie zaplanowanego komunikatu prasowego tylko po to, by leżał tygodniami w czyjejś skrzynce odbiorczej.

Badania pokazują, że czwartek to dzień, w którym dziennikarze najprawdopodobniej otworzą wiadomość e-mail z informacją prasową. Najbardziej efektywny czas wydaje się być między 10:00 a 14:00.

Ale weź też pod uwagę inne rzeczy. Do kogo się zbliżasz? Jeśli jest 9-5 dziennikarzy, czwartek może być Twoim dniem. Jeśli kierujesz reklamy do osób mających wpływ na media społecznościowe, sprawdź, o której godzinie są najbardziej aktywni. I pamiętaj, aby pamiętać o strefach czasowych, gdy kontaktujesz się z nami.

Mieć zestaw prasowy

Każda firma powinna mieć zestaw prasowy.

Ten przydatny przewodnik zawiera szczegółowe informacje o Tobie i Twojej marce, które nie zmieściłyby się w komunikacie prasowym ani artykule prasowym. Zwykle znajdują się one na Twojej stronie internetowej i można uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem łącza, ale niektóre firmy idą o krok dalej i tworzą pliki PDF, a nawet drukowane broszury.

Możesz stworzyć swój zestaw prasowy od podstaw lub skorzystać z szablonów online. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się stworzyć swój zestaw prasowy, zaoferuj środki dostępu do niego wraz z prezentacją sprzedażową. Pomoże dziennikarzom w tworzeniu ich historii, a także pozwoli ludziom dowiedzieć się więcej o Tobie.

Przeanalizuj swoją strategię

Po rozesłaniu komunikatu prasowego monitoruj jego sukces. Użyj narzędzi, aby sprawdzić, ile artykułów napisano o Twojej marce lub ile otrzymałeś wzmianek w mediach społecznościowych.

Znajdź mocne i słabe strony swojej strategii dystrybucji i pracuj nad nimi, aby stworzyć żelazną metodę, której będziesz mógł używać wielokrotnie.

Upewnij się, że Twój następny komunikat prasowy zakończy się sukcesem

Informacja prasowa jest niezbędnym narzędziem dla Twojej marki. Dobra informacja prasowa rozpowszechni świadomość Twojej firmy, zwiększy zainteresowanie mediów i opowie dobrą historię, która sprawi, że ludzie będą do Ciebie przychodzić.

Skorzystaj z tych wskazówek, aby upewnić się, że wykorzystujesz każdą informację prasową w najbardziej efektywny sposób.

Yauhen Zaremba jest dyrektorem ds. generowania popytu w PandaDoc, wszechstronnej platformie obiegu dokumentów, która usprawnia, tworzy i używa gotowych szablonów, w tym umowy odszkodowawczej PandaDoc. Jest marketerem od ponad 10 lat, a przez ostatnie pięć lat był całkowicie skoncentrowany na rynkach podpisu elektronicznego, ofert i zarządzania dokumentami. Yauhen ma doświadczenie w przemawianiu na niszowych konferencjach, na których lubi dzielić się swoją wiedzą z innymi ciekawskimi marketerami. A w wolnym czasie jest zapalonym wędkarzem i każdego roku odbywa blisko 20 wypraw wędkarskich.