2022 年にビジネス コミュニケーションを追跡する 5 つの簡単な方法

ビジネス コミュニケーションは、ビジネスを適切に運営するために使用できる重要なツールの 1 つです。 このタイプのコミュニケーションにより、従業員と顧客のニーズと欲求を判断し、それに応じて行動することができます。 そのため、社内のビジネス コミュニケーションを改善すると、多くのメリットがもたらされ、全体的な生産性が向上します。

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ただし、そのためには、社内で循環するすべてのデータを追跡する必要があります。 効果的なコミュニケーションが会社に利益をもたらすさまざまな方法がありますが、それらについては後で説明します。 まず、ビジネス コミュニケーションとは何かを定義し、さまざまなタイプをすべて見てみましょう。

ビジネスコミュニケーションとは？

ビジネス コミュニケーションには、特定の職場内および会社外の人々の間で (またはある会社から別の会社へ) 情報を共有したり、データを転送したりすることが含まれます。 タスクを管理し、職場内の組織を最適化する優れた方法であると同時に、新規および既存の顧客のニーズに対応する優れた方法でもあります。

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コミュニケーションには、 7Cと呼ばれる一般的な「ルール」がいくつかあります。 これらのルールは、特定のグループ (この場合は職場) 内の人々の間で明確で首尾一貫したコミュニケーションを確立するのに役立ちます。 7C とその意味は次のとおりです。

• コミュニケーター間の信頼構築の信頼。
• 礼儀 - 強い関係を築く。
• 明確性 - データ共有を明確かつ一貫性のあるものに保ちます。
• 正しさ - 文法的にも政治的にも正しい言葉を使う。
• コミュニケーター間の一貫性を保証する安定性。
• 具体性を与える正確なデータ。
• 簡潔さ - 会話を正確に保ちます。

これらのルールに従うことで、ビジネス コミュニケーションがより効率的になり、職場の生産性が向上します。 これらのルールは、中小企業を管理しながらコミュニケーションを改善したい場合に特に重要です。これらの企業は、健全な職場環境を確立するためにコミュニケーションに集中する必要があります。

2種類のビジネスコミュニケーション

ビジネス上のコミュニケーションは、内部と外部の 2 つのタイプに分けることができます。 社内コミュニケーションとは、その名の通り、職場におけるチームメンバー間のコミュニケーションです。 外部コミュニケーションの特徴は、社外の第三者（顧客、報道機関、スポンサーなど）とのコミュニケーションです。

これら 2 つのタイプは、健全な職場環境を作り、維持するために等しく重要です。 これらの通信タイプの特徴は次のとおりです。

内部のコミュニケーション

社内コミュニケーションは、従業員間でデータが共有される職場内で行われます。 このタイプのコミュニケーションは、さらに次の 3 つのカテゴリに分類できます。

• 内部の上向きコミュニケーションは、マネージャーまたは CEO に配信されるレポートによって特徴付けられます。 このタイプは、幹部が会社で何が起こっているかを追跡するのに役立ちます。
• 社内の下向きコミュニケーションは、管理部門から始まり、スタッフメンバーに行きます。 マネージャーは、手順、組織、およびその他の正式な要素に関するレポートを提供します。
• 内部の横方向のコミュニケーションは、ブランチ自体の間で行われます。 たとえば、営業担当者は財務チームと通信し、その逆も同様です。 横方向のコミュニケーションにより、同じ会社内の異なる支店間のチームワークが可能になります。

外部通信

外部とのコミュニケーションは、企業の代表者による、外部の関係者またはスポンサー、顧客などの第三者とのコミュニケーションで構成されます。たとえば、営業担当者は、製品またはサービスを販売しようとして、外部と顧客とコミュニケーションをとります。

このようなコミュニケーションが会社の成長と繁栄をもたらします。 したがって、社外とのコミュニケーションを友好的かつ専門的に保つことが不可欠です。 このタイプのコミュニケーションでは、これらのルールがコミュニケーションを効果的にし、外部関係者との良好な関係を維持するため、7C が大きな役割を果たすことができます。

ビジネスコミュニケーションはどのようにビジネスに利益をもたらすことができますか?

効果的なビジネス コミュニケーションは、従業員に生産的な職場を提供し、会社の繁栄を確保するための最も重要なステップの 1 つです。 以下に、健全で効果的なビジネスコミュニケーションを確立することの多くの利点を示します。

コミュニケーションのサイロを打破

コミュニケーション サイロは、互いに独立して機能する支社など、社内の部門を意味します。 ただし、これらのブランチはすべて、より大きなユニットの一部であるため、協力する必要があります。

企業内で効果的な協力を実現するための最も強力なツールとして、ビジネス コミュニケーションを使用できます。 人々は会議やチームビルディング活動を通じてお互いをよりよく知るようになり、友好的な職場環境とより良い集団を作り出します。

従業員の生産性の向上

従業員は、解決方法がわからない問題に直面することがありますが、ここではコミュニケーションが重要な役割を果たします。 すべての従業員は、頼りになる人がいることを認識する必要がありますが、お互いを信頼するためには、効率的なビジネス コミュニケーションが存在する必要があります。

前述の社内ビジネス コミュニケーション タイプを組み合わせることで、すべての従業員に安全なスペースを作り、生産性を高めることができます。

顧客満足度の向上

顧客はビジネスの門番であり、顧客満足度は企業の主要な関心事の 1 つになっています。 顧客満足度を追跡するために、さまざまな顧客サービス プラットフォームを使用できます。 外部とのビジネス コミュニケーションは、お客様にセキュリティと信頼を提供します。 外部コミュニケーションが顧客満足度にどのように影響するかを次に示します。

• 全体的な顧客体験の向上

優れた顧客サポートと外部とのコミュニケーションにより、顧客はあなたの会社を信頼し、会社の問題解決スキルに頼るようになります. 友好的なコミュニケーションは、あなたが彼らのためにここにいて、発生する可能性のある問題を解決する準備ができていることを顧客に知らせます.

• 顧客維持率の向上

前述のように、顧客との効果的な外部コミュニケーションを開発することで、信頼を得ることができます。 これは、あなたの会社が最終的に他の人にあなたの会社を推薦する忠実な顧客を獲得することを意味します. お客様を満足させることほど重要なことはありません。

著名なファイナンシャル コンサルタントであるコニー エドラーはかつてこう言いました。 それが会社の個性であり、お客様が戻ってくる理由です。 お客様なくして会社なし！」

ビジネスコミュニケーションを追跡する5つの簡単な方法

社内と社外の両方のコミュニケーションを監視しなければならないことは、圧倒される可能性があります。 ただし、ビジネス コミュニケーションの追跡を簡単にする簡単な方法がいくつかあります。

複数のチャネルからのコミュニケーションを 1 か所に集める

前述のように、ビジネス コミュニケーションにはさまざまな種類があり、それらをすべて 1 か所にまとめておくことは、会社内を循環するすべてのデータを把握するための優れた方法です。 通信データを身近に保管して、必要なときにいつでも簡単にアクセスできるようにします。

複数の自動応答を設定する

オートレスポンダーは、手動で説明しなくても、外部の関係者にあなたが気にかけていることを知らせる優れた方法です。 社外から発生する可能性のあるすべての状況を追跡し、それらすべてに対する自動応答を設定します。

この方法の利点は、一度に複数の会話を理解できることです。それぞれの会話に個別に関与する必要はありません。

フィルターとタグを利用してインタラクションを整理する

通常、企業は複数の支店を持っているため、シナリオはすべての支店で異なる可能性があります。 これらすべてのブランチとさまざまな状況でのビジネス コミュニケーションを簡単に追跡するには、フィルターとタグを使用して前述のコミュニケーションを整理する必要があります。

特定の会話を探すのに何時間も費やす必要はありません。タグを引き出すだけで、簡単に見つけることができます。

データ分析のためにソーシャル メディア アクティビティを監視する

ソーシャル メディアは、最もよく使用されるコミュニケーション ツールの 1 つになりました。 多くの人がソーシャルメディアでビジネスを宣伝して、より多くの注目を集めています。 効率的なツールを使用することで、ソーシャル メディアは外部コミュニケーションを分析する優れた方法となります。

Mediatoolkit は、ソーシャル メディアでブランドを監視する簡単な方法を提供し、Facebook、Twitter、Youtube、ブログ、フォーラムなどのソーシャル チャネルを通じて、人々があなたについて直接言っていることの概要を即座に把握できます。 興味に基づいてパーソナライズされたレポートを作成したり、センチメント スコア、言語、地理的位置などの高度なフィルターを利用したりできます。

ソーシャルメディアのリスニングが顧客のアドボカシーをどのように高めることができるかを読む

ソーシャル メディアのアクティビティを監視することで、顧客サービスを改善し、視聴者の好みを判断できます。

顧客と従業員の行動に関する洞察を提供する主要な指標を特定する

ビジネス コミュニケーションを追跡する最も簡単な方法の 1 つは、顧客と従業員の行動を調査することです。 顧客と従業員の行動に関する洞察を提供する主要なメトリックのプロセス ライブラリの例を特定して使用することで、最も一般的な問題とその原因を特定できます。

その後、これらの問題に対処し、すぐに原因を解決することができます。これは、社内外のビジネス コミュニケーションに適用され、優れた問題解決ツールになる可能性があります。

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最終的な考え

効果的なビジネス コミュニケーションは、健康的で生産的な職場環境を維持するための最も重要な方法の 1 つです。 さらに、ビジネスコミュニケーションは、顧客コミュニケーション、スポンサーコミュニケーションなどのサードパーティコミュニケーションを改善することができます.

ビジネス コミュニケーションに重点を置くことで、顧客体験を向上させ、ビジネスを成長させることができます。 「コミュニケーションが鍵」ということわざにあるように、これは生活やビジネスのあらゆる側面に当てはまります。

ただし、ビジネス コミュニケーションを追跡するのは大変な場合があるため、コミュニケーション追跡プロセスを簡単にする方法をいくつか紹介しました。

Oliver Stasinszky は、LiveAgent のアウトリーチ チーム リーダーであり、e コマースとカスタマー サービスのバックグラウンドを持っています。 書くこと、読むこと、そして出会った楽器の演奏方法を学ぶことに情熱を注いでいます。