5 semplici modi per tenere traccia delle comunicazioni aziendali nel 2022

La comunicazione aziendale è uno degli strumenti essenziali che puoi utilizzare per far funzionare correttamente la tua attività. Questo tipo di comunicazione vi consente di determinare le esigenze ei desideri dei vostri dipendenti e clienti e di agire di conseguenza. Ecco perché migliorare la comunicazione aziendale nella tua azienda può portare molti vantaggi e contribuire alla produttività complessiva.

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Tuttavia, per fare ciò, è necessario tenere traccia di tutti i dati che circolano nella tua azienda. Esistono vari modi in cui una comunicazione efficace può avvantaggiare la tua azienda, ma ne parleremo più avanti. Innanzitutto, definiamo cos'è la comunicazione aziendale e osserviamo tutti i diversi tipi.

Che cos'è la comunicazione aziendale?

La comunicazione aziendale implica la condivisione di informazioni o il trasferimento di dati tra persone (o da un'azienda all'altra) all'interno di un determinato luogo di lavoro e all'esterno dell'azienda. Sebbene sia un ottimo metodo per gestire le attività e ottimizzare l'organizzazione all'interno del posto di lavoro, è anche un ottimo modo per stare al passo con le esigenze dei clienti nuovi ed esistenti.

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Ci sono alcune “regole” generali nella comunicazione chiamate 7C . Queste regole possono aiutarti a stabilire una comunicazione chiara e coerente tra le persone in un particolare gruppo (in questo caso, un posto di lavoro). Ecco le 7C e cosa rappresentano:

• Fiducia che crea credibilità tra i comunicatori;
• Cortesia - stabilire relazioni solide;
• Chiarezza: mantenere chiara e coerente la condivisione dei dati;
• Correttezza: usare un linguaggio grammaticalmente e politicamente corretto;
• Coerenza che garantisce stabilità tra i comunicatori;
• Concretezza che dà dati precisi;
• Concisione: mantenere la conversazione precisa.

Seguire queste regole può rendere la tua comunicazione aziendale più efficiente e il tuo posto di lavoro più produttivo. Queste regole sono particolarmente importanti se si desidera migliorare la comunicazione durante la gestione di una piccola impresa: queste aziende devono concentrarsi sulla comunicazione per creare un ambiente di lavoro sano.

Due tipi di comunicazione aziendale

La comunicazione aziendale può essere suddivisa in due tipi: interna ed esterna. Come suggerisce il nome, la comunicazione interna è la comunicazione tra i membri del team in un posto di lavoro. La comunicazione esterna è caratterizzata dalla comunicazione con terzi esterni all'azienda (clienti, stampa, sponsor, ecc.).

Questi due tipi sono ugualmente importanti per creare e mantenere un ambiente di lavoro sano. Ecco cosa caratterizza questi tipi di comunicazione.

Comunicazione interna

La comunicazione interna viene eseguita all'interno di un luogo di lavoro in cui i dati vengono condivisi tra i dipendenti. Questo tipo di comunicazione può essere ulteriormente suddiviso in tre categorie:

• La comunicazione interna verso l'alto è caratterizzata da report che vengono consegnati ai manager o agli amministratori delegati. Questo tipo aiuta i dirigenti a tenere traccia di ciò che sta accadendo in azienda.
• La comunicazione interna verso il basso parte dal ramo dirigenziale e arriva ai membri del personale. I manager forniscono report su procedure, organizzazione e altri elementi formali.
• La comunicazione laterale interna avviene tra i rami stessi. Ad esempio, i rappresentanti di vendita comunicano con i team finanziari e viceversa. La comunicazione laterale consente il lavoro di squadra tra diverse filiali della stessa azienda.

Comunicazione esterna

La comunicazione esterna consiste nella comunicazione dei rappresentanti dell'azienda con parti esterne o terze parti come sponsor, clienti, ecc. I rappresentanti di vendita, ad esempio, comunicano esternamente con i clienti, nel tentativo di vendere prodotti o servizi.

Questo tipo di comunicazione è ciò che porta la crescita e la prosperità dell'azienda. Pertanto, è fondamentale mantenere le comunicazioni esterne amichevoli e professionali. Con questo tipo di comunicazione, le 7C possono svolgere un ruolo importante poiché queste regole rendono la comunicazione efficace e mantengono buoni rapporti con le parti esterne.

In che modo la comunicazione aziendale può avvantaggiare le aziende?

Una comunicazione aziendale efficace è uno dei passi più importanti per fornire un posto di lavoro produttivo per i tuoi dipendenti e garantire prosperità alla tua azienda. Di seguito elencheremo molti vantaggi di stabilire una comunicazione aziendale sana ed efficace.

Abbatte i silos di comunicazione

I silos di comunicazione implicano una divisione all'interno della tua azienda, come filiali che lavorano indipendentemente l'una dall'altra. Tuttavia, tutti questi rami fanno parte dell'unità più grande e quindi devono cooperare.

Puoi utilizzare la comunicazione aziendale come il tuo strumento più potente per ottenere una cooperazione efficace all'interno di un'azienda. Le persone si conosceranno meglio attraverso riunioni e attività di team building, creando un ambiente di lavoro amichevole e un collettivo migliore.

Maggiore produttività dei dipendenti

A volte, i dipendenti possono trovarsi di fronte a un problema che non sanno come risolvere e la comunicazione gioca un ruolo importante qui. Tutti i dipendenti devono essere consapevoli di avere qualcuno su cui fare affidamento, ma per fidarsi l'uno dell'altro è necessaria una comunicazione aziendale efficiente.

Combinando i tipi di comunicazione aziendale interna menzionati in precedenza, sarai in grado di creare uno spazio sicuro per tutti i tuoi dipendenti, migliorando così la loro produttività.

Maggiore soddisfazione del cliente

I clienti sono i guardiani delle imprese, rendendo la soddisfazione del cliente una delle maggiori preoccupazioni delle aziende. Per monitorare la soddisfazione del cliente, puoi utilizzare varie piattaforme di servizio clienti. La comunicazione aziendale esterna fornirà ai tuoi clienti sicurezza e fiducia. Ecco alcuni dei modi in cui la comunicazione esterna può influire sulla soddisfazione del cliente:

• Migliore esperienza complessiva del cliente

Avere un'eccellente assistenza clienti e comunicazioni esterne farà sì che i tuoi clienti si fidino della tua azienda e si affidino alle capacità di risoluzione dei problemi della tua azienda. Una comunicazione amichevole fa sapere ai tuoi clienti che sei qui per loro e pronto a risolvere qualsiasi problema possa presentarsi.

• Aumenta la fidelizzazione dei clienti

Come detto in precedenza, guadagni fiducia sviluppando una comunicazione esterna efficace con i tuoi clienti. Ciò implica che la tua azienda acquisirà clienti fedeli che alla fine consiglieranno la tua azienda ad altri. Non c'è niente di più importante che soddisfare i tuoi clienti.

Come disse una volta Connie Edler, una rinomata consulente finanziaria, “Un eccellente servizio clienti è il lavoro numero uno in qualsiasi azienda! È la personalità dell'azienda e il motivo per cui i clienti tornano. Senza clienti non c'è azienda!”

5 semplici modi per tenere traccia della comunicazione aziendale

Dover monitorare la comunicazione aziendale interna ed esterna può essere opprimente. Tuttavia, ci sono alcuni semplici metodi che possono semplificare il monitoraggio delle comunicazioni aziendali.

Raccogli le comunicazioni da più canali in un unico posto

Come accennato in precedenza, esistono diversi tipi di comunicazioni aziendali e tenerle tutte in un unico posto è un modo eccellente per ottenere informazioni dettagliate su tutti i dati che circolano nella tua azienda. Archivia i tuoi dati di comunicazione vicino a te in modo da potervi accedere facilmente ogni volta che è necessario.

Imposta più autorisponditori

Gli autorisponditori sono un ottimo modo per far sapere alle parti esterne che ci tieni a loro senza spiegarlo manualmente. Tieni traccia di tutte le possibili situazioni che possono provenire dall'esterno della tua azienda e imposta una risposta automatica per tutte.

Il vantaggio di questo metodo è che puoi ottenere informazioni su più conversazioni contemporaneamente senza dover interagire con ognuna individualmente.

Sfrutta filtri e tag per organizzare le interazioni

Poiché le aziende di solito hanno più filiali, molto probabilmente lo scenario sarà diverso per tutte. Per tenere facilmente traccia della comunicazione aziendale in tutti questi rami e situazioni diverse, è necessario organizzare tali comunicazioni con filtri e tag.

Non dovrai passare ore a cercare una conversazione specifica: basta estrarre il tag e lo troverai facilmente.

Monitora l'attività dei social media per l'analisi dei dati

I social media sono diventati uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati. Molte persone commercializzano le loro attività sui social media per ottenere maggiore attenzione. Utilizzando uno strumento efficiente, i social media possono essere un ottimo modo per analizzare la comunicazione esterna.

Mediatoolkit fornisce un modo semplice per monitorare il tuo marchio sui social media e ti offre una panoramica istantanea di ciò che le persone dicono di te direttamente attraverso i canali social come Facebook, Twitter, Youtube, blog e forum. Puoi creare report personalizzati in base al tuo interesse o accedere a filtri avanzati come il punteggio del sentiment, la lingua o la posizione geografica.

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Monitorando la tua attività sui social media, puoi migliorare il servizio clienti e determinare le preferenze del tuo pubblico.

Identifica le metriche chiave che forniscono informazioni sul comportamento dei clienti e dei dipendenti

Uno dei modi più semplici per monitorare la tua comunicazione aziendale è esplorare il comportamento dei clienti e dei dipendenti. È possibile determinare i problemi più comuni e il motivo per cui si verificano identificando e utilizzando esempi di librerie di processi delle metriche chiave che forniscono informazioni sul comportamento di clienti e dipendenti.

Sarai quindi in grado di agire su questi problemi e risolvere la causa in pochissimo tempo, il che si applica sia alla comunicazione aziendale interna che esterna e può essere un ottimo strumento di risoluzione dei problemi.

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Pensieri finali

Una comunicazione aziendale efficace è uno dei modi più importanti per mantenere un ambiente di lavoro sano e produttivo. Inoltre, la comunicazione aziendale può migliorare la comunicazione di terze parti, come la comunicazione con i clienti, la comunicazione con gli sponsor, ecc.

Puntando sulla comunicazione aziendale, potrai migliorare l'esperienza dei tuoi clienti e far crescere il tuo business. Come dice il proverbio: "La comunicazione è la chiave" - ​​questo può essere applicato a qualsiasi aspetto della vita e degli affari.

Tuttavia, tenere traccia delle comunicazioni aziendali può essere complicato, quindi abbiamo presentato alcuni modi per semplificare il processo di monitoraggio delle comunicazioni.

Oliver Stasinszky è un responsabile del team di sensibilizzazione presso LiveAgent, con esperienza nell'e-commerce e nel servizio clienti. Appassionato di scrivere, leggere e imparare a suonare qualsiasi strumento musicale che incontra.