5 วิธีง่ายๆ ในการติดตามการสื่อสารทางธุรกิจในปี 2565

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่คุณสามารถใช้เพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างถูกต้อง การสื่อสารประเภทนี้ทำให้คุณสามารถกำหนดความต้องการและความต้องการของพนักงานและลูกค้าและดำเนินการตามนั้น นั่นคือเหตุผลที่การปรับปรุงการสื่อสารทางธุรกิจในบริษัทของคุณสามารถก่อให้เกิดประโยชน์มากมายและส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวม

อ่าน Productivity ใน PR: ประโยชน์ เคล็ดลับ เครื่องมือที่ดีที่สุด & หนังสือ

อย่างไรก็ตาม ในการทำเช่นนั้น คุณต้องติดตามข้อมูลทั้งหมดที่วนรอบบริษัทของคุณ มีหลายวิธีที่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณ แต่เราจะพูดถึงในภายหลัง ขั้นแรก ให้นิยามว่าการสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร และดูประเภทต่างๆ ทั้งหมด

การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร?

การสื่อสารทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการแบ่งปันข้อมูลหรือการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างบุคคล (หรือจากบริษัทหนึ่งไปยังอีกบริษัทหนึ่ง) ภายในสถานที่ทำงานเฉพาะและภายนอกบริษัท แม้ว่าจะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการงานและเพิ่มประสิทธิภาพองค์กรภายในที่ทำงาน แต่ก็เป็นวิธีที่ดีในการรักษาความต้องการของลูกค้าใหม่และลูกค้าเดิม

อ่านวิธีใช้ Media Monitoring เพื่อเพิ่มกลยุทธ์การสื่อสารของคุณ

มี "กฎ" ทั่วไปบางประการในการสื่อสารที่เรียกว่า 7Cs กฎเหล่านี้สามารถช่วยคุณสร้างการสื่อสารที่ชัดเจนและสอดคล้องกันระหว่างคนในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง (ในกรณีนี้คือที่ทำงาน) นี่คือ 7Cs และสิ่งที่ย่อมาจาก:

• ความไว้วางใจสร้างความน่าเชื่อถือระหว่างผู้สื่อสาร
• เอื้อเฟื้อ-สร้างความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้น;
• ความชัดเจนทำให้การแบ่งปันข้อมูลชัดเจนและสอดคล้องกัน
• ความถูกต้อง-การใช้ภาษาที่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์และการเมือง
• ความสอดคล้อง - รับประกันความเสถียรระหว่างผู้สื่อสาร
• ความเป็นรูปธรรม-ให้ข้อมูลที่แม่นยำ
• ความกระชับทำให้บทสนทนาแม่นยำ

การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้จะทำให้การสื่อสารทางธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสถานที่ทำงานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น กฎเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งหากคุณต้องการปรับปรุงการสื่อสารในขณะที่จัดการธุรกิจขนาดเล็ก ธุรกิจเหล่านี้จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการสื่อสารเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

การสื่อสารทางธุรกิจสองประเภท

การสื่อสารทางธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภท: ภายในและภายนอก ตามชื่อที่แนะนำ การสื่อสารภายในคือการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมในที่ทำงาน การสื่อสารภายนอกมีลักษณะเฉพาะคือการสื่อสารกับบุคคลที่สามภายนอกบริษัท (ลูกค้า สื่อ ผู้สนับสนุน ฯลฯ)

ทั้งสองประเภทนี้มีความสำคัญเท่าเทียมกันสำหรับการสร้างและรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี นี่คือลักษณะของประเภทการสื่อสารเหล่านี้

การสื่อสารภายใน

การสื่อสารภายในดำเนินการภายในสถานที่ทำงานที่มีการแบ่งปันข้อมูลระหว่างพนักงาน ประเภทของการสื่อสารนี้สามารถแบ่งออกได้อีกสามประเภท:

• การสื่อสารภายในขึ้น มีลักษณะเฉพาะคือรายงานที่ส่งถึงผู้จัดการหรือซีอีโอ ประเภทนี้ช่วยให้ผู้บริหารติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในบริษัท
• การสื่อสารภายในลดลง เริ่มจากสาขาการจัดการและไปยังพนักงาน ผู้จัดการส่งรายงานเกี่ยวกับขั้นตอน การจัดองค์กร และองค์ประกอบที่เป็นทางการอื่นๆ
• การสื่อสารด้านข้างภายใน จะทำระหว่างสาขาด้วยกันเอง ตัวอย่างเช่น ตัวแทนขายสื่อสารกับทีมการเงินและในทางกลับกัน การสื่อสารด้านข้างช่วยให้สามารถทำงานเป็นทีมระหว่างสาขาต่างๆ ในบริษัทเดียวกันได้

การสื่อสารภายนอก

การสื่อสารภายนอกประกอบด้วยการสื่อสารของตัวแทนของบริษัทกับบุคคลภายนอกหรือบุคคลที่สาม เช่น ผู้สนับสนุน ลูกค้า เป็นต้น ตัวแทนขาย เช่น สื่อสารภายนอกกับลูกค้า เพื่อพยายามขายสินค้าหรือบริการ

การสื่อสารประเภทนี้เป็นสิ่งที่นำมาซึ่งการเติบโตและความเจริญรุ่งเรืองของบริษัท ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาการสื่อสารภายนอกให้เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ ด้วยการสื่อสารประเภทนี้ 7C สามารถมีบทบาทสำคัญได้เนื่องจากกฎเหล่านี้ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับบุคคลภายนอก

การสื่อสารทางธุรกิจมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร?

การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการจัดหาสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานของคุณ และรักษาความเจริญรุ่งเรืองให้กับบริษัทของคุณ เราจะแสดงรายการประโยชน์มากมายของการสร้างการสื่อสารทางธุรกิจที่ดีและมีประสิทธิภาพด้านล่าง

ทลายไซโลการสื่อสาร

การสื่อสารแบบแยกส่วนบ่งบอกถึงความแตกแยกภายในบริษัทของคุณ เช่น สาขาที่ทำงานโดยอิสระจากกัน อย่างไรก็ตามสาขาเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของหน่วยที่ใหญ่กว่าและจำเป็นต้องร่วมมือกัน

คุณสามารถใช้การสื่อสารทางธุรกิจเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดในการบรรลุความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพภายในบริษัท ผู้คนจะรู้จักกันมากขึ้นผ่านการประชุมและกิจกรรมการสร้างทีม สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นมิตรและส่วนรวมที่ดีขึ้น

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

บางครั้ง พนักงานอาจพบว่าตัวเองกำลังเผชิญกับปัญหาที่พวกเขาไม่รู้วิธีแก้ไข และการสื่อสารก็มีบทบาทสำคัญที่นี่ พนักงานทุกคนต้องตระหนักว่าพวกเขามีคนที่ต้องพึ่งพา แต่การจะไว้วางใจซึ่งกันและกัน การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีอยู่

คุณจะสามารถสร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับพนักงานทุกคนได้ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า

ลูกค้าคือผู้เฝ้าประตูของธุรกิจ ทำให้ความพึงพอใจของลูกค้าเป็นหนึ่งในข้อกังวลหลักของบริษัท เพื่อติดตามความพึงพอใจของลูกค้า คุณสามารถใช้แพลตฟอร์มการบริการลูกค้าต่างๆ การสื่อสารทางธุรกิจภายนอกจะช่วยให้ลูกค้าของคุณมีความปลอดภัยและไว้วางใจได้ ต่อไปนี้เป็นวิธีที่การสื่อสารภายนอกอาจส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้า:

• ประสบการณ์ของลูกค้าโดยรวมที่ดีขึ้น

การมีฝ่ายสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยมและการสื่อสารภายนอกจะทำให้ลูกค้าของคุณไว้วางใจบริษัทของคุณและพึ่งพาทักษะในการแก้ปัญหาของบริษัทของคุณ การสื่อสารที่เป็นมิตรช่วยให้ลูกค้าของคุณรู้ว่าคุณอยู่ที่นี่เพื่อพวกเขาและพร้อมที่จะแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

• เพิ่มการรักษาลูกค้า

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คุณได้รับความไว้วางใจจากการพัฒนาการสื่อสารภายนอกกับลูกค้าของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นก็หมายความว่าบริษัทของคุณจะได้รับลูกค้าที่ภักดีซึ่งจะแนะนำบริษัทของคุณให้กับผู้อื่นในที่สุด ไม่มีอะไรสำคัญไปกว่าการรักษาความพึงพอใจของลูกค้า

ดังที่ Connie Edler ที่ปรึกษาทางการเงินชื่อดังเคยกล่าวไว้ว่า “การบริการลูกค้าที่เป็นเลิศคืองานอันดับหนึ่งในบริษัทใดๆ! มันคือบุคลิกของบริษัทและเหตุผลที่ลูกค้ากลับมา หากไม่มีลูกค้าก็ไม่มีบริษัท!”

5 วิธีง่ายๆ ในการติดตามการสื่อสารทางธุรกิจ

การตรวจสอบการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกบริษัทอาจเป็นเรื่องที่หนักใจ อย่างไรก็ตาม มีวิธีการง่ายๆ สองสามวิธีที่ทำให้การติดตามการสื่อสารทางธุรกิจเป็นเรื่องง่าย

รวบรวมการสื่อสารจากหลายช่องทางไว้ในที่เดียว

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ มีการสื่อสารทางธุรกิจหลายประเภท และการเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียวเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลทั้งหมดที่หมุนเวียนในบริษัทของคุณ จัดเก็บข้อมูลการสื่อสารของคุณไว้ใกล้ตัวคุณ เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายทุกเมื่อที่จำเป็น

ตั้งค่าระบบตอบกลับอัตโนมัติหลายรายการ

ระบบตอบกลับอัตโนมัติเป็นวิธีที่ดีในการบอกให้บุคคลภายนอกรู้ว่าคุณห่วงใยพวกเขาโดยไม่ต้องอธิบายด้วยตนเอง ติดตามสถานการณ์ที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่อาจมาจากภายนอกบริษัทของคุณ และตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับสถานการณ์ทั้งหมด

ข้อดีของวิธีนี้คือคุณสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการสนทนาหลายรายการพร้อมกันโดยไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมทีละรายการ

ใช้ประโยชน์จากตัวกรองและแท็กเพื่อจัดระเบียบการโต้ตอบ

เนื่องจากบริษัทมักจะมีสาขาหลายแห่ง สถานการณ์จึงน่าจะแตกต่างกันไปในทุกสาขา เพื่อให้ติดตามการสื่อสารทางธุรกิจในทุกสาขาและสถานการณ์ต่างๆ เหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย คุณควรจัดระเบียบการสื่อสารดังกล่าวด้วยตัวกรองและแท็ก

คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาบทสนทนาที่ต้องการ เพียงแค่ดึงแท็กออก แล้วคุณจะพบได้อย่างง่ายดาย

ตรวจสอบกิจกรรมโซเชียลมีเดียสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล

โซเชียลมีเดียกลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารที่มีคนใช้มากที่สุด หลายคนทำการตลาดธุรกิจของตนบนโซเชียลมีเดียเพื่อให้ได้รับความสนใจมากขึ้น ด้วยการใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ สื่อสังคมออนไลน์สามารถเป็นวิธีที่ดีในการวิเคราะห์การสื่อสารภายนอก

Mediatoolkit มอบวิธีง่ายๆ ในการตรวจสอบแบรนด์ของคุณบนโซเชียลมีเดีย ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมในทันทีว่าผู้คนพูดถึงคุณอย่างไรโดยตรงผ่านช่องทางโซเชียล เช่น Facebook, Twitter, Youtube, บล็อก และฟอรัม คุณสามารถสร้างรายงานส่วนบุคคลตามความสนใจของคุณ หรือใช้ตัวกรองขั้นสูง เช่น คะแนนความรู้สึก ภาษา หรือตำแหน่งทางภูมิศาสตร์

อ่านว่าการรับฟังสื่อสังคมออนไลน์สามารถเพิ่มการสนับสนุนลูกค้าได้อย่างไร

คุณสามารถปรับปรุงการบริการลูกค้าและกำหนดความชอบของผู้ชมได้ด้วยการเฝ้าติดตามกิจกรรมโซเชียลมีเดียของคุณ

ระบุตัวชี้วัดสำคัญที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมของลูกค้าและพนักงาน

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการติดตามการสื่อสารทางธุรกิจของคุณคือการสำรวจพฤติกรรมของลูกค้าและพนักงาน คุณสามารถระบุปัญหาที่พบบ่อยที่สุดและสาเหตุที่เกิดขึ้นได้โดยการระบุและใช้ตัวอย่างไลบรารีกระบวนการของเมตริกสำคัญที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมของลูกค้าและพนักงาน

จากนั้นคุณจะสามารถดำเนินการกับปัญหาเหล่านี้และแก้ไขสาเหตุได้ในเวลาไม่นาน ซึ่งใช้กับการสื่อสารทางธุรกิจทั้งภายในและภายนอกและสามารถเป็นเครื่องมือในการแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยม

อ่านคำอธิบายเมตริกของแบรนด์: ทุกสิ่งที่คุณพบได้ในรายงาน Mediatoolkit ของคุณ

ความคิดสุดท้าย

การสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเป็นวิธีที่สำคัญที่สุดวิธีหนึ่งในการรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีและมีประสิทธิผล นอกจากนี้ การสื่อสารทางธุรกิจสามารถปรับปรุงการสื่อสารของบุคคลที่สาม เช่น การสื่อสารกับลูกค้า การสื่อสารของสปอนเซอร์ เป็นต้น

โดยมุ่งเน้นที่การสื่อสารทางธุรกิจ คุณจะสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้ ดังคำกล่าวที่ว่า “การสื่อสารคือกุญแจสำคัญ” – สิ่งนี้สามารถนำไปใช้กับทุกแง่มุมของชีวิตและธุรกิจ

อย่างไรก็ตาม การติดตามการสื่อสารทางธุรกิจของคุณอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก เราจึงได้นำเสนอวิธีที่จะทำให้กระบวนการติดตามการสื่อสารง่ายขึ้น

Oliver Stasinszky เป็นหัวหน้าทีมประชาสัมพันธ์ที่ LiveAgent ซึ่งมีพื้นฐานด้านอีคอมเมิร์ซและการบริการลูกค้า หลงใหลในการเขียน การอ่าน และการเรียนรู้วิธีการเล่นเครื่องดนตรีทุกชนิดที่เขาพบเจอ